گام هایی در جهت بهبود عملکرد سازمانی

برای ارتقای عملکرد سازمانی، باید تمام جنبه‌های کسب‌وکار خود را ارزیابی کنید و مشخص نمایید که آیا در اوج عملکرد خود کار می‌کنند یا خی، و اگر نه، دلیل آن چیست. در این حالت نقشه راه روشنی از آنچه باید روی آن کار کنید پیدا خواهید کرد. در این محتوا به این موضوع می پردازیم که چگونه می‌توانید عملکرد سازمان خود را بهبود بخشید و انواع بهبودهای سازمانی با بیشترین تأثیر را شناسایی و معرفی می کنیم.

روشهای پیشنهادی برای بهبود عملکرد سازمانی

هنگام ارزیابی عملکرد سازمانی، ابتدا از مهم‌ترین بخش‌های کسب‌وکار خود شروع کنید. برای مثال، اگر یک کسب‌وکار خدماتی هستید، ابتدا روی تیم خود تمرکز کنید، از جمله برنامه‌های آموزش کارکنان، سطح مشارکت کارکنان و ساختار جبران خدمت کامل. و اگر شما یک شرکت تولیدی را مدیریت می کنید، به فرآیندهای تولید، تجهیزات و تأمین‌کنندگان توجه کنید.

صرف نظر از اینکه از کجا شروع می‌کنید، شش روش پیشنهادی زیر به شما کمک می‌کند تا کسب‌وکار خود را از درون رشد داده و بهبود ببخشید.

1. افزایش مشارکت کارکنان و بهبود عملکرد سازمانی

مشارکت کارکنان یکی از پرتکرارترین موضوعات مورد بحث در کسب‌وکار امروز است. مدیران کسب‌وکار می‌توانند گام‌های عملی برای بهبود مشارکت کارکنان بردارند و به اعضای تیم کمک کنند تا نسبت به کار خود اشتیاق بیشتری داشته باشند، تا بهترین عملکرد را ارائه دهند و تعهد خود به کارفرما را تقویت کنند.

برای بهبود مشارکت کارکنان، نکات زیر را در نظر بگیرید:

• سیاست های کاری خود را با تیم به اشتراک بگذارید: درک کاملی از سیاست های کسب و کار خود در نیروی کار ایجاد کنید.مطمئن شوید که همه آنها می‌توانند به این سوالات پاسخ دهند: چرا مشتریان از ما خرید می‌کنند؟ رقبای کلیدی ما چه کسانی هستند و چرا مشتریان آنها از آنها خرید می‌کنند؟ چگونه من در ایجاد تفاوت منحصر به فرد کسب‌وکارنقش دارم و کمک می‌کنم تا از رقابت متمایز شویم؟
• در میان تیم خود اعتمادسازی کنید: کارکنان باید بدانند که مدیران و مدیران اجرایی به عنوان انسان به آنها اهمیت می‌دهند و متعهد به موفقیت آنها هستند.
• به تیم خود اختیار و آزادی عمل دهید: به کارکنان خود این آزادی عمل را بدهید تا کشف کنند که وجودشان چقدر برای کسب‌وکار ضروری است. لازم است اجازه دهید که هر کارمند از مهارت‌های مورد علاقه خود استفاده کند و به اندازه کافی استقلال عملکرد دارد.
• بهبود رویه های خود را در هر واحد مستقل پیاده‌سازی کنید: هر واحد را بر بهبود رویه‌های خود و هدف‌گیری فعالیت‌های خاص خود متمرکز کنید. وجود هر بخش برای ایجاد رشد و بهبود حیاتی است؛ بهبود کلی زمانی حاصل می‌شود که تمام واحد های کاری روی پیشرفت متمرکز شوند.

2. افزایش تعاملات درون سازمانی و بهبود عملکرد سازمانی

ارتباطات در سازمان‌های امروزی حیاتی است. با این حال، رهبران اغلب با چالش‌های ارتباطی مواجه می‌شوند و بسیاری از شرکت‌ها با مسائل ارتباطی دست و پنجه نرم می‌کنند.

وقتی پای موضوعات اصلی کسب‌وکار مانند موارد زی در میان است ، برایجاد ارتباطات واضح به زبان ساده تمرکز کنید:

• - اهداف عملکردی (بخشی و سازمانی)
• - پیشرفت در اهداف و پروژه‌های کسب‌وکار
• - موانع و راه‌حل‌ها
• - مسائل رقابتی
• - موفقیت‌های مشتری
• - ابتکارات جاری سازمانی

علاوه بر ارتباطات خارجی، به کارکنان خود بگویید که پذیرای شنیدن نظزات آنها هستید. کارکنان را تشویق کنید تا ابتکار عمل به خرج دهند، پیشنهادهای خود برای بهبود رویه ها ارائه دهند. بازخورد بازار را منتقل کنند تا به تیم‌های رهبری در اتخاذ تصمیمات بهتر یاری دهند.

ایجاد تعاملات بین واحدها موضوعی است که اغلب چالش‌هایی ایجاد می کنند. فیلیپ لا دیوک، مشاور ایمنی و نویسنده،می گوید: "این چالش‌ها می‌توانند ناشی از اهداف متضاد و نقش‌های هر واحد باشند. به عنوان یک متخصص توسعه سازمانی (یعنی مسئول بهبود عملکرد داخل سازمان)، متوجه شدم که اغلب با منابع انسانی در تضاد بودم، دیدگاه من تغییربرای بهبود بود در حالی که منابع انسانی معتقد به عدم تغییر بود."

این تضاد یک مبارزه سازمانی رایج را برجسته می‌کند: بهبود عملکرد بر انعطاف‌پذیری و تغییر تکیه دارد، در حالی که شیوه‌های سنتی منابع انسانی بر ثبات و انصاف تأکید می‌کنند."منابع انسانی قوانینی را وضع می‌کند تا همه بتوانند یکسان رفتار شوند و بنابراین، خطر تبعیض یا تبعیض غیرقانونی را حذف یا به شدت کاهش می‌دهد،" لا دیوک توضیح داد. "بهبود عملکرد به تعریف تغییر است و از آنجا که افراد متفاوت هستند و عملکرد به طور گسترده‌ای از فردی به فرد دیگر متفاوت است، پایبندی شدید به سیاست‌های اغلب دلخواه، متضاد با تغییر است و بنابراین، بهبود عملکرد را مهار می‌کند."

رهبران می‌توانند این تنش‌ها را با تشویق فعال همکاری بین بخش‌ها برطرف کنند. برای مثال، کسب‌وکارها می‌توانند سیاست‌های منابع انسانی را برای همسویی بهتر با اهداف بهبود عملکرد تنظیم کنند، اطمینان حاصل کنند که قوانین فضایی برای تغییر و نوآوری باقی می‌گذارند و در عین حال منصفانه و ثابت باقی می‌مانند. ارتباطات باز بین تیم‌ها و پرداختن مستقیم به اولویت‌های متضاد می‌تواند به ایجاد یک فرهنگ سازمانی قوی کمک کند که در آن انصاف و عملکرد دست به دست هم می‌دهند.

3. شناسایی و حذف موانع داخلی برای بهبود عملکرد سازمانی

آیا سیاست‌ها، رویه‌ها و ساختارهای شرکت شما با استراتژی تمایز رقابتی شما همسو هستند؟ به دنبال نشانه‌های عدم همسویی باشید، بعنوان مثال:

• - آیا کارکنان مجبورند سیاست‌ها، ابزارهای فناوری و رویه‌های کاری را دور بزنند تا کارها را انجام دهند؟
• - آیا سیاست‌ها و رویه‌های کاری شما به مردم کمک می‌کند کارهای درست را به سرعت انجام دهند؟
• - آیا روابط بین بخش های مختلف، مانند تولید و فروش، مثبت است؟
• - آیا تعارضات و نارضایتی های محل کار بین همه یکسان هستند؟

مایکل تیلور، مدیرعامل SchellingPoint، مشاهده جالبی در مورد موانع تصمیم‌گیری به اشتراک گذاشت و خاطرنشان کرد که مدیران ارشد اغلب تعداد موانع موجود و پیامدهای ناخواسته تصمیمات خود را دست کم می‌گیرند. "وقتی از آنها پرسیده شد که چگونه یک تصمیم استراتژیک می‌تواند عوارض جانبی منفی ایجاد کند، مدیران به طور متوسط به یک مورد اشاره می کنند، در حالی که کارکنان و عوامل اجرایی،موارد خیلی بیشتری را پیدا می‌کنند،" تیلور توضیح داد. "وقتی از مدیران ارشد پرسیده شد که چه چیزی از اجرای موفقیت‌آمیز تصمیم جلوگیری می‌کند، تنها پنج مورد را یافتند، در حالی که کارکنان مجری، به طور متوسط به 44 مانع اشاره می کنند."

به عبارت دیگر، افرادی که در خط مقدم هستند - کسانی که مسئول اجرای تصمیمات هستند - بسیار بیشتر از رهبرانی که تصمیمات را می‌گیرند، از چالش‌ها و خطرات واقعی آگاه هستند.

4. همسویی معیارهای سازمانی در جهت بهبود عملکرد سازمانی

برای اینکه معیارهای سازمانی شما واقعاً ارزشمند باشند، تیم شما باید به آنها دسترسی داشته باشد و بداند که چگونه به طور مؤثر از آنها استفاده کند.نحوه تاثیر این معیارها در هر بخش در جهت افزایش مشارکت به سوی اهداف شرکت را اینگونه می توان بر شمرد:

• - تصمیم‌گیری های درون سازمانی را هدایت می‌کنند: معیارهای سازمانی ارزشمند به عنوان راهنمای تصمیم‌گیری و راه‌هایی برای اولویت‌بندی کارها عمل می‌کنند.
• -سیاست گذاری های سازمانی شما را جهت می دهند: معیارهای غیرمالی که مستقیماً با تمایز رقابتی شما مرتبط هستند، می‌توانند به همه کمک کنند تا در یک جهت استراتژیک مشابه همسو شوند.
• - معیارها باید برای هر بخش سفارشی شوند: برای هر بخش توضیح دهید که معیارها چگونه انتخاب و اندازه‌گیری می‌شوند. معیارها را برای هر بخش سفارشی کنید تا اعضای تیم بفهمند که چگونه بر عملکرد شرکت تأثیر می‌گذارند.
• - تعیین هدف و پاداش را هدایت می‌کنند: به هر بخش اطلاع دهید که در معیارهای کلیدی چگونه عمل می‌کند و هنگامی که اهداف محقق می‌شوند، به اعضای تیم پاداش دهید.

دارین موریینر، مدیرعامل و بنیانگذار Cloverleaf.me، بر اهمیت همسویی معیارها با اهداف کلی، در عین سفارشی کردن آنها برای متناسب شدن با گردش کار هر تیم ،تأکید کرد. "روشن‌ترین راه برای اندازه‌گیری موفقیت دستیابی به هدف کلی شرکت است که همیشه شامل رشد درآمد و سایر ابتکارات استراتژیک کلیدی است،" موریینر توضیح داد. "رشد کارکنان به همان اندازه گویا است - ارتقاء، افزایش حقوق و مدت زمانی که کارکنان در شرکت می‌مانند."

موریینر تاکید کرد که چگونه تیم‌های مختلف می‌توانند با جدول‌های زمانی معیار متفاوت عمل کنند: "هر تیم سپس اهداف خود را با ریتمی که برای آنها بهترین کارایی را دارد، تعیین می‌کند. برای مثال، فروش اهداف فصلی دارد، در حالی که بخش فناوری ما چند هدف کلیدی سالانه و پروژه‌های دو تا هشت هفته‌ای دارد که هر گروه با هدفی که به آن اهداف سالانه منتهی می‌شود، تعیین می‌کند."

این رویکرد تضمین می‌کند که معیارها با اهداف شرکت مطابقت دارند و در عین حال به اندازه کافی سفارشی هستند تا با نیازهای منحصر به فرد هر بخش سازگار شوند. این یک راه عالی برای ایجاد چارچوبی است که هم انعطاف‌پذیر و هم همسو باشد. هنگامی که معیارها برای همه تیم‌های سازمانی معنادار و قابل اجرا هستند، می‌توانند عملکرد بهتری را به همراه داشته باشند و همه را در یک صفحه نگه دارند.

5. اعمال استراتژی‌های آموزش و توسعه برای بهبود عملکرد سازمانی

بسیاری از سازمان‌ها نیروی کاری دارند که به سن سنتی بازنشستگی نزدیک می‌شوند یا از آن گذشته‌اند. علاوه بر این، کارکنان به دلایل مختلف، از جمله دنبال کردن فرصت‌های بهتر، استعفا می‌دهند. آیا آماده هستید که کارکنان را آموزش دهید تا زمانی که سایر اعضای تیم شرکت را ترک می‌کنند، کارهای ضروری را انجام دهند؟ آیا به تیم خود مهارت‌های کسب‌وکاری که برای رقابتی نگه داشتن سازمان شما نیاز دارند، ارائه می‌دهید؟

در اینجا راه‌هایی برای اطمینان از آموزش بهینه کارکنان شما پیشنهاد می کنیم:

• - یک برنامه استخدام نیروی کار ایجاد کنید: یک برنامه نیروی کار تهیه کنید تا یک جدول زمانی کافی برای فرآیند استخدام برای توسعه افرادی که وظایف لازم را انجام می‌دهند، تضمین شود.
• - بر آموزش جامع تمرکز کنید: همه کارکنان باید آموزش‌هایی را دریافت کنند که هم برای وظایف فعلی و هم برای مسئولیت‌های بالقوه آینده آنها اعمال می‌شود.
• - مسیرهای شغلی را برای تیم خود توسعه دهید: بر توسعه حرفه‌ای با ایجاد مسیرهای شغلی برای تیم خود تمرکز کنید تا آنها بتوانند به نقش‌های ضروری آینده پیشرفت کنند. افراد خود و اهداف آینده آنها را بشناسید. از آنها در هدایت مسیرهای خود به سمت آینده در شرکت خود حمایت کنید.

>بیشتر بخوانید: 9 ایده برای توسعه مشارکت و تعامل کارکنان

6. تمرکز بر استراتژی ها و تمایز رقابتی کسب‌وکار خود یعنی بهبود عملکرد سازمانی

سه نوع ارزش پیشنهادی - یا استراتژی‌های تمایز رقابتی - در کسب‌وکار وجود دارد. در حالی که باید در همه آنها عملکرد خوبی داشته باشید، در نظر بگیرید که بر یک حوزه تمرکز کنید که شرکت شما می‌تواند در آن عالی عمل کند.

سه نوع ارزش پیشنهادی عبارتند از:

• - صمیمیت با مشتری: صمیمیت با مشتری شامل سفارشی کردن پیشنهادات شما برای برآورده کردن نیازهای فردی هر مشتری است. هدف ارائه یک تجربه عالی مشتری و ایجاد روابط قوی و بلندمدت با مشتری است.
• - کارایی عملیاتی: کارایی عملیاتی شامل ارائه مجموعه‌ای جهانی از محصولات و خدمات است که برای مشتریان مقرون به صرفه طراحی شده‌اند. این موضوع در مورد رقابت بر سر قیمت نیست - بلکه در مورد ارائه ارزش به مشتریان برای صرفه‌جویی در هزینه آنهاست. آیا محصولات شما فرآیندهای مشتری را کارآمدتر می‌کنند؟ آیا آنها زمان خرابی را کاهش می‌دهند یا کیفیت را بهبود می‌بخشند؟
• - پیشرو بودن: این ارزش پیشنهادی شامل ارائه محصولات و خدمات جدید و نوآورانه بر اساس آخرین فناوری‌ها و شیوه‌ها است. شما باید منابع تحقیقاتی قوی داشته باشید و اغلب محصولات و خدمات جدید و بهبود یافته‌ای را معرفی کنید که متفاوت هستند و به طور مؤثر نیازهای مشتری را برآورده می‌کنند.

انواع بهبود عملکرد های سازمانی

ایجاد بهبود عملکردهای سازمانی یک فرآیند مستمر است و هر سازمانی نیازهای خاصی دارد. با این حال، اکثر سازمان‌ها به اعمال بهبود مستمر در حوزه‌های زیر نیاز دارند:

• - سیاستگذاری و اهداف: تغییرات در استراتژی و اهداف اغلب چالش‌برانگیز هستند. با این حال، صاحبان کسب‌وکار باید به طور مداوم نظارت کنند که سازمان آنها چگونه مأموریت خود را انجام می‌دهد و آیا اصولا در مسیر اهداف سازمان در حال رشد است؟ در صورت لزوم، شما باید آماده تغییر سیاستگذاری های خود باشید.
• - ساختار سازمانی: ساختار سازمانی مربوط به نقش‌ها، اهداف و مسئولیت‌های افراد، بخش‌ها و تیم‌ها است. ساختارها می‌توانند تغییر کنند؛ برخی تغییرات نسبتاً کوچک هستند، در حالی که برخی تغییرات دیگر، مانند ادغام نقش ها و پستهای مدیریتی سازمانی، پرچالش تر به نظر می آیند.
• - افراد: بهبودهای سازمانی مرتبط با پرسنل می‌تواند شامل جابجایی کارکنان، استخدام، آموزش و سایر تغییرات مفید برای سازمان باشد.
• - دانش: تغییرات و بهبود درتوسعه دانش یک سازمان برای فرآیندها، پیشرفت و ابتکارات حیاتی است.
• - فرآیند: نحوه انجام کارها می‌تواند تأثیر قابل توجهی بر بهره‌وری داشته باشد. تیم شما چقدر راحت می‌تواند وظایف اساسی را انجام دهد؟ ایجاد فرآیندهای شهودی، کارآمد و ارتباطی، محصولات را سریع‌تر به بازار می‌رساند، خطاها را کاهش می‌دهد و ناامیدی کارکنان را به حداقل می‌رساند.

>بیشتر بخوانید : مزایای اصلی استفاده از شبکه اجتماعی سازمانی