چگونگی بهینه‌سازی گردش اطلاعات در سازمان

گردش اطلاعات چیست؟

اول از همه، ما باید مشخص کنیم که جریان اطلاعات دقیقا ً به چه معناست.

تعریف: گردش اطلاعات

اساسا، گردش اطلاعات (در فناوری اطلاعات: جریان داده) به مسیرهای عبور همه اطلاعات در یک سازمان اشاره دارد. فرمت انتقال اطلاعات و ارتباطات فرستنده/گیرنده نقشی محوری ایفا می‌کنند. در یک جریان ایده‌آل، اطلاعات بدون اتلاف، تاخیر یا سوء‌تفاهم مبادله می‌شوند.

حامل‌های اطلاعاتی از جمله فرمت‌هایی مانند ایمیل‌ها و فرآیندها (تعاملات) جریان یا گردش اطلاعات را بوجود می‌آورند.

داده در مقایسه با اطلاعات

ما اغلب در مورد اطلاعات و داده‌ها به صورت موازی صحبت می‌کنیم. با این حال، تفاوت‌های کلیدی معدودی وجود دارند که باید مورد توجه قرار گیرند. اطلاعات به حقایق و دانش اشاره دارد. از سوی دیگر داده‌ها جزئیات واقعیت‌ها هستند. داده‌ها مقادیری هستند که برای نمایش اطلاعات استفاده می‌شوند. داده‌ها صرفا یک نشانه یا یک عدد است. زمانی که داده‌ها جمع‌آوری می‌شوند و معنا پیدا می‌کنند، در نهایت به اطلاعات تبدیل می‌شوند. بنابراین اصطلاح «اطلاعات» گسترده‌تر از اصطلاح «داده» است. اگرچه استراتژی کسب‌وکار اغلب به اطلاعات مربوط است، اما فناوری اطلاعات عمدتا ً به داده‌ها مربوط می‌شود.

جریان اطلاعات چگونه کار می‌کند؟

توضیح ایده‌آل به شرح ذیل است: اطلاعات به سرعت و بدون اتلاف از a به b می‌رسد. انتقال اطلاعات را می‌توان با یک ماده مقایسه کرد. باید بدون آسیب دیدن و در زمان مقرر به مقصد خود برسد. اگر فرستنده پیام مربوطه را آماده داشته باشد، باید بدون ابهام و بصورت کامل به شیوه‌ای بِروز به گیرنده موردنظر برسد. سیستم انتقال مورد استفاده باید سریع و قابل‌اعتماد باشد.

با این حال، در عمل، اغلب چنین نیست:

اطلاعات …

از دست می رود.
تحریف می‌شود.
زمینه را از دست می‌دهد.
دیر به گیرنده می‌رسد.
قابل‌درک نیست.

یک گردش خوب اطلاعات به گونه‌ای که فورا ً و بدون تغییر به گیرنده مناسب برسد، نیازمند سیستم‌های مناسب است. پشتیبانی نرم‌افزار برای سازماندهی و ساختاردهی شفاف اطلاعات استفاده می‌شود.

درخواست جلسه مشاوره و دمو

سیستم‌ها اطلاعاتی روی کسب‌وکار تاثیر می‌گذارند

اطلاعات مسیرهای بسیار متفاوتی را در شرکت‌ها دنبال می‌کنند. در اینجا برخی از کانال‌هایی که معمولا ً از طریق آن‌ها انتقال اطلاعات صورت می‌گیرد، اشاره می کنیم:

• مکالمات بین افراد سازمان( تلفنی یا حضوری )
• جلسات آنلاین یا حضوری
• ایمیل و نامه ها
• چت‌ها، ابزارهای ارتباطی و پیام‌رسان ها
• سیستم‌های مبتنی بر تیکت

مثال منفی ۱: تحریف اطلاعات

یک نمونه از جریان اطلاعات می‌تواند مدیری باشد که استفاده از ابزار جدیدی را مد نظر دارد. او این اطلاعات را از طریق ایمیل به تیم خود منتقل می‌کند و سپس از طریق سرویس پیام‌رسانی داخلی درباره آن صحبت می‌کند. در هر دور ارتباطی، جزئیات اطلاعاتِ مربوطه به طور مکرر تحریف می‌شوند، به طوری که در نهایت برگزاری یک جلسه برای همگام‌سازی و شفاف سازی اطلاعات لازم است.

مثال منفی ۲: انتقال پراکنده

در مثال دیگر، همکاران در مورد یک کار جدید به صورت شفاهی صحبت می‌کنند. با این حال، همه اعضای تیم همزمان حضور ندارند. برخی از آن‌ها همزمان بر روی کارهای دیگر متمرکز هستند. در نهایت، هیچ‌کس نمی‌داند چه کسی دقیقا ً چه اطلاعاتی و چه مقدار از آن را در اختیار دارد. علاوه بر این، برخی از اعضای تیم، این کار را بدرستی درک نمی‌کنند.

جریان یا گردش اطلاعات در مقابل مدیریت اطلاعات

مدیریت اطلاعات ارتباط نزدیکی با انتقال اطلاعات دارد. آن‌هایی که اطلاعات را مدیریت می‌کنند، نحوه انجام این کار را هماهنگ می‌کنند و اطمینان حاصل می‌کنند که آن را می‌توان یافت، کنترل کرد و روی آن مسلط شد. به طور استعاری، اطلاعات اغلب یک مسیر طبیعی را دنبال می‌کند، به طور کلی ساده‌ترین راه را انتخاب می‌کند درست مانند آب. با این حال، این مسیر از طریق مدیریت کارکردی کنترل می‌شود. اما یک سد می‌تواند جریان را متوقف کند، آن را منحرف کند یا تحلیلی را در صورت لزوم ارائه دهد.

چرا جریان بهینه اطلاعات اینقدر مهم است؟

ارتباطات همه چیز است - پیام‌ها باید به شیوه‌ای هدفمند منتقل شوند تا گیرنده آن‌ها را به درستی درک کند. بدون ارتباطات کافی در شرکت، بسیاری از آن‌ها از دست می‌روند. یعنی افراد مناسب باید در زمان مناسب اطلاعات را دریافت کنند و بتوانند معنای آن را طبقه‌بندی کنند.

مزایای مثبت گردش بهینه اطلاعات

برخی دلایل مرتبط با این که چرا کسب‌وکار شما نیاز به بهینه‌سازی جریان اطلاعات دارد عبارتند از:

1. کارایی بیشتر: با رسیدن سریع و دقیق اطلاعات از یک منبع به منبع دیگر، کارها می‌توانند سریع‌تر تکمیل شوند بدون تاخیر یا سوءتفاهم. نتایج حاصل عموما ً بهتر هستند.
2. تصمیم‌گیری بهتر: کیفیت تصمیمات اتخاذ شده تا حد زیادی به کیفیت، به موقع بودن و تحلیل اطلاعات موجود بستگی دارد. بنابراین جریان خوب اطلاعات منجر به تصمیم‌گیری بهتر می‌شود.
3. هماهنگی بهتر: جریان خوب اطلاعات تضمین می‌کند که همه افراد درگیر در یک مسیر هستند و می‌توانند به شیوه‌ای هماهنگ عمل کنند. منابع هدر نمی‌روند.
4. رضایت بالاتر کارمندان و مشتری: ارتباط سریع و کارآمد به این معنی است که مشتریان پاسخ‌های به موقعی برای نگرانی‌های خود دریافت می‌کنند. کارمندان اطلاعات بهتری دارند و احساس ارزش می‌کنند.
5. مدیریت ریسک هدفمند: دسترسی اولیه به اطلاعات مربوطه اجازه می‌دهد ریسک‌ها شناسایی شوند و سریع‌تر به حداقل برسند. تلاش‌های امنیتی بهبود می‌یابند.
6. انطباق بهینه: یک سیستم اطلاعاتی برای پایبندی به دستورالعمل‌های داخلی و تضمین انطباق قانونی بسیار مهم است. وجود ساختارهای خوب در محل باعث می شود اطلاعات دقیقا ً به جایی که مورد نیاز است برسند.
7. شفافیت بیشتر: شفافیت اعتماد ایجاد می‌کند و تاثیر مثبتی بر فرهنگ و درک شرکت دارد. یک جریان بهینه اطلاعات به این معنی است که مشتریان و کارمندان دقیقا ً می‌دانند با چه چیزی سروکار دارند و می‌توانند به خصوص در زمان‌های نامشخص به قطعیت و اطمینان برسند.
8. تلاش اجرایی کمتر: اگر اطلاعات به درستی توسط گیرنده دریافت شود، لازم است که منبعی صرف شفاف‌سازی و طبقه‌بندی آن شود. این کار باعث صرفه‌جویی در زمان ارزشمند کار و آرامش اعصاب می‌شود تا بتوان به اهداف عملیاتی مدنظر دست یافت.

