7 دلیل ضرورت استفاده از ابزارهای همکاری سازمانی
کار تیمی در اکثر سازمانها مسئله ای ضروری و تعیین کننده در سرعت، دقت و موفقیت هر پروژه ای است. گاهی این ارتباط و هماهنگی بین افراد تیم به دلایل مختلف مختل شده و مدیریت آن دشوار می شود. بدین منظور ابزارهای همکاری سازمانی برای حل مشکلات ایجاد شد.
برای اکثر سازمان ها، کار تیمی، ضروری و بخشی از زندگی روزمره کارکنان است. با این حال، گاهی اوقات ارتباط بین چندین فرد در یک تیم ممکن است دشوار به نظر برسد. ابزارهای همکاری سازمانی برای حل این مشکل برای بازار کسب و کار ایجاد شده است، که متخصصان را قادر می سازند تا در کارهای روزانه خود مؤثرتر باشند و در عین حال کانال ارتباطی شفاف تری را ایجاد کنند. این ابزارها با تولید همسان در تقابل هستند، در حالیکه چندین نفر را قادر می‌سازند تا روی یک کار مشابه کار کنند. بنابراین، بدون اتلاف وقت، به ارزش افزوده می شود. ابزارهای همکاری سازمانی اطلاعات قابل بهره برداری را ارائه می دهند که به طور منظم به روز می شوند تا کل تیم پروژه بتواند پیشرفت کلی را دنبال کند.
کار تعاملی تیمی چیست؟
کار تعاملی تیمی نوعی از همکاری سازمانی ست که در رده سازمان‌های سنتی یافت نمی‌شود، چون مبتنی بر همکاری و تعاملات سازمانی چند کاربر است که به دلیل فناوری‌های جدید اطلاعات و ارتباطات (NICT) امکان‌پذیر است. در نتیجه، ابزارهای همکاری سازمانی ابزارهایی بر پایه فناوری هستند که به تیم ها اجازه می دهند تا در پروژه های مختلف ارتباط بهتری برقرار کنند.
این مقاله 7 دلیل چرایی جالب بودن استفاده از یک ابزار همکاری سازمانی برای شما را بیان می کند.
1) ایمیل های زیادی دریافت می کنید
آیا صندوق پست شما پر است؟ آیا همان فایل را در 5 نسخه مختلف دریافت کردید؟ و قطعا نمی دانید که کدام یک فایل مورد نیاز شماست!
23 درصد از کارکنان معتقدند ایمیل به بهره وری آنها آسیب می زند، علاوه بر این 28 درصد از کل زمان کار صرف مدیریت آنها می شود.
استفاده از ایمیل، ارتباطات (چه شخصی و چه حرفه ای) را متحول و بسیاری از مبادلات را تسهیل کرده است، اما استفاده از ابزار چت با گروه بندی در موضوعات مختلف، بسیار کاربردی تر است.
نیازی نیست در هر پیامی که در چت می نویسید، بارها و بارها احوالپرسی و جملات تعارفی به کار ببرید. با ابزار چت، می توانید با همکاران، تامین کنندگان و مشتریان خود طوری صحبت کنید که انگار مکالمه ای عادی است که با ارسال پیام های کوتاه و فوری تر و اغلب همراه با ایموجی، گیف، عکس، فایل و غیره .انجام می دهید.
2) احساس می کنید وقت خود را برای حضور در جلسات تلف می کنید
وقت شما ارزشمند است. گاهی اوقات جلسات کاری می تواند اتلاف وقت به نظر برسد و در واقع 23 درصد از کارکنان چنین احساسی دارند. جلسات باعث می‌شود افراد اطلاعات مهمی را به اشتراک بگذارند، بنابراین بیشتر مدیران فکر می‌کنند که برگذاری آنها ضروری است. اما با یک ابزار همکاری سازمانی ، می‌توان از بسیاری از آنها صرفنظر کرد زیرا ا ارتباطات سازمانی با اینگونه ابزارها شفاف‌تر و مؤثرتر هستند.
3) در مورد پیشرفت پروژه های تیم خود اندکی نگران هستید
چه کسی چه کاری انجام می دهد؟ چقدر پیشرفت کردیم؟ آیا وظایف اولویت بندی شده، تکمیل شده است؟ آیا در پروژه ها مشکلاتی وجود دارد؟ آیا ضرب الاجل به سرعت نزدیک می شود؟ هر چه تعداد افراد بیشتری روی یک پروژه کار کنند، پیگیری روند تکامل پروژه از همه کارکنان درگیر دشوارتر می شود. ابزارهای همکاری سازمانی می توانند برای حل این مشکل بسیار مفید باشند زیرا می توانید به راحتی پروژه ها را مرحله به مرحله دنبال کنید. چه کسی چه کاری انجام می دهد و غیره. این امر مخصوصاً در مورد ابزارهایی که پنل مدیریت وظایف هم دارند، صدق می کند.
4) شما واقعاً نمی دانید کدام وظایف مهم تر هستند
وقتی روی پروژه‌های زیادی کار می‌کنید، تشخیص اینکه از کدام یک شروع کنید دشوار می‌شود. ابزارهای همکاری سازمانی می توانند به شما کمک کنند اولویت ها را تعیین کنید و دید روشنی از ضرب الاجل های مختلف داشته باشید.
5) به اشتراک گذاری اسناد تبدیل به یک پازل شده است
دانستن اینکه کدام نسخه از یک سند آخرین نسخه است و اطمینان از ایمنی اسناد مشترک به راحتی می تواند به چالش تبدیل شود. یک ابزار همکاری سازمانی ابری به شما امکان می دهد از هر کجا به همه اسناد دسترسی داشته باشید و همیشه به روز باشید.
6) مشکلات سازمانی دارید
شما واقعاً دیگر نمی دانید وظایف به چه کسی محول شده است، چه کسی چه کاری انجام می دهد و چه زمانی ضرب الاجل است…
هنگام کار در تیم، سازماندهی کار ممکن است دشوار شود. با این حال، یک ابزار کارآمد ارتباطات سازمانی می‌تواند به شما کمک کند واضح‌تر ببینید چه کسی وظایف مختلف را به عهده می‌گیرد و چه زمانی قرار است انجام شود تا سازماندهی کار بهبود یابد.
7) شما می خواهید بهره وری تیم خود را افزایش دهید
ابزارهای همکاری سازمانی به شما این امکان را می دهند که زمان بخرید. آنها باعث می شوند از کارهای بیهوده اجتناب کنید و به شما کمک می کنند پیشرفت پروژه ها را واضح تر ببینید.
اگر از کولتفرم استفاده کنید چطور؟
کولتفرم یک ابزار همکاری سازمانی است که می توانید از آن برای حل این 7 مشکل که ممکن است در طول تعاملات سازمانی روزانه خود با آن مواجه شوید، استفاده کنید. کولتفرم به شما امکان می‌دهد اسناد را مدیریت، ذخیره و به اشتراک بگذارید. جلسات بعدی خود را برنامه‌ریزی کنید. با یک ابزار چت با تیم‌های خود ارتباط برقرار کنید و وظایف و لیست کارهای پروژه‌های مختلف را سازماندهی کنید.
می توانید در اینجا دوره آزمایشی رایگان خود را شروع کنید.
