چچ

12 راهکار کلیدی برای بهبود تعاملات و همکاری تیمی

تعاملات و همکاری تیمی، سنگ بنای کلیدی کسب وکارهای موفق است. در محیط کاری تعاملی، شاهد افزایش سطح اعتماد، تعهد بالاتر نیروی کار با عملکرد بهبود یافته تر هستیم. در این مقاله به راهکارهایی برای بهبود سطج تعاملات همکاری تیمی می پردازیم.

12 راهکار کلیدی برای بهبود تعاملات و همکاری تیمی

مطالعات نشان می دهد که عملکرد تیم های تعاملی (همکاری درون تیمی بالایی دارند)، 5 برابر بیشتر از تیم های دیگر است، چون برای دستیابی به یک هدف مشترک، تلاش جمعی و هم افزایی دارند.

با این وجود برخلاف مزایای شناخته شده کارتیمی اثربخش، به ندرت مدیران در ایجاد اینگونه تیم ها موفق می شوند یا حتی آن را در اولویت قرار نمی دهند. بررسی پژوهشی که روی تیم های فروش انجام شد، اهمیت این مساله را آشکارتر می کند. جالب است بدانید، از بین 1400 مدیراجرایی و کارمند فروش، 86درصد آنها عامل اصلی شکست در محیط کار و عدم موفقیت در رسیدن به اهداف فروش را عدم وجود تعامل مثبت تیمی می دانستند.

ایجاد یک محیط تعاملی مثبت در تیم های کاری، چندان ساده نیست. یکپارچه سازی ارزش های تعاملی با مسائل اخلاقی و سیاست های شرکت، نیاز به تلاش زیادی دارد. در حقیقت هم استراتژی و هم نقشه راه مناسبی را لازم دارد. در نوشته چند استراتژی را بیان می کنیم که به شما در مدیریت و ایجاد تعاملات در تیم پشتیبانی کمک می کند:

استراتژی های ایجاد تعاملات در تیم

  • به اشتراک گذاری مداوم ماموریت و اهداف سازمان در تیم
  • بیان شفاف انتظارات از تعاملات و همکاری
  • تعریف و تبیین اهداف تیم
  • تاکید بر نقاط قوت و مهارت افرد
  • بهبود شرایط تعامل و همکاری در محیط کاری
  • تقویت ارتباط صادقانه و آزاد
  • تشویق خلاقیت
  • اشتراک گذاری دانش، نگرش و منابع
  • ایفای الگوی تعاملات توسط شما در تیم
  • گسترش تعاملات به خارج از فضای دفترکار
  • قدردانی و پاداش دهی به کار تیمی موفق
  • سرمایه گذاری بر ابزارهای تعاملات سازمانی

1) به اشتراک گذاری مداوم ماموریت و اهداف سازمان در تیم

همه برای فعالیت های خود، نیاز به یک دلیل دارند، دلیلی که بخشی از آن باشند. هدفی مشخص و گسترده که به کارکردن آنها معنی ببخشد.

تعریف ماموریت و اهداف سازمان، اولین گام برای گردهم آوردن افراد حول یک هدف مشترک و همکاری برای تحقق آن است.

ماموریت، باید ساده اما معنی دار باشد. و هرچه قانع کننده تر باشد، بهتر است. وظیفه شماست که به کارکنان خود یک دلیل و هدف ارزشمند بدهید، چیزی فراتر از پرداخت حقوق، تا توانایی های خود را نشان دهند و نسبت به کار خود اشتیاق پیدا کنند. هرچه آنها مشتاق تر باشند، با احتمال بیشتری با هم تیمی های خود برای دستیابی به ماموریت شرکت همکاری می کنند. این ماموریت و اهداف باید آنقدر به کرات تکرار شود که مطمئن شوید همه نسبت به آن آگاهی دارند، و همه اعضا تیم شما بتوانند آن را برای خود تکرار کنند. به این ترتیب، وقتی با تعارض یا چالش روبرو شوند، می توانند با در نظر داشتن اهداف و ماموریت تیم، همچنان روی کار خود متمرکز باشند.

2) بیان شفاف انتظارات از تعاملات و همکاری

هم چنین، اگر اعضای تیم آگاهی نداشته باشند که شما به دنبال ارتقاء تعامل و همکاری در تیم هستید، نباید انتظار داشته باشید که این تعامل رخ دهد.