ریسک ارتباطات ناقص

برعکس، انتقال ناکارآمد اطلاعات، منجر به ریسک‌های متعددی می‌شود. به عنوان مثال، فروپاشی شرکت تلفن همراه نوکیا در سال ۲۰۱۱ پیامدهای دور از ذهنِ ناشی از همکاری داخلی ناکافی را نشان داد. آن‌ها نتوانسته بودند فرآیندهای عملیاتی را تغییر دهند و نهایتا ارتباطات داخلی شکست خورد و پیامدهای جدی را از خود به جا گذاشت. با این حال، اثرات منفی حتی در مقیاس کوچک‌تر هم رخ می‌دهند: مناظر سیلو مانند موجود در شرکت‌ها یک مثال آزموده و ثابت شده در این زمینه هستند. حتی از دست دادن اطلاعات بین همکاران، فرآیندها را به شدت مختل می کند و کارایی را کاهش می‌دهد.

ریسک‌های ذیل در این زمینه مشهود هستند:

1. دانش در اطراف رها می‌شود: در عصر اطلاعات، دانش بیش از همیشه قدرت دارد. اگر جمع‌آوری، ذخیره‌سازی و به وضوح منتقل نشود، سازمان‌ها نمی‌توانند پیشرفت موثری داشته باشند.
2. سوءتفاهمات رخ می‌دهد: اگر اطلاعات به درستی به گیرنده نرسد یا ناقص باشد، گیرنده آن را حذف می‌کند. این امر گاهی باعث می شود تیم‌ها و سازمان‌ها اقدامات ناکارآمدی انجام دهند. حداقل، شفاف‌سازی نیازمند تلاش بیشتر است.
3. تعارضات ایجاد می‌شوند: کسانی که اطلاعات مهمی دریافت نمی‌کنند نه تنها قادر به کار خوب نیستند، بلکه اغلب احساس پوچی می‌کنند. دریافت اطلاعات نشانه وجود سلسله‌مراتب، با هم بودن و قدردانی است. بنابراین ارتباط ضعیف منبع اصلی تعارضات است.
4. فقدان امنیت: اگر جریان‌های اطلاعات بهینه نباشند، فقدان کنترل وجود دارد. در نتیجه، گاهی اوقات اطلاعات به جایی ختم می‌شود که به آن تعلق ندارد. این امر می‌تواند منجر به خطرات امنیتی عظیمی شود.
5. مشتریان از دست می‌روند: ارتباطات ضعیف باعث می شود مشتریان احساس ‌کنند که به آنجا تعلق ندارند. اگر رضایت کاهش یابد، در بدترین حالت آنجا را ترک خواهند کرد.

پرسش‌های مهم در مورد گردش اطلاعات

در اینجا پرسش‌هایی آورده شده‌است که می‌توانند در ارتباط با جریان‌های اطلاعات مهم باشند. با کمک این پرسش‌ها، جریان اطلاعات را می‌توان در قالب یک نمودار یا مدل قرار داد تا مشخص شود هر کسی باید چه اطلاعاتی را در چه زمانی در اختیار داشته باشد.

پرسش‌های کلی

• چه کسی به چه اطلاعاتی در چه زمانی نیاز دارد؟
• آیا اطلاعات مورد نیاز در دسترس است؟
• کجا می‌توان آن را یافت؟
• آیا اطلاعات واضح و بدون ابهام است؟
• آیا اسناد بروز هستند؟

پرسش‌های استراتژیک و محتوایی

• محتوای اطلاعات چیست؟
• چگونه می‌توان آن را دسته‌بندی کرد؟
• آیا ذخیره اطلاعات مهم به صورت متمرکز و ایمن ممکن است؟
• آیا در مورد استفاده از ابزارها و راه‌حل‌های نرم‌افزاری برای انتقال اطلاعات توافق وجود دارد؟
• آیا جریان‌های اطلاعاتی به صورت شفاف و مطمئن، مستند می‌شوند؟
• آیا راه‌هایی برای مدیریت دانش موجود وجود دارد؟
• چگونه می‌توان جریان اطلاعات را بهبود بخشید؟

بیایید نگاهی دقیق‌تر به این بیندازیم که چگونه شرکت‌ها و تیم‌ها می‌توانند مدیریت اطلاعات و ارتباطات خود را بهینه کنند.

نکاتی برای گردش بهتر اطلاعات

در اینجا به چند رویکرد مفید برای ارتباطات موثرتر و سازماندهی اطلاعات اشاره می کنیم:

نکته ۱: ارتباط فعال و شفاف را آغاز کنید.

