5 مزیت استفاده از ابزارهای همکاری آنلاین

مزایای ابزارهای همکاری آنلاین چیست؟

برای بسیاری از سازمانها، ابزارهای همکاری آنلاین نقش مهمی در این امر ایفا کردند.

چه از راه دور به کار خود ادامه دهید یا همکاری حضوری را از سر بگیرید، مهم است که اطمینان حاصل کنید تا آنجا که ممکن است به طور مؤثر با همکاران خود تعامل داشته باشید. به هر حال، بهترین سازمان ها از مزایای یک فرآیند همکاری سازمانی استفاده می کنند که افراد را گرد هم می آورد به منظور:

• حل مشکلات پیچیده
• آموختن مطالب جدید
• بهبود ارتباطات
• ارائه ایده های مبتکرانه
• افزایش بهره وری و تولید

بنابراین، آیا پلتفرم‌های همکاری آنلاین می‌توانند این هدفها را برآورده کنند؟ در این مقاله، با هم به 5 مزیت کلیدی ابزارهای همکاری آنلاین نگاهی می اندازیم. همچنین با ارائه چند نمونه واقعی از همکاری خوب سعی می کنیم مزایای استفاده از ابزارهای آنلاین را به شما نشان دهیم.

مزایای ابزارهای همکاری آنلاین

1) صرفه جویی در زمان و منابع

ایمیل ها احتمالاً بیشتر از آنچه فکر می کنید در زندگی کاری شما وقت می گیرند. در یک هفته، هر کارمند معمولی به طور متوسط 28 درصد از زمان خود را صرف خواندن و پاسخ دادن به ایمیل ها و 19 درصد از زمان خود را صرف جستجو و جمع آوری اطلاعات می کند. برای شما که وظایف مدیریتی دارید تقریباً نیمی از هفته‌ را باید صرف این موضوع ‌کنید.

به عنوان مثال در شرکتهای “Lexicon Pharmaceuticals” و “WIN / RATIO”با استفاده از نرم افزار همکاری اسنادی، کارکنان توانستند روی یک سند واحد در زمان واقعی کار کنند. نتیجه؟ هر دو سازمان از فرآیند خسته کننده جمع آوری تک به تک بازخوردها و نظرات در ایمیلها راحت شدند. و صدها ساعت صرفه جویی کردند.

2) افزایش بهره وری

این موضوع ما را به دومین مزیت ابزارهای همکاری آنلاین سوق می دهد: افزایش بهره وری. با خودکار کردن برخی وظایف و مستقیم‌تر کردن فرآیندهای کاری، زمان شما برای انجام فعالیت‌های مهم‌تر آزاد می‌شود. بنابراین می توانید کارهای بیشتری را در روز انجام دهید.

به این معنی که می توانید روی کارهایی تمرکز کنید که ابزارهای دیجیتال هنوز نمی توانند انجام دهند. به‌جای جمع آوری نظرات همکاران در مورد پیشنهادی که تیم روی آن کار می‌کند، می‌توانید بر افزایش همکاری خود و ارائه ایده‌های عالی دیگر تمرکز کنید.

3) بهبود ارتباطات

با استفاده از یک ابزار همکاری آنلاین، محل کار شما می تواند بیشتر از همیشه به هم متصل شود. به ویژه برای همکارانی مفید است که همیشه در یک دفتر یا حتی یک کشور مستقر نیستند. اتفاقی که در دنیای کار چندگانه ما به طور فزاینده ای رایج می شود.

حتی زمانی که در مکان‌های متفاوت کار نمی‌کنید، ابزارهای همکاری آنلاین می‌توانند به بهبود مهارت‌های ارتباطی تیم شما کمک کنند. یک ابزار همکاری آنلاین خوب، احتمال از دست دادن ایمیل‌ها یا به‌روزرسانی‌های مهم توسط همکاران را به حداقل می‌رساند و تضمین می‌کند که همه با هم در یک پروژه کار می‌کنند.