از ابتدا حداقل انتظارات استاندارد خود را از سطح تعاملات و همکاری تعیین کنید. حتی فراتر، این انتظار، باید بخشی از فرایندهای به کارگیری و استخدام افراد باشد تا نیروهای جدید بدانند که کارتیمی برای شما اولویت دارد.

شرح وظایف کارکنان، باید شامل جزییاتی درباره نقش های فردی آنها و نقش هایی که انتظار می رود در تعامل با سایز اعضای تیم انجام دهند باشد. با تمایز این نقش ها، شما می توانید بین آنچه مسئولیت شخصی آنها است و آنچه بخشی از تعامل با تیم است، مرزهای مشخصی ایجاد کنید.

3) تعریف و تبیین اهداف تیم

تیم شما باید بداند که اهداف آنها یک مکالمه ماهانه و یا هفتگی نیست. در شرایط ایده آل، شما باید به صورت روزانه در مورد اهداف تیمی صحبت کنید. شناخت کافی تیم از اهداف فردی و تعاملات تیمی، موجب کاهش انزوای افراد و بهره وری آنها خواهد شد.

ملافات ها و جلسات صبحگاهی که هر روز در زمان مشخصی برگزار می‌شوند، می‌توانند به پرورش این ایده کمک کنند که اعضای تیم هرروز، در کنار هم در مورد مساله خاصی کار می کنند. حتی، شما می توانید یک گام به عقب بازگردید و به تیم خود اجازه دهید که اهداف روزانه خود را بازتعریف کنند.

4) تاکید بر نقاط قوت و مهارت افرد

تحقیق اخیر OfficeTeam نشان می دهد اگر از کارکنان تقدیر نشود، 66 درصد آنها شغل خود را ترک خواهند کرد. این تعداد در نسل هزاره به 76درصد رسیده است. اگر از مهارت‌های منحصر به فرد افراد استفاده نشود و ارزش آن‌ها شناسایی نشود، کارکنان شغل دیگری را جستجو می‌کنند.

همه یک رهبر نیستند. همه سخنران عمومی خوب نیستند. اما تیم موفق زمانی ایجاد می شود که هر یک از اعضا بتوانند از مجموعه مهارتهای خاص خود استفاده کنند.

به عنوان بخشی از فرایند استخدام، شما نقاط قوت کارکنان خود را باید شناسایی کرده باشید. اطمینان حاصل کنید که از این نقاط قوت استفاده می کنید و در یک محیط تعاملی بر آنها تاکید و از بکارگیری آن تقدیر کنید.

به عنوان مثال وقتی ما در حال توسعه تیم تولید محتوا بودم، تمرکز بر نقاط قوت خاص هر یک از افرادی که استخدام کردم، و تناسب این نقاط قوت با وظایف و نقش های آنها و تلاش های جمعی تیم تولید محتوا به طورکلی برای ما بسیار اهمیت داشت.

شما می توانید با اجرای آزمون شخصیتی یا مهارت‌ها و به اشتراک گذاشتن نتایج در یک محیط گروهی، به دستیابی به این هدف کمک کنید.

5) بهبود شرایط تعامل و همکاری در محیط کاری

حس یکپارچگی و سهولت ارتباطات در محیط کاری بسیار اهمیت دارد. 54درصد کارکنان بیان می کنند که حس خوب یکپارچگی تیمی به آنها کمک می کند که مدت طولانی تری در شرکت باقی بمانند.

وقتی افراد احساس می کنند که نظر آنها اهمیت دارد، با احتمال بیشتری از توانایی های خود استفاده خواهند کرد. برعکس، وقتی افراد به این نتیجه برسند که نظر آنها اهمیت ندارد، احساس کم اهمیتی می کنند و کارتیمی نیز با مشکل روبرو خواهد شد.

اما ایجاد شرایط مناسب می تواند دشوار باشد. برای دستیابی به تعاملات تیمی، نباید تیم خود را غرق جلسات بی پایان کنید و فقط بر تعامل و کار تیمی اصرار کنید. درواقع، همه کارها نیز نباید به صورت تیمی اجرا شوند.

