چگونه با چالش‌های مهم تعامل در محل کار مواجه شویم؟
تعامل یکی از اصلی‌ترین مؤلفه‌ها در موفقیت هر نوع سازمانی محسوب می‌شود. هیچ محل کاری بدون تعامل و ارتباط بین کارکنان آن نمی‌تواند کارآمدی مطلوبی داشته باشد بنابراین اجرای منسجم آن باید جزو اولویت‌های اصلی یک کسب و کار باشد. بحث این مقاله درباره عوامل مؤثر، متداول‌ترین چالش‌ها و نحوه کنترل آنها در حوزه تعاملات سازمانی است.
تعاملات سازمانی در محل کار؟
وقتی افراد تحت عنوان یک تیم برای تحقق یک هدف مشترک با یکدیگر کار می‌کنند، به معنای تعامل در محل کار است. در محیط کار، این تعریف به همکاران و اعضای تیم تعمیم می‌یابد که بر پروژه‌های خاصی کار می‌کنند و نیاز به ارتباط مداوم و تلاش تیمی دارند. در یک تیم چه همه اعضای آن در یک دفتر کار کنند و چه بعضی از آنها از راه دور کار کنند، برای تکمیل پروژه‌ها به تعامل نیاز است.
تعامل کارآمد یعنی ارتباطات آرام، بدون اخلال و باز، بین همه اعضای تیم، که برای ایجاد یک گردش کار سازنده ضروری است. بخصوص در ارتباط با پروژه‌های تجاری بزرگ این مسئله بیشتر صدق می‌کند. بهینه‌سازی تعاملات سازمانی به یک حرفه و کسب و کار امکان می‌دهد تا پتانسیل موفقیت خود را افزایش دهد. همچنین روابط حرفه‌ای سالم بین کارکنان را ترویج می‌کند.
طبق نتایج نظر سنجی در سایت دورکاری GoRemotely ، توانایی تعامل، یکی از مهمترین مهارت‌ها برای موفقیت کارکنان در آینده است. حدود 75 درصد کارکنان، فکر می‌کنند که تعامل و کار گروهی جزو مهمترین عوامل حیاتی در یک محیط کار است. 50 درصد کارکنان نیز تمایل به فعالیت بیشتر در محیط‌های مشارکتی دارند.
محیط کار امروزی
در محیط کار امروزی، روش‌های سنتی و راهکارهای تعامل مدرن و پیشرفته با یکدیگر ترکیب می‌شوند تا محیط کاری ایجاد کنند که همه اعضای تیم با حس راحتی در آن کار کنند. وجود یک محیط کار تعاملی، به اعضای تیم این امکان را می دهد تمام ابزارها و منابع مورد نیاز خود را در یک پلتفرم پیدا کنند، و بتوانند با یکدیگر ارتباط و هماهنگی برقرار کنند. این مسئله به آنها کمک می‌کند تا کار خود را با سرعت بیشتری انجام دهند.
نیاز به تعامل در سال‌های اخیر به علت تغییرات ناشی از اپیدمی ویروس کرونا بیشتر از قبل مورد تاکید قرار می‌گیرد.خوشبختانه هم‌اکنون چندین ابزار آنلاین تعاملی وجود دارد که علاوه بر تنظیمات دورکاری، امکان انجام فرآیندهای تیمی کارآمد را نیز فراهم می‌کنند. گزارشات در این زمینه نشان می‌دهند که پلتفرم‌های تعاملات سازمانی آنلاین بهره‌وری کارکنان را تا حدود 30 درصد افزایش داده‌اند.
با این وجود، تکیه بر استفاده از ابزارهای دیجیتال تعاملات سازمانی نیز می‌تواند چالش‌های خاصی به دنبال داشته باشد. در اینجا معمولاً کارکنان مجبور می‌شود که بین اپلیکیشن‌ها و پلتفرم‌های مختلف در گردش باشند تا بتوانند با سایر همکاران خود کار کنند و به فایل‌ها و اسناد خود دسترسی کامل داشته باشند. این مسئله می‌تواند زمان ارزشمندی را تلف کند که می‌توان آن را برای پیشرفت در سایر امور اختصاص داد.
9 چالش اصلی مرتبط با تعاملات سازمانی و نحوه مواجه با این چالش‌ها
دستیابی به تعامل همیشه ساده نیست. در زیر متداول‌ترین موانع ایجاد یک فضای تعاملی و ارتباطی در محل کار را ذکر کرده‌ایم.