4) تسهیل همکاری از راه دور

در طول همه‌گیری و قرنطینه‌های بعدی بسیاری از کسب‌وکارها، شاید برای اولین بار، از نرم‌افزارهای همکاری آنلاین استقبال کردند. نه تنها نحوه ارتباط همکاران را هنگام کار در مکان‌های مختلف بهبود می‌بخشد، بلکه می‌تواند هنگام کار با اشخاص ثالث خارجی نیز کمک کند.

پروژه “Covid Moonshot”مثالی از یک همکاری خوب است. یک پروژه جهانی که سال گذشته زمانی به وجود آمد که شرکت‌کنندگانش که در صنعت علوم زیستی کار می‌کردند با یک هدف مشترک به هم پیوستند. آنها می خواستند قرصی تولید کنند که بتواند به مبارزه علیه کرونا کمک کند. برای همکاری در آزمایش ها و تجزیه و تحلیل داده ها با هم، شرکت کنندگان از ابزارهای همکاری آنلاین استفاده کردند. در نتیجه، این گروه به پیشرفت های چشمگیری در توسعه دارو دست یافتند و اکنون در حال آزمایش روی تولید قرصی در سال آینده هستند.

یکی دیگر از مزایای ابزارهای همکاری آنلاین در طول همه گیری، حذف نیاز به سفر بین مکان ها بود. این مزیت نه تنها در دوران کووید-19 ایده آل بود، بلکه مزایای زیست محیطی و صرفه جویی در هزینه را نیز داشت. زیرا همکاری مجازی جایگزینی موثر برای کنفرانس ها و جلسات حضوری سنتی بود.

یکی از نمونه های آن برگزاری مجمع بهداشت جهانی در بحبوحه کووید-19 بود. معمولاً صدها نفر در این مجمع شرکت می کنند. بنابراین، به دلیل قرنطینه در سراسر دنیا ، سازمان بهداشت جهانی از “PleaseReview” که یک ابزار همکاری اسناد آنلاین است، برای برگزاری اولین مجمع بهداشت جهانی دیجیتال خود استفاده کرد. بدون استفاده از ابزار همکاری آنلاین، این احتمال وجود داشت که مجمع برگزار نمی شد.

5) تقویت روحیه تیم

ابزارهای همکاری آنلاین به کارکنان این آزادی را می دهند که از مکان دلخواه خود کار را انجام دهند و این در حالی است که آن را با کارایی بیشتری هم انجام می‌دهند. و نیز هنگامی که کار هر فرد تصدیق و تشویق شود - به جای گم شدن در زنجیره ایمیل - احتمالاً آن شخص قدردانی که از آنها می شود را احساس می کند.

علاوه بر این، ما می دانیم که همکاری خوب می تواند ایده های مبتکرانه ایجاد کند و به همکاران کمک کند از یکدیگر بیاموزند. با یک ابزار مجازی که ارتباط بهتر و به اشتراک گذاری دانش را امکان پذیر می کند، الهام بخشیدن به یکدیگر آسان تر می شود. به عنوان مثال، یک نظر در یک سند مشترک که برای همه قابل مشاهده است ممکن است جرقه یک ایده را در شخص دیگری ایجاد کند.

و هنگامی که کسب و کار شما شروع به دیدن نتایج بهبود یافته می کند، این احتمال وجود دارد که تیم شما متعهدتر، شادتر و سازنده تر باشد.

قدم بعدی

به طور خلاصه، مزایای همکاری آنلاین عبارتند از:

• صرفه جویی در زمان و منابع ارزشمند کسب و کار شما
• افزایش بهره وری تا بتوانید روی مهمترین کارها تمرکز کنید
• بهبود ارتباطات در تیم ها، بین تیم ها و با اشخاص ثالث
• کارآمدتر کردن کار از راه دور
• تقویت روحیه تیم با ساده‌تر کردن فرآیندهای کاری و ایجاد نتایج بهتر
• کمک به غلبه بر موانع و ایجاد ایده و راه حل برای مشکلات پیچیده

آیا تمایل دارید از این مزایا در کسب و کار خود بهره مند شوید؟

ابزار همکاری سازمانی آنلاینColatform را استفاده کنید. نرم افزار Colatform یک سرویس همکاری سازمانی است که برای تبدیل مشکلات شما در این حوزه به بهره وری و آسایش طراحی شده است.