مزیت های استفاده از شبکه اجتماعی سازمانی

چکیده :

هشت مزیت اصلی شبکه اجتماعی سازمانی عبارت‌اند از:

• کاهش نقش سلسله‌مراتب،
• تسهیل ارتباطات میان واحدهای مختلف،
• تشویق به اشتراک‌گذاری دانش،
• تسهیل مدیریت پروژه‌ها،
• تقویت احساس تعلق سازمانی،
• کاهش حجم ایمیل‌ها،
• مقابله با جلسات غیرضروری
• و ایجاد معنا در کار.

تفاوت شبکه اجتماعی سازمانی با شبکه‌های اجتماعی عمومی را می‌توان در سه موضوع خلاصه کرد:

• چه کسانی به آن دسترسی دارند.
• چه محتوایی در آن منتشر می‌شود.
• چه کسی کنترل داده‌ها را در اختیار دارد.

چهار چالش می‌توانند روند استقرار شبکه اجتماعی سازمانی را با مشکل مواجه کنند:

• واگذاری پذیرش و استفاده از پلتفرم به شانس،
• انتقال حجم اطلاعات بدون کاهش آن،
• نبود سازوکارهای مشخص برای راهبری و مدیریت،
• و پرداختن به موضوع حاکمیت داده‌ها پس از امضای قرارداد، به‌جای بررسی آن پیش از عقد قرارداد.

شبکه‌های اجتماعی سازمانی و عمومی: رفع یک سوءتفاهم

هر دو گروه از این ابزارها از الگوها و قابلیت‌های مشترکی مانند فید خبری، انتشار پست، واکنش‌ها و نظرات بهره می‌برند؛ اما هدف یکسانی ندارند.

شبکه اجتماعی عمومی مخاطبان گسترده و آزادی را هدف قرار می‌دهد و برای جلب توجه کاربران رقابت می‌کند. در مقابل، شبکه اجتماعی سازمانی مانند شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم در محدوده‌ای بسته، یعنی اکوسیستم سازمان، فعالیت می‌کند و با هدف به جریان انداختن اطلاعات کاری شکل گرفته است.

سه عامل، این دو نوع شبکه را از یکدیگر متمایز می‌کنند:

• چه کسانی اجازه ورود دارند: هویت حرفه‌ای که سازمان به افراد اعطا می‌کند، نه حساب کاربری‌ای که برای همه آزاد باشد.
• چه محتوایی منتشر می‌شود: موضوعات کاری، تصمیم‌ها و اسناد سازمانی، نه مسائل زندگی خصوصی.
• چه کسی کنترل داده‌ها را در اختیار دارد: سازمان؛ با قوانین میزبانی و نگهداری داده‌هایی که خود تعیین می‌کند.

کاهش نقش سلسله‌مراتب

در شبکه اجتماعی سازمانی، ارتباطات معمولاً شکل مرسوم، خشک و رسمی ارتباطات ایمیلی را ندارد. به این ترتیب، اطلاعات طبیعی‌تر جریان پیدا می‌کنند و موانع سلسله‌مراتبی کاهش می‌یابند.

مدیران ارشد می‌توانند مانند هر کارمند دیگری در جریان گفتگوها و فرایندهای کاری نظر بدهند و هم‌زمان با همه افراد تبادل نظر کنند. این امر باعث می‌شود دسترسی به آن‌ها آسان‌تر شود.

بیشتر بخوانید:شبکه اجتماعی سازمانی: تعریف، مزایا و روش استقرار

تسهیل ارتباطات میان واحدهای مختلف

با استفاده از شبکه‌های اجتماعی سازمانی، شیوه ارتباطات ما به‌طور کلی تغییر می‌کند.

دیگر خبری از تبادل ایمیل‌هایی نیست که به نتیجه‌ای نمی‌رسند و در آن‌ها فهرستی بی‌پایان از افراد، یکدیگر را در رونوشت ایمیل قرار می‌دهند.ایمیل‌هایی که مشخص نیست دقیقاً مخاطبشان چه کسی است یا باید به آن‌ها پاسخ داد یا نه، دیگر جایی در این فرایند ندارند.همچنین، فایل‌های پیوستی که در ایمیل های کارکنانی که سازمان را ترک کرده‌اند باقی می‌مانند، یا اطلاعاتی که برای همیشه گم می‌شوند، برای همیشه حل خواهند شد.

در شبکه اجتماعی سازمانی، ارتباطات میان واحدهای مختلف گسترده‌تر و توزیع‌شده‌تر هستند. گفتگوها با دیگران به اشتراک گذاشته می‌شوند و اطلاعات به‌صورت لحظه‌ای در دسترس همه قرار می‌گیرند.

پیدا کردن مجدد یک سند یا اطلاعات مربوط به گذشته نیز بسیار آسان‌تر می‌شود.

در سازمان‌های بین المللی، که تیم‌ها اغلب به‌طور هم‌زمان به زبان‌های مختلف با هم در ارتباط هستند، وجود یک فید اختصاصی برای هر موضوع، ابهام درباره اینکه چه افرادی باید در فهرست گیرندگان یا رونوشت ایمیل قرار بگیرند را نیز برطرف می‌کند.

درخواست دمو

تشویق به تبادل دانش

یکی از مزایای قطعی استفاده از شبکه اجتماعی سازمانی مانند کولتفرم (Colatform)، تسهیل ارتباط میان کارکنانی است که گاهی مهارت‌های یکسانی ندارند، در واحدها یا بخش‌های متفاوتی فعالیت می‌کنند و حتی ممکن است در محل‌های کاری مختلف حضور داشته باشند. به بیان ساده، شبکه اجتماعی سازمانی میان کارکنان پل ایجاد می‌کند.

هیچ ابزاری مانند کولتفرم نمی‌تواند به ایجاد پویایی و تعامل سازنده درون سازمان و تشویق به اشتراک‌گذاری دانش میان همکاران کمک کند.

به لطف شبکه‌های اجتماعی سازمانی، همه افراد می‌توانند از طریق انتقال دانش میان همکاران، به اشتراک گذاشتن بهترین شیوه‌های کاری در اجتماعات تخصصی یا ثبت آموخته‌های تیم در یک کتابخانه دانش مشترک، مهارت‌های خود را در زمینه‌های جدید توسعه دهند.این کتابخانه دانش حتی پس از جابه‌جایی یا خروج افرادی که مطالب را تهیه کرده‌اند نیز قابل جست‌وجو و استفاده باقی می‌ماند.

بیشتر بخوانید :چهار چالش در تعاملات درون سازمانی و راهکار رفع آنها

تسهیل مدیریت پروژه

مدیریت پروژه یا برگزاری یک رویداد، معمولاً به تبادل ایمیل‌های زیادی نیاز دارد. اما با استفاده از شبکه اجتماعی داخلی، قابلیت پیام‌رسانی فوری و به‌ویژه گروه‌ها و اجتماعات، برنامه‌ریزی و هماهنگی امور بسیار ساده‌تر می‌شود.

اعضای پروژه می‌توانند فایل‌ها و اطلاعات مهم را به اشتراک بگذارند؛ اطلاعاتی که در رشته گفت‌وگوی پروژه ثبت می‌شوند و برای تمام همکاران مرتبط قابل دسترسی هستند.

برخی شبکه‌های اجتماعی سازمانی، مانند کولتفرم Colatform ، قابلیت تخصیص وظایف و پیگیری وضعیت انجام آن‌ها را نیز ارائه می‌دهند که مدیریت پروژه را آسان‌تر می‌کند.

همچنین بخوانید: راهکارهای تقویت تعاملات سازمانی، در جهت بهبود عملکرد سازمانی

تقویت احساس تعلق کارکنان به سازمان

شبکه های اجتماعی سازمانی مانند کولتفرم به زنده نگه داشتن فرهنگ سازمانی و تقویت احساس تعلق کارکنان کمک می‌کند. دستاوردهای افراد و موفقیت‌های تیمی به‌راحتی دیده می‌شوند و با دیگران به اشتراک گذاشته می‌شوند.

این فضا به شکل‌گیری یک چشم‌انداز مشترک کمک می‌کند؛ چشم‌اندازی که کارکنان می‌توانند حول آن متحد شوند.در نتیجه، حس افتخار به عضویت در سازمان و همبستگی میان کارکنان تقویت می‌شود.

این تأثیر در سازمان‌هایی که در چندین محل فعالیت دارند، بیشتر به چشم می‌آید؛ جایی که همکاران ممکن است در حالت عادی تنها از طریق مدیر خود با یکدیگر ارتباط داشته باشند.

درخواست مشاوره و جلسه دمو

کاهش حجم ایمیل‌های کارکنان

دریافت ده‌ها یا حتی صدها ایمیل در روز، از جهات مختلف مشکل‌ساز است: بار کاری سامانه‌های پیام‌رسانی و سرورهای ایمیل را افزایش می‌دهد، زمان کارکنان را هدر می‌دهد و تمرکز آن‌ها را مختل می‌کند.

چند بار پیش آمده که هنگام انجام یک کار، برای بررسی ایمیل یا پاسخ دادن به آن، کارتان را متوقف کنید؟

شبکه اجتماعی سازمانی کمک می‌کند تبادل ایمیل‌های داخلی کاهش پیدا کند یا حتی به‌طور کامل با قابلیت چت و گفتگوهای گروهی جایگزین شود.

مزیت برای کارکنان: صرفه‌جویی در زمان و کاهش فشار ذهنی.

همچنین بخوانید: کولتفرم جایگزین کارآمد ابزارهای پراکنده ارتباطات سازمانی

مقابله با جلسات غیرضروری

همان‌طور که می‌دانیم، جلسات بخش جدایی‌ناپذیر دنیای کسب‌وکار هستند؛ گاهی حتی بیشتر از حد لازم. همه ما تجربه حضور در جلسه‌ای را داشته‌ایم که حضورمان واقعاً ضروری نبوده یا در جلسات طولانی شرکت کرده‌ایم که در نهایت به هیچ تصمیم مشخصی منجر نشده‌اند.این جلسات وقت‌گیر، برای کارکنانی که با جدیت مشغول کار هستند و می‌خواهند امور را پیش ببرند، اغلب خسته‌کننده و ناامیدکننده هستند.

خبر خوب این است که شبکه اجتماعی سازمانی می‌تواند به کاهش این وابستگی به جلسات کمک کند:

از طریق چت و گروه‌های گفتگو، می‌توان بدون برگزاری جلسه رسمی با یکدیگر تبادل نظر کرد.
با استفاده از ویدئوکنفرانس، همکاران می‌توانند بدون نیاز به حضور فیزیکی در یک مکان، با یکدیگر گفتگو و تبادل نظر کنند.در نتیجه، زمان قابل‌توجهی صرفه‌جویی می‌شود و یکی از عوامل ایجاد نارضایتی برای کارکنان پرتلاش و متعهد کاهش پیدا می‌کند.

معنا بخشیدن به کار کارکنان

برای کارمندی که در یک سازمان بزرگ و در میان فرایندها و ساختارهای پیچیده فعالیت می‌کند، همیشه آسان نیست که اهمیت و معنای واقعی کار و وظایف خود را درک کند.

شبکه اجتماعی سازمانی با به نمایش گذاشتن دستاوردهای کارکنان و قابل مشاهده کردن آن‌ها برای همکاران، به هر فرد کمک می‌کند اهمیت کار خود و دیگران را بهتر درک کند.این فضا همچنین فرصتی برای مدیران فراهم می‌کند تا به کارکنان بازخورد بدهند، از تلاش تیم‌ها قدردانی کنند و آن‌ها را تشویق کنند.به این ترتیب، هر فرد جایگاه و نقش خود را بهتر درک می‌کند و ارزش و احترامی که نزد سایر کارکنان سازمان دارد، بیشتر می‌شود.

معنادار شدن کار، یکی از عوامل مهم ایجاد انگیزه است و در قلب مفهومی به نام «تجربه کارکنان» (Employee Experience) قرار دارد.

تجربه کارکنان که نقش مهمی در جذابیت سازمان و حفظ نیروهای متخصص دارد، به یکی از موضوعات مهم برای مدیران منابع انسانی در سازمان‌های امروزی تبدیل شده است.

بیشتر بخوانید: راهنمای جامع بهبود تعاملات تیم های دورکار

محدودیت‌های شبکه اجتماعی سازمانی و راه‌های پیشگیری از آن‌ها

هیچ‌یک از این هشت مزیت صرفاً با راه‌اندازی یک پلتفرم به‌صورت خودکار ایجاد نمی‌شود. در پروژه‌هایی که پس از مدتی از رونق می‌افتند، معمولاً چهار چالش اصلی دیده می‌شود:

۱. کاهش مشارکت کاربران پس از راه‌اندازی

اگر شبکه اجتماعی سازمانی بدون تعریف دقیق کاربردها و اهداف راه‌اندازی شود، ممکن است کاربران پس از چند هفته استفاده از آن را کنار بگذارند.

بنابراین، جلب مشارکت کاربران باید به‌عنوان یک پروژه مستقل و جدی دنبال شود؛ برای مثال، با استفاده از سفیران سازمانی و ایجاد برنامه‌های منظم برای انتشار محتوا.

۲. جابه‌جایی حجم اطلاعات به‌جای کاهش آن

جایگزین کردن ایمیل با جریان بی‌پایان اعلان‌ها، مشکل حجم بالای اطلاعات را حل نمی‌کند.

برای جلوگیری از این مشکل، باید گروه‌ها و اجتماعات با موضوع و محدوده مشخص ایجاد شوند، قواعد مشخصی برای انتشار محتوا وجود داشته باشد و زمان‌هایی نیز بدون دریافت اعلان در نظر گرفته شود.

۳. نبود سازوکار مشخص برای راهبری و مدیریت

چه کسی می‌تواند یک گروه جدید ایجاد کند؟ چه کسی مسئول آرشیو کردن آن است؟ چه کسی درباره محتوای حساس تصمیم‌گیری می‌کند؟ پاسخ‌گویی باید در چه بازه زمانی انجام شود؟

اگر پاسخ این پرسش‌ها از ابتدا به‌صورت شفاف و مکتوب مشخص نشده باشد، شبکه اجتماعی سازمانی به فضایی مبهم تبدیل می‌شود و مدیران نیز به‌تدریج از مشارکت در آن فاصله می‌گیرند.

۴. نادیده گرفتن حاکمیت داده‌ها

شبکه اجتماعی سازمانی محل تبادل حجم زیادی از اطلاعات داخلی و در نتیجه، اطلاعات حساس سازمان است.

به همین دلیل، محل میزبانی داده‌ها، قوانین حاکم بر آن‌ها و امکان انتقال یا بازیابی داده‌ها در صورت تغییر سرویس‌دهنده باید پیش از امضای قرارداد بررسی شوند، نه پس از آن.

کولتفرم; شبکه اجتماعی سازمانی

انجام کارها در هر سازمانی، به صورت تیمی و در بستر ارتباط مداوم کارکنان، اتفاق می افتد. بخشی کمی از این ارتباطات در چارچوب اسناد و مکاتبات رسمی و بخش بزرگتری در قالبی غیر رسمی اما جدی و با اهمیت دنبال می شود: تعاملاتی مانند کسب اطلاعات، هماهنگی و پیگیری کارها، همفکری در تصمیمات، مشارکت در تدوین اطلاعات و اسناد سازمانی و...

این دسته از ارتباطات در سیستم های اتوماسیون اداری یا نرم افزارهای اختصاصی، مدیریت نمی شوند. انجام آنها به شکلی کارآمد، با رعایت سطوح دسترسی و محرمانگی، مطابق ساختار و فرهنگ سازمانی، با حفظ سوابق به عنوان دارایی کلیدی سازمان، مستلزم استفاده از یک پلتفرم تعاملات سازمانی جامع، قدرتمند و یکپارچه با سامانه های اطلاعاتی سازمان است:

کولتفرم به عنوان یک پلتفرم تعاملات سازمانی شامل شبکه اجتماعی سازمانی و سایر اجزای وابسته پاسخی مطمئن به این نیاز سازمان است.