در سالهای اخیر، سازمانها بهویژه به فناوریهای وب ۲.۰ (Web 2.0) و بهطور خاص شبکههای اجتماعی روی آوردهاند تا از آنها در این زمینه استفاده کنند. این پلتفرم ها مانند شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم (Colatform)، بسترهای آنلاینی هستند که به کاربران امکان میدهند با یکدیگر تعامل داشته باشند و روابط بینفردی خود را حفظ و گسترش دهند.
پلتفرمهای شبکههای اجتماعی، شیوههای جدیدی را در فرآیند نوآوری سازمانی به وجود آوردهاند. برای نمونه، استفاده از شبکههای اجتماعی باز، باعث شکلگیری رویکردهایی مانند جمعسپاری (Crowdsourcing) و نوآوری باز (Open Innovation) شده است.
با این حال،
شبکههای اجتماعی سازمانی (Enterprise Social Networks - ESN) مانند
کولتفرم (Colatform) برخلاف شبکههای اجتماعی عمومی، بهسادگی نمیتوانند از «خِرَد جمعی» بهره ببرند؛ زیرا اعضای آنها تنها کارکنان و اعضای همان سازمان هستند. با وجود این، از نظر تئوری، این شبکهها باید این امکان را فراهم کنند که اعضای سازمان، فارغ از فاصله جغرافیایی، محدودیتهای زمانی، ساختار سازمانی یا پراکندگی واحدهای مختلف، بتوانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، ایدههای نوآورانه را به اشتراک بگذارند، آنها را توسعه دهند و در طول زمان تکامل ببخشند.
اگرچه برخی شرکتها با موفقیت از شبکههای اجتماعی داخلی بهعنوان بستری برای نوآوری استفاده کردهاند، اما بسیاری از این سازمان ها در این زمینه با چالش مواجه هستند. در بسیاری از موارد، علت این مسئله آن است که سازمانها اگرچه فناوری شبکههای اجتماعی سازمانی را پیادهسازی میکنند، اما الزاماً فرآیندهای لازم برای بهرهبرداری مؤثر از دادهها و تعاملات ایجادشده در این بستر را طراحی و اجرا نمیکنند. بنابراین، با وجود اینکه پژوهشها بهطور کلی نشان میدهند پلتفرمهای فناوری اطلاعات میتوانند نوآوری را تقویت کنند، هنوز مشخص نیست که آیا شبکههای اجتماعی سازمانی واقعاً بستر مناسبی برای نوآوران بالفعل و بالقوه هستند یا خیر.
در این پژوهش، فرآیندی را بررسی میکنیم که طی آن، ایدههای نوآورانهای که در شبکههای اجتماعی سازمانی ایجاد و به اشتراک گذاشته میشوند، آیا به پروژههای واقعی اجرای نوآوری تبدیل میشوند و یا در همان مراحل اولیه متوقف میمانند. برای این منظور، نحوه استفاده یکی از بزرگترین خردهفروشان استرالیا از یک پلتفرم شبکه اجتماعی را مطالعه کردیم؛ پلتفرمی که با هدف تشویق کارکنان به تولید و اشتراکگذاری ایدههای نوآورانه ایجاد شده بود. سپس بررسی کردیم که سرنوشت این ایدهها چه شد و چه عواملی بر احتمال موفقیت آنها تأثیر گذاشتند. آیا موفقیت یک ایده به کیفیت آن بستگی دارد؟ یا نحوه ارائه آن در پلتفرم اهمیت بیشتری دارد؟ همچنین، کدام عامل اثرگذارتر است: شدت و میزان بحث و تبادل نظر میان کاربران شبکه اجتماعی، یا جایگاه و قدرت سازمانی افرادی که در این گفتگوها مشارکت دارند؟
سازمانها چگونه نوآوری میکنند؟
فرآیند نوآوری سازمانی (The Organizational Innovation Process)
تلاش برای نوآوری، یکی از فعالیتهای حیاتی سازمانها برای حفظ توان رقابتی در برابر سایر رقبای بازار، بهویژه در محیطهای بهسرعت در حال تغییر، محسوب میشود. فرآیندهای نوآوری معمولاً از چندین مرحله کلیدی تشکیل شدهاند که در هر یک، مجموعهای از فعالیتهای مشخص باید انجام شود.
