چهار چالش در تعاملات درون سازمانی و راهکار رفع آنها
وجود بخشهای منسجم برای رشد و توسعه پیوسته هر سازمانی مهم هستند. در مقابل، وقتی واحدهای سازمانی به خوبی با یکدیگر تعامل و همکاری ندارند، در نهایت این مسئله می‌تواند مانع رشد و توسعه سازمان در کوتاه مدت شود. در این مقاله چهار چالش در اجرای تعاملات درون سازمانی را با هم بررسی می کنیم.
کارکنان با ایجاد روابط بین فردی قدرتمند با تیم های خود در سایر بخشها می‌توانند به سازمان کمک کنند تا عملکرد بهتری داشته باشد. در این شرایط شما وقتی با مشکل خاصی مواجه می‌شوید، به سادگی می‌دانید که به کجا مراجعه کنید و از چه کسی کمک بخواهید.
با توجه به اهمیتی که شرکت‌ها برای تعاملات سازمانی قائل هستند، شاید فکر کنید که همه شرکت‌ها تاکنون در این ارتباطات بین بخشی مهارت کامل کسب کرده اند، اما این موضوع همچنان برای اکثر شرکت‌ها یک چالش است.
ابزارهای تعاملات سازمانی که اکثر شرکت‌ها از آنها استفاده می‌کنند، با رویکرد تمرکز زیاد بر همکاری تیمی بکار می رود ، و با این کار به تک روی و جدایی بخشهای یک شرکت خاتمه می دهند.
تعاملات درون سازمانی (cross-departmental collaboration) چیست؟
تعاملات درون سازمانی مربوط به زمانی می‌شود که چند تیم از بخشهای مختلف یک سازمان برای دستیابی به اهداف مورد نظر با یکدیگر همکاری می‌کنند. اگرچه این رویکرد به اندازه تعامل درون تیمی فشرده یا پیچیده نیست، اما وجود یک همکاری و ارتباط درون سازمانی مطلوب برای ارائه پروژه‌ها در مقیاس کلان و تحقق اهداف بزرگ شرکت بسیار مهم است.
چالش‌ها و موانع اصلی موجود در تعاملات درون سازمانی را می توان از این قرار برشمرد:
- وجود تیم یا افراد تک رو در ادارات
- احتمال عدم درک کارکنان از اصطلاحات مرتبط با سایر بخشها
- احتمال کمبود وقت کارکنان برای کار بر روی یک پروژه جدید
- عدم وجود راهنما برای پشتیبانی از تعاملات
با هم هر کدام را به تفضیل در ادامه بررسی می کنیم.
1- وجود تیم یا افراد تک رو در سازمان ها
تک روی و خودمختاری در یک سازمان معمولاً زمانی گسترش پیدا می‌کنند که تیم‌ها از یکدیگر تفکیک و جدا می‌شوند و اهداف کلی سازمان را در نظر نمی گیرند. چنین تیم‌هایی فقط بر روی نقش‌ها و اهداف خود تمرکز دارند. و بخشها نیز چه سهوا و چه عمدا می‌توانند در نهایت از یکدیگر جدا شوند و یک گروه مستقل برای خود بسازند. این مسئله زمانی اتفاق می‌افتد که اعضای تیم فقط با خودشان درون تیم تعامل دارند و به ندرت وارد تعاملاتی فراتر از آن می شوند. نتیجه آن، ایجاد یک مجموعه از تیم‌ها و بخشها با خرده فرهنگ‌های متمایز است که گاهی در بین آنها تعارض و ناسازگاری به وجود می‌آید. همچنین وجود این افراد یا تیم های تک رو باعث دشواری درک مسئولیت‌های شغلی می‌شود یعنی عضو یک تیم نمی تواند به سادگی مسئولیت‌های شغلی یک عضو تیمی دیگر را درک کند.
در سازمان‌های کوچک، معمولاً بخشها و تیم‌ها در کنار یکدیگر بر روی پروژه‌های متعددی کار می‌کنند. اما ساختار سازمان‌های بزرگ می‌تواند همکاری بخشها با یکدیگر را دشوار کند بخصوص هم‌اکنون که اکثر شرکت‌ها به دلیل اپیدمی کرونا به رویکرد دورکاری گرایش شدیدی دارند. در این وضعیت، تیم‌های بخشهای مختلف به ندرت با یکدیگر تعامل دارند بنابراین گاهی نمی‌دانند که دیگران چه اقداماتی انجام می‌دهند.
