چالش های تعاملات سازمانی

وقتی با کارمندان جوان و مسلط به دنیای دیجیتال سروکار دارید، فقط استفاده از ایمیل کافی نیست. با این حال، با هجوم انواع نرم ­افزارهای جدید، نظارت بر اطلاعات مهم شرکت و اطلاع از نحوه تماس با کارکنان در صورت نیاز ، روز به روز برای اعضای تیم دشوارتر می­شود.

برای درک بهتر نحوه اجرای یک استراتژی همکاری موثر، مجله خبری انلاین TechRadar Pro با مدیر عامل شرکت Interact ، آقای Simon Dance مصاحبه ای انجام داده است که در ادامه به پرسش و پاسخها در این مصاحبه می پردازیم که می تواند پاسخ به بسیاری از چالش های پیش روی هر سازمان در اجرای تعاملات درون سازمانی باشد.

• بزرگترین چالش همکاری و ارتباطی که مشاغل امروز با آن روبرو هستند چیست؟

محل کار امروزی بسیار متفاوت از 10 سال پیش به نظر می رسد. این روزها فناوری، با وعده ­های شیرین خود برای تقویت همکاری و بهبود بهره ­وری، همه جا حضور دارد. فناوری نه تنها دور کاری را امکان پذیر کرده، بلکه تقاضا برای گزینه­ های کاری انعطاف پذیرتر و راه دور را نیز افزایش داده است. در حقیقت، کنگره اتحادیه کارگری (TUC) دریافت که تعداد کارگران دور کار در بریتانیا در دهه گذشته نزدیک به دویست و پنجا هزار نفر افزایش یافته و این تعداد همچنان در حال افزایش است.

با این حال، علی‌رغم این گرایش همگانی، کسب‌وکارها خودشان را با این شرایط به کندی وفق می دهند. چون در تقلا هستند که از ایجاد حس ارتباط در کارکنان دور کارو درگیر شدن آنها در کار به اندازه کارکنان دفتر اصلی مطمئن شوند. این بزرگترین چالشی است که در رابطه با ارتباطات درون ­سازمانی می­ بینیم، زیرا تعادلی دشوار برای تامین انعطاف­ پذیری و تعامل همزمان است. کارکنان راه دور اغلب احساس می­ کنند شهروندان درجه دوم سازمان هستند و درک دلیل آن دشوار نیست. آن­ها معمولاً آخرین افرادی هستند که از بروزرسانی های شرکت مطلع می­ شوند، آن هم اغلب از طریق پوستری که هر ماه یک بار تغییر می­ کند، و همیشه فرصت یکسانی برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات یا ایده­ های جدید ندارند.

کارمندان همچنین برنامه­ هایی در تلفن همراه خود دارند که با استفاده ار آنها در محل کار، ناهماهنگی در همکاری ایجاد می کنند. ابزارهای بسیار زیادی در دسترس کارمندان است، چه برنامه ­های تجاری ، مانند Slack، یا ارتباطی مانند واتسپ باشد. و کاربران تمایل دارند از راحت­ ترین برنامه که بیشتر هم با آن آشنا هستند استفاده کنند. سازمانها تقلا می کنند تا این چشم‌انداز فناوری درهم و برهم را مدیریت کنند، ولی در نهایت اینکه کارکنان کجا و چگونه همکاری کنند را به عهده خودشان می گذارند.

اما، با ارائه یک مرکز متمرکز اطلاعات و ابزارهای فناوری مورد تایید سازمانی، مانند یک اینترانت، به کارمندان، مشاغل می‌توانند برخی از این چالش‌های ارتباطی و همکاری را از بین ببرند و کارمندان از راه دور را بهتر در ارتباط و درگیر نگه دارند.

