مدیریت چرخه گردش اطلاعات در سازمان ها

از آنجایی که کسب‌وکارها به تعداد فزاینده‌ای به استفاده از ابزارهای ارتباطی متکی هستند و کارمندان به داده‌های بیشتری نسبت به قبل دسترسی دارند، وجود ابزاری برای مدیریت گردش اطلاعات زیاد،برای جلوگیری از شکاف داده‌ها، تقویت همکاری و تعامل و افزایش کارایی بسیار مهم است.

گردش اطلاعات چیست و چرا اهمیت دارد؟

گردش اطلاعات تبادل اطلاعات بین افراد، فرآیندها و سیستم های درون یک سازمان است. وقتی کارمندانی دارید که در مکان‌ها و بخش‌های مختلف با سیستم های مختلف در حال کار هستند، فعال نگه داشتن همه در یک صفحه احتمالا دشوار باشد. وجود گردش اطلاعات زیاد و قوی، غلبه بر چالش‌ها را ممکن می‌سازد، و کارکنان می‌توانند در راستای اهداف تجاری سازمان، تصمیمات آگاهانه‌تر اتخاذ کنند و هوشمندانه‌تر، نه سخت‌تر کار کنند.

انواع گردش اطلاعات

جهت جریان اطلاعات در یک سازمان می‌تواند بسته به اندازه، ساختار، صنعت و موارد دیگر متفاوت باشد. انواع اصلی جریان اطلاعات شامل:

جریان بالا به پایین

زمانی که کسی در موقعیت مدیریتی یا رهبری دستورالعمل‌ها یا اطلاعات را با کارکنان در سطوح پایین‌تر به اشتراک می‌گذارد.

جریان پایین به بالا

زمانی که کسی در موقعیت پایین‌تر با کسی در موقعیت بالاتر ارتباط برقرار می‌کند، مانند زمانی که یک کارمند دستاوردهای خود را برای ماه به سرپرستش گزارش می‌دهد.

جریان افقی

زمانی که اطلاعات بین بخش‌ها یا جنبه‌های مختلف کسب‌وکار که در یک سطح وجود دارند، مبادله می‌شود.

مورب

زمانی که بین کارکنان در سطوح مختلف سازمانی ارتباط متقابل کارکردی وجود دارد.

علائم هشداردهنده مشکلات جریان اطلاعات

مشکلات جریان اطلاعات می‌توانند انجام وظایف کارکنان را به‌طور مؤثر دشوار کنند، که این می‌تواند تأثیر منفی بر تجربه مشتری و سودآوری شما داشته باشد. لحظه‌ای وقت بگذارید و از خود بپرسید:

• آیا کارکنان نمی‌توانند دارایی‌ها یا اطلاعات مورد نیاز برای انجام سریع وظایف خود را پیدا کنند؟
• آیا کارکنان نمی‌توانند به سرعت به سوابق و گزارش‌های گذشته مراجعه کنند تا پیشرفت و روندها را پیگیری کنند؟
• آیا کارکنان نمی‌توانند اطلاعات را به افراد مناسب در بخش‌های درست ارائه دهند؟
• آیا کارکنان از سیاست‌های کلی شرکت بی‌خبرند؟

نکاتی برای بهبود جریان اطلاعات

اگر به هر یک از سوالات بالا "بله" پاسخ دادید، ممکن است مشکلات مدیریت دانش و جریان اطلاعات در سازمان شما وجود داشته باشد. خوشبختانه، ما نکات آزموده‌شده‌ای برای بهبود ارتباط و همکاری داریم.

ایجاد فرهنگ ارتباطات باز و شفاف

فرهنگ قوی شرکت بر پایه شفافیت است و جریان‌های اطلاعاتی قوی نیز همین‌طور. کارکنان وقتی که به‌خوبی مطلع هستند، بیشتر درگیر می‌شوند، بنابراین مهم است که ارتباط دوطرفه بین کارکنان و رهبری را با داشتن سیاست درب باز و حفظ شفافیت تقویت کنید.

پیوند پیام با مأموریت

ارزش‌ها و مأموریت شرکت خود را به کارکنان روشن کنید و اطمینان حاصل کنید که تمام پیام‌ها به آن‌ها مرتبط است. وقتی تمام کارکنان در درک اهداف شرکت با رهبری هم‌راستا باشند، قادر خواهند بود به‌طور مشترک برای دستیابی به آن‌ها تلاش کنند.

بهبود دسترسی به ابزارهای حیاتی کسب و کار

با افزایش تعداد کارمندان که از راه دور کار می‌کنند، دسترسی آنها به برنامه‌ها، سیستم‌ها و نرم‌افزارهایی که سازمان شما برای انجام کسب‌وکار به آنها وابسته است، حیاتی است. بدون این دسترسی، تیم شما با گلوگاه‌ها و ناامیدی‌هایی مواجه خواهد شد که می‌توانست با جریان‌های اطلاعات مناسب حل شود.

ابزار مناسب را انتخاب کنید

ابزارهای تعاملات سازمانی دیجیتالی مانند شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم می‌توانند برای بهبود جریان اطلاعات به روش‌های مختلفی استفاده شوند، از ردیابی پیشرفت پروژه گرفته تا ایجاد رابطه بین همکارانی که هرگز حضوری ملاقات نکرده‌اند.

درخواست مشاوره و جلسه دمو

ایجاد کانال‌های مختلف در کولتفرم نیز با ارائه یک مرکز مناسب برای ارتباط بین بخش‌ها، سیلوهای اطلاعاتی را حذف می‌کند. در اینجا برخی از ایده های کانال برای افزایش تعامل و کارایی کارکنان در عین ساده سازی جریان اطلاعات آورده شده است:

• دانش شرکت : کارمندان می‌توانند اخبار و مقالات صنعتی را به اشتراک بگذارند، درباره روندهایی که بر جنبه‌های دیگر کسب‌وکار تأثیر می‌گذارد یاد بگیرند و مهارت‌های خود را به روز نگه دارند.
• تشخیص : کانالی که به تقدیر از همکاران اختصاص دارد، نه تنها به کارمندان احساس ارزشمندی و قدردانی می‌دهد بلکه این امکان را برای همه در سازمان فراهم می‌کند که بدانند دیگران چه کارهایی انجام می‌دهند.
• اطلاعیه ها : کارمندان را با اطلاعیه های منظم و روتین، در جریان اخبار شرکت بگذارید.

با کولتفرم، جریان اطلاعات را در سازمان خود بهینه کنید

برای رسیدن به موفقیت در چشم‌انداز کسب‌وکار مدرن، کارمندان شما باید قادر باشند ایده‌ها را به اشتراک بگذارند، تصمیم‌گیری کنند و کارها را به سرعت و دقت پیش ببرند. شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم این امکان را فراهم می‌کند که از افزایش حجم داده‌ها و گلوگاه‌های پرهزینه ناشی از جریان ضعیف اطلاعات جلوگیری کند و افراد و اطلاعات مناسب را گرد هم آورد.