دستورالعمل‌های ارتباطی نقطه شروع خوبی هستند. با این حال، آن‌ها تنها در صورتی مفید هستند که کارمندان آن‌ها را درک کنند و از آن‌ها پیروی کنند. بنابراین شرکت‌ها باید یک مثال خوب تنظیم کنند و شفاف باشند: آن‌ها باید اطلاعات مربوطه را تا حد امکان و به طور فوری و با جزئیات بیشتر به اشتراک بگذارند. این امر انگیزه خوبی برای تغییر ارتباطات فراهم می‌کند که در قالب آن جریان‌های اطلاعاتی می‌توانند بهینه شوند. استفاده فعالانه از یک سیستم ارتباطی در اینجا کمک می‌کند. هرچه اطلاعات واضح‌تر ارائه شود، بهتر است.

نکته ۲: ترویج شفافیت

جریان‌های اطلاعاتی کارکردی در شفافیت رشد می‌کنند. این به این معنی است که «باز بودن» مهم است و هر کسی که درگیر آن شود به وضوح می تواند افکار خود را بیان کند. پیش‌نیاز اساسی برای این امر، درجه خاصی از امنیت روانی است: هیچ‌کس نباید برای ترس از تحریم‌های احتمالی، افکار خود را بیان نکند. در عوض، یک فرهنگ ارتباطی باز، شناسایی مشکلات بالقوه و فرصت‌های بهبود را در مراحل اولیه ممکن می‌سازد. هر چه جریان اطلاعات زودتر آغاز شود، موثرتر خواهد بود.

نکته ۳: مدیریت اطلاعات هدفمند را تمرین کنید.

موفقیت ارتباطات داخلی به شدت به مدیریت اطلاعات و دانش سازمان‌ها به شیوه‌ای هدفمند بستگی دارد. ضروری است که کارکنان غرق اطلاعات بیش از حد و بی ربط نشوند. در عوض، در زمان وجود اطلاعات بیش از حد فقط باید به آن بخش از اطلاعات واقعاً مهم توجه شود. درنتیجه انتخاب اطلاعات با توجه به اهمیت آن روز به روز اهمیت می‌یابد. این امر به این معنی است که سازمان‌ها باید اطلاعات را به شیوه‌ای ساختارمند آماده کرده و کانال‌ها را برای انتشار به شیوه‌ای هدفمند انتخاب کنند. بسترهای همکاری برای بروزرسانی وضعیت ایده‌آل هستند، برای مثال تغییرات پرسنل را می‌توان از طریق ایمیل منتقل کرد. از سوی دیگر یک جلسه، بستر موثری برای انتقال اطلاعاتی است که نیازمند بحث دارد.

نکته ۴: اتصال اطلاعات با فرآیندها

شرکت‌ها باید فرآیندهای کسب‌وکار خود را در قالب نمودار ترسیم کنند. همانطور که این موارد را بررسی می‌کنند، فرصت سوال پرسیدن دارند، مانند مواردی که قبلا مطرح شدند، یا این که اطلاعات در کدام مرحله در فرآیند مهم هستند. از یک نمودار نه تنها برای مراحل فرآیند، بلکه برای به اشتراک‌گذاری اطلاعات هم استفاده می‌شود. در صورت امکان، داشتن سیستمی برای خودکار کردن این فرآیندهای کسب‌وکار تضمین می‌کند که اطلاعات به همراه هر مرحله منتقل می‌شوند.

نکته ۵: توجه به ترجیحات فردی

مردم متفاوت هستند - این چیز جدیدی نیست. یعنی نیازهای ارتباطی متفاوتی دارند. برخی افراد همیشه گیرنده ایمیل را چک می‌کنند، اما برخی دیگر در دریافت اطلاعات از طریق تماس‌ها یا جلسات بهتر هستند. گاهی اوقات ارتباط غیرهمگام مزایایی دارد. در موارد دیگر، بهتر است دانش را بلافاصله در قابل یک مکالمه به اشتراک بگذاریم. علاوه بر این، بخش‌های مختلف اطلاعات را به طور متفاوتی اداره می‌کنند. آن‌ها نیازها و ترجیحات خاصی دارند. جریان اطلاعات باید بر این اساس تنظیم شود. به عنوان مثال، یک اشتباه معمول در نظر نگرفتن کانال‌های خاص برای تبادل اطلاعات در بخش های مختلف است.

