فرهنگ مشارکتی ( Collaborative culture)

آیا شما در حال ایجاد یک فرهنگ مشارکتی ( Collaborative Culture) در سازمان خود هستید؟

بین ساخت و حفظ یک محیط کاری مشارکتی و تخریب تیم خود، یک خط باریک وجود دارد. تشویق کارمندان به خودی خود بد نیست، اما اگر متعهد به ایجاد پایه های همکاری موثر باشید، باید آن را یک قدم فراتر ببرید. یک محیط مشارکتی برخی از اثرات جانبی نامطلوب کار در یک جمع بزرگ را از بین می برد. گروه‌ها و دسته ها زمانی شکل می گیرند که کارمندان وقت خود را صرف کار با افراد مشابه می کنند و دائما وظایف یکسانی را انجام می دهند. برای القای همکاری و مشارکت در سازمان، باید یک قدم جلوتر باشید.

نحوه تنظیم همه نکات می تواند در ورودی تیم تفاوت ایجاد کند. اساسا مشارکت نیازها و مسئولیت ها را ادغام می کند. تفاوت های جزئی در معنا بین ائتلاف، اتحادیه و شراکت می تواند به معنای سبک های رهبری متفاوت باشد. وقتی تیم خود را می سازید تفاوت این سبک های مدیریتی را درک کنید.

چگونه یک فرهنگ مشارکتی ( collaborative culture) در سازمان ایجاد کنیم؟

بسیاری از روندهای فعلی در ایجاد یک محیط کار مشارکتی خیلی جدید نیستند. رکورد بزرگ و به دنبال آن همه‌گیری کووید، مباحث و موضوعات داغی را برای کار (به طور کلی) مطرح کردند.

در این دوران تغییر فضای کاری، دورکاری در نهایت به یک هنجار تبدیل شد و باعث شد فن آوری ها برای پشتیبانی از آن سریعتر رشد کنند.

بیشتر بخوانید:12 نکته کمک کننده در دورکاریِ موفق

فرهنگ محیط کار از یک مزیت به ضرورتی تبدیل شد که همه چیز را شکل می دهد. کارمندان در نهایت در مورد فرسودگی شغلی معمول ابراز نگرانی کردند و روند کار شروع به تغییر کرد. برخی از صنایع که به نیروی کار فیزیکی متکی هستند، این تنگناها و اهمیت حفظ کارکنان را تشخیص دادند. این امر شرکت ها را مجبور می کند که در چشم انداز کسب وکار امروز بطور ویژه روی تجربه کارمندان تمرکز کنند.

بخش‌های منابع انسانی نیز باید از این قاعده پیروی کنند. از طراحی تجربه داوطلبان و سفرهای کارمندان گرفته تا استخدام، همه چیز باید برای بهتر شدن تغییر کند. استخدام پرسنل مناسب برای تیم و کار مناسب به معنای اطمینان از حفظ و انتقال انتظارات و تعهد شما به تیم و داوطلبان جدید است. مهم تر از همه، نه تنها به مهارت های فنی و تجربه حرفه ای، بلکه به مهارت های نرم و یکپارچه سازی آسان‌تر نیز باید توجه شود. آموزش افراد با دانش فنی که برای کار روزانه خود نیاز دارند، امکان پذیر است. اما آموزش داوطلبان برای مهارت های نرم و ویژگی های شخصیتی برای اطمینان از سازگاری خوب آن ها با تیم، بسیار چالش برانگیز است.

امروزه منابع انسانی باید در کنار مدارک و رزومه ها باید بررسی عمیق تری انجام دهند و با یک مصاحبه ساختارمند آزمون مناسب تری طراحی کنند و یک فرآیند پذیرش سازمانی طولانی تر و کامل تر را پیش ببرند. وقتی کار درست انجام شود، پذیرش سازمانی می‌تواند تمام نقاط دانش داوطلبان را پوشش دهد و به آن ها اجازه دهد که در تیم جا بگیرند و کم کم افراد دیگر را بشناسند. اگر شما نیز این فرآیند را برای هر یک از داوطلبان تنظیم کنید، به خوبی در مسیر ایجاد یک دستورالعمل برای موفقیت قرار دارید. زمانی که روی این فرآیند صرف میکنید، بازگشت سرمایه را تضمین می کند.

بیشتر بخوانید : منابع انسانی چگونه می تواند از کارکنان دورکار حمایت کند؟

1) مدیریت افراد

اینکه چگونه کارمندان خود را با فرهنگ شرکت آشنا می کنید، کلید اثرگذاری ارزشمندی است. افراد شما مهم ترین دارایی های شما هستند. حتی پیشرفته ترین ابزارهای هوش مصنوعی هم نمی توانند بدون نظارت انسان عمل کنند. به این ترتیب، باید به اندازه فن آوری یا دارایی های مکانیکی به کارمندان خود توجه کنید.

رفاه کارکنان باید دغدغه اصلی منابع انسانی باشد. زمانی که یک فرایند اصلاحی واکنشی انجام می دهید، تیم خود را به سمت شکست هدایت می کنید. از طرف دیگر، اگر یک فرایند بلندمدت را در نظر دارید و انتظار دارید کارمندانتان سطح یکسانی از تعامل را نشان دهند، باید کنشگر باشید.

شما باید به تیم های خود گوش دهید و عملکرد آن ها را بدون ایجاد مزاحمت زیر نظر بگیرید. به یاد داشته باشید که شما عملکرد آن ها را بررسی نمی کنید تا به اعداد و ارقام برسید، بلکه می خواهید مطمئن شوید که همه چیز به شکل یکپارچه اجرا می شود و هیچ کس فرسوده نمی شود.

روی خوش و باز مدیریت،همراه با ایجاد یک فضای آرام، مسیر طولانیِ حفظ روابط بین کارمندان را کوتاه تر می کند. این موارد را با یک محیط انگیزشی ترکیب کنید، سرسختی را القا کنید، مهارت سازی را تشویق کنید و تلاش مورد نیاز برای تکمیل موثر وظایف کاری را توسعه دهید.

این امر منجر به این می شود که کارمندان درک کنند که آن ها فقط «در حال انجام یک کار ساده» نیستند، بلکه با مهارت ها و توانایی های منحصر به فرد خود به مجموع درآمد شرکت کمک می کنند.

تعاملات مکرر و ثمربخش بین دپارتمان ها را با برگذاری جلسات و مناظرات و گفتگوها پرورش دهید. مطمئن شوید که همه می دانند نقش آن ها در مرحله بعدی بسیار مهم است و هر چیز دیگری در این مسیر به آمادگی کامل آن‌ها بستگی دارد.

اشتراک رایگان

2) فاکتورهای قابل سنجش را بسنجید و قابل اندازه گیری ها را اندازه گیری کنید

و این امر ما را به ملاحظات بعدی برای تحقق مشارکت و همکاری می رساند: تعیین شاخص عملکرد کلیدی(KPI) واضح و خوش تعریف برای افراد و تیم ها. بطور کلی KPI ها به صنعتی که در آن هستید، پویایی کسب وکار شما، و ویژگی های جایگاه شما بستگی دارند. پس از تعیین نقاط عطف برای کارمندان، سوال بزرگ بعدی این است: چه کسی این شاخص ها را پایش می کند و هدف اصلی آن ها چیست؟ آیا این شاخص های کلیدی برای اندازه گیری عملکرد و بهینه سازی فرآیند تولید بکار میروند یا بینش عمیق تری نسبت به سلامت تیم ارائه می دهند؟

منابع انسانی باید عملکرد کارکنان را پیگیری کند، داده ها را در گزارش‌های در دسترس پردازش کند و فورا روی آن ها عمل کند تا اطمینان حاصل شود که نتایج با هدف نهایی همسو هستند. زمانی که کارمندان شما می دانند چگونه کار می کنند و معیارهای قابل سنجش را برای بررسی کار خود می بینند، احساس قدرت و انگیزه بیشتری می کنند و به یادگیری از بازخوردهای کمَی ادامه می دهند.

3) در مورد معیارهای خود شفاف باشید

اندازه گیری و سنجش عملکرد و نتایج کار باعث ایجاد استرس می شود - این کار بیهوده است. با این حال، اطمینان حاصل کنید که همه ذینفعان اهداف پشت معیارهایی که تعیین می کنید را درک کنند. این می تواند شما را از استرس زیاد رها کند.

هر زمان که مسئولیتی به کسی می دهید باید انتظار استرس هم داشته باشید. این استرس را به چیزی خلاقانه تر و سازنده تر تبدیل کنید که به شما و افرادتان انگیزه دهد. زمانی که استراتژی و تاکتیک های خود را تنظیم می کنید، اهداف خود را گونه ای تدوین کنید که برای کارمندان قابل مشاهده باشد. به آن ها در درک اهداف ارزیابی عملکرد کمک کنید.

اهداف خود را متناسب با نیازهای کسب وکار و مهارت های تیمی خود سفارشی سازی کنید. باید بدانید کارمندانتان چقدر مشغول هستند. زمانی که یک پروژه بزرگ در دست انجام دارید، برخی گام های میانی که روی دستاوردهای کوچک متمرکز می شوند را ایجاد کنید.

اهداف و KPI های شما باید به آسان قابل درک، قابل دستیابی، واقع گرایانه، قابل اندازه گیری و ملموس باشند و برای کسب وکار شما ارزش ایجاد کنند. مشارکت و همکاری نیازمند دستاورد است و تعیین هدف روش دیگری برای اعلان دستاوردهای مورد انتظار است.

4) مدل سازی رفتار مشارکتی از ابتدا

برای شکل دادنِ فرهنگ سازمانی خود، نقش ها و مسئولیت ها را تا حد امکان بصورت منسجم تعریف کنید. آن ها را به وضوح بیان کنید تا همه کارکنان مسئولیت های خود و آن چه از نقش های آن ها در طول مسیر انتظار می رود را بدانند. علاوه بر این، همه ذینفعان باید از کمک های یکدیگر در مسیر دستیابی به یک نتیجه مشترک آگاه باشند.

یک نقشه راه در دسترس که بوضوح نشان دهد به چه چیزهایی اهمیت می دهید، می تواند در ایجاد انگیزه و ابتکار عمل در این مسیر طولانی مفید باشد. این کار ممکن است شما را ملزم کند تا برای همه فرایندها از جمله چک لیست ها، نقشه‌راه‌ها، نقشه های ذهنی (هر آنچه که برای تیم خود بهترین می‌دانید)، انگیزه نامه(SOP) ایجاد کنید.

5) ساده سازی فرایندها

زمانی که کارها را پیش می برید، جریان های کاری خود را ساختاربندی و نظام مند کنید. از کوچک شروع کنید و با پرداختن به فعالیت های ضروری و روزمره مانند جلسات مسیر خود را باز کنید. جلسات را برنامه ریزی کنید، دستور کار ایجاد کنید و آن ها را با تیم خود به اشتراک بگذارید تا از قبل آماده شوند.

وقتی هر کاری حتی به کوچکی یک جلسه هفتگی ساده، ساختار مشخصی داشته باشد، می دانید به کجا می روید و کارمندانتان نیز همین طور. یک برنامه خوش‌تعریف به کارمندان اجازه می دهد که کار خود را برنامه ریزی کنند، اهداف خود را تعیین کنند، وظایف را ساده کنند و ذهنیت خود-شروع‌گر را تقویت کنند.

6) یک تیم کاری متنوع بسازید

اگر تیم شما تنها در یک حوزه تخصص داشته باشد، مفید خواهد بود؟ نه واقعا. شما برای ایجاد یک فرهنگ کاری متنوع و فراگیر به کارمندانی با زمینه ها و مهارت های مختلف نیاز دارید. برای تشکیل یک تیم مشارکتی، به دنبال ترکیبی از مهارت ها، تجربیات کاری و زمینه های آموزشی مختلف باشید. همه افراد، تجربه مناسبی در صنعت شما نخواهند داشت؛ اما اگر کارمندان را به درستی آموزش دهید، می توانند مهارت های مناسب را توسعه دهند و در طول زمان ارزش زیادی برای شما به ارمغان بیاورند.

هنگام استخدام، موضوع تنوع را در نظر بگیرید و به دنبال داوطلبانی بگردید که مهارت ها و تجربه های آن ها به فرایندهای شما راه پیدا می کند و چشم انداز تازه ای به آن ها می بخشد. نه تنها مهارت های سخت بلکه مهارت های نرم داوطلبان را در هنگام استخدام بررسی کنید. کارمندان معتبر و مهربان می توانند از پس مسیر طولانی برای ایجاد یک فرهنگ تعاملاتی بر آیند.

اشتراک رایگان بسازید و با امکانات آن آشنا شوید

7) ارتباط یک عنصر کلیدی است

وقتی صحبت از همکاری میان واحدهای مختلف می شود، ارتباطات باز برجسته می شود. ایجاد فرهنگ مشارکتی ( Collaborative culture) نیازمند حفظ سیاست درهای باز است. باز بودن در مواجهه با موانع می تواند زمان لازم برای رفع مشکلات را کاهش دهد و روال کار را ساده کند.

8) ارائه بازخورد مناسب

اول از همه تفاوت بین انتقادات و بازخورد سازنده با نظرات غیر سازنده را درک کنید. انگشت اشاره نقطه مقابل فرهنگ مشارکتی ( Collaborative culture) است. بین صحبت کردن در مورد مشکلات و سرزنش کردن یک نفر خط باریکی وجود دارد. بازخورد باید باز، جامع، مثبت و مورد قبول طرفین باشد. این کار باید به کارمندان کمک کند تا یاد بگیرند و رشد کنند نه اینکه وقتی چیزی به غلط پیش می رود احساس دلسردی و مسئولیت کنند.

بیشتر بخوانید:نحوه ارائه یک انتقاد سازنده

9) تیم های دورکار خود را مدیریت کنید

دورکاری می تواند منجر به عدم تماس مستقیم بین اشخاص شود. تیم شما هرگز نباید احساس بیگانگی کند و اهداف همسو را از دست بدهد. یک فرهنگ مشارکتی ( Collaborative culture) ایجاد کنید که همه بدانند شما همیشه در دسترس هستید.

فن آوری مناسب را به کار ببرید

فن آوری ارتباطی مدرن می تواند از بسیاری جهات به یک فرهنگ تعاملی ( Collaborative culture) کمک کند. با فن آوری مناسب، می توانید از طریق کنفرانس ویدیویی و چت با کارمندان خود در ارتباط باشید. از ابزارهای ارتباطی، همکاری و مدیریت پروژه استفاده کنید که مدیریت و ورود از راه دور را ممکن می سازند. پرورش حس جامعه و شاید حتی حس تعلق، باعث بهره وری و موفقیت می شود.

درخواست جلسه مشاوره و دمو

10) سرمایه گذاری در مدیریت یادگیری

یک پایگاه دانش و رویه مشخص برای اعضای جدید تیم خود ایجاد کنید. برای بحث در مورد پیشرفت های فنی، تبادل دانش و جمع آوری ایده ها وقت بگذارید. مدیریت دانش نباید سفت و سخت باشد بلکه باید نرم و ساده باشد.

کارمندان زمانی مستقل می شوند که مجهز به دانش مناسب باشند. یک سیستم مدیریت دانش صحیح شامل ایجاد اسناد داخلی مرتبط مانند کتاب های فرهنگ سازی، برند سازی و راهنماها یا قالب ها در ابزارهای مدیریت پروژه است. همچنین می توانید مخزنی از مطالب آموزشی داخلی برای کارکنان استخدام شده جدید ایجاد کنید.

مستندسازی همراه با استراتژی توزیع دانش مناسب به کارمندان کمک می کند تا بینش بیشتری نسبت به نحوه عملکرد محل کار خود به دست آورند و آن ها را برای درک و همسویی با اهداف کلی کسب وکار مجهزتر می کند.

وقتی صحبت از اشتراک و مدیریت دانش می شود، همه باید به طور مساوی به پایگاه دانش کمک کنند. به اشتراک گذاری مسئولیت می تواند به ایجاد محیطی کمک کند که در آن کارمندان فعالانه به دنبال به روزرسانی و پرورش حس جامعه باشند.

تیم شما اجتماع شماست

برای اینکه تیم خود را به هم نزدیک کنید، به افرادی نیاز دارید که با چشم انداز و اهداف شما همسو باشند. نقشه راه یک محیط مشارکتی نه علم موشک است و نه یک بازی کودکانه. شما با استخدام شروع می کنید، رفتار خود را از طریق به روز رسانی های مکرر، تنظیم، اندازه گیری و بهینه سازی اهداف، تشکیل تیم، اطمینان از ارتباطات آسان و به اشتراک گذاری دانش، نکات و دیدگاه ها مدل سازی می کنید.