یکی از پذیرفتهشدهترین الگوها برای تبیین فرآیند نوآوری سازمانی، مدل Stage-Gate (مرحله ـ دروازه) است. بر اساس این مدل، نوآوری از چند مرحله متوالی عبور میکند و در پایان هر مرحله، یک «دروازه تصمیمگیری» وجود دارد که باید پیش از ورود به مرحله بعد از آن عبور شود. نخستین مرحله ایدهپردازی (Ideation) یا کشف یک ایده است. پس از آن، مراحل تدوین طرح کسبوکار (Business Case)، توسعه (Development)، آزمون (Testing) و در نهایت عرضه (Launch) قرار دارند.
در پایان هر مرحله، تصمیمگیری میشود که آیا پروژه باید وارد مرحله بعد شود یا خیر. ممکن است ایده اولیه بهاندازه کافی دقیق یا مناسب تعریف نشده باشد؛ یا طرح کسبوکار از استحکام لازم برخوردار نباشد؛ یا فرآیند توسعه محصول با شکست مواجه شود؛ یا آزمونها وجود ایرادهای اساسی را آشکار کنند؛ و یا حتی پس از عرضه، محصول یا خدمت نتواند به موفقیت مورد انتظار دست یابد.
شبکههای اجتماعی سازمانی چگونه از این فرآیند پشتیبانی میکنند؟
این شبکهها بیشترین نقش را در مراحل ابتدایی نوآوری ایفا میکنند؛ بهویژه در مرحله تولید ایده و تصمیمهایی که پیرامون آن اتخاذ میشود، یعنی در مراحل کشف (Discovery) و تدوین طرح کسبوکار (Building of a Business Case). در این مراحل، بسترهای اجتماعی آنلاین ظرفیت بالایی برای مشارکت کارکنان فراهم میکنند. در مقابل، مراحل بعدی مانند توسعه، آزمون و اعتبارسنجی (Testing and Validation)، عرضه و ارزیابی پس از عرضه (Post-Launch Review) عمدتاً مستلزم فعالیتهایی هستند که باید خارج از محیط شبکه اجتماعی و در فضای واقعی سازمان انجام شوند؛ مانند پیادهسازی عملی یک خدمت یا محصول جدید.
بیشتر بخوانید: نقش شبکههای اجتماعی سازمانی در بهبود ارتباطات و تعاملات سازمانی در صنایع مختلف
مشارکت کارکنان در نوآوری (Involving Employees in Innovation)
امروزه سازمانها بیش از گذشته دریافتهاند که میتوانند با بهرهگیری از دیدگاهها و ایدههای کارکنان خود، به سازمانی نوآورتر تبدیل شوند. از آنجا که کارکنان در فعالیتهای روزمره سازمان حضور مستقیم دارند، دانش و تجربه ارزشمندی درباره محصولات، خدمات و فرآیندهای کاری در اختیار دارند. بنابراین، سرمایه دانشی کارکنان میتواند عملکرد سازمان را در فعالیتهای نوآورانه به شکل چشمگیری بهبود بخشد.
مشارکت مستقیم کارکنان در فعالیتهای نوآوری، ظرفیت نوآورانه سازمان را افزایش میدهد. دلیل این موضوع تنها تولید ایدههای جدید نیست؛ بلکه کارکنان میتوانند در ابعاد مختلف از نوآوری نیز پشتیبانی کنند. برای مثال، آنها قادرند فناوریهای نوظهور را شناسایی کنند، راهکارهای تازهای برای دستیابی به اهداف سازمان پیشنهاد دهند، روشهای کاری جدید را به کار گیرند و منابع لازم برای اجرای ایدههای نو را بررسی و تأمین کنند.
استفاده از شبکههای اجتماعی سازمانی برای به اشتراکگذاری ایدههای نوآورانه
(Using Enterprise Social Networks for Sharing Innovative Ideas)
آیا شبکههای اجتماعی سازمانی میتوانند به بستری مناسب برای نوآوری کارکنان تبدیل شوند؟
دلایل متعددی وجود دارد که پاسخ این پرسش را مثبت نشان میدهد. شبکههای اجتماعی سازمانی از جنبههای مختلف با ابزارهای سنتی ارتباطی، مانند تلفن یا حتی گفتوگوی حضوری، تفاوت دارند و همین تفاوتها میتواند از توسعه ایدهها و نوآوری حمایت کند.
