ضرورت تعاملات مجازی برای نیروی کار شما

چرا کسب وکارها باید به تعاملات مجازی رو آورند؟

همکاری از راه دور هزینه کمتری دارد، زیرا شرکت ها می توانند از این امکان برای کاهش یا حذف هزینه های سربار مانند اجاره، خدمات رفاهی، و هزینه های اینترنت استفاده کنند. نیازی هم به مبلمان فانتزی یا چیدمان اداری نیست. وقتی از دورکاری استفاده کنید، همه این هزینه‌ها جمع می شوند و می‌توانید این منابع را مجددا به کسب وکار برگردانید.

استفاده از ابزارهای تعاملات سازمانی همچنین به معنای ساده کردن عملیات است. ایجاد ابزارها و سیستم های همکاری مناسب می تواند وظایف دستی ادمین را به حداقل برساند و به اعضای تیم، پهنای باند بیشتری برای تمرکز بر کارهای مهمتر بدهد تا بتوانند خروجی بیشتری ایجاد کنند، مشتریان را جذب کنند و درآمد بیشتری ایجاد کنند.

محیط کار مجازی نیز می تواند کاتالیزور خوبی برای جذب استعدادهای برتر باشد. از آنجا که شرکت شما محدود به متقاضیان محلی نیست، می توانید به جای قرار گرفتن در نزدیکی آن ها، شبکه گسترده تری ایجاد کنید و نقش خود را در راستای جذب کاندیداهای ایده آل ایفا کنید.

تعاملات مجازی چیست؟

تعاملات مجازی بمعنای کار مشترک در جهت یک هدف مشترک با استفاده از منابع دیجیتال به عنوان ابزار اصلی همکاری است. تیم های توزیع شده بدون تعامل فیزیکی از ابزارهای دیجیتال استفاده می کنند که امکان ارتباط بلادرنگ، همکاری و اشتراک فایل را فراهم می کند.

۴ روش برای تعاملات مجازی موفق

تعاملات مجازی موفق از عادات موثر رشد می کند. اعضای تیم نیاز به راهنمایی و ساختار دارند، بنابراین داشتن یک برنامه مشخص، تنظیم منظم زمان جلسات و ابزارهای مناسب می تواند تمام تفاوت ها را در نتایج مربوط به تلاش های همکاری دیجیتال شما رقم بزند.

۱- چک کردن منظم با هم‌تیمی‌ها و گزارش های مستقیم

تک تک کارکنان برای شاد و پربازده نگه داشتن نیروی کار شما ضروری هستند. برای گزارش های مستقیم، باید یک به یک به آن‌ها زمان بدهید تا در مورد هر چیزی که می خواهند صحبت کنند. اگر آن ها می خواهند به جزئیات ریز و درشت یک پروژه بپردازند یا انتظارات غیر واقعی مشتری را بیان کنند، بهتر است عقب بنشینند و با همدلی گوش بسپارید. در تیم‌های مجازی، پایبندی از این جلسات و جلوگیری از لغو یا برنامه ریزی مجدد بسیار مهم است. به یاد داشته باشید که اعضای تیم دورکار این امکان را ندارند که شما را در اطراف دفتر برای مکالمات جانبی ببینند.

از آنجا که زمان یک به یک افراد، زمان تیم شما است، ضروری است که به طور منظم جلساتی برای پخش اعلامیه ها خارج از این جلسات داشته باشید. برای پروژه ها، بهتر است زمان و تاریخ و دستور جلسه ویژه ای برای جلسات مشخص کنید تا افراد بتوانند از قبل آماده شوند. برای پیام هایی که حساس به زمان هستند، می توانید «استندآپ های مجازی» ایجاد کنید که به شما یک پلتفرم و ۵ تا ۱۵ دقیقه فرصت می دهد تا تیم خود را در کنار هم گرد آورید.

به حداکثر رساندن اثربخشی جلسات مجازی به یادداشت برداری دقیق بستگی دارد. این موضوع می‌تواند به شما کمک کند تا قبل از جلسات همکاری مجازی، مکالمات ضروری را به خاطر بسپارید یا حافظه خود را تازه کنید.