1- مشکل در دستیابی به یک ارتباط منسجم
ترویج فرهنگ ارتباط باز در محل کار یک مسئله بسیار مهم است. گاهی که اعضای تیم حس کنند نمی‌توانند آشکارا با یکدیگر ارتباط برقرار کنند یا پلتفرم واحدی برای بیان افکار و نظرات خود ندارد، باعث عدم شکل گیری تعامل می‌شود.
اگر اعضای تیم حس کنند امکان برقراری ارتباط نیست تمایلی به مشارکت از خود نشان نمی دهد، که می تواند منجر به شکست پروژه‌ها شود. بر اساس گزارش موسسه مدیریت پروژه، 33 درصد پروژه‌ها به علت عدم مشارکت همه اعضای تیم موفق نمی شوند.
راهکار
مدیران سازمان‌ها باید فعالانه با اعضای تیم خود در تعامل فعال باشند و آنها را تشویق کنند تا نگرش‌ها و ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند. آنها باید فرصت‌هایی را ایجاد کنند تا همه کارکنان بتوانند آزادانه افکار و ایده‌های خود را بازگو کنند. همچنین شاید نیاز به سرمایه‌گذاری روی یک مجموعه از ابزارهای تعاملات سازمانی باشد که بتوانند به کارکنان در دستیابی به ارتباطات مؤثر کمک کنند.
2- نبود چشم‌انداز و هدف مشخص
کار و تعامل در شرایطی که هدف و چشم‌انداز هنوز نامشخص است، امری دشوار خواهد بود. بدون داشتن یک چشم‌انداز مشخص از آنچه باید انجام شود، اعضای تیم شاید بدون تفکر به کار بپردازند. این مسئله تا حد زیادی مانع از بهره‌وری، انگیزه و کارایی می‌شود.
همچنین عدم چشم‌انداز مشخص می‌تواند برای مدیران در واگذاری مسئولیت‌ها و وظایف به هر یک از اعضای تیم، مشکلاتی به وجود آورد. این مسئله نیز به نوبه خود می‌تواند احساسات منفی درباره یک پروژه را تشدید کند و فرآیند هم افزایی کاری را با اخلال مواجه سازد. وقتی شاخص‌های اصلی عملکردی در اختیار کارکنان قرار نمی‌گیرد و آنها نمی‌دانند که سایر اعضای تیم برای کمک به موفقیت پروژه چه کاری انجام می‌دهند، آنگاه سازمان با چالش‌های بزرگی مواجه می‌شود و امور به درستی پیش نمی‌روند.
راهکار
اعضای تیم باید برای تبیین اهداف و بحث درباره آنها به شکل منظم با یکدیگر ملاقات کنند. همچنین همه آنها باید از تحلیل پیشرفت‌های کاری و اعمال تغییرات مطلع باشند. اگر آنها بتوانند از طریق یک پلتفرم منسجم ارتباط برقرار کنند و تغییرات پروژه را در زمان واقعی مشاهده کنند، کمک مهمی به آنها خواهد کرد.
3- نیاز به ترویج تنوع از طریق ارتباطات باز
واقعیت آن است که هر فردی سبک کاری مختص به خود را دارد و دو نفر دقیقاً یک سبک کاری ندارند. مثلاً بعضی از افراد به تنهایی بهتر و راحت تر کار کنند، در حالی که بعضی دیگر کار گروهی را ترجیح می‌دهند. همچنین تیم‌ها معمولاً دارای افرادی هستند که در زمینه‌های مختلفی مهارت دارند بنابراین پیوند آنها و ایجاد احساس مشارکت در همه اعضای یک تیم در زمان تبیین راهکارهای تعامل معمولاً کار ساده‌ای نیست.
راهکار
مشابه تقویت ارتباطات منسجم، در اینجا نیز ترویج تنوع به ارتباط باز نیاز دارد. این رویکرد به فراگیری بیشتر محیط کار کمک می‌کند. همچنین باید مسئله تفویض اختیارات مؤثر و ارائه طرح‌های کارآمد برای حل تعارضات در دستور کار قرار بگیرد. اعضای تیم باید از ارزشمندی و قابلیت‌های خود برای تیم و وظایف خاصی که برای موفقیت یک پروژه بر عهده دارند، آگاه باشند.
4- ایجاد اعتماد بین اعضای تیم
اعتماد یکی از مؤلفه‌های اصلی تعامل محسوب می‌شود، و اعتمادسازی بین اعضای یک تیم که با یکدیگر ارتباط برقرار نمی‌کنند، کاری تقریباً غیرممکن است. اعتمادسازی به زمان نیاز دارد تا تقویت شود. اما رسیدن به آن امری ضروری است زیرا اعتماد یک محیط کار برای کارکنان فراهم می‌کند که در آن، رشد، هم افزایی و بهره‌وری در کار در وضعیت مطلوبی قرار دارد.