- نخست آنکه، در یک شبکه اجتماعی سازمانی، افرادی که ایدهای را مطرح میکنند میتوانند به مخاطبانی دسترسی پیدا کنند که فراتر از حلقه آشنایان و همکاران مستقیم آنها هستند. در نتیجه، ایدههای خود را در مقیاس وسیعتری در سطح سازمان منتشر میکنند. برای مثال، صاحبان ایده میتوانند با متخصصان حوزههای مختلف ارتباط برقرار کرده و از دانش تخصصی آنها برای تکمیل و توسعه ایده خود بهره بگیرند.
- دوم آنکه، این افراد میتوانند توجه تصمیمگیرندگان کلیدی، مانند مدیران ارشد، را به ایدههای خود جلب کنند؛ امکانی که در شیوههای سنتی ارتباطی معمولاً بهآسانی در دسترس نیست.
- سوم اینکه، از آنجا که اطلاعات موجود در شبکههای اجتماعی سازمانی در طول زمان حفظ میشوند، گفتگوهای گذشته میتوانند الهامبخش شکلگیری ایدههای جدید باشند و افراد دیگر نیز بدون محدودیت زمانی یا مکانی، در هر مرحله از فرآیند توسعه ایده به آن بپیوندند و مشارکت کنند.
- چهارمین مزیت این است که دیدگاهها و نظرات سایر اعضای شبکه اجتماعی سازمانی میتواند اطلاعات ارزشمندی برای تکامل تدریجی و بهبود مستمر یک ایده فراهم کند. هر نظر یا بازخورد، این امکان را ایجاد میکند که ایده اولیه اصلاح، تکمیل و پختهتر شود.
- پنجمین و آخرین مزیت آن است که فناوریهای شبکههای اجتماعی سازمانی ابزارهایی در اختیار کاربران قرار میدهند که ارتباطات را غنیتر و اثرگذارتر میکنند. برای مثال، یک ایده نوآورانه میتواند با استفاده از رسانههای مختلف مانند ویدئو، پیوندهای اینترنتی (Hyperlinks)، نظرسنجیها (Polls) و سایر قالبهای چندرسانهای ارائه شود. به این ترتیب، ایده نهتنها واضحتر بیان میشود، بلکه میتوان اطلاعات تکمیلی را نیز در قالبهای گوناگون به آن افزود.
در مجموع،
شبکههای اجتماعی سازمانی مانند
شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم بستری فراهم میکنند که در آن ایدهها میتوانند به شکلی غنی و قابلفهم ارائه شوند، در معرض دید طیف گستردهای از کارکنان قرار گیرند و با اتکا به تجربیات و گفتگوهای پیشین، بدون محدودیت زمان و مکان مورد بحث، اصلاح و توسعه قرار گیرند. افزون بر این، این شبکهها میتوانند نقش یک «بلندگو» را برای کارکنانی ایفا کنند که ایدههای ارزشمندی دارند اما پیش از این هرگز فرصت بیان آنها را پیدا نکردهاند. این افراد معمولاً همان کسانی هستند که هر روز با فرآیندها، محصولات یا خدمات سازمان سروکار دارند و از دانش عملی اجرا و همچنین نیازهای واقعی مشتریان و کارکنان آگاهی عمیقی برخوردارند.
با وجود این مزایا، استفاده از شبکههای اجتماعی سازمانی برای توسعه ایدهها بدون چالش نیست. برای نمونه، یکی از مهمترین محدودیتهای آن، نبود بسیاری از جلوههای احساسی و عاطفی در ارتباطات است. از آنجا که تعاملات بهصورت رودررو انجام نمیشود، سبکهای ارتباطی و ترجیحات شخصی افراد بهخوبی منتقل یا درک نمیشوند و این موضوع میتواند بر کیفیت تعاملات اثر بگذارد.
درخواست جلسه مشاوره و دمو
پژوهش ما (Our Study)
ما علاقهمند بودیم بدانیم آیا مزایایی که برای شبکههای اجتماعی سازمانی (ESN) ادعا میشود، در تلاشهای سازمان برای نوآوری واقعاً محقق میشوند یا خیر.
ما تلاشهای نوآورانه یک سازمان خردهفروشی بزرگ و جهانی در استرالیا را مورد مطالعه قرار دادیم. این سازمان، ساختارها و فرایندهای مشخصی برای مدیریت نوآوری ایجاد کرده بود و همچنین بهطور فعال از یک پلتفرم شبکه اجتماعی سازمانی استفاده میکرد. بیش از ۱۴٬۰۰۰ کاربر در این پلتفرم فعال بودند و از زمان راهاندازی آن در ژوئیه ۲۰۱۱، بیش از ۵۰٬۰۰۰ پست در بیش از ۵۰۰ گروه موضوعی منتشر شده بود.