درخواست جلسه مشاوره و دمو

از بیل کلینتون که به خوب بودن در یادداشت برداری دقیق مشهور بود، الگو بگیرید. کلینتون پس از ملاقات با فرد جدید، جزئیات مکالمه خود را روی کارت های یادداشت می نوشت و آن ها را برای بعدا بایگانی می کرد. سپس، کارت‌های خود را به طور منظم بررسی می کرد تا با اشخاص مزبور ارتباط برقرار کند، شخصا آن ها را پیگیری کند، یا فقط اطلاع دهد که به آن ها فکر می کند.

برخی موفقیت سیاسی کلینتون را تا حدی به این نوع یادداشت برداری دقیق نسبت می دهند. در مقیاس کوچک تر، می‌توانید از استراتژی تیم مجازی خود برای ایجاد پیوندهای محکم تر و پربارتر کردن جلسات استفاده کنید.

یک دفترچه یادداشت در دست داشته باشید و جزئیات جالب در مورد جلسات، زندگی شرکت کنندگان، عادات کاری آن‌ها، آنچه آن ها را آزار می دهد، چیزی که آن ها را هیجان زده می کند و اهدافشان را بنویسید. یادداشت ها را در طول جلسه پر کنید و قبل از برخورد بعدی، نگاهی سریع به آن یادداشت ها بیندازید تا مطمئن شوید که جزئیات مهم از دست نمی روند.

۲. اسناد مهم را به اشتراک بگذارید و به هر فرد دسترسی بدهید

از نرم افزار مدیریت پروژه یا ابزارهای مدیریت فایل برای نگهداری اطلاعات همه افراد (به معنای واقعی کلمه) استفاده کنید. از روز اول، همه استخدامی های جدید باید به نرم افزار انتخابی شما دسترسی داشته باشند و مجوزهای لازم را داشته باشند تا در میانه پروژه به موانع برخورد نکنند.

اشتراک گذاری آسان و دسترسی همیشگی به اسناد با استفاده از

برای دست یافتن به حداکثر همکاری، یک برنامه آنبوردینگ (همسوسازی کارکنان تازه وارد با سایر کارکنان شرکت) ایجاد کنید که دقیقا نحوه کار ابزار اشتراک گذاری اسناد و مهم تر از آن، نحوه استفاده شرکت شما از آن را مشخص کند. همین یک قدم به تنهایی می تواند بسیاری از دردسرها را کاهش دهد و مانع دوباره کاری ها شود. اگر از قالب ها استفاده می کنید، باید از قفل بودن آن ها نیز اطمینان حاصل کنید تا هیچ کس نتواند آن ها را به اشتباه بازنویسی کند.

۳. زمان های شروع و پایان کار را مشابه آنچه در دفتر رخ می دهد، محدود نگه دارید

کار کردن به صورت مجازی می تواند به کم‌کاری یا اضافه کاری منجر شود، چرا که اعضای تیم که در خانه کار می کنند، تمایل دارند خطوط بین کار و زندگی شخصی خود را محو کنند. برای کمک به تیم خود، سعی کنید یک تعادل مطلوب بین کار و زندگی شان فراهم کنید. از همان ابتدا ساعات کاری مشخصی را تعیین و آن ها را اجرا کنید.

در حضور تیم های دورکار، مدیریت تفاوت های منطقه زمانی می تواند چالش برانگیز باشد، بنابراین پیدا کردن یک بازه زمانی مطلوب که انتظار می رود همه افراد آنلاین و در دسترس باشند، می تواند یک راهکار عالی باشد.

به عبارت دیگر، بسته به ساختار یا خروجی شرکت، ممکن است نیازی به تعریف ساعات کاری سختگیرانه نداشته باشید. ممکن است کارمندان ترجیح دهند براساس عملکرد خود قضاوت شوند و بهتر است روی چیزی کار کنند که پل گراهام از آن به عنوان «برنامه میکر» یاد می‌کند که در آن ۳ تا ۴ ساعت از یک روز بدون وقفه برای رسیدن به حداکثر بهره‌وری به فرایندهای غیرکاری تخصیص داده می شود.

با این حال، حتی در این مورد، هنوز هم می توان ساعات اصلی را برای اطمینان از در دسترس بودن افراد از طریق ابزارهای پیام رسانی به منظور جریان داشتن پروژه های فعال تنظیم کرد. همچنین تنظیم پارامترهایی برای میانگین زمان پاسخ عاقلانه بنظر می رسد مانند " همه ایمیل ها باید در عرض ۲۴ ساعت و همه پیام ها در عرض ۴ ساعت پاسخ داده شوند."

۴. برگزاری نشست های مجازی برای ایده پردازی و ارتباطات

اثربخشی کلی طرح های تعاملات مجازی از توانایی تیم شما برای همکاری با یکدیگر نشات می گیرد. لازم نیست هر گفتگوی ویدیویی هدفمند باشد یا از یک ساختار جلسه رسمی پیروی کند. همچنین می توانید از جلسات خود برای ایده پردازی در پروژه ها، عیب یابی فرایندهای ناکارآمد، یا آشنایی ساده با یکدیگر استفاده کنید.

حالا که نرم افزارهای کنفرانس ویدیویی در دسترس شرکت های مختلف قرار گرفته اند، "ساعت های خوش" مجازی همه چیز را تحت تاثیر قرار داده است. هر هفته یا دو هفته یک بار وقت بگذارید تا به عنوان یک تیم هماهنگ شوید و در مورد موارد غیر کاری بحث کنید. یک نوشیدنی دلخواه به همراه داشته باشید و آن ها را با بازی های یخ شکن سرگرم کنید.

به عنوان رهبر، شما باید برای سرگرمی به این گردهمایی های مجازی بپیوندید، با این حال تیم خود را تشویق کنید که بدون حضور مدیریتی نیز میزبان این گونه سرگرمی ها باشند. انجام این کار فشار را از اعضای تیم دور می کند و به آن ها این امکان را می‌دهد که آزادانه در مورد موضوعاتی که ممکن است در زمان رهبر از گفتن آن ها اجتناب کنند، صحبت کنند.

۵ ابزار برای بهینه سازی تعاملات مجازی

اگرچه تعداد زیادی ابزار تعاملات مجازی وجود دارد، اما همه آن ها برای هر شرکتی مناسب نیستند. به دنبال ابزارهایی نباشید که فن آوری پیشرفته ارائه می دهند، بلکه به دنبال آن هایی باشید که به اندازه کافی شهودی هستند و تیم شما واقعا می‌خواهد از آن ها استفاده کند. در اینجا پنج نوع ابزار خاص برای تعاملات مجازی موثر به شما معرفی می‌شود.

۱. ابزارهای مدیریت پروژه

۷۷ درصد از پروژه ها با عملکرد مطلوب از نرم افزارهای مدیریت پروژه استفاده می کنند. استفاده از این بسته‌ها یک ضرورت مطلق برای تعاملات مجازی است که اغلب به عنوان سیستم های همه جانبه با ویژگی هایی مانند مدیریت فایل، پیام رسانی تیمی، گزارش عملکرد، و فضاهای کاری مشترک برای پی گیری تکمیل کار عمل می کنند. داشتن یک فضای کاری مشترک که همه از آن استفاده کنند، برای تسلط بر تعاملات مجازی بسیار ارزشمند است. با این حال، تنها به اندازه افرادی مفید است که از آن استفاده می کنند و آن را به روز نگه می دارند. بهتر است زود خرید کنید و به روزرسانی های منظم را اجرا کنید تا داده ها کهنه نشوند و کارکنان شما به دیتای ذخیره شده در آنجا، اعتماد کنند.