چرا پشتیبانی نرم‌افزار حیاتی است

به طور کلی، اگر می‌خواهید جریان‌های اطلاعاتی که بهینه شده‌اند را ببینید، باید یک تلاش آگاهانه و مداوم برای تحلیل وضعیت فعلی انجام دهید. سپس، مدلی از چگونگی جریان اطلاعات به هر منبع ایجاد کنید تا بتوانید یک مسیر واضح ( از اطلاعات ) ارائه دهید. در دنیای شرکتهای مدرن، این به معنای استفاده از سیستم و راه‌حل‌های نرم‌افزاری مناسب است. برای مثال، ابزارهای سازمان‌دهی پروژه و بسترهای همکاری می‌توانند تبادل اطلاعات را تسهیل کنند. بنابراین برای سازمان‌ها سرمایه‌گذاری در راه‌حل‌های مناسب و آموزش کارکنان ارزشمند است.

انوع نرم‌افزارهای در دسترس

انواع نرم‌افزارهای ذیل می‌توانند جریان داخلی ارتباطات و اطلاعات را بهینه کنند:

• بسترهای ارتباطی: تبادل اطلاعات را با استفاده از یک پلتفرم متمرکز برای ارتباط تسهیل می‌کنند.

شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم،با امکان تماس، چت و ارتباطات یک به یک یا گروهی، تبادل امن اطلاعات درون سازمان را تسهیل میکند.

• نرم‌افزارهای تعاملاتی: تبادل در شرکت‌ها را از طریق پیام‌رسانی و به اشتراک گذاری فایل بهبود می‌بخشد. این امر گردش اطلاعات را، به ویژه در محیط‌های دورکاری بسیار آسان‌تر می‌کند.

امکان اشتراک گذاری انواع فایل ها،چت و تماس های فردی یا گروهی، کانالهای تعریف شده برای تبادل اطلاعات،گوشه ای از امکانات شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم برای بهبود جریان اطلاعات در سازمان است

• سیستم‌های تیکتینگ: با خلاصه کردن اطلاعات مربوط به درخواست در قالب یک تیکت، جریان‌های اطلاعات را شفاف می‌کنند. این امر ارتباطات روشن و کارآمد را ترویج می‌کند.
• راه‌حل‌های مدیریت وظیفه: بطور موثر وظایف را مدیریت می‌کنند. اطلاعات مرتبط مانند تاریخ‌های مقرر و تکالیف مربوطه به وضوح و به اختصار مستندسازی می‌شوند.

در شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم ،ماژول تایم شیت، امکان ثبت دقیق کارکردها و وظایف را به تمام کاربران سازمان می دهد.

• ابزارهایِ مستندسازی / مدیریت دانش: به همه افراد درگیر از هم‌تیمی‌ها گرفته تا مشتریان اجازه می‌دهد تا اطلاعات سازمان‌یافته را به صورت متمرکز و واضح بازیابی کنند.
• راه‌حل‌های مدیریت خدمت: خدمات را هماهنگ و از جریان‌های کاری پشتیبانی می‌کنند. برای مثال فرایندهای مدیریت خدمات فناوری اطلاعات ITIL® (کتابخانه زیرساخت فن‌آوری اطلاعات) به سازمان‌ها کمک می‌کند تا جریان‌های اطلاعاتی مرتبط با خدمت را به بهترین نحو ممکن بهینه‌سازی و خودکار کنند.
• نرم‌افزار مدیریت جلسات: تضمین می‌کند که مبادله می‌تواند با ذخیره‌سازی (براساس محتوا) تمام اطلاعات مربوط به جلسه محقق شود.

داشتن یک تقویم سازمانی پیشرفته و امکان برگذاری جلسات مختلف در پلتفرم شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم، به شما این امکان را می دهد که اطلاعات دقیق مربوط به هر جلسه را ثبت و به اشتراک گذاری کنید.

نتیجه‌گیری: ساختار برای جریان‌های اطلاعاتی حیاتی است.

سازمان‌ها برای بقا و موفقیت به جریان‌های اطلاعاتی کارکردی نیاز دارند. آن‌ها باید اطمینان حاصل کنند که اطلاعات به صورت کامل به گیرنده صحیح می‌رسد.

این امر باعث می‌شود همه اطلاعات مهم در قالب تجزیه و تحلیل های هدفمند و نمودارها گنجانده شوند. این امر زمینه و اهمیت اطلاعات را روشن می‌سازد: جریان‌های اطلاعاتی کارآمد در حضور وجود چنین دید و ساختاری رشد می‌کنند.

ابزارهای مناسب و راه‌حل‌های نرم‌افزاری، از کسب و کارها در مدیریت نمودارها و منابع جریان اطلاعات پشتیبانی می‌کنند.