در نوامبر ۲۰۱۱، سازمان مورد مطالعه یک انجمن اختصاصی در شبکه اجتماعی سازمانی خود با عنوان «Innovation Crew – Ideas & Learning» (گروه نوآوری – ایدهها و یادگیری) ایجاد کرد تا موضوعات مرتبط با نوآوری در آن به اشتراک گذاشته شده و درباره آنها بحث شود.
در این گروه، بین نوامبر ۲۰۱۱ تا مارس ۲۰۱۳، در مجموع ۴۸۹ پست و نظر توسط ۹۷ کاربر فعال منتشر شد. این گروه در مجموع توسط ۸۵۷ کاربر ثبتنامشده قابل دسترسی بود و همه کاربران شبکه اجتماعی سازمانی امکان دسترسی به آن را داشتند.
ما همین دادهها را مورد مطالعه قرار دادیم.
برای هدایت مطالعه، چارچوبی برای دستهبندی عواملی که به نظر میرسید اهمیت دارند، ایجاد کردیم. در ادامه این دستهها را بهاختصار توضیح میدهیم.
محتوای یک ایده نوآورانه (The Content of an Innovation Idea)
نوآوری با داشتن یک ایده خوب آغاز میشود.
برای مشخص کردن اینکه محتوای یک ایده تا چه اندازه خوب است، معیارهای مختلفی وجود دارد که معمولاً بر نوآوری، اصالت و کیفیت ایده تمرکز میکنند؛ اما موضوعاتی مانند نحوه بیان و ارائه ایده نیز اهمیت دارند.
برای مثال:
- ایده تا چه اندازه برای دیگران قابل دسترسی و درک است؟
- آیا اجرای ایده امکانپذیر است؟
- ایده تا چه اندازه شفاف ارائه شده است؟
این موضوع همچنین شامل صراحت پیامدهای ایده است؛ یعنی اینکه پیامدهایی که از اجرای ایده ناشی میشوند، تا چه اندازه بهصورت روشن بیان شدهاند.
جریان محتوای ایده (Content Flow)
هر ایدهای که در یک شبکه اجتماعی سازمانی به اشتراک گذاشته و درباره آن بحث میشود، یک جریان محتوا (Content Flow) ایجاد میکند.
جریان محتوا، ردپای مجموعهای از نظرات، پستها، پسندها (Like) و سایر فعالیتهایی است که کاربران شبکه اجتماعی سازمانی در پاسخ به پست اولیه ایده انجام میدهند.
کاربران (Users)
در نهایت، از آنجا که با یک شبکه اجتماعی مواجه هستیم، باید بررسی کنیم چه کسانی درباره یک ایده نوآورانه در شبکه فعال هستند؛ یعنی کاربران.
میتوانیم میان دو گروه تمایز قائل شویم:
1- ارائهدهندگان یا ایجادکنندگان ایده (Originators)
2-مشارکتکنندگان در ایده (Contributors)
گروه دوم شامل افرادی است که ایده اولیه متعلق به آنها نبوده، اما به بحث درباره ایده پیوستهاند و از این طریق به اصلاح، به چالش کشیدن یا پیشبرد ایده کمک میکنند.
هم ایجادکنندگان و هم مشارکتکنندگان را میتوان از سه جنبه توصیف کرد:
۱. موقعیت سازمانی
موقعیت، جایگاه فرد در سلسلهمراتب سازمانی را توصیف میکند.
۲. قدرت شبکهای
قدرت، بیانگر توانایی کاربران برای جذب و تأثیرگذاری بر دیگران از طریق روابط اجتماعی خود است.
۳. سطح مشارکت
سطح مشارکت نشان میدهد که کاربران تا چه اندازه از نظر شناختی یا عاطفی در فرایند نوآوری درگیر هستند؛ به عبارت دیگر، تا چه اندازه برای موضوع اهمیت قائلاند.
تحلیل دادهها (Data Analysis)
تحلیل ما در سه مرحله انجام شد.
مرحله اول
ابتدا دادهها را از انجمن شبکه اجتماعی سازمانی «Innovation Crew – Ideas & Learning» استخراج کردیم. این دادهها شامل گفتگوهایی درباره ایدههای نوآورانه طی یک دوره ۱۶ ماهه بود.
در این بازه زمانی:
- ۶۳ ایده در شبکه اجتماعی سازمانی پیشنهاد و سپس درباره آنها بحث شد.
- در مجموع ۹۷ کاربر فعال در این فرایند مشارکت داشتند.
سپس سه دستیار پژوهشی را بهعنوان ارزیابهای مستقل برای بررسی محتوای این ایدهها به کار گرفتیم.
این سه ارزیاب با استفاده از معیارهای محتوایی، هر ایده را برای هر عامل، در مقیاس ۱ تا ۵ ارزیابی کردند.
ارزیابها بهصورت مستقل و در چندین مرحله کار کردند و پس از هر مرحله، درباره امتیازدهی هر ایده بهصورت مشترک بحث کردند تا در نهایت به اجماع برسند.
مرحله دوم
در مورد کاربران، اطلاعات مربوط به موقعیت سلسلهمراتبی آنها در سازمان را از خود سازمان دریافت کردیم و برای برآورد قدرت و میزان مشارکت آنها در انجمن نوآوری شبکه اجتماعی سازمانی، از تحلیل شبکه اجتماعی استفاده کردیم.
مرحله سوم
در مرحله سوم، از کاربران نظرسنجی کردیم تا اطلاعات بیشتری درباره ایدههای نوآورانه آنها، بهخصوص درباره میزان موفقیت این ایدهها، به دست آوریم.
در این نظرسنجی، کاربران باید مشخص میکردند که ایده آنها به کدام مرحله از فرایند نوآوری رسیده است.
همچنین سؤالاتی باز درباره روند پیشرفت ایدهها و نگرش شخصی آنها نسبت به شبکه اجتماعی سازمانی، بهویژه تأثیر آن بر راهبرد نوآوری سازمان، مطرح کردیم.
در نهایت، درباره پیشرفت ۲۳ مورد از ۶۳ ایده اولیه پاسخ دریافت کردیم که نشاندهنده نرخ پاسخگویی ۳۶٫۵ درصدی بود.
نتیجه پژوهش
استفاده مؤثر از شبکههای اجتماعی سازمانی بهعنوان پلتفرم نوآوری
- نتایج پژوهش نشان میدهد که ایجاد یک شبکه اجتماعی سازمانی بهتنهایی کافی نیست. سازمان باید برای استفاده از آن در فرایند نوآوری، ساختار و فرایند مشخصی ایجاد کند.
- کارکنان باید بدانند چه نوع ایدههایی مورد انتظار سازمان است. همچنین باید بدانند ایده را چگونه ارائه کنند. وجود نمونههای موفق نیز میتواند به آنها کمک کند.
- حضور مدیران ارشد نیز اهمیت زیادی دارد. آنها باید در بحثهای مربوط به ایدهها مشارکت کنند. حمایت آنها میتواند به ایدهها قدرت و اعتبار بیشتری بدهد.
- کارکنان نیز باید برای فعالیتهای نوآورانه زمان داشته باشند. این موضوع بهخصوص درباره کارکنان سطوح پایینتر اهمیت دارد. آنها در این پژوهش ایدههای موفقی ارائه کردند. سازمان میتواند فعالیتهای نوآورانه را در شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) کارکنان نیز در نظر بگیرد.
- در نهایت، ایدهها باید به فرایندهای رسمی سازمان متصل شوند. صرف مطرحشدن یک ایده در شبکه کافی نیست. باید مسیر مشخصی برای بررسی و پیگیری آن وجود داشته باشد.
شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم میتواند بهعنوان بستری برای ثبت، بهاشتراکگذاری و توسعه ایدههای نوآورانه کارکنان مورد استفاده قرار گیرد. همانطور که یافتههای این پژوهش نشان میدهد، صرف مطرحشدن یک ایده کافی نیست و ایده برای پیشرفت به مشارکت، گفتوگو، بازخورد و حمایت مدیران نیاز دارد. کولتفرم با فراهمکردن یک فضای اجتماعی سازمانی، امکان طرح ایدهها، شکلگیری بحث پیرامون آنها، مشارکت کارکنان و مدیران و پیگیری مسیر ایده را فراهم میکند و میتواند فاصله میان ایدهپردازی و تبدیل ایده به اقدام را کاهش دهد.
برای مشاوره و ایجاد اشتراک آزمایشی با ما در ارتباط باشید
