نکاتی برای پیاده سازی ابزارهای ارتباطات سازمانی آنلاین در کسب و کار شما

پیاده سازی ابزارهای ارتباطات سازمانی آنلاین در کسب و کار مثل عملیاتی سازی هر ابزار دیگری فوت و فن خودش را دارد. اگر بتوانید نکات زیر را در مسیر استفاده از بستر تعاملات سازمانی درنظر بگیرید، می توانید در صورت بروز مشکل با کمترین وقفه مجدد در مسیر درست قرار بگیرید:

• آهسته شروع کنید، اما اکنون شروع کنید

انتقال از محیط کار سنتی به یک نوع کاملاً جدید از محیط کار دیجیتالی می‌تواند فرآیندی دشوار باشد، به‌ویژه برای اعضای تیم که هرگز در گذشته از ابزارهای تعاملات سازمانی آنلاین استفاده نکرده‌اند. می دانیم که تغییر همیشه با مانع اینرسی وضع حاضر روبرو می شود. یک شروع آهسته به شما و تیمتان این امکان را می دهد که به جای شیرجه ناگهانی، ابتدا انگشتان پا را در آب فرو کنید، که معمولاً منجر به استرس کمتر و مشکلات کمتر مرتبط با آن می شود. واضح است که اگر تیم شما بیش از حد سردرگم باشد، بهره وری کاهش می یابد.

• یک نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی مناسب انتخاب کنید

با وجود گزینه های مختلف برای انتخاب، یافتن نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی مناسب برای شرکت شما می تواند یک تجربه اکتشافی باشد. به دنبال چیزی باشید که به شما امکان می‌دهد از طریق پست‌ها یا پیام‌ دادن با دیگران در فضای خود ارتباط برقرار کنید، اسناد را بدون مشکل به اشتراک بگذارید، صفحات ویکی و وبلاگ‌ ایجاد کنید، و ایده ‌های تک بعدی خود را برای کل مجموعه (و همینطور برای گروه‌های کوچکتر در این مجموعه) مطرح کنید. تماسهای صوتی و ویدئویی و جلسات راه دور شما را هم اگر مدیریت کند که عالی است. کولتفرم تقریبا همه این نیازها را پوشش می دهد. از نرم افزارهای تک بعدی مناسب برای همه نوع کاربرد که نمی توانند به طور خاص برای نیازهای سازمان شما خصوصی سازی شوند، خودداری کنید.

• همکاری با یک متخصص در استفاده از ابزار تعاملات سازمانی

برای برخی افراد، تعاملات سازمانی آنلاین نه تنها یک مفهوم جدید و هیجان انگیز است، بلکه چیزی است که می توان یک حرفه را بر اساس آن بنا کرد. اگر جستجو کنید، افراد مجربی در حوزه تعاملات سازمانی برای مشورت و کمک در دسترس هستند، بسیاری از آنها نرم افزار اختصاصی خود را توسعه داده اند و از چم و خم و نکات کار در یک محیط شبکه اجتماعی سازمانی آکاهی دارند. حتی اگر در مورد نرم افزار به نتیجه رسیدید می توانید از شرکت ارائه دهنده یه مشاور برای عملیاتی سازی درخواست کنید. درست است که هزینه می کنید ولی موفقیت پروژه را تضمین می کنید. حضور یک متخصص، حداقل برای مدت کوتاه، یکی از بهترین راه‌ها برای ارتقای سرعت تیم در تطبیق با نرم افزارهای ارتباطات سازمانی آنلاین است و پیشگیری از بروز مشکلات احتمالی است.

انتخاب و استفاده از ابزارهای تعاملات سازمانی آنلاین می تواند کاری پیچیده باشد چون انواع و جنبه های مختلف دارند که درک کامل آنها مدتی طول می کشد. با این حال، وقتی به درستی استفاده شود، می تواند لذت بخش و زیبا باشد. اگر از عناصری که ماهیت یک نرم افزار ارتباطات سازمانی را می سازد، آگاه باشید، یک قدم به بهره‌گیری حداکثری از آن نزدیک‌تر شده‌اید.