روش غلبه بر این مشکل: در این خصوص باید فرصت‌های بیشتری برای کارکنان ایجاد کنید تا بتوانند با یکدیگر بیشتر تعامل داشته باشند چه در ساعات اداری و چه بعد از آن. همچنین شما می‌توانید فرضاً ماهی یکبار یک ضیافت شام برگزار کنید و از کارکنان بخشهای مختلف بخواهید تا در آن شرکت کنند یا می‌توانید کارکنانی از تیم‌های مختلف را برای صرف قهوه دعوت کنید و در این ملاقات‌ها درباره شغل و مسئولیت‌های شغلی و غیره اطلاعات به اشتراک بگذارید.
تعامل بین بخشها وقتی به بهترین نتایج خود می‌رسد که به روشی سازمانی انجام شود. این امر از طریق ایجاد فرصت‌هایی برای اجتماعی سازی کارکنان محقق می‌شود.
2- احتمال عدم درک کارکنان از اصطلاحات مرتبط با سایر بخشها
هر بخش، یک مجموعه از اصطلاحات، اختصارات و فرم‌های کوتاه مخصوص به خود دارد که از آنها برای برقراری ارتباط مؤثر با تیم خود استفاده می‌کند. اما افراد خارج از یک بخش که هرگز بر روی پروژه‌های مشابه کار نکرده‌اند، شاید این اصطلاحات را درک نکنند. وقتی اکثر کارکنان اصطلاحات تخصصی جدیدی را در جلسات می‌شنوند، در این حالت یا آنها را نادیده می‌گیرند (زیرا آنها را مرتبط با کار خود نمی‌بینند) یا در خصوص آنها احساس ناخوشایندی خواهند داشت و شاید صحبت همکاران خود را قطع کنند و بپرسند که این اصطلاح چه معنایی دارد. این مسئله باعث ایجاد موانع ارتباطی بین بخشها می‌شود و همکاری بین آنها را متوقف یا مختل می‌کند.
روش غلبه بر این مشکل: پاسخ، ایجاد یک فرهنگ شرکتی است که در آن، کارکنان تشویق می‌شوند تا صحبت کنند و سؤال بپرسند. وقتی برای اولین بار جلسات بین بخشی را برگزار می‌کنید، در این خصوص همیشه فرض بر این داشته باشید که همکاران شما اصطلاحات تخصصی بخش شما را نمی‌دانند بنابراین در زمان استفاده از آنها، توضیحاتی نیز ارائه کنید.
همچنین سازمان‌ها می‌توانند فرصت‌های یادگیری را ارائه کنند که در آن، کارکنان امکان صحبت‌های انفرادی دارند تا امکان درک بهتری از نحوه عملکرد بخشهای دیگر به دست آورند.
3- احتمال کمبود وقت کارکنان برای کار بر روی یک پروژه جدید
در شرایطی که کارکنان مشغول انجام مسئولیت‌های کاری روزانه خود هستند، رسیدگی به یک پروژه جدید تقریباً ناممکن به نظر می‌رسد فارغ از اینکه پروژه چقدر جالب باشد. همچنین بعضی کارکنان شاید بخواهند بخشی از یک پروژه بین بخشی باشند اما تا مدتی زمان کافی برای شروع کار بر روی پروژه جدید را ندارند. معمولاً چنین مشکلاتی زمانی اتفاق می‌افتند که قبل از ایجاد یک جدول زمانی برای پروژه، درباره اعضای تیم تصمیم می‌شود.
