تجربه دلپذیر همکاری سازمانی در روزهای سیاه کووید 19

در مطلب «برندهای بزرگ چگونه همکاری سازمانی خود را متحول کردند؟» نوشتیم که شرکت‌ها و برندهای تراز جهانی چگونه با استفاده از پلتفرم همکاری سازمانی توانستند بر مشکلات عدیده یک سازمان به‌ویژه در زمینه تعاملات سازمانی غلبه کنند؛ به ویژه آنکه از سال 2020 با شیوع بیماری کووید 19 دورکاری به عنوان یک اولویت برای همه کسب و کارها در جهان مطرح شد. در آن مقاله تجربه مشتریان یکی از قدرتمندترین شرکت‌های ارائه دهنده پلتفرم ابری همکاری سازمانی، یعنی Slack را مرور کردیم و حالا قصد داریم شما را با تجربه برخی از بزرگترین برندهای جهانی در استفاده از پلتفرم Microsoft Teams مرور کنیم. ما در کولتفرم معتقدیم ارائه این تجربیات می‌تواند راهگشای شرکت‌ها و کسب و کارهای ایرانی برای غلبه بر مشکلات سازمانی از جمله یکپارچه‌سازی تعاملات سازمانی باشد، بنابراین مطالعه این مقاله را با رویکرد شناخت از فضای این پلتفرم‌ها و انتخاب صحیح در این زمینه پیشنهاد می‌کنیم.

Gibson

شرکت گیبسون امروز نه تنها یک برند مشهور گیتار بلکه به عنوان نماد این ساز جهای شناخته می‌شود. این شرکت پس از دهه‌ها فعالیت و حضور در سراسر جهان، چند سالی در حوزه تحول دیجیتال فعال شده بود که شیوع کویید 19 نیاز به تغییر استراتژی کسب و کار را امری اجتناب ناپذیر کرد. آنها برای ساده کردن فرایندهای ارتباطات و همکاری سازمانی و همچنین ارائه تجربه‌ای فراگیر در حوزه ارتباط با مشتری، پلتفرم Microsoft Dynamics 365 را انتخاب کردند و آن را در کنار Microsoft Teams که یک ابزار همکاری سازمانی فوق‌العاده است به کار گرفتند. مدیران گیبسون با این تحول نه تنها تعاملات سازمانی خود را بهبود بخشیدند، بلکه در سیاست‌ای خرده‌فروشی، فروش مستقیم و ایجاد یک شبکه فروش فراگیر نیز تحول ایجاد کردند. بنابراین در دوران سیاه کرونا، گیبسون نه تنها نجات یافت بلکه رشد هم کرد.

گیبسون در درجه نخست یک تولیدکننده گیتار بود که محصولاتش را از طریق نمایندگی‌های خود بهه فروش می‌رساند؛ اما آنها قصد داشتند خدمات مشتریان، ارتباط با مشتریان و همکاری سازمانی خود را بهبود ببخشند، پس فعالیت‌های آنلاین خود را افزایش دادند. پیش از این فعالیت‌های گیبسون تابع یک فرایند دستی، قدیمی و غیرشفاف بود؛ آنها پیش از آنکه کووید 19 شیوع پیدا کند قصد داشتند بهترین فروشگاه خود را با نام the Gibson Garage راه‌اندازی کنند که با فراگیری کرونا این اتفاق به تعویق افتاد. خیلی طول نکشید که مدیران گیبسون متوجه شدند این یک توفیق اجباری برای آنها بوده چراکه این جبر جهانی، آنها را به فکر ارتقای سیستم‌های هوشمند انداخت و تمام فعالیت‌های مالی، عملیاتی و ارتباطی آنها را به پلتفرم‌های مایکروسافت انتقال داد.

استفاده کارکنان گیبسون از Dynamics 365 منجر به بهبود قابل توجهی در ارتباطات و همکاری سازمانی از طریق Microsoft Teams شد؛ حالا کارمندان گیبسون به دورکاری و همکاری از طریق Teams ادامه می دهند و بنا به گفته مدیران خود، از این بابت راضی و خشنود هستند. دَیرمن، از مدیران این کمپانی معتقد است: امکان اشتراک‌گذاری صفحه نمایش یکی از تجربه‌های فوق‌العاده Teams برای ما بوده است؛ همچنین پیش از این، پاسخ به 10 تا 15 ایمیل پشت سر هم، وقت یک نفر از کارکنان ما را تقریبا به مدت یک صبح کامل می‌گرفت اما الان همه آن فرایند تبدیل به یک تماس پنج دقیقه‌ای در پلتفرم Teams شده است.