نکاتی برای استفاده حداکثری از ابزارهای ارتباطات سازمانی آنلاین

در این مرحله، باید مشخص باشد که کسب و کار شما چقدر می تواند از تمرکز براستفاده از ابزارهای ارتباطات سازمانی سود ببرد. حتی اگر بهترین نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی، دیدگاه صحیح و گروهی از کارمندان با استعداد را در کنار خود داشته باشید، باز هم استفاده از ابزارهای تعاملات سازمانی آنلاین خالی از دردسر نیست. راه های زیادی وجود دارد که می توانید همکاری و ارتباطات را در سازمان خود بهبود بخشید. در اینجا به چند نمونه اشاره شده است:

• تمرکز بر ارتباطات باز

​ برای اینکه این تعاملات واقعاً کار کند، ارتباطات باید در اولویت هر پروژه قرار گیرد. تیم شما باید همیشه در بیان نگرانی ها یا سوالاتی که ممکن است داشته باشند، و همچنین هر عامل ورودی دیگری که ممکن است پروژه را به سمت جلو سوق دهد، احساس راحتی کند. رهبران تیم باید هر کاری که می توانند برای ایجاد یک محیط بازتر برای ارتباطات انجام دهند.

• جلسات آموزشی و کمکی برای استفاده بهتر را برنامه ریزی کنید

یادگیری نحوه استفاده از یک نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی معمولاً یک فرآیند آسان است، اگرچه آموزش تیم شما هم می تواند کارها را خیلی ساده تر کند. جلسات آموزشی را می توان در یک دفتر به صورت حضوری یا از راه دور از طریق کنفرانس از راه دور برگذار کرد و نیازی نیست جلسات آموزشی وقت گیر باشند. اصول اولیه را بررسی کنید، و اگر کارمندان شما از آن استقبال کردند، جلسات دقیق تری را برنامه ریزی کنید تا تمام جنبه های پلتفرم شما را تا حد امکان به طور کامل پوشش دهد.

• کارکنان کلیدی را شناسایی کنید

در هر سازمان تعداد انگشت شماری از کارکنان وجود دارند که سطح بالایی و ظرفیت مناسبی برای بهره وری، نبوغ و اخلاق کاری از خود نشان می دهند.

افرادی را که به احتمال زیاد شرکت شما را در مسیر عملیاتی سازی این نرم افزار هدایت می‌کنند، شناسایی کرده و به آنان نقش‌های رهبری بدهید. این کار می‌تواند راهی عالی برای بهبود تعاملات باشد، به‌ویژه اگر مهارت‌های لازم برای رهبری یک تیم را داشته باشند.

• جلسات روزانه بررسی وضعیت پیشرفت برگزار کنید

نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی، ابزاری عالی برای اطمینان از این است که کل تیم شما در طول یک پروژه در یک محیط هستند. اما به همین جا ختم نمی شود. برگذاری جلسات بررسی وضعیت پیشرفت به صورت روزانه می تواند بسیار مفید باشد، زیرا به کارمندان اجازه می دهد تا قبل از شروع روز سوالات، نظرات و نگرانی های خود را بیان کنند. نتیجه نهایی موانع کمتر و رویکرد موثرتر در یک روز کاری است، به خصوص زمانی که پروژه های زیادی به طور همزمان انجام می شود.

• طرح کلی و نتیجه مورد انتظار از استقرار را واضح برای همه ترسیم کنید

مهم نیست که چه پروژه ای را انجام می دهید، اگر یک طرح کلی برای خود و تیمتان تنظیم کنید، همیشه شانس موفقیت بیشتری خواهید داشت. بنابراین برای استقرار شبکه اجتماعی سازمانی و استفاده از محیط کار دیجیتالی یک پروژه تعریف کنید. رئوس مطالب تضمین می‌کند که از مسیر منحرف نمی‌شوید، و اگر اشتباه رخ داده بود دور انداختن آن‌ها نیازی به زمان و تلاش زیاد ندارد. بدون شک یک طرح کلی شما و تیمتان را در مسیر درست حرکت می‌دهد.

همانطور که پیش می رویم و فناوری همچنان بر چشم انداز کسب و کار مدرن تأثیر می گذارد، محبوبیت و ضرورت استفاده از ابزارهای تعاملات سازمانی آنلاین نیز افزایش می یابد. اکنون تصمیم بگیرید و استفاده از آنان را شروع کنید و دیگر نگران عقب ماندن سازمان خود از تکنولوژی و پیشرفت روز نباشید. ما پیشنهاد می کنیم کولتفرم را به عنوان یک شبکه اجتماعی سازمانی بررسی کنید. می توانید رایگان شروع کنید.