مزایای نرم افزار همکاری سازمانی آن قدر زیاد است که نمی توان نادیده گرفت

حتی اگر با اصطلاح "نرم افزار تعاملات سازمانی" آشنا نباشید، بدون شک با ابزارهای همکاری تیمی که این اصطلاح به آنها اشاره می کند آشنا هستید. محیط کار مایکروسافت تیمز، اسلک، متا، و شاید نمونه ایرانی کولتفرم.

سرویس تجزیه و تحلیل هاروارد بیزینس ری ویو اخیراً از 718 خواننده HBR نظرسنجی کرده تا نظر آنها را در مورد نرم افزار همکاری سازمانی بپرسد. گزارشی بر اساس این نظرسنجی، با عنوان دیجیتالی شدن همکاری، نشان داد که 95 درصد از کارمندان در شرکت‌های بزرگ قبلاً از نرم‌افزار همکاری سازمانی استفاده می‌کردند و 5 درصد باقی‌مانده به طور فعال در حال بررسی و تصمیم برای پذیرش نرم افزار تعاملات سازمانی بودند.

به عبارت دیگر، با وجود قدمت حدود یک دهه، نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی در حال حاضر در اکثر سازمان های بزرگ نهادینه شده است. شرکت بین المللی داده (IDC) همچنین اعلام کرده است که بازار نرم افزار همکاری سازمانی که در سال 2019 بیش از 3.5 میلیارد دلار ارزش داشته و در دو سال بعد رشد 110 درصدی را تجربه کرده است. البته تاثیر پاندمی کرونا را نادیده نباید گرفت.

نرخ بازگشت سرمایه (ROI) نرم افزار همکاری سازمانی

سوال مهم این است که، چرا شرکت‌های بزرگ، که اغلب تمایلی به پذیرش فناوری‌های جدید ندارند، اینقدر سریع پلتفرم‌های تعاملات سازمانی را به سازمان‌های خود راه داده اند؟

به طور خلاصه، می شود گفت تاثیر مثبت آن بر بهره وری.

در سال 2012، مزایای احتمالی و بالقوه نرم افزار همکاری سازمانی بر افزایش بهره وری، توسط شرکت های مطرح مشاوره برجسته شده بود. مؤسسه مک کینزی استدلال کرده بود که بهبود بستر همکاری و ارتباطات کارکنان به واسطه استقرار ابزارهای شبکه اجتماعی سازمانی می تواند بهره وری را تا 25 درصد افزایش دهد. مطالعات میدانی بعدی از تأثیر بکارگیری محیط کاری متا که توسط Forrester انجام شد، این پیش‌بینی را تأیید کرد. این مطالعه نشان داد که محیط کاری دیجیتالی می‌تواند 3.9 برابر بازدهی سرمایه‌گذاری را طی سه سال تضمین کند (این مطالعه 13.1 میلیون دلار بازگشت سرمایه را در ازای سرمایه‌گذاری 2.6 میلیون دلاری در چند شرکت مورد مطالعه نشان داد) و این یعنی با استقرار درست بازگشت سرمایه در کمتر از یک سال رخ می دهد.

مطالعات Forrester نشان داد که استقرار درست محیط کاری دیجیتالی بر بستر یک نرم افزار تعاملات سازمانی می تواند این تاثیرات را داشته باشد:

• کاهش 34 درصدی زمان لازم برای به روز آوری دانش کارمندان جدید؛
• افزایش 20 درصدی کارایی کارمندان (حاصل از توسعه همکاری تیمی)؛
• کاهش 80 درصدی هزینه های زیرساختی ارتباطی بر پایه ابزارهای قدیمی؛
• افزایش 20 درصدی سرعت تصمیم گیری؛
• افزایش 32 درصدی در نوآوری محصول؛
• افزایش 24 درصدی راندمان فرآیند ورود نیروی کار جدید به سازمان.

اکثر پاسخ دهندگان (76%) به نظرسنجی اخیر هاروارد بیزینس ریویو موافق بودند که استقرار ابزارهای همکاری و ارتباطات سازمانی باعث بهبود بهره وری در سازمان آنها شده است.

استقرار درست نرم افزار همکاری سازمانی مهم است

اما ممکن است بپرسید چرا 24 درصد از پاسخ دهندگان HBR نگفتند که ابزارهای شبکه اجتماعی سازمانی بهره وری را را در سازمان آنها بهبود بخشیده است؟ حقیقت این است که ابزارهای همکاری سازمانی کارایی و بهره وری را تا حد قابل توجهی افزایش می دهند، اما باید به درستی استقرار یابند.

درست مانند ایمیل، پلتفرم‌های همکاری سازمانی هم می‌توانند بر اهداف و سیاست های سازمان غلبه کنند. همانطور که Vox در یکی از مقالات خود بیان می کند: "ارتباطات چیز خوبی به نظر می رسد اما تا زمانی که در کنترل و زیر چتر سیایت های سازمان باشد. از آنجایی که صحبت کردن با همکارانمان با استفاده از نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی کاری بسیار آسان است، تعدادی از کارمندان بیش از درگیر ارتباط با بقیه می شوند و همه این پیام‌ها مفید نیستند".