Siemens

اَبَر شرکت زیمنس، خود یکی از شرکت‌هایی است که در جهان فن‌آوری، در حوزه تحول دیجیتال پیشگام به حساب می‌آید. آنها با نوآوری‌های فن‌آوری که زیرساخت‌های هوشمند ساختمان‌، سیستم‌های توزیع انرژی غیرمتمرکز در کارخانه‌ها، حمل‌ونقل هوشمند و حوزه سلامت را در بر می‌گیرد، نه تنها ارائه کننده نسل جدید محصولات دیجیتال برای مشتریان خود هستند بلکه با تلاش در بهبود ارائه خدمات و کاهش اثرات زیست محیطی، به عنوان یک کسب و کار سودمند برای کل جهان شناخته می‌شوند.

دورکاری 2 تا 3 روز در هفته از قبل برای 140 هزار کارمند در بیش از 125 نقطه از 43 کشور جهان یک روش استاندارد و جاافتاده به حساب می‌آمد؛ بنابراین وقتی کووید 19 همه‌گیر شد و دستور جانی کار از خانه صادر شد، زیمنس از این بابت جلوتر از بسیاری دیگر از شرکت‌ها و برندها بود. آنها اگرچه در این زمینه پیشرو بودند اما برای حمایت از مشتریان خود و ارتباطات سازمانی بهتر به همین میزان قانع نبودند. بنابراین برای اطمینان از خدمات بدون وقفه که از قضا با افزایش ناگهانی تقاضا از راه دور هم همراه بود، زیمنس تقریبا یک شبه Microsoft Teams را راه‌اندازی کرد تا یک همکاری کارآمد و قابل اعتماد را به سرعت ایجاد کند و جلسات، تماس‌ها، تبادل اطلاعات و راه‌حل‌های سازمانی را بهبود ببخشد.

آنها از پیش Microsoft Dynamics 365 را با انعطاف فوق‌العاده و تطابق‌پذیری مناسب در اختیار داشتند؛ بنابراین برای پیوند با Teams کار چندان دشوار نبود و با شیوع کووید 19، این پلتفرم همکاری سازمانی به سرعت ارتباطات و همکاری سازمانی این شرکت بزرگ را پذیرا شد.

تیاگو چاریو، مدیر خدمات جهانی Microsoft Teams در این باره می‌گوید: در حالی‌که زیمنس مدل کاری جدید خود را برای افزایش انعطاف پذیری در محل کار کارکنان راه‌اندازی می‌کرد، قصد داشت ردپای خود را در انتشار کربن و گازهای گلخانه‌ای نیز کاهش دهد. این شرکت، تبدیل شدن به یک کمپانی بدون کربن تا سال 2030 را هدف قرار داده است که در این مسیر Teams نقش مهمی ایفا می‌کند. آنها همچنین با راه‌اندازی یک پلتفرم همکاری قدرتمند برای کل فرایندهای کاری، ضمن پشتیبانی از دورکاری به کاهش انجام سفر هم کمک می‌کنند.

Mitsubishi Electric

شرکت مشهور و جهانی میتسوبیشی الکتریک یکصدمین سالگرد تاسیس را در سال 2020 با دگرگونی مدل و سبک کسب و کار خود جشن گرفت و حالا در پی این تحول، اقداماتی را در بسیاری از زمینه‌ها برای دستیابی به رشد در سطحی بالاتر در دست اجرا دارد.

کیسوکه گوتو، مدیر دپارتمان پلتفرم سیستم‌ها در بخش استراتژی فناوری اطلاعات شرکت میتسوبیشی در این باره می‌گوید: محیط تبادل اطلاعاتی که قبلا در شرکت داشتیم ناکارآمد بود؛ زیرا بخش‌های مختلف و مکان‌های متفاوت در شرکت، سیستم‌های مختلفی را اجرا می‌کردند. هر بار که فردی اطلاعات مکان‌ها را منتقل می‌کرد، کارمندان باید نرم‌افزار جدیدی را برای ایمیل یاد می‌گرفتند و داده‌های ایمیل‌شان را به آن انتقال می‌دادند. انجام این وظایف باعث هدر رفتن زمان زیادی می‌شد و نارضایتی کارمندان را هم به دنبال داشت. بنابراین رفع این نارضایتی یکی از اهداف اولیه ما بود.

