مخاطرات بکارگیری شبکه های اجتماعی عمومی مانند واتساپ، تلگرام، سروش، ایتا، آیگپ برای تعاملات سازمانی

"بهتر است از نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی استفاده کنیم یا شبکه اجتماعی عمومی کفایت می کند؟"

در نتیجه رخدادهای سالهای اخیر، سازمان ها بر سر دوراهی انتخاب بین دسترس پذیری بالای شبکه های اجتماعی عمومی و الزامات سازمانی در پاسخ به نیازهای ذینفعان شان قرار دارند. شکی نیست که شبکه های اجتماعی عمومی مانند واتساپ، تلگرام، سروش، ایتا، آیگپ یک فرهنگ تعاملی و ارتباطی گسترده ایجاد کرده اند که اکثر مردم با آنها آشنا و در این محیط ها دردسترس و آنلاین هستند. مردم اکنون به حضور در شبکه های اجتماعی احساس نیاز می کنند و ارزش تعاملات آنلاین در هر کاری که انجام می دهند را درک می کنند.

از طرفی، الزامات سازمانی در برابر این نیازمندی باعث ایجاد و توسعه نرم افزارهای شبکه اجتماعی سازمانی شده است، زیرا کارمندان و مشتریان همان تجربه را در محل کار لازم دارند.

از طرف دیگر، در بسیاری از سازمانها استفاده از شبکه های اجتماعی عمومی مانند واتساپ، تلگرام، سروش، ایتا، آیگپ با قابلیت ارتباط نزدیک و آنلاین، برای تعاملات داخلی استفاده شد. این موضوع به وضوح ضرورت حفظ حریم خصوصی، امنیت و انطباق دسترسی ها را در مدیریت فناوری اطلاعات به چالش کشید و به لحاظ سیاست های سازمانی اشتباه به نظر می رسد..

تصمیم گیری در مورد استفاده از یک نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی یا یک پلتفرم عمومی (مانند واتساپ، تلگرام، سروش، ایتا، آیگپ) برای ارتباطات سازمانی، مسئله مهم و دغدغه برانگیزی است، به ویژه زمانی که یک سازمان علاوه بر دغدغه حفاظت اطلاعات، از نظر منابع مالی و زمان محدودیت هم داشته باشد.

در ادامه با هم بررسی می کنیم. با اینکه شبکه های اجتماعی عمومی معمولاً هزینه‌های مستقیم کمی دارند، راحت پیاده‌سازی می‌شوند و فراگیر هستند اما مخاطرات زیادی به همراه دارند. ازطرفی یک شبکه اجتماعی سازمانی اختصاصا برای تعاملات سازمانی ساخته شده است و امکاناتی فراتر از تعاملات آنلاین ارائه شده توسط شبکه‌های اجتماعی عمومی ارائه می کند.

مخاطرات بکارگیری شبکه های اجتماعی عمومی (مانند واتساپ، تلگرام، سروش، ایتا، آیگپ) برای تعاملات سازمانی

اکثر شبکه‌های اجتماعی عمومی (مانند واتساپ، تلگرام، سروش، ایتا، آیگپ) با در نظر گرفتن یک نکته ساخته شده‌اند: حضور هرچه بیشتر افراد و ایجاد فرصت کسب درآمد از طریق ایجاد کلونی های گسترده حضور و تبلیغات غیر مستقیم یا مستقیم و ایجاد فرصت برای تحلیل های بیگ دیتا برای جهت دهی کلان علایق و فرهنگ.

حریم خصوصی فقط در محدوده شخصی و به شکل خاصی تعریف و رعایت می شود. ایده این پلتفرم ها این است که همه چیز را با همه به اشتراک بگذارید و فقط در مواقع ضروری محدودیت اجرا کنید. در نتیجه، هرگونه تنظیمات حریم خصوصی در چنین پلتفرم هایی با این فرض تنظیم می شود که کاربران می خواهند همه چیز را با همه دنیا به اشتراک بگذارند.

