راهنمای انتخاب نرم افزار تعاملات سازمانی
- نرم افزار ارتباطات سازمانی(Collaboration) چیست؟
- دلیل استفاده از نرم افزار ارتباطات سازمانی چیست؟
- ویژگی‌های رایج و مشترک در نرم افزارهای ارتباطات سازمانی
- نرم افزار ارتباطات سازمانی چه کاری می‌تواند انجام دهد؟
- مزایای نرم افزار ارتباطات سازمانی
- انواع نرم افزار ارتباطات سازمانی
- 4 معیار مهم برای انتخاب نرم افزار ارتباطات سازمانی
- محیط‌کار دیجیتالی کولتفرم Colatform
1) نرم‌افزار ارتباطات سازمانی چیست؟
این نرم افزار برای افزایش اثربخشی و کارایی کار تیمی از طریق ارائه یک پلتفرم مرکزی طراحی شده است که در آن کارکنان می‌توانند آشکارا و آزادانه نسبت به به‌اشتراک‌گذاری دانش، داده و اطلاعات، و اسناد اقدام کرده تا مسائل کسب و کاری خاص را حل کنند یا پروژه‌ها را با کمک هم به اتمام برسانند. اعضای تیم از هر مکانی در فضای اَبری باهم در تعامل هستند. در این تعامل نوآوری‌ها شکوفا می شوند و مسیر پیشرفت برای افزایش سود و رشد شرکت هموار می‌شود.
2) دلیل استفاده از نرم‌افزار ارتباطات سازمانی چیست؟
سازمان شما بودجه فناوری اطلاعات (IT) را برای سال آتی افزایش داده‌است، و برخی از تصمیمات مهم سرمایه‌گذاری نیز باید اتخاذ شوند. از میان تمام برنامه‌های نرم افزاری تجاری موجود، کدام‌یک راهبردی‌ترین است؟ با وجود گزینه‌های بسیار زیادی که در دست است، زمان تصمیم‌گیری می‌تواند بسیار استرس‌زا باشد.
چند لحظه وقت گذاشته و چالش‌های موجود در محیط‌کاری خود را در نظر بگیرید. مشکلات دسترسی به اطلاعات درست، جریان‌کاری آشفته و نامنظم، و ارتباطات نادرست، دشواری‌های رایجی هستند که غالباً به دلیل عدم وجود نرم افزار کارا یا وجود تعداد زیادی برنامه‌های کاربردی دیجیتالی رخ می‌دهند.
اگر شرکت شما با هر یک از این مسائل دست وپنجه نرم می‌کند، ممکن است یک نرم افزار ارتباطات سازمانی همان چیزی باشد که لازم است بودجه جدید خود را به آن اختصاص دهید.
3) ویژگی‌های رایج و مشترک در نرم‌افزارهای ارتباطات سازمانی
بازار این نرم‌افزارها گسترده است، اما اکثر ابزارها ویژگی‌های اصلی زیر را دارند:
ارتباطات داخلی به وسیله کانال‌هایی سامان‌دهی می‌شوند که بر اساس موضوع مرتب و دسته‌بندی شده اند. کارکنان می‌توانند تمام مکالمات عمومی را ببینند، اما نیازی نیست برای یافتن پاسخ اعضای تیم در مورد پروژه‌های خاص یا بخش‌های کاری، در میان مباحث نامرتبط جستجو کنند.
مزیت استفاده از مدیریت اسناد فضای اَبری غیرقابل انکار است و وقتی با یک نرم افزار تعاملات سازمانی همراه شود بسیار مؤثر تر خواهد بود. اعضای تیم می‌توانند به‌صورت گروهی اسناد را پیش‌نویس و ویرایش کنند یا به‌صورت انفرادی اسناد ایجاد شده را برای دریافت بازخورد به‌شکل مستقیم در شبکه‌های اجتماعی به‌اشتراک بگذارند.
ردیابی داده‌های ذخیره‌شده می‌تواند فشار زیادی بر پروژه‌ها و رفع مشکلات ایجاد شده وارد کند. جستجو در wiki به کارکنان این امکان را می‌دهد تا هر سند عمومی یا مکالمه قبلی را با یک جستجوی ساده در یک پلتفرم واحد سریع پیدا کنند.
اگر هدف نرم افزار ارتباطات سازمانی تسریع انجام پروژه‌ها و رفع مشکلات باشد، پس مدیریت وظایف ضروری برای نیل به راه‌حل در همان پلتفرم باعث ساده‌تر شدن هرچه بیشتر فرآیندها می‌شود. نظارت بر پیشرفت کارها، اهداف را در مسیر نیل به آنها حفظ کرده و اعضای تیم را در همان صفحه نگه می‌دارد.
- رابط کاربری سبک روی هر دستگاه
دلیلی برای استفاده بیشتر از یک نرم افزار منسوخ همکاری، با کارائی دشوار وجود ندارد. کارکنان شما نمی‌خواهند از این نرم افزار منسوخ استفاده کنند، و با این سرمایه‌گذاری نمیتواند از تمام قابلیت های آن استفاده کنید. ابزارهای درجه اول و در دسترس، چه روی دسکتاپ چه تلفن همراه، به‌راحتی قابل مانور دادن و استفاده هستند.
درحالی‌که رمزگذاری داده های روی سرور بسیار مهم است، اما علت معمول نقض امنیت، کنترل ضعیف داخلی است. نرم افزار تعاملات سازمانی باید امکان اعطای مجوز قابل تنظیم در سطوح مناسب را برای دسترسی کنترل‌شده به داده‌های داخلی ارائه دهد. احراز هویت و پروتکل‌های امنیتی دیگری نیز در برخی از پلتفرم‌ها تعبیه شدند تا از دسترسی به داده‌های ممنوعه اطمینان حاصل شود.
بیشتر بخواید:فعالیتهای کولتفرم برای همکاری سازمانی امن و حفاظت از اطلاعات سازمانی
4) نرم‌افزار ارتباطات سازمانی چه کاری می‌تواند انجام دهد؟
پیش‌بینی می‌شود بازار این نرم افزار تا پایان سال ۲۰۱۹ به ۴۵ میلیارد دلار در سطح جهانی برسد. چرا؟
چون کسب‌وکارها در تمام صنایع در حال تجربه تأثیرات نهائی باورنکردنی و تغییرات مثبت در فرهنگ شرکت و سازمانی هستند.
اطلاعات مشترک و مکالمات سازمان‌یافته به تیم‌ها قدرت می‌دهد تا به شدت روی هدف تمرکز کنند و راندمان رابالا ببرند. 80% کسب‌وکارها از نرم افزارهای همکاری برای بهبود کارهای تجاری خود استفاده می کنند که باعث افزایش 51 درصد بهره وری شوند.
کارکنان می‌توانند به‌جای محصور بودن در دایره کوچکی از همکاران برای دریافت مشاوره و اطلاعات، از طریق یک پلتفرم همکاری از هر متخصصی در سراسر شرکت بهره برده و خلاقیت و نوآوری خود را تقویت کنند. این نتایج به مشتریان منتقل شده و با ارائه محصولات جدید و خدمات عالی برای رفع نیازهایشان، موجب خشنودی آنها می شود.
- همسویی بهبودیافته با چشم‌انداز شرکت
89% از کارکنان می‌خواهند بیشتر با رسالت و ارزش‌های شرکتشان مرتبط باشند. در جریان کار روزانه، ممکن است کارکنان از هدف و مسیر کلی نهفته در پسِ وظایف خود دور بیفتند. در نرم افزارهای همکاری سازمانی، کارکنان به‌طور مرتب از اخبار مرتبط با تغییرات داخلی، اخبار صنعت و پیشرفت شرکت با خبر شده و می‌توانند اطلاعات مرتبط را در کار روزانه خود اعمال کنند.
- هر چه کارکنان مشارکت و تعهد بیشتری داشته باشند، استرس کم‌تری دارند
نرم افزارهای همکاری سازمانی سیر جدیدی از ارتباطات را بین مدیران ارشد، تیم‌ها، و افراد در یک محیط معمولی می‌گشایند. مدیران ارشد اطلاعات مربوطه را به‌جای این‌که از طریق ارسال ایمیل‌های کوتاه فاقد اصالت انجام دهند، با صحت کامل در کانال خبری قرار می‌دهند.
کار تیمی ضعیف یکی از رایج‌ترین علل استرس در محیط کار است، البته نرم افزارها و برنامه‌های کاربردی همکاری این عوامل استرس‌زای رایج را رفع کرده و روابط را بهبود می‌بخشند. 85% از کارکنانی که به نرم افزار ارتباطات سازمانی دسترسی دارند، خود را در محیط‌کار خوشحال‌تر و راضی‌تر می‌دانند.
5) مزایای استفاده از نرم افزارهای ارتباطات سازمانی
انتخاب برنامه‌ای متنوع به شما می‌کنند تا هنگام سرمایه‌گذاری در فناوری، به بیش‌ترین سود برسید. نرم‌افزار همکاری جامع به طرق مختلفی می تواند تأثیر عمیق ایجاد کند. در اینجا برخی از مزایای استفاده از نرم‌افزارهای همکاری را ارائه می‌دهیم:
در محیط‌های اداری، کارکنان تمایل دارند به شکایات و نظرات منفی در مورد حجم‌کاری یا همکاران خود توجه کنند ، البته کارمندان قبل از ارسال نظرات منفی و مخرّب در یک فیلد خبری، بیشتر فکر می‌کنند. در مقابل، تمرکز روزمره به سمت نیل به اهداف و جشن گرفتن عمومی بابت این دستاوردها تغییر می‌کند.
- داده‌ها و ارتباطات تلفیقی
جابه‌جایی بین چند نرم افزار به یکی از مشکلات روزمره در دنیای فناوری امروزی بدل شده‌است. دو-سوم کارکنان گزارش می‌دهند که هر روز 60 دقیقه اتلاف وقت دارند تا بین این برنامه‌ها بچرخند. یافتن اسناد، انتخاب شبکه ارتباطی، و انجام وظایف در تَب یا زبانه‌های مختلف باعث شلوغی صفحه نمایش لپ‌تاپ‌ها می‌شود، اما نرم افزار ارتباطات سازمانی این زمان چرخش بین نرم افزارها و برنامه‌ها را کاسته و از شدت خستگی کارکنان کم می‌کند.
به طور کل، در تیمی که کار با استفاده از یک نرم افزار تعاملی انجام شود، اعضای تیم، به‌جای این‌که دنبال مقصر بگردند، سریعتر خطاها یا عوامل مخل‌کننده را شناسایی کرده و می‌توانند مشکلات را باهم رفع کنند. دسترسی راحت کارکنان به مواردی مانند تقویم و گزارش‌های داخلی به آنان درک بیشتری از فعالیتهای شرکت می دهد و همچنین میزان سازگاری هر فرد را در تعامل در یک تیم را هم آشکار می کند.
تحلیلگران گارتنر Gartner پیش‌بینی می‌کنند که در سال 2022، 70% سازمان‌هایی که از سیستم‌های مدیریتی تعاملات سازمانی استفاده می‌کنند، بهبود قابل‌توجهی در عملکرد تیمی خود را گزارش خواهند کرد. مطالعات زیادی حاکی از آن است که کارکنان با عملکرد بالا زمانی که خواهان پشتیبانی باشند، آن را دریافت خواهند کرد. پیوند یا ارتباط ارائه‌شده توسط نرم افزار ارتباطات سازمانی، فرآیند دریافت پشتیبانی را سریعتر و دلگرم کننده تر کرده است.
- کاهش میزان تعدیل کارمندان
آشنایی سریع کارکنان از طریق نرم افزار ارتباطات سازمانی به اعضای جدید تیم کمک می‌کند تا در روز اول احساس ارزشمندی و پیوستگی به سایر اعضاء را داشته باشند. ارتباط نادرست و دوباره کاری کاهش یافته، استرس به‌حداقل می‌رسد، و کارکنان در محیط کاری مثبت دارای فرهنگ تأثیرگذار، احساس هدفمندی پیدا می‌کنند. طبق نظرسنجی Gallup، یک محیط‌کاری ارتباطی و تعاملی می‌تواند میزان تعدیل کارمندان را تا 59% کاهش دهد.
متخصصان حرفه ای در جستجوی سازمان‌هایی هستند که ابزارهای فن آوری در فضای ابری ارائه دهند. تعداد کارکنان دور کاری و فریلنسری هر ساله چندین برابر می‌شود و نرم افزار ارتباطات سازمانی به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد تا فوراً کارکنان راه دور را برای کار مستمر یا موقت بدون فرآیند طولانی استخدام به یک تیم متصل کند.
6) ویژگی های نرم افزار ارتباطات سازمانی
مانند سایر نرم افزارها، پلتفرم‌های تعاملات سازمانی نیز دارای نقاط ضعف، قوت، و ویژگی‌های منحصر به فرد هستند. هنگام جستجو این نرم افزارها، آشنایی با چند ویژگی اصلی آنها به شما کمک می کند.
برنامه‌های ارتباط محور مانند شبکه‌های اجتماعی، راه‌های مختلفی را برای تعامل و اشتراک اطلاعات در اختیار کارکنان قرار می‌دهند. مدیران،گروه‌هایی را برای مباحث مرتبط با تیم یا موضوع تشکیل می‌دهند که برای تمام علاقه‌مندان قابل دسترسی و استفاده است. افراد می‌توانند تنظیمات اعلان را طوری تنظیم کنند که مطمئن باشند تمام پیام‌های مرتبط را دریافت می‌کنند و انجام گفت‌گوهای نامربوط را به حداقل می‌رسانند.
سایر ابزارهای همکاری بر مدیریت پروژه تعاملی متمرکز هستند و ویژگی‌های مرتبط با مدیریت وظایف را ارائه می‌دهند. تخصیص وظایف، نظارت بر پیشرفت، و ساده‌سازی جریان کاری نیز مؤلفه‌های مهم و حیاتی برای تیمی است که در تلاش است تا با همکاری با هم به یک هدف مشخص دست پیدا کند. همان‌طور که اعضا در مورد ایده‌هایی برای پروژه یا مشکلی خاص باهم مشغول بحث هستند، می‌توانند فرآیند اجرا را دنبال کنند تا مطمئن شوند روند کلی طبق برنامه پیش می‌رود.
7)عوامل حیاتی برای انتخاب نرم افزار همکاری
نرم افزارهای تعاملی نباید کاربران را تحت فشار قرار دهند، بلکه باید وسیله ای برای کمک باشند. راه اندازی و عملیاتی سازی آنها باید سریع و کم هزینه باشد.
پیشنهاد می کنیم با بررسی عوامل و معیارهای مطرح شده در این نوشته، برای استفاده از نسخه آزمایشی و رایگان کولتفرم به اینجا مراجعه کنید.
- هدف اصلی شما از توسعه فناوری در سازمان تان چیست؟
کمی زمان صرف کنید و بیندیشید که کسب‌وکار شما به چه دلیل قصد استفاده و سرمایه‌گذاری روی یک محصول فن آوری جدید دارد؟ آیا شرکت شما به فرهنگ قوی‌تری نیاز دارد؟ به سازمان بهبودیافته‌تری نیاز دارد؟ به استاندارد یا معیارهای ارتباطی بهتری نیاز دارد؟ هنگامی که زمان معرفی نرم‌افزار تعاملی به کارمندان فرا می‌رسد، به اشتراک گذاری مزایای مورد نظر باعث افزایش تعامل در این ابزار جدید می‌شود.
چرا زمانی که امکان یکپارچه سازی ارتباطات آسان در دسترس هستند، برای ادغام کدنویسی کنیم یا وقت زیادی صرف کنیم؟ به دنبال نرم افزارهایی باشید که یکپارچه سازی کم دردسر را به شما عرضه کنند. برای مثال، یکپارچه‌سازی با نرم افزار حسابداری، می تواند هزینه تمام شده واقعی پروژه‌ها را ارائه کند، و درعین‌حال، از ورود داده‌های اضافی می‌کاهد و هزینه‌های اضافی را نیز کاهش می‌دهد. اتصالات یکپارچه باید به تمام رسانه‌ها اجازه دهد تا در سیستم ذخیره‌سازی ترجیحی شرکت شما نگهداری شوند.
- پشتیبانی قوی توسط فروشنده
علی‌رغم بهترین تلاش‌های سازمان برای مقابله با مشکلات مرتبط با فناوری اطلاعات، پشتیبانی فروشنده نرم افزار به طور معمول لازم است. با انتخاب نرم افزاری با پشتیبانی اختصاصی 24 ساعته، از وقفه در سرویس های فناوری اطلاعات اجتناب کنید. ارائه کنندگان برتر نرم افزارهای تعاملات سازمانی چت‌بات‌ها (رباتهای گفتگو) و آموزش‌هایی ارائه می‌دهند تا عیب‌یابی مشکلات را ساده کنند و کلیه بروزآوری ها و نگهداری و ارتقاء برای مشتریان تقریبا بدون دریافت هزینه اضافی انجام شود.
سازمان شما در سه سال آتی چگونه خواهد بود؟ آیا یک ابزار کوچک همکاری تا آن زمان نیازهای شما را رفع می‌کند، یا نیازهای شرکت سریعاً از یک راه‌حل کوچک فراتر می رود؟ تعویض نرم افزار هر چند سال یک‌بار باعث کاهش سرعت کارکنان و ایجاد سردرگمی می‌شود. یک راه‌حل مقیاس‌پذیر انتخاب کنید که نیازهای شرکت شما را مرتفع ساخته و حداقل برای سه سال آتی با تعداد کاربران خود را وفق دهد.
8) محیط کاری کولتفرم – یک راه‌حل کامل
پس از درکی کامل و عمیق از نرم افزار تعاملی، می‌توانید با اطمینان روی استفاده از یکی از ابزارهای جدید تعاملات سازمانی سرمایه گذاری کنید. انتخاب یک برنامه جدید نه تنها برایتان دلهره‌آور نخواهد بلکه از منظر یک سرمایه‌گذاری هدفمند دلچسب نیز می شود.
انتخاب راه‌حلی که دارای ذهنیت بلندمدت و پشتیبانی قوی اجرایی است، عوامل اصلی موفقیت هستند، البته محصول نیز باید به بیش‌از یک بُعد کار روزانه، ارزش بیافزاید. کولتفرم، یک نرم افزار ارتباطات سازمانی آمیخته‌شده با ماژول‌ها است که برای مدیریت ارتباطات سازمانی راه حل ارائه می دهد. تجربه کاربری راحت و دلپسند به همه اجازه می‌دهد تا ارتباطات و کارهای خود را بدون توجه به میزان دانش خود از فناوری اطلاعات سازماندهی کنند.
ویژگی‌ها و روش‌های متمرکز و متنوع کولتفرم، مانع تغییرات زمان‌بر برنامه‌هاست. سردرگمی را از بین می‌برد و کسب‌وکارها را به‌صورت دپارتمان‌ها و بخش‌های سازمانی در کنار هم متحد می‌کند. سهولت تک‌مرحله‌ای ارتباطات یکپارچه، فرصت مشارکت در کل شرکت را بسیار افزایش می‌دهد.
ارتباطات و هماهنگی سرتاسری در هر بخش تجاری در محیط‌کاری دیجیتال و کاملا یکپارچهه کولتفرم انجام می‌شوند. اگر می خواهید یک ابزار تحول گرا در حوزه تعاملات سازمانی را تجربه کنید، کولتفرم را امتحان کنید.
بیشتر بخوانید: سازماندهی دقیق ارتباطات سازمانی با کولتفرم