برای غلبه بر این ناکارآمدی ناامید کننده، میتسوبیشی برنامه ریزی کرد که کل گروه را در یک محیط ارتباطی و همکاری واحد برای ایمیل، تبادل فایل و موارد دیگر با هم متصل کند. بنابراین این شرکت تصمیم گرفت از یک سرویس ابری عمومی با قابلیت توسعه بالا استفاده کند که از عرضه جهانی بدون مشکل آن مطمئن باشند. میتسوبیشی Microsoft 365 و Microsoft Azure را انتخاب کرد چون سیستم‌های پشتیبانی اش همیشه در دسترس هستند و باعث بهبود بازدهی ارتباطات سازمانی و افزایش دسترسی می‌شوند.

این شرکت در آوریل 2020 استفاده از Microsoft Teams را هم اجرایی کرد تابتواند فرایندتعاملات سازمانی را بهبود بخشد. حالا مدیران میتسوبیشی معتقدند با ایجاد تغییرات چشمگیر در محیط تبادل اطلاعات سازمانی، برای میتسوبیشی هیچگونه عقب‌نشینی در حوزه تحولات دیجیتالی وجود ندارد؛ از سوی دیگر کارکنان واقعا از ورود ابزارهای تسهیل کننده کار استقبال می‌کنند.

در سال 2020 که جهان به طور غیرمنتظره‌ای با شیوع کووید 19 مواجه شد. تیم شش نفره توسعه میتسوبیشی مجبور بود به مشکلات بسیاری در مورد فروش و حتی ارتباطات داخلی پاسخ دهد، از جمله کارهای آنان ایجاد سریع وب سایتی برای مدیریت اطلاعات متمرکز در مورد دورکاری بود. پس از اعلام وضعیت اضطراری توسط دولت ژاپن در ماه آوریل، این وب سایت به ابزار اصلی تحولات دیجیتالی تبدیل شد که تغییر سبک کسب و کار را ارتقاء می‌داد. این تغییر به 100 هزار کارمند این شرکت این امکان را داد که بدون هیچ چالش بزرگی در طی یک سال به طور کامل دورکاری را در Teams تجربه کنند و آن را مانند یک ابزار کار همیشگی بپذیرند.

Standard Bank

استاندارد بانک، یک موسسه مالی بزرگ است که در بیش از 20 کشور در جنوب صحرای آفریقا و حتی خارج از آن فعالیت می‌کند. این شرکت در سال 2017 با استفاده از ابزارMicrosoft Power BI در حوزه تحول دیجیتال و کارآمدتر کردن فضای همکاری سازمانی وارد شد.

حالا همانطور که چشم‌انداز اقتصادی در سراسر آفریقا در حال گسترش است، این سازمان نیز بر محصولات، خدمات و پلتفرم‌هایی تمرکز کرده است که از طریق آن بتواند مشتریانش را توانمند کند و ارتباطات سازمانی را هم بهبود بخشد.

اولویت این بانک در عمومی و مردمی کردن خدمات خود، آنها را به کشف ابزارهای مدرن همکاری سازمانی سوق داد. بانک استاندارد تشخیص داد که ویژگی‌های این پلتفرم ابری، کاربران را توانمند می‌کند؛ پس تصمیم گرفت سایر ابزارهای هماهنگ با Microsoft Power BI را نیز راه‌اندازی کرده و از امکانات آن سود ببرد. در این مسیر آنها موفقیت‌های بسیاری داشتند و کارکنان خود را نیز به پرسنل وفادارتری تبدیل کرده‌اند. حالا کانال Microsoft Teams بانک استاندارد بیش از 3 هزار عضو دارد که تعاملات سازمانی و ارتباط با یکدیگر را در فضایی کارآمد و بدون نقص تجربه می‌کنند.

چکیده

شاید اگر شیوع کووید 19 نبود، ضرورت راه‌اندازی پلتفرم همکاری سازمانی برای کسب و کارها تا این حد احساس نمی‌شد. با این حال، این پلتفرم‌ها آنقدر کارآمد بوده‌اند که با وجود فروکش کردن سونامی کرونا، برندهای تراز جهانی همچنان علاقه‌مند هستند دورکاری را با استفاده از پلتفرم‌های تعاملات سازمانی ادامه دهند. این مقاله تجربه 4 برند مطرح را در استفاده از یکی از قدرتمندترین ابزارهای همکاری سازمانی یعنی Microsoft Teams شرح می‌دهد و راهنمایی است تا شرکت‌های ایرانی نیز بتوانند در این مسیر انتخاب صحیحی انجام دهند.