راهکار
اعتمادسازی به ارتباط فعال و آگاهانه اعضای تیم با یکدیگر در محل کار نیاز دارد و هر کارمندی باید با ابراز احساسات راحت باشد. برای اعتمادسازی سریع‌تر در بین اعضای تیم، مدیران باید مرزها و اهداف واضحی برای سازمان تعیین کنند و حامی ارتباطات باز باشند.
5- پایین بودن بهره‌وری
در یک محیط اداری، یکی از موانع اصلی بهره‌وری،کمبود بازخورد است. اعضای تیم اغلب نیاز دارند تا تلاش‌ها و عملکرد آنها مورد تائید یا ارزیابی قرار بگیرد. یکی دیگر از موانع جدی عدم بهره‌وری، استفاده از روش‌های ارتباطی سنتی مانند ایمیل است. گاهی برای افراد کلیدی شرکت پاسخ به ایمیل ها زمان بر است که به وضوح باعث اخلال در روند جریان کار می شود.
راهکار
پاسخ‌های سریع و بازخورد به موقع برای ایجاد یک محل کار مولد امری ضروری است. برای ارتباط فوری به سراغ یک پلتفرم با پیام رسانی سریع مانند کولتفرم بروید، و دستورالعمل‌های واضح و فوری در مورد وظایف و پروژه‌های کارکنان بدهید.
ممکن است در چند هفته اول بعد از اجرای نرم افزار تعاملی جدید، با کاهش بهره‌وری مواجه شوید، که طبیعی است زیرا اعضای تیم همچنان در حال یادگیری نحوه عملکرد پلتفرم جدید هستند و تلاش دارند تا بدانند که چگونه می‌توانند به بهترین شکل از پلتفرم برای پشتیبانی کار خود استفاده کنند. با این وجود، شما به کمک زمان‌بندی و دستورالعمل‌های مناسب می‌توانید سطح بهره‌وری تیم خود را بازیابی یا حتی ارتقاء دهید.
6- طرز فکر منفی کارکنان
طرز فکر منفی کارکنان می‌تواند به سرعت همانند یک بیماری مسری شیوع پیدا کند. وقتی یکی از اعضای تیم درباره غیر ممکن بودن یا دشواری یک پروژه صحبت می‌کند، در اینجا سایر اعضای تیم نیز شاید به همین ذهنیت منفی برسند.
راهکار
شما به عنوان مدیر تیم یا رئیس سازمان، می‌توانید روحیه کارکنان خود را تقویت کنید. در این رابطه باید تیم را تشویق کنید تا به راهکارهای خلاقانه در زمان مواجهه با مشکلات فکر کنند. همچنین ارزشمندی بالای کارکنان برای سازمان را به همه آنها نشان دهید. می توانید موفقیت ها را بزرگتر جلوه دهید و در کانالهای اختصاصی و عمومی آنها را منتشر کنید.
7- تک روی افراد در سازمان
اکثر سازمان‌ها مدتهاس با تک روی افراد مواجه بوده‌اند، و سازمان‌هایی که تیم‌های کاری پراکنده در نقاط مختلف دارند با چالش‌هایی بیشتر در این زمینه مواجه هستند. ممکن است بخشی از یک سازمان همیشه مایل به اشتراک‌گذاری اطلاعات خود با بخشهای دیگر نباشد که این مسئله می‌تواند ارتباط و تعامل بین آنها را مختل کند. اما اعضای تیم‌های دورکاری باید با یکدیگر تعامل داشته باشند تا اطمینان حاصل شود که کل تیم هماهنگ امور را دنبال می‌کنند.
راهکار
در اینجا هدف ما، ایجاد رویه‌های عملیاتی استاندارد است و اینکه به هر یک از اعضای تیم درباره وظایف خو و نیز درباره پروتکل‌های مربوطه توضیحاتی ارائه دهیم. برای این منظور، باید بر روی یادداشت‌ها یا اسناد مکتوب خود، SOPهایی داشته باشید و آنها را به راحتی در اختیار همه اعضای تیم قرار دهید. اینگونه اعضای تیم می‌توانند در صورت لزوم، به آنها مراجعه کنند. حرکت به سمت کانال های خصوصی مباحثه در مورد موضوعات و پروژه ها به جای چت خصوصی بین افراد به کنترل این چالش کمک می کند.