گرچه اکثر کاربران،شرایط استفاده را نخوانده تایید می کنند ولی موضوع حریم خصوصی در سراسر شبکه های اجتماعی عمومی (مانند واتساپ، تلگرام، سروش، ایتا، آیگپ) به خوبی مستند شده است. اشتراک‌گذاری تصادفی و یا خطر اشتراک‌گذاری اطلاعات با تبلیغ کننده ها در چنین پلتفرم‌هایی بسیار جدی است. کلیک روی لینک های مخرب و در نتیجه نصب برنامه های سرقت هویت بسیار محتمل است. از طرفی شرایط حفظ حریم خصوصی فقط مطابق با مدل‌های تبلیغاتی شبکه‌ها بازبینی می‌شوند. اگر سازمانی که اطلاعات مشتری را مدیریت می کنند بخواهد از بستر شبکه اجتماعی عمومی استفاده کند چون موضوع پذیرش شرایط استفاده نیز مطرح می شود، پیاده سازی SLA بسیار دشوارتر از زمانی است که از طریق یک شبکه اجتماعی سازمانی خصوص انجام می شود.

کولتفرم یک شبکه اجتماعی سازمانی است که از پایه برای پاسخ به این نیازها و رفع دغدغه ها ساخته شده است. می تواند همان راحتی تعاملات در شبکه های اجتماعی را در محدوده سازمان شما فراهم کند و از طرفی به صورت کامل به درجات مختلف حساسیت سازمان به حفظ حریم انواع داده ها و اطلاعات پاسخ بدهد. با تمام سیستم های اطلاعاتی سازمان می تواند یکپارچه شود و سرعت در اجرای کارها را تعاملات تسهیل شده به ارمغان بیاورد. در کولتفرم اشتراک رایگان بسازید.

خلاصه: مهمترین مخاطرات حاصل از استفاده از شبکه اجتماعی عمومی (مانند واتساپ، تلگرام، سروش، ایتا، آیگپ) برای تعاملات سازمانی، عدم امکان مدیریت دارایی سازمانی، ازدست رفتن حریم داده ها و اطلاعات، بالا رفتن احتمال هک اجتماعی، از بین رفتن مرز دارایی سازمانی و شخصی در دستگاه های ارتباطی کارمندان است.

استفاده از نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی بر بستر پلتفرم تعاملات سازمانی آنلاین بسیار کاربردی تر از واتساپ، تلگرام، سروش، ایتا، آیگپ است.

نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی برای ایجاد یک لایه ارتباطی بین کارمندان و سازمان با کسب و کار ساخته شده است. چندین مدل ارتباط سازمانی را مدیریت می کند و انواع ابزارهای همکاری آنلاین مانند پیام رسان سازمانی، مدیریت اشتراک گذاری اسناد، تقویم سازمانی، تماس هاس صوتی و تصویری، جلسات آنلاین ویدئو کنفرانس، مدیریت کار و غیره را ارائه می کند. شبکه اجتماعی سازمانی با ایجاد تغییر در رفتار تعاملی کارکنان، از طرق گوناگون بر کسب‌وکار تأثیر می‌گذارند.

نکته: اگر می خواهید با تعربف و امکانات شبکه اجتماعی سازمانی آشنا شوید یا در مورد نحوه انتخاب شبکه اجتماعی سازمانی بدانید این مقاله را بخوانید.

به تعاملات بهبود یافته بین کارمندان، شرکا و مشتریان بر یک بستر اختصاصی شبکه اجتماعی سازمانی فکر کنید. تمام پیام ها، فایلها و اطلاعات در یک محیط اختصاصی و در مدیریت سازمان رد و بدل می شوند. بنابراین دغدغه مخاطرات از دست رفتن حریم داده ها و اطلاعات کاهش می یابد. نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی کارشناسان و ذینفعان را بر اساس موضوع کار، دسترسی، توانایی بهینه سازی و شخصی سازی در کنار هم قرار می دهد. پیام های مرتبط بسیار چابک تر و دقیق تر جابجا می شوند.

معمولا شبکه اجتماعی سازمانی به سیستم های نرم افزاری شما متصل می شود و تعاملات را حول اطلاعات آنها یکپارچه مدیریت می کند. در حالت ایدهال به‌جای اینکه مجبور باشید با سیستم‌های جداگانه کار کنید در یک پلتفرم تعاملات سازمانی مناسب، همه ارتباطات کاری از یک محیط برقرار می کنید و در نتیجه بهره‌وری کلی سازمان به‌طور چشمگیری افزایش می‌یابد.

نکته: یکی از ویژگی های منحصر به فرد پیام رسان سازمانی کولتفرم به عنوان یک شبکه اجتماعی سازمانی، قدرت یکپارچه سازی آن با سایر نرم افزارها و همچنین بسترهای تعریف و مدیریت کاربران مانند LDAP است.