سهولت ارتباط و اشتراک گذاری که پلتفرم تعاملات سازمانی ارائه می کند نیز چالش های خاصی را ایجاد می کند. درست مانند ایمیل، آنها می توانند به مجرای مکالمات نامناسب کارمندان و به اشتراک گذاری داده های حساس و طبقه بندی شده تبدیل شوند. این واهمه باعث می شوند در حالی که شرکت‌ها معمولاً ابزارهای نرم‌افزاری دیگر را پایش می‌کنند و ارتباطاتی مانند ایمیل را بایگانی می‌کنند، برای عملیاتی سازی و اجرای نرم‌افزار همکاری سازمانی، تا وضع و تبیین الزامات قانونی و انطباق درون سازمانی با این فناوری، مدت زیادی را منتظر می‌مانند.

همانطور که مطالعه Forrester نشان داد، مزایای بالقوه نرم افزار همکاری سازمانی به حدی قابل توجه هستند که نمی توان آن را نادیده گرفت. اما شرکت ها باید این فناوری ها را به روش صحیح استقرار دهند. این یعنی:

• به آموزش کارکنان در مورد استفاده مناسب و سنجیده از ابزارهای شبکه اجتماعی سازمانی اهمیت دهید.
• یک سیاست همکاری سازمانی دقیق که استفاده و ارتباطات مناسب را مشخص می کند ایجاد و تبیین کنید.
• سپس استقرار نرم افزار همکاری سازمانی را به روشی صحیح با کمک یک مشاور در سراسر سازمان انجام دهید.
• برای جلوگیری از رفتار نامناسب و جلوگیری از نشت اطلاعات یا از دست دادن داده ها حتما بر پلتفرم پایش مداوم داشته باشید؛
• سوابق دقیق از داده های ارتباطات و همکاری سازمانی را برای ممیزی و مسائل بعدی نگهداری کنید.

ظهور پلتفرم های همکاری سازمانی

در حالی که ما تمایل داریم پلتفرم‌های شبکه اجتماعی سازمانی مدرن که توسط شرکت‌هایی مثل اسلک، مایکروسافت تیمز و متا ارائه می شوند را با ابزارهای پیام‌رسانی فوری داخلی یکی بدانیم، اما واقعیت این است که این فناوری های مدرن پتانسیل آن را دارند که بسیار فراتر از یک پیام رسان باشد. در واقع، MIT Sloan Management Review توصیه می کند که "شرکت‌ها [پلتفرم‌های تعاملات سازمانی] را به‌عنوان مرکزی که سیستم‌های فناوری اطلاعات، برنامه‌های کاربردی تجاری، ابزارهای مشارکتی و سایر پلتفرم‌های دیجیتال سازمان را به هم متصل می‌کند، قرار دهند".

جالب این است که نرم افزارها هم همین مسیر را یرای توسعه پیش گرفته اند. به عنوان مثال، اسلک نیز به طور خاص شروع به معرفی خود به عنوان یک مرکز ارتباطات سازمانی کرده است و تاکید بیشتری بر یکپارچگی و ادغام آن با سایر نرم افزارها دارد.

ما در سرویس تعاملات سازمانی کولتفرم هم این رویکرد را داریم. وقتی می گوییم Colatform یک مرکز تعاملات سازمانی است، منظور ما فقط گستره کارکنانی که برای یکدیگر پیام می فرستند نیست، بلکه به طور گسترده تر، بخشی است که برای کار تیمی، هماهنگی و مدیریت پروژه ها و یکپارچگی اعلانات و بسیاری از سیستم ها، داده ها و برنامه های تجاری که بهره وری را برای کسب و کار تقویت می کند فعال می شود. هنگامی که همه این عناصر درColatform گرد هم می آیند، در آن زمان است که ما واقعاً می توانیم ادعا کنیم کولتفرم به عنوان یک مرکز تعاملات سازمانی استقرار یافته است.

پلتفرم های همکاری سازمانی پتانسیل تبدیل شدن به بستر اساسی سیستم های فناوری اطلاعات سازمانی را دارند. طبیعتا با چنین کاری، آنها می توانند بهره وری را بهبود بخشند، همکاری را تقویت کنند و حتی نوآوری را افزایش دهند. اما استفاده از حداکثر پتانسیل آنها مستلزم استقرار و اجرای دقیق است. اگر یک پلتفرم همکاری سازمانی واقعاً به مرکزی تبدیل شود که تیم ها و ابزارهای درون یک سازمان را به هم متصل کند، شرکت ها باید مطمئن باشند که می توانند به اندازه کافی همه جنبه های آن را نظارت و مدیریت کنند.

پیشنهاد می کنیم حتی اگر استقرار آن در سازمانتان در مراحل اولیه است، شاید بهتر باشد راهکار ثبت و ممیزی سوابق را نیز از همین ابتدا در نظر بگیرید. با قرار دادن سیستم‌ها و فرآیندهای مناسب، شرکت‌ها می‌توانند مزایای بالقوه‌ای را که پلتفرم‌های همکاری سازمانی ارائه می‌دهند تا حد زیادی تثبیت کنند.