۲. ابزارهای مدیریت فایل

کاهش کار ادمین و ارسال ایمیل های تکراری با یک ابزار مدیریت فایل مناسب بسیار ارزشمند است. براساس گزارش Project.co، نزدیک به 75 درصد افراد، اغلب فایل های به اشتراک گذاشته شده با دیگران را از دست می دهند. در یک محیط همکاری مجازی، ضروری است که نرم افزار مورد استفاده شما مبتنی بر فضای ابری باشد تا همه بتوانند با خیال راحت از هر جای دنیا به فایل های مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند (در صورتی که ابزار مدیریت فایل شما به هر ابزار دیگری که استفاده می کنید متصل شود بسیار مطلوب تر است). آخرین و بزرگ ترین ابزارهای مدیریت فایل شامل ویژگی هایی مانند اعلان های بلادرنگ برای تغییرات فایل، تایم لپس برای به روزرسانی و ظرفیت ذخیره سازی مقیاس پذیر هستند که تیم مجازی شما را در جهت رشد، سازمان‌دهی و تقویت هدایت می‌کنند.

۳. ابزارهای جلسه ویدئویی

این روزها شرکت های بیشتری به ابزارهای ارتباط تصویری سازمانی روی آورده اند تا تیم های توزیع شده خود را گرد هم بیاورند. تعاملات مجازی موثر بدون یک بررسی منظم حضور تقریبا غیرممکن است. همکاران و گزارش های مستقیم برای پرسیدن سوال، روشن کردن جزئیات پروژه، درخواست بازخورد در مورد خروجی ها، و ایجاد ارتباط مورد نیاز به جلسات رو در رو از طریق ویدئو کنفرانس نیاز دارند.

۴. ابزارهای زمانبندی

زمان بندی جلسات به دلیل تقویم های متناقض و تفاوت های منطقه زمانی می تواند یک کار بسیار دشوار برای سازمان‌ها باشد. خوشبختانه، چندین شرکت SaaS این شکاف را با ابزارهای زمان بندی پر کرده اند. این ابزارها حدس و گمان را از معادله خارج می کنند و عملا کارهای تکراری را حذف می کنند. با استفاده از این ابزارها، زمان‌بندی جلسات به سادگی به اشتراک گذاری لینک تقویم شخصی و برقراری تماس برای لحظه در دسترس بودن شما و گرفتن یک جای خالی برای خود می شود.

۵. ابزارهای چت

در نهایت، توانایی تبادل بلادرنگ پیام‌ها، یک اولویت بهره وری مهم برای تیم های مجازی است. چه چت بصورت یک به یک باشد، و چه گروهی، کانال های مبتنی بر پروژه، یا اعلان های گسترده در سراسر شرکت، نمی‌توانید راحتی و کارایی یک ابزار جامع چت تجاری را نادیده بگیرید. شرکت هایی که از یک پلتفرم ارتباطی داخلی اختصاصی استفاده می کنند، ممکن است شاهد افزایش ۳۰ درصدی تعامل با کارمندان باشند. بسیاری از این سیستم ها اکنون یکپارچه سازی تماس صوتی و تصویری را ارائه می دهند و می توانند دسترسی را از طریق یکپارچه سازی اپلیکیشن های شخص ثالث با ابزارهای اشتراک گذاری فایل، ابزارهای مدیریت پروژه و برنامه های نرم افزاری CRM گسترش دهند.

همه چیز را با هم جمع کنید

تسلط بر تعاملات مجازی به ساخت یک تیم پرستاره و تجهیز آن ها به فرآیندهای کارآمد و بهترین ابزارهای موجود ختم می شود. اما آن طور که به نظر می رسد، این یک فرآیند یک شبه نیست. جذب استعدادهای مناسب، پیاده سازی سیستم های مناسب و ساده کردن عملیات، زمان و انرژی زیادی لازم دارد، که در شرکت سازه اطلاعات سامان با تولید و عرضه شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم، راه را برای شما هموار ساخته است.

تحقیقات نشان می دهد شرکت هایی که از دورکاری پشتیبانی می کنند، به طور متوسط ۲۵ درصد خروجِ کارکنانِ کمتری نسبت به شرکت هایی دارند که این کار را انجام نمی دهند. عمل ساده توانمندسازی تیم مجازی برای همکاری موثرتر می تواند تاثیر بسیار زیادی بر سازمان شما داشته باشد که در طولانی مدت به سود سهام بیشتر منجر خواهد شد.