زمانی که شما یک نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی خصوصی راه اندازی می کنید، توسعه و ارتفاء فرهنگ سازمان و بهبود فرایندهای کسب و کار از نظر استراتژیک نیز بسیار آسان تر است. رویکرد اجتماعی به مدیریت ارتباطات محل کار می تواند به شکستن بوروکراسی و کاهش موانع پیشرفت امور، کمک کند. کارمندان زمانی احساس رضایت می کنند که بتوانند اقدامات موثر و بهینه داشته باشند. همه اینها زمانی قابل دستیابی است که سازمانها به شبکه های اجتماعی به عنوان راهی برای ایجاد ارتباطات در محل کار و نه به عنوان یک فناوری پرطرفدار و رایج نگاه کنند.

انتظارات کارکنان و سازمان در شبکه اجتماعی سازمانی برآورده می شود

گسترش قدرت وسایل شخصی ارتباطی مختلف در فناوری های امروزی نسل جدیدی از کاربران، کارمندان و مشتریان را با انتظارات جدید ایجاد کرده است. تقاضا برای الگوهای کاری انعطاف پذیر، امکان دورکاری، ارائه ارتباطات و خدمات آنلاین به مشتریان، چابکی بالاتر و کاهش بروکراسی انتظارات معمول امروزی ذینفعان است مه نیازمند رویکردهای نوآورانه برای بهبود بهره وری در محیط کار است.

• انتظارات کارکنان

انتظارات کارمندان اکنون نسبت به چند سال پیش بسیار بالاتر رفته است. در محیط سازمانی آنها اکنون طیف وسیعی از دستگاه ها را با برنامه های کاربردی قدرتمند در اختیار دارند. به عبارتی Knowledge-Worker هستند. همچنین از طریق گوشی های هوشمند خودشان از سرویس ها و خدمات بقیه جاها استفاده می کنند. گاهی انتظار دورکاری دارند. بنابراین آنها انتظار دارند که محیط کار و خانه آنها یکپارچه تر باشد و دورکاری سهولت بیشتری داشته باشد. حتی خیلی از وظایف کاری سازمانشان را از طریق موبایل یا لپ تاپ شخصی شان بتوانند انجام دهند. این موضوع چابکی را بهمراه خواهد داشت اما مخاطره انتشار و گسترش محدوده دسترسی به اطلاعات و داده های سازمانی روی ابزارهای شخصی و خارج از مدیریت و کنترل سازمان را به همراه دارد.

• انتظارات مشتری

انتظارات مشتریان و ذینفعان نیز به طور چشمگیری تغییر کرده است. آنها خدمات را شخصی تر و درلحظه می خواهند. ارائه پاسخ‌های فوری به درخواست‌های مشتری یکی از اصلی‌ترین چیزهایی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا در زمین رقابت باقی بمانند. پارادکس اصلی از این نقطه بوجود می آید. چون ضریب نفوذ شبکه های اجتماعی عمومی بسیار بالا است بدون شک با استفاده از آنها پاسخ‌ مشتریان را سریعتر می دهید، اما زمانی که با لیستی از مشتریان، کارمندان و شرکای در حال افزایش روبرو باشید و قدری عمیق تر شوید و اطلاعات درون سازمانی بخواهد به این لبه منتقل شود، هم مدیریت سریع درخواستها غیرممکن می‌شوند و هم مخاطرات اساسی در حفظ حریم داده ها بوجود می آید. به عنوان مثال اگر بعدا در سیستم پشتیبانی کسب و کار بخواهید به یک درخواست قبلی مشکل دار شده در سطح داخلی رسیدگی کنید کار بسیار سخت تر می شود.

اینجاست که باید بین دسترس پذیری بالاتر شبکه اجتماعی عمومی و امکان مدیریت و حفاظت از دارایی دیجیتالی سازمان و امکان ارائه خدمات درست و چابک یکی را انتخاب کنید که بدیهی است دومی با ساختار سازمان سنخیت بالاتری دارد.

از آنجا که شخصی کردن یا سفارشی سازی یک شبکه اجتماعی عمومی مانند واتساپ، تلگرام یا فیس بوک دشوار و دربسیاری موارد غیر ممکن است. به عنوان یک محصول مصرفی عمومی، در نحوه سازماندهی پیامها، اطلاعات و اسناد و روش تعامل با همکاران و اعضای تیم، کار چندانی نمی توانید انجام دهید. با اینکه قابلیت‌های جستجو بسیار گسترده است، اما چون با انبوهی از تعاملات عمومی مخلوط می شوند زمانی که به مکالمه‌ای که ماه‌ها یا سال‌ها پیش داشته‌اید، نیاز پیدا کنید، ردیابی ارتباط و اطلاعات به یک دردسر تبدیل می‌شود. این پلتفرم‌ها زمانی که به یک ارتباط فوری نیاز دارید، عالی هستند، اما زمانی که به یک سیستم مدیریت ارتباط یا اسناد سازمانی نیاز دارید که یک آرشیو سازمان‌یافته از فعالیت‌های شما داشته باشد، به راحتی شکست می‌خورند.

توجه: البته این تحلیل، سرمایه گذاری برای بازاریابی از طریق شبکه های اجتماعی عمومی را زیر سوال نمی برد و این موضوع، جایگاه تثبیت شده خودش را دارا است.

مشارکت کارکنان در عصر رسانه های اجتماعی

بهبود سطح مشارکت کارکنان همیشه راه سختی است. با اینکه شبکه های اجتماعی عمومی اغلب به عنوان اصلی ترین ابزارهای بخش بازاریابی در نظر گرفته می‌شوند، اما درست نیست که بر کل سازمان تأثیر بگذارند. شبکه های اجتماعی عمومی در صورت اجرا و بکارگیری درست، پتانسیل ارائه راه‌ حل‌های فوری برای ارتباطات اولیه مقطعی با ذینفعان عمومی را دارند و نه بیشتر.

سازندگان شبکه های اجتماعی سازمانی آنها را مشابه نمونه های فراگیر عمومی ساخته اند که باعث می شود شما نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی یا پلتفرم سازمانی را دوستانه و برای استفاده آسان ببینید. بنابراین راحت استقرار می یابند ولی سیاست درستی را برای روند استقرار باید تدوین کرد.

اگر به انتظار بازگشت سرمایه (ROI) درمورد شبکه اجتماعی سازمانی فکر می کنید، بهتر است نگاهی به تاثیرات کلان آن بر فرهنگ سازمان، بهبود بهره وری، ارتقاء رضایت شغلی و چابکی سازمان بیندازید. می توانید در بخش دوم این مقاله تاثیرات مثبت سیستم تعاملات سازمانی را بررسی کنید.

برای برندها و کسب‌وکارها، همه چیز با سرمایه‌گذاری در بهبود فرهنگ کارکنان شروع می‌شود که به تحقق چشم‌انداز سازمان تجسم می‌ بخشد و نرم‌افزار شبکه اجتماعی سازمانی یکی از ابزارهایی است که تاثیر مستقیم بر این مقوله دارد.

نتیجه گیری

شبکه اجتماعی سازمانی و پیام رسان سازمانی، کارکردن را از مفهوم فقط در یک مکان و زمان مشخص به مفهوم در هر مکان، قابل دسترس تبدیل کرده است. با یک رایانه و یک مرورگر، یا یک دستگاه تلفن همراه هوشمند، همیشه با تیم کاری خود در ارتباط هستید و می توانید فعالیتهای سازمانی خود را انجام دهید. در لحظه با بقیه در ارتباط باشید و آنلاین کار کنید. شناوری در شکل کار کردن داشته باشید و گاهی دورکاری کنید. حتی سازمان بهره وری بالاتری را تجربه کند.

سازمان شما هم احتمالاً تحت فشار استفاده از شبکه های اجتماعی عمومی به اجبار قرار گرفته است. کارمندان به احتمال خیلی واضح استفاده از ابزارهای تعاملاتی عمومی در محل کار را درخواست کرده باشند یا در شرایط روزمره آنها به صورت خزنده و آهسته وارد شده باشند و امروز بخشی از اطلاعات سازمان در آنها گردش داشته باشد. این فقط مسئله زمان نیست که میان نیازهای سازمان و خواسته های کارکنان یا مشتریان، کدامیک پیروز شود. گاهی الزامات سازمانی خط قرمز هایی دارند که نمی توان از آنها گذشت. امروزه ابزارهای تعاملات سازمانی آنلاین موجود در نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی در جایگاه خوبی قرار گرفته اند، تا به بخش عمده نیازهای مطرح شده از سوی همه ذینفعان به خوبی پاسخ دهند.

کولتفرم یک شبکه اجتماعی سازمانی است که با هزینه مناسب نیازهای تعاملات سازمانی را برآورده می کند. امکان مدیریت و نظارت بر محدوده تعاملات و ارتباطات سازمانی که جزء دارایی دیجیتالی سازمان محسوب می شوند را نیز فراهم می کند. نصب و راه اندازی شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم در مرکز داده سازمان شما امکان پذیر است.