8- تردید و عدم موافقت کارکنان
مسئله تردید و عدم موافقت کارکنان، به عنوان "عدم حمایت داخلی" (lack of buy-in) نیز شناخته می‌شود. همانگونه که قبلاً توضیح دادیم، بعضی از کارکنان تمایل بیشتری به کار انفرادی دارند. اما این مسئله می‌تواند باعث انزوا و عدم ارتباط بین اعضای تیم شود. افرادی که به تنهایی کار می‌کنند، معمولاً دیدگاه‌ها و ایده‌های ارزشمند سایر همکاران را از دست می‌دهند که این مسئله یک مانع برای بهینه‌سازی روش کار آنها شود.
همچنین گاهی کارکنان ترجیح می‌دهند که به روش‌های قدیمی متعهد باقی بمانند یا از پلتفرم‌های خارجی استفاده کنند در حالی که این پلتفرم‌ها می‌توانند داده‌های ارزشمند را در معرض خطر قرار دهند. سرپرستان یک تیم نیز شاید نتوانند اهمیت تعامل را به اعضای تیم نشان دهند و کارکنان احساس نیازبه تعامل و ارتباط موثر با سایر اعضای تیم نکنند.
راهکار
در زمان معرفی یک پلتفرم تعاملات سازمانی مانند کولتفرم یا هر روش جدیدی برای تعامل، اطمینان حاصل کنید که حتی‌الامکان کاربر پسند است. تیم شما باید در استفاده از این پلتفرم راحت باشد. همچنین باید به اعضای تیم زمان و پشتیبانی کافی داده شود تا بتوانند به درستی پلتفرم و مؤلفه‌های آن را بشناسند و ارزشمندی روش‌های جدید را نیز درک کنند. واقعیت آن است که ترک عادات چند ساله و خروج از مناطق آسایش برای افراد کاری دشوار است اما گذشت زمان و تمرین زیاد می‌تواند این دشواری را کاهش دهد.
9- اشباع بیش از حد ایده‌ها
احتمالاً این ضرب‌المثل را شنیده‌اید که «وقتی آشپز دو تا می‌شود، غذا یا شور می‌شود یا بی نمک»! اگرچه در کار تیمی قدرت‌های ذهنی افراد تجمیع می‌شوند، اما وجود افراد متعددی که بر روی یک کار مشابه کار می‌کنند، گاهی می‌تواند مانع موفقیت شود. مثلاً وجود تصمیم گیران یا سرپرستان متعدد در خصوص یک پروژه گاهی منجر به ایجاد یک حلقه بازخورد بی پایان می‌شود. این حلقه بازخورد بیشتر از آنکه مفید باشد، زیان به دنبال خواهد داشت. همچنین این مسئله گاهی باعث می‌شود که اعضای تیم، اهداف پروژه را فراموش کنند.
راهکار
اعضای تیم باید از مسئولیت‌های فردی خود آگاه باشند. اعضای تیم، مسئول نحوه پیشبرد و تأمین ملزومات نهایی یک پروژه هستند. بنابراین دو یا سه نفر می‌توانند بازخورد مناسب را ارائه دهند.اما وقتی تعداد اعضا بیشتر می‌شود، پیشبرد امور نیز دشوارتر خواهد بود.
یک محیط کار دیجیتالی چگونه می‌تواند سطح تعامل در محل کار را ارتقاء دهد؟
محیط کار دیجیتالی می‌تواند بستری مناسب فراهم کند که در آن، کارکنان می‌توانند به شکل مؤثر و کارآمد با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و فایل‌ها و اسناد را به اشتراک بگذارند و پیشرفت امور را رهگیری کنند و تاریخ‌ها و ضرب‌الاجل‌های مهم را تحت نظر داشته باشند. همچنین محیط کار دیجیتالی به نحوی طراحی می‌شود که کاربر پسند باشد. همچنین با اقدامات امنیتی قدرتمندی تقویت می‌شود که از داده‌های شرکت و حریم خصوصی کاربر محافظت می‌کنند. همچنین در این محیط کاری، یک تیم پشتیبانی تمام وقت برای کمک به رفع هر نوع تعارض و اخلال باید حضور داشته باشد. محیط کار دیجیتالی امکان تعاملات سازمانی بهینه را نیز فراهم می‌کند. کولتفرم به عنوان یک سرویس مشابه اسلک و تیمز می تواند در ایجاد محیط کار دیجیتالی به شما کمک کند. در اینجا تیم‌ها می‌توانند مباحث مجازی داشته باشند و به سرعت از طریق ارسال پیام‌های فوری با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و به راحتی اطلاعات کاری را به اشتراک بگذارند. این قابلیت‌ها می‌توانند در زمان و انرژی صرفه‌جویی کنند و بهره‌وری را افزایش دهند. همچنین تیم‌ها می‌توانند پروژه‌ها را به روشی کارآمدتر انجام دهند و تا یک محیط مشارکتی و فراگیر به وجود آید.