روش غلبه بر این مشکل: حتی قبل از شروع تهیه فهرست اعضای یک تیم، باید یک جدول زمانی کامل برای پروژه ایجاد کنید و زمان تقریبی را تخمین بزنید که برای رسیدگی به مراحل مختلف پروژه نیاز است. وقتی کارکنان ایده خوبی در مورد وظایف خود دارند و کل زمان مورد نیاز برای اتمام بخشی از پروژه خود را نیز در اختیار دارند، آنگاه برای آنها ساده‌تر خواهد بود تا تصمیم بگیرند که آیا می‌توانند به پروژه مورد نظر رسیدگی کنند یا خیر و اینکه آیا می‌توانند آن را در مدت زمان برآوردی به پایان برسانند یا خیر.
4- عدم وجود راهنما برای پشتیبانی از تعاملات
وقتی اعضای تیم برای همکاری در یک پروژه از بخشهای مختلفی انتخاب شده‌اند، احتمالا شاهد بعضی مشکلات اولیه باشیم. اما وقتی فردی برای هدایت و راهنمایی اعضای تیم وجود ندارد، می‌تواند باعث بروز مشکلاتی بزرگ‌تر در آینده شود و شاید پروژه شکست بخورد یا طبق انتظارات پیش نرود. همچنین گاهی موقعیت‌هایی وجود دارد که در آنها، کارکنان در خصوص نحوه تعامل و همکاری بخشها هیچ نظری ندارند. وقتی کارکنان فرصتی برای طرح مسائل، پرسیدن سؤال یا فعالیت نمی‌بینند، بالطبع انگیزه آنها نیز برای داشتن بهترین عملکرد خود شدیداً کاهش می‌یابد.
روش غلبه بر این مشکل: فقط زمانی می توان یک تعامل بین بخشی موفق داشت که سرپرستان و مدیران بخشها برای هدایت اعضای تیم حضور داشته باشند.
سرپرستان بخشها باید رویکردی «بالا به پایین» داشته باشند و جلسه بگذارند تا دستورالعمل‌ها و راهنمایی‌هایی برای تعاملات بین بخشی ارائه دهند، و اگر متوجه شدند که بخش تحت نظر آنها در همکاری با سایر بخشها عملکردی ضعیف دارد، باید مسئولیت ساخت پل‌های ارتباطی و توجیه کارکنان بخش خود را بر عهده بگیرند.
وجود یک پلتفرم ارتباطات سازمانی آنلاین می‌تواند تعاملات درون سازمانی را تسهیل کند
اکثر ابزارهای ارتباطات سازمانی موجود برای تعاملات درون سازمانی و بین بخشهای یک سازمان توسعه نیافته‌اند. آنها فقط به اعضای یک تیم کمک می‌کنند تا به روشی مؤثر با سایر اعضای همان تیم همکاری کنند. لازم به ذکر است، کارکنان بخشهای مختلف یک سازمان عادت به استفاده از اپلیکیشن‌های مختلف برای ارتباط با اعضای بخش خود و مدیریت امور خود دارند.
بنابراین گردهم آوردن آنها برای ایجاد یک تیم جدید به معنای تهیه یک فهرست از اپلیکیشن‌های جدید و آموزش کارکنان است تا بتوانند از ابزارهای جدید به شکلی مؤثر استفاده کنند، که این مسئله باعث افزایش زمان و هزینه‌های پروژه می‌شود.
در اینجا شما می‌توانید با معرفی یک پلتفرم ارتباطات سازمانی آنلاین، مانند کولتفرم Colatform مطمئن شوید که کارکنان می‌توانند به شکل منسجم با کارکنان بخش خود یا سایر بخشها .تعامل و ارتباط داشته باشند.
یک محل کار دیجیتالی به شما این امکان را می‌دهد که کانال‌های ارتباطی اختصاصی ایجاد کنید. در این کانال‌های ارتباطی کارکنان بخشهای مختلف می‌توانند درباره پروژه‌های خود بحث کنند و سطح ارتباطات سازمانی خود را ارتقاء دهند.
وقتی کل سازمان شما مبتنی بر یک پلتفرم تعامل سازمانی است، آنگاه همکاری بین کارکنان بخشهای مختلف تسهیل می‌شود. در چنین سازمانی، شانس کمتری برای تیم‌های تک رو وجود دارد و شاهد افزایش تعامل بین بخشی خواهیم بود.
برای استفاده از نسخه رایگان پلتفرم تعاملات سازمانی کولتفرم Colatform به این لینک مراجعه کنید.