• آیا با هجوم ابزارهای دیجیتال به بازار، ارائه­ دهندگان فناوری مسئولیت دارند تا بین ویژگی­ها و اپلیکیشن­ های جدید با موارد موجود قبلی در محیط دیجیتال، تعادل ایجاد کنند؟

امروزه ابزارهای دیجیتالی زیادی برای انتخاب مشاغل وجود دارد که بسیاری از آن­ها دقیقاً یک کار انجام می ­دهند. از آنجایی که ارائه دهندگان فناوری به دنبال ابزاری برای رفع نیازهای یک محیط کاری تعاملی و ارتباطی هستند، عاقلانه تر این است که برای ادغام و بهبود عملکرد ابزارهای کاری دیجیتال موجود تلاش کنند، نه اینکه ابزاری جدید اختراع کنند.

در غیر این صورت، کارمندان به استفاده از اپلکیشن­ های مورد علاقه خود در محل کار ادامه خواهند داد و کسب و کارها را در موقعیتی انفعالی قرار می­دهند که مجبور می شوند به جای اجرای فعالانه تصمیمات فناوری در سراسر سازمان، از ابزارهای پرکاربردتر استفاده کنند. در واقع، سازمان های متوسط اکنون به دلیل این پذیرش غیرمتمرکز و ناهمسان کاربران، بیش از 500 اپلیکیشن را به عنوان بخشی از فناوری مورد استفاده خود به کار می­ برند، که همکاری را دشوار و وقت گیر می­کند. این امر باعث کاهش بهره وری و ایجاد احساس خستگی در کارکنان می­شود که برخلاف هدف این ابزارها است.

• پلتفرم‌های شبکه های اجتماعی انتخاب‌های زیادی را در مورد اینکه چگونه و با چه کسی تعامل داشته باشند، در اختیار مردم قرار داده‌اند. چگونه کارفرمایان می توانند ویژگی های مشابه این شبکه­ های اجتماعی را در محل کار بدون کاهش بهره وری ارائه دهند؟

ترکیب ویژگی‌های شبکه‌های اجتماعی مشابه با مواردی که کارمندان در زندگی شخصی خود از آن­ها استفاده می‌کنند، می‌تواند پلتفرمی را ایجاد کند که جالب باشد، وقت‌گیر نباشد و کاربران از آن­ها استفاده کنند. به این ترتیب، بیشتر شبیه یک جامعه تعاملی است تا یک ابزار مورد نیاز کار.

فعال کردن کارمندان برای لایک کردن و اشتراک گذاری محتوا یا اظهار نظر در مورد فعالیت دیگر همکاران، با حذف موانع سنتی محل کار مانند تفاوت موقعیت جغرافیایی و زمانی به افزایش تعامل کمک می ­کند. برای مثال، جدول‌های زمانی فعالیت، به کارمندان اجازه می‌دهد که به راحتی با یکدیگر مرتبط شوند، چه با دسترسی به پست‌های اخیر و پرطرفدار، چه با برگشتن به پست های قبلی به راحتی ازپسش برمی آیند.

لازم است اهمیت محتوای طولانی را تشخیص دهیم، زیرا نویسنده به فضای بیشتری برای توصیف و بیان افکار خود نیاز دارد. تعامل و ارتباط به طور ناگهانی اتفاق نمی­ افتد، و اینترانت هایی که ویژگی های شبکه های اجتماعی را در خود جای داده اند، انتشار این نوع محتوا را برای افرادی که به آن نیاز دارند را آسان تر می­ کند.

برخی از شرکت‌ها حتی رقابت دوستانه را از طریق گیمیفیکیشن Gamification(بازیگونه سازی)، با ایجاد امکان کسب نشان‌ و جوایز برای افراد تقویت کرده‌اند. و به عنوان راهی برای اذعان مهارت های افراد در سطح شرکت، یا تشکر کردن از آنان، آنها را کاملا در دسترس عموم قرار دادند.

همه این­ کارها کارکنان را تشویق می­کند تا اجتماعی ­تر باشند، که باعث ایجاد ارتباطات انسانی قوی­ تر و جرقه های همکاری واقعی تر شده و به افزایش بهره وری کمک می کند.

• چگونه شرکت‌ها می‌توانند از نظر کارمندان خود در مورد تجربه استفاده از فناوری دیجیتالی محل کار خود، اطلاعات کسب کنند تا مطمئن شوند ابزارهای جدید مؤثر هستند، نه مخل؟

سیستم امتیازدهی کارکنان (eNPS)، نظرسنجی‌های Pulse و تجزیه و تحلیل محل کار یکپارچه سازی شده، همگی راه‌های عالی برای شرکت‌ها هستند تا بفهمند آیا ابزارهای دیجیتال محل کارشان به خوبی کار می‌کنند یا خیر.

استفاده از نظرسنجی‌های eNPS در حال تبدیل شدن به یک روش محبوب برای سنجش احساسات کارکنان است. می‌توان از آن هنگام تغییر روش به استفاده از ابزارها یا ویژگی‌های جدید در محیط کار دیجیتالی، برای سنجش چگونگی تأثیر بر کارکنان در همه موارد از بهره‌وری گرفته تا رضایت، استفاده کرد.

انجام منظم نظرسنجی‌های Pulse راه سریع دیگری برای سنجش مشارکت و نظرات کارکنان است. هنگامی که این کار به صورت ناشناس انجام می ­شود، معمولاً کارمندان بیشتر و راحت ­تر صحبت می­ کنند. بنابراین، این نظرسنجی‌ها اغلب بهترین شناخت را در مورد احساس کارکنانشان به شرکت­ها می‌دهد، و اگر به طور منظم انجام شود، مثلا هر شش ماه یا بیشتر، شرکت­ها می­توانند روندها و بهبودها را در طول زمان پیگیری کنند.

هر دو نظرسنجی eNPS و Pulse را می‌توان از طریق اینترانت شرکت مدیریت کرد، و ابرداده‌های محفوظ درون آنها می‌توانند برای ارائه گزارش رضایت‌مندی بسیار قدرتمند باشند، به‌ ویژه زمانی که بتوان آن‌ها را به راحتی تقسیم کرد. و وقتی نوبت به فهم بیشتر نحوه عملکرد خود اینترانت می‌رسد، شرکت­ها می‌توانند از تجزیه و تحلیل یکپارچه آن برای شناسایی و آنالیز فهم مواردی مانند محبوب‌ترین محتوا،روندهای استفاده، مشارکت‌کنندگان کلیدی و یا هرگونه مشکل دیگر، استفاده کنند.

• چه توصیه ای به مشاغلی که به دنبال سرمایه گذاری در ابزارهای تعاملی و ارتباطی هستند، دارید؟

اولین کاری که کسب و کارها باید انجام دهند ارزیابی این است که چه برنامه هایی از قبل توسط کارمندان به صورت فراگیر پذیرفته شده اند. یک چالش بزرگ خرید نرم افزار top-down، نرخ پایین پذیرش و مشارکت کارکنان است. اصلا چه دلیلی دارد که آن­ها پس از سال‌ها استفاده از ابزارهایی که دوست دارند، به چیزی ناآشنا روی بیاورند؟

به همین دلیل است که قابلیت همکاری در فرآیند تصمیم گیری بسیار مهم است. سرمایه گذاری روی ابزارهای تعاملی و ارتباطی که با برنامه ­هایی که کارمندان از قبل استفاده می­ کنند ادغام شده باشند، احتمال پذیرش موفقیت ­آمیز را به میزان قابل توجهی افزایش می ­دهد. علاوه بر این، ابزارهای تعاملاتی کسب و کار دیگر به صورت تکی کار نمی­ کنند، و اثربخشی آن­ها در توانایی اشتراک گذاری و دسترسی به داده­ هایی مطابق با سایر برنامه ­ها، نهفته است.

مشاغل همچنین باید با روش بکارگیری اطلاعات توسط کارکنان، سازگار شوند، که اغلب در خارج از ساعات کاری عادی اتفاق می‌افتد. به عنوان مثال، کارگران خرده فروشی، ظرفیت خواندن ارتباطات درون ­سازمانی در طول روز کاری را ندارند، و کارمندان اداری هم اغلب در راه رفتن به محل کار یا عصرها مطالب را می ­خوانند.

بنابراین، ابزارهایی را در نظر بگیرید که نه تنها از نظر توزیع محیط کار از نیازهای کارکنان پشتیبانی می‌کنند، بلکه آزادی بیشتری در مورد نحوه و زمان برقراری ارتباط بدهند، از جمله دسترسی به داده‌ها در مورد بهترین زمان برای ارسال مطالب و ارتباطات مهم است. این امر یک نکته دیگر را نشان می ­دهد: ارتباطات کارکنان به اطلاعیه­ های خبری شرکت محدود نمی ­شود. همچنین مسائل گسترده‌ تری را در بر می‌گیرد، مانند نحوه انتشار اطلاعات در یک بحران یا اینکه چگونه می‌توانید به بهترین شکل در یک محیط بسته ارتباط برقرار کنید، در حالی که همچنان سطحی از کنترل را بدون قربانی کردن امنیت، حفظ می‌کنید.

• "چگونه اینترانت (شبکه اجتماعی سازمانی) نیازهای یک شرکت را برآورده می‌کند و وقتی پای استفاده از ابزارهای تعاملات سازمانی به میان می آید چطور بر چالش‌های حاصل از آن غلبه می‌کند؟"

مهمتر از هرچیز، اینترانت­ ها به ساده سازی اشکال مختلف همکاری کمک می­ کنند و در عین حال مشکلات حاصل از تعاملات بیش ­از حد را کاهش می ­دهند. با متمرکز کردن اطلاعات و ارتباطات، شرکت‌ها می‌توانند از کانال‌های داخلی خود برای اعلام اخبار، انجام نظرسنجی، اشتراک‌گذاری ایده‌ها و مشارکت کارکنان در کل کسب‌وکار استفاده کنند.

به عنوان مثال، پشتیبانی اینترانت­ ها از تعامل بوسیله اشتراک محتوای طولانی، نه تنها به کارمندان یک سکوی سخنرانی مناسب برای به اشتراک گذاشتن نظرات و دیدگاه های گسترده خود می دهند، بلکه به سایر کارمندان امکان می دهد به دنبال ایده های جدید و تعامل با همکاران باشند. آنها همچنین با فراهم کردن امکان چت و شبکه­ های اجتماعی کارمندان، از همکاری کوتاه مدت پشتیبانی می کنند که در آن افراد می ­توانند نظرات و اظهارات سریع را به اشتراک بگذارند، تیم های کوچک با هدف خاص را مخاطب قرار دهند و یا به صورت خصوصی در یک محیط امن صحبت کنند.

با این حال، مسئله ای به نام تعامل «بیش از حد» وجود دارد، که در آن کارمندان به دلیل دریافت پیام‌های بیش از حد چت بی حوصله می شوند، که خیلی زود تبدیل به یک ایمیل جدید با صندوق ورودی پرشده می شود. تصور کنید که از تعطیلات برمی ­گردید و متوجه می ­شوید که نه تنها 200 ایمیل برای خواندن دارید، بلکه 450 پیام چت خوانده نشده برای بررسی دارید. خبر خوب این است که اینترانت ها با ایجاد کانالی برای تعاملات رسمی در مورد مسائل مهم و جداسازی ارتباطات غیر ضروری برای بررسی در اوقات فراغت کارمندان، به حل این مشکل کمک می کنند.

اینترانت­ها (شبکه اجتماعی سازمانی) می­توانند یک مرکز قدرت تعاملات سازمانی باشند، اما باید به روش صحیح اجرا شوند و عادات موجود کارکنان را در نظر بگیرند تا موثر واقع شوند.