جلسه روزانه صبحگاهی نقطه آغاز خوبی است. هم چنین هر روز، تیم خود را دعوت کنید که گردهم بیایند ودرباره اهداف، وظایف روزانه و فرصتهایی که کارتیمی در آنها مفید است، صحبت کنید. این محیط ها، به تیم در همسویی خود و اجتناب از دوباره کاری و نظارت بیش از حد کمک می کند.

6) تقویت ارتباط صادقانه و آزاد

تعاملات خوب تیمی، بر ارتباطات صادقانه و آزاد تکیه می کند. هرچه افراد حس کنند که می توانند با یکدیگر تعامل داشته باشند، ایده های بیشتری به اشتراک گذاشته می شود و تیم نیز بهره وری بیشتری خواهد داشت.

با این وجود، این فرایند برای اعضا درونگرا تر تیم، ممکن است به صورت طبیعی رخ ندهد.

اگر از نظر روانی، یک محیط کاری ایمن ایجاد کنید که در آن اعضای تیم از قضاوت در امان باشند، احتمال بیشتری دارد که آزادانه صحبت کنند و ایده های خود را ارائه دهند.هرچه محیط برای ارتباطات ایمن تر باشد، فضا تعاملاتی تر نیز خواهد شد.

7) تشویق خلاقیت

تیم تعاملات محور، یک تیم نوآورانه است. به این ترتیب، ایجاد فضایی برای خلاقیت، به پرورش تعاملات کمک خواهد کرد. این یک چرخه ارزشمند است.

جلسات طوفان فکری Brainstorming، شیوه خوبی برای هدایت تیم به سمت تفکر خلاق است. محیطی که در آن آنها بتوانند پیش بروند و ایده ها را به چالش بکشند، به کارکنان کمک می کند احساس کنند که در ماموریت شرکت سهم دارند.

من اغلب دریافته ام که از دید برخی اعضا تیم، جلسات طوفان فکری دلهره آور است، به خصوص اگر بدون اطلاع قبلی آنها اجرا شود. برای رفع این مساله، می توان یک روز قبل به اعضای تیم اطلاع داد تا همه بتوانند ذهن خود را از قبل آماده کنند.

8) اشتراک دانش، نگرش و منابع

همانطور که اغلب گفته می شود، دانش یک قدرت است. و اگر دانش در تیم شما به اشتراک گذاشته شود، آنها احساس قدرت بیشتری برای تعاملات خواهند کرد.

یک نرم‌افزار به اشتراک‌گذاری فایل می‌تواند به تیم شما کمک کند به منابعی که برای انجام کارهایشان نیاز دارند، دسترسی پیدا کنند. البته اغلب نرم‌افزارهای تعاملات سازمانی نیز همین امکان را فراهم می کنند.

اما فراتر از آن نیز باید فضاهایی - فیزیکی و مجازی - ایجاد کنید که تیم شما بتوانند نگرش های خود را در آن به اشتراک بگذارند، درباره شکست‌هایشان بحث کنند و به یکدیگر بازخورد سازنده بدهند.

9) در مقام رهبر تیم، الگوی اجرای تعامل باشید

شما می توانید هر اندازه بخواهید راهکار برای اجرای تعاملات داشته باشید، اما اگر خودتان رفتارهای تعامل محور از خود نشان ندهید، همان را به کارمندان خود نیز منتقل می کنید.

به عنوان رهبر یک تیم تعامل محور، باید در هر مرحله این حس را نشان دهید. تعامل نفر به نفر نقطه خوبی برای آغاز کار است. تمرکز یک به یک در فواصل زمانی معین با هر یک از اعضای تیم نشان می دهد که شما برای گفتگو آماده هستید.

نحوه برخورد شما با درخواست ها و تعهدات خود نشان دهنده حس شما در مورد تعاملات است. وقتی کارکنانتان از شما درخواست پشتیبانی می کنند، به درخواست آنها احترام بگذارید و تنها تعهدی را بیان کنید که می دانید می توانید آن را اجرا کنید.

هرچه تیم شما بیشتر به پشتیبانی شما اعتماد کند، این اعتماد در تیم شما منتشرمی شود و به نوبه خود، اعضای تیم بهره وری بیشتری خواهند داشت.

10) گسترش تعاملات به خارج از فضای دفترکار

فقط در مورد مسائل داخلی سازمان صحبت نمی کنیم، بلکه به کارهای توسعه همکاری تیمی خارج از محل کار نیز باید اهمیت داد.

