پلتفرم های تعاملات سازمانی: اتلاف کننده زمان یا افزایش دهنده بهره وری؟

کریستال مک‌فران (Crystal McFerran) ، معاون ارشد شرکت خدمات فناوری اطلاعات The 20، متوجه شد که کارمندان پس از شروع استفاده از پلتفرم تعاملات سازمانی Slack، بسیار کارآمدتر با هم کار می‌کنند.

وی گفت: "استفاده از Slack نحوه عملکرد و برقراری ارتباط تیم من را بسیار بهبود بخشیده است. Slack به ما امکان می دهد سریعتر ارتباط برقرار کنیم، فایل ها را به راحتی به اشتراک بگذاریم، و استفاده از ایمیل و زمان پاسخگویی را به میزان قابل توجهی کاهش دهیم . "

Slack مانند بسیاری از پلتفرم‌های تعاملات سازمانی دیگر، نرم‌افزاری ابری است که اعضای تیم می‌توانند از آن برای مدیریت پروژه‌ها، اثبات و اظهار نظر روی فایل‌های مشترک، طوفان فکری، نظرسنجی، چت با همکاران از راه دور و ارسال هشدار از رایانه یا دستگاه‌های تلفن همراه استفاده کنند. مکالمات و پروژه های جانبی در "کانال ها" جای می گیرند . تمام دارایی های یک پروژه را می توان در Slack ذخیره کرد و این نرم افزار را می توان در کنار سایر نرم افزارهای معمول آفیس استفاده کرد.

شما می توانید از کولتفرم به عنوان نمونه ایرانی اسلک استفاده کنید. تقریبا اکثر امکانات اسلک در کولتفرم وجود دارند و برای بهبود تعاملات سازمانی در شرکت تان می توانید از آن استفاده کنید.

شرکت The 20، مستقر در پلانو، تگزاس، یکی از شرکت‌های متعددی است که نرم‌افزارهای تعاملات سازمانی مانند Slack، Trello، Asana، Skype، Basecamp، Zoom و بسیاری دیگر را برای کمک به سهولت ارتباط بین همکاران به کار گرفته‌اند. نرم‌افزارها و برنامه‌های تعاملی نقش مهمی در بسیاری از شرکت‌ها ایفا می‌کنند مخصوصا آنهایی که تیم‌ها و کارمندانی در مناطق دور دست دارند یا دورکار که تحت فشار تماس‌ها و ایمیل‌ها هستند.

بر اساس گزارش Statista، که یک ارائه دهنده داده های بازاریابی و سهم بازار است، بازار جهانی نرم افزارهای تعاملات سازمانی از حدود 7 میلیارد دلار در سال 2015 به حدود 8.75 میلیارد دلار در سال 2017 افزایش یافته است و پیش بینی میشد در سال 2021 از 9.5 میلیارد دلار فراتر رود. اما پاندمی کرونا این پیش بینی را تغییر داد و 80 درصد اقزایش بیشتر را تجربه کرد.

با اینکه برنامه‌های تعاملات سازمانی ، با داشتن ویژگی‌ محبوب چت ،حواس‌پرتی بی فایده را در محیط کار به همراه دارند، اما ابزارهایی را برای سازماندهی وظایف، پروژه‌ها و ارتباطات به کارفرمایان و همکاران نیز ارائه می‌دهند.

آلی کلی_ Allie Kelly، معاون بازاریابی در شرکت نرم‌افزار استخدام JazzHR ، که دفاتری در پیتسبورگ، پنسیلوانیا، والتهام و ماساچوست دارد، گفت: "برای موفقیت، کسب و کارها باید کارآمد و چابک باشند و بتوانند تا حد امکان از توانایی های کارکنان خود بهره ببرند. در بسیاری از موارد این به معنای استفاده از ابزارهای ارتباطی و تعاملی برای کمک به آنها برای افزایش بهره وری از طریق کاهش انواع بارهای اداری روزانه خود، بهره وری را افزایش دهد.

او گفت: "ابزارهای ارتباطی و تعاملی در اشکال و اندازه‌های متفاوