در مورد شبکه های اجتماعی سازمانی بیشتر بدانید
شبکه اجتماعی سازمانی یا ESN بستری است که سازمان‌ها می توانند با استفاده از آن از امکانات مشابه شبکه‌ها و رسانه‌های اجتماعی عمومی برای اتصال کارکنان، فرآیندهای کسب و کاری و اطلاعات و اسناد سازمانی به صورت داخلی و درمحدوده کنترل سازمان بهره ببرند.
محیط های کاری عالی به فرهنگ همکاری و ارتباطات عالی نیاز دارند. از آنجا که دورکاری بخشی از نیروی کار چیزی معمول شده است، سازمان‌ها به یک پلتفرم تعاملات سازمانی مرکزی جدا از ابزارهای معمول کسب‌وکار اما یکپارچه با آنها نیاز دارند تا به کارکنان فرصت برقراری ارتباط و همکاری با همکاران خود را حتی زمانی که از مکان‌های مختلف مشغول به کار هستند، فراهم کند. این دقیقاً جایی است که نرم افزارهای شبکه اجتماعی سازمانی Enterprise Social Network (ESN) می توانند کمک کنند.
شبکه های اجتماعی سازمانی از تمام مزایای رسانه ها و شبکه های اجتماعی عمومی، مانند چت، کانال، گروه، تماس و امکان اشتراک گذاری با همکاران به طور همزمان و پیام رسانی بلادرنگ بهره می برند و در عین حال به سازمان ها اجازه می دهند از این مزایا به شیوه ای امن و محرمانه در محدوده تحت کنترل خودشان بهره مند شوند.
طبق یک مطالعه روی شرکت های فناوری محور و پیشرو، زمانی که تیم‌ها از شبکه اجتماعی سازمانی استفاده می‌کردند، در مقایسه با تیم‌های محروم از این تکنولوژی، به اشتراک گذاری دانش و سطح همکاری در بین تیمی را بسیار آسان‌تر می‌دانستند.
اما آیا نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی برای سازمان شما مناسب است؟ بیایید بررسی کنیم:
شبکه اجتماعی سازمانی چیست؟
شبکه اجتماعی سازمانی بستری است که سازمان‌ها می توانند با استفاده از آن از امکانات مشابه شبکه‌ها و رسانه‌های اجتماعی عمومی برای اتصال کارکنان، فرآیندهای کسب و کاری و اطلاعات و اسناد سازمانی به صورت داخلی و درمحدوده کنترل سازمان بهره ببرند.
در حالی که شبکه های اجتماعی سازمانی بسیار شبیه به پلتفرم های عمومی شبکه اجتماعی (مانند واتساپ، تلگرام) هستند، ولی فقط برای کارمندان و ذینفعان همان سازمان قابل دسترسی است. شبکه های اجتماعی سازمانی با در نظر گرفتن نیازهای شرکت ها و سازمان ها ساخته شده اند، بنابراین تمرکز اصلی آنها علاوه بر ایجاد ارتباط یکپارچه و ایمن برای کارمندان، حفاظت از دارایی دیجیتالی سازمان است. با شبکه های اجتماعی سازمانی، ارتباطات می توانند از طریق نظرات، پیام های مستقیم، به روز رسانی وضعیت، و طبقه بندی سازمانی اطلاعات انجام شوند. همچنین امکان انتشار اعلان‌های سازمانی یا اعلان‌های مهم سیستمی در یکپارچگی با سایر سیستم ها وجود دارد.
با این حال، شبکه های اجتماعی سازمانی را نباید با شبکه های اجتماعی عمومی حرفه ای مانند LinkedIn که برای متخصصان ایجاد شده است، مقایسه کرد. در حالی که پلتفرم‌هایی مانند LinkedIn می‌توانند در ارتباط با متخصصان سازمان‌ها و صنایع مختلف مفید باشند، ماهیت عمومی شان، آنها را برای ارتباطات داخلی سازمان ها نامناسب می‌کند. در عوض، شبکه های اجتماعی سازمانی بر تشویق ارتباطات و تعاملات درون سازمانی تمرکز می کنند.
توجه: استفاده از شبکه های اجتماعی سازمانی، صرفا برای برقراری ارتباط و تعامل همکاران سازمان می تواند باعث شود که قدرت باورنکردنی آنها را از دست بدهید. استفاده از ابزارهای جداگانه برای مدیریت کار، مدیریت پروژه، همکاری و ارتباطات می تواند منجر به از دست دادن بهره وری به دلیل جزیره ای بودن این بخش های تعاملی شود.
نکته: تنها راه برای کسب بالاترین ارزش از استقرار نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی، یکپارچه سازی کامل آن با سایر برنامه های کسب و کاری است. اگر این مسیر را بروید می توانید شبکه های اجتماعی سازمانی را به مرکز اصلی تعامل، همکاری و ارتباط سازمان خود تبدیل کنید.
مزایای اصلی استفاده از شبکه اجتماعی سازمانی چیست؟
1. ارتباطات موثر
شبکه های اجتماعی سازمانی می توانند با جایگزین کردن رشته های ایمیل طولانی و گیج کننده با کانال های ارتباطی عمومی یا خصوصی، به کاهش درهم ریختگی کارتابل پیامهای ورودی کمک کنند. در حالی که اطلاعات کلی پروژه ها و کارها را می توان به صورت عمومی با همه کارمندان به اشتراک گذاشت، می توانید گفتگوهای مستقیم را با اعضای تیم از طریق کانال های خصوصی و ارسال پیام از داخل شبکه اجتماعی سازمانی آغاز کنید. این به نوبه خود باعث می شود تا کارمندان بتوانند همه پیام ها و مکالمات را پیگیری کنند و اطمینان حاصل کنند که هیچ اطلاعات مهمی را از دست نمی دهند.
شبکه اجتماعی سازمانی همچنین دایرکتوری های لیست همکاران و اطلاعات پروفایل ارتباطی آنها را دسترس پذیرتر می کنند زیرا کارمندان دیگر نیازی به جستجوی آدرس های ایمیل یا داخلی همکاران خود ندارند تا با آنها ارتباط برقرار کنند. یافتن همکاران و ارتباط مستقیم با آنها در زمان واقعی با شبکه های اجتماعی سازمانی امکان پذیر است. درنتیجه همکاری بین تیمی تقویت می شود و موانع ارتباطی که در مدلهای رسمی وجود دارد کاهش می یابد.
2. مخزن دانش
شبکه‌های اجتماعی سازمانی به‌عنوان یک پلتفرم با دسترسی همه جانبه کار می‌کنند که در آن کارکنان می‌توانند متناسب با جایگاه سازمانی شان تمام اسناد مهم شرکت مانند داده‌های مربوط به پروژه، منابع آموزشی، راهنماها، مقالات تحقیقاتی مرتبط و اخبار و اعلانیه های سازمان را پیدا کنند. اطلاعات و اسناد یکپارچه شده در بستر شبکه اجتماعی سازمان یک مخزن دانش دردسترس ایجاد می کند.
از طرفی یکپارچه سازی شبکه اجتماعی سازمانی با یک مخزن دانش مبتنی بر ابر، مدیریت اسناد را ساده می کند و به اعضای تیم اجازه می دهد به آخرین نسخه هر فایلی که با آنها در DMSبه اشتراک گذاشته می شود، در لحظه دسترسی داشته باشند. همچنین یک مخزن متمرکز دانش، ورود کارکنان جدید را آسان‌تر و سریع‌تر می‌کند، زیرا می‌توانید به سرعت تمام اطلاعات مربوطه را با آنها به اشتراک بگذارید. این کار از طریق تجمیع دانش در کانال های مرتبط درجریان انجام کارها و بدون تلاش اضافه انجام می شود.
3. تعاملات یکپارچه و متمرکز
شبکه اجتماعی سازمانی در یک استقرار کامل، به صورت یکپارچه سازی شده با سایر سیستم های سازمانی عملیاتی می شود و درنتیجه مرکز تعاملات و ارتباطات در اکثر فرآیندهای کسب و کاری می شود. قرار دادن تمام اسناد به اشتراک گذاشته شده، داده‌های پروژه، و تکالیف کاری در یک پلتفرم به این معنی است که اعضای تیم شما همیشه می‌دانند چه کاری، در چه مهلت زمانی باید انجام شود. در نتیجه، شبکه اجتماعی سازمانی همکاری را حتی برای تیم های توزیع شده با متمرکز کردن کل فرآیند آسان تر می کنند. فرقی نمی‌کند تیم شما کاملاً از راه دور باشد یا فقط برخی دورکار باشند، می‌توانید مطمئن باشید که همه کارکنان به صورت پیوسته از طربق شبکه اجتماعی سازمانی در جریان امور هستند.
نکته: شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم امکانات منحصر به فردی برای یکپارچه سازی آن با سایر نرم افزاری های سازمانی در اختیار شما قرار می دهد که این ویژگی آن را از سایر نرم افزارهای موجود در بازار متمایز می کند. درخواست جلسه دمو نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی
علاوه بر این، یک شبکه ارتباطی در سراسر سازمان که از طریق آن، همه ی کارکنان می توانند در لحظه با یکدیگر همکاری کرده و با هم در ارتباط باشند، روحیه کارکنان را نیز بهبود می بخشد. این حس تعلق را القا می کند، به خصوص در مواقعی که به دلیل شرایط محیطی افراد تعاملات چهره به چهره محدودتر با همکاران شان دارند.
4. مکانی برای ارتباطات اجتماعی و غیر رسمی
برخلاف تصور اولیه، شبکه اجتماعی سازمانی مکان مناسبی برای ایجاد کانال های غیررسمی و سرگرم کننده برای ایجاد رفاقت قوی بین کارمندان است. شما می توانید فضاهای مجازی برای بحث در مورد علایق شخصی مختلف، جشن تولدها و همچنین مناسبت های خاص سازمانی ایجاد کنید. تشویق اعضای تیم به مکالمات غیررسمی باعث می شود آنها احساس تعلق بالاتری به سازمان داشته باشند، حتی زمانی که از مکان های مختلف دورکاری می کنند.
5. فرهنگ سازمانی فراگیر
البته، یک شبکه اجتماعی سازمانی نمی تواند فرهنگ سازمان شما را ایجاد کند. به هر حال، فرهنگ سازمانی شما باید قبل از برنامه ریزی برای پیاده سازی یک ابزار شبکه اجتماعی سازمانی یا هر ابزاری در این زمینه وجود داشته باشد. اما یک شبکه اجتماعی سازمانی می تواند به تأکید بر فرهنگ سازمانی و فراگیر شدن آن کمک کند، به ویژه برای کارمندان جدید یا دورکار که هر روز در محیط کار نیستند. تماشا و خواندن مکالمات بین سایر همکاران می تواند به کارمندان جدید کمک کند تا ایده روشنی در مورد فرهنگ سازمان پیدا کنند و باعث می شود در صحبت کردن و برقراری ارتباط بیشتر با همکاران خود احساس راحتی بیشتری کنند. با دنبال کردن رد کارها و موضوعات، فرهنگ سازمان را یاد می گیرند و اشاعه می دهند.
مهمترین معایب شبکه اجتماعی سازمانی چیست؟
حواس پرتی در نتیجه استفاده رسانه های اجتماعی
شبکه‌های اجتماعی سازمانی برای سازمان‌ها طراحی شده‌اند و فقط برای کارمندان داخلی قابل دسترسی هستند، اما همچنان می‌توانند مشابه شبکه ها و رسانه‌های اجتماعی عمومی حواس‌پرتی ایجاد کنند.
هدف شبکه های اجتماعی سازمانی کمک به کارمندان برای همکاری و برقراری ارتباط موثر با اعضای تیم است. اما صرف زمان بیش از حد درمحیط شبکه اجتماعی سازمانی به جای تمرکز بر کار واقعی می تواند منجر به کاهش بهره وری و کارایی کلی کارکنان شود.
در حالی که ابزارهای چت، ارتباطات در سازمان را تشویق می کنند، مکالمات خود به خودی بین همکاران می تواند به سرعت از کنترل خارج شده و علاوه بر حواس پرتی، اتلاف وقت هم ایجاد کنند. در نتیجه، اگر قوانین و مقرراتی را برای استفاده از شبکه اجتماعی سازمانی تنظیم نکرده باشید، ردیابی اتلاف وقت ممکن است ناممکن شود.
ازدیاد پیام ها و اعلان ها در زمان های نامناسب
شبکه های اجتماعی سازمانی به کارمندان اجازه می دهند تا با همکاران خود در لحظه ارتباط برقرار کنند و پاسخ های سریع دریافت کنند. اما این بدان معنا نیست که کارمندان بتوانند در هر زمانی از روز با همکاران خود ارتباط برقرار کنند و انتظار پاسخ سریع را داشته باشند. دریافت پیام های کاری در ساعات عجیب و غریب روز باعث می شود کارمندان احساس نارضایتی کنند. بهترین راه برای جلوگیری از این امر این است که یا به کارمندان اجازه دهید اعلان‌ها را در زمانی که در دسترس نیستند محدود کنند یا روی کارهای مهم تمرکز کنند و بتوانند از وضعیت "لطفا مزاحم نشوید" به معنای واقعی استفاده کنند.
تبدیل شدن تعاملات به کلاف سردرگم
با ابزارهای جداگانه یکپارچه سازی نشده با شبکه اجتماعی سازمانی، مانند اتوماسیون اداری، مدیریت اسناد و مدیریت پروژه، به راحتی ممکن است رشته مکالمات محو و مبهم و باعث سردرگمی شود. کارمندان ممکن است یک رشته مکالمه را در ابزار مدیریت پروژه شروع کنند سپس بحث مفصلی درمورد آن بین اعضای تیم در شبکه اجتماعی سازمانی ادامه یابد. در پایان روز، کارمندان در حال بررسی رشته مکالمات سردرگم در چند نرم افزار، نمی توانند رد یک موضوع را درست دنبال کنند. اگر قرار باشد از این موضوع پیشگیری کنید، یکپارچه سازی یک الزام خواهد شد.
توجه: برای رفع اثرات جانبی منفی شبکه اجتماعی سازمانی از یک محصول جامع، پیشرفته و با قدرت یکپارچه سازی بالا مانند کولتفرم استفاده کنید. اشتراک رایگان شبکه اجتماعی کولتفرم بسازید.
راهکار استفاده موثر از شبکه های اجتماعی سازمانی چیست؟
بهترین شبکه‌های اجتماعی سازمانی آنهایی هستند که با زیرساخت‌های فناوری اطلاعات موجود شرکت شما بتوانند خوب یکپارچه سازی شوند بدون اینکه جریان ماری آنها را مختل کنند. معرفی ابزارهای جدید ارتباطی مستقل از برنامه های کاربردی و سازمانی شما فقط کار را برای کارمندان گیج کننده تر می کند و بهره وری آنها را بیشتر کاهش می دهد.
شما، می‌توانید یک پلتفرم تعاملات سازمانی جامع مانند شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم را در سازمان خود مستقر کنید که هم شامل تمام ویژگی‌های ارتباطی مورد نیاز کارمندان است و هم امکانات بسیار قدرتمند در یکپارچه سازی با سایر سیستم های سازمانی را دارا است.