بیرون رفتن و با هم بودن اعضای تیم خارج از محل کار، به تیم ها کمک می کند روابطی را بر اساس علایق متقابل، و نه براساس اشتراکات آنها در ساعات کاری، ایجاد کنند. به این ترتیب کارکنان یکدیگر را به جای همکار، به عنوان یک انسان محسوب می کنند.

اما نباید منتظر رخدادهای خارج از محل کار بود. یک قهوه صبحگاهی یا نوشیدنی بعد از کار می تواند به استحکام روابط و ایجاد همبستگی تیمی شما کمک کند. برخی شرکت‌های کوچک‌تر شرایط منظم‌تری را اتخاذ می‌کنند، که در نتیجه آن ارتباط دوستی اعضای تیم با هم قوی تر می شود. به عنوان مثال با هم نهار می خورند یا با اعضای تیم به گردش می روند.

11) قدردانی و پاداش دهی به کار تیمی موفق

نحوه اندازه گیری موفقیت تیم شما، اطلاعاتی را درباره ماهیت شرکت شما نشان می دهد. اگر شما به کارتیمی اثربخش و تعاملات موفق پاداش دهید، آنگاه شما ارزش های زیربنایی کسب وکار خود را نشان می دهید.

وقتی شاخص های ارزیابی کارکنان خود را طراحی می کنید، بر تعاملات تیمی و موفقیت های فردی تمرکز کنید. مشخص کنید که تلاش های تیمی کارکنان شما، مورد توجه قرار می گیرند و موفقیت های جمعی پاداش دریافت می کنند.

12) روی ابزارهای تعاملات سازمانی سرمایه گذاری کنید

ایجاد محیط کاری دیجیتال، یکی از کاربردی ترین روش هایی است که شما برای اطمینان از تعاملات بلندمدت بین اعضا تیم می توانید انجام دهید. اگر نیروهای دورکار داشته باشید که استفاده از سرویس های شبکه اجتماعی سازمانی یا پلتفرم همکاری سازمانی یک الزام خواهد بود. با این حال 80 درصد کسب وکارها، از ابزارهای تعاملات سازمانی برای پیشرفت فرایندهای کسب وکار خود استفاده می کنند. این آمار نشان می دهد که استفاده از این ابزارها بسیار گسترده است.

با توجه به اینکه حدود 3.3 میلیون متخصص حرفه ای تمام وقت در آمریکا، خانه خود را به عنوان دفتر کاری اصلی خود محسوب می کنند، بکارگیری ابزار درست برای ایجاد امکان همکاری تیمی بدون حضور فیزیکی در یک محل مشترک، بسیار ارزشمند است.

براساس نتایج یکی از مطالعات اخیر دانشگاه کویین، این فرضیه که ابزارهای شبکه اجتماعی سازمانی به ارتقاء سطح تعاملات و همکاری تیمی در محیط کار کمک می کنند را تایید می کند. قابل پیش بینی است که نسل هزاره، بیشتر از سایرین از کاربرد ابزارهای تعاملات سازمانی حمایت می کند: 49درصد نسل هزاره استفاده از ابزارهای تعاملات سازمانی را تایید کردند، در حالیکه این درصد برای نسل بعد از جنگ جهانی دوم 31درصد و برای نسل X (نسل بعد از انفجار جمعیتی و قبل از نسل Y) برابر 40 درصد بود.

محیط کاری دیجیتال شما می تواند شبیه چیزی باشد که نیاز دارید. مجبور نیستید فوراً آخرین تکنولوژی را تهیه کنید. هزینه شما در ابتدا می تواند کم باشد. ترفند اصلی این است که ابزارهای مختلف را امتحان کنید تا گزینه مناسب با علایق و سلایق تیم خود را پیدا کنید.

در انتها، ما سرویس ابری کولتفرم را به عنوان یک ابزار ارتباطات و تعاملات سازمانی ایرانی که مشابه اسلک و مایکروسافت تیمز است را پیشنهادمی کنیم. می توانید به راحتی نسخه رایگان آن را تست کنید.

مترجم: نسرین اسکندریان
اجازه انتشار: قید نشده
نوع: ترجمه
آدرس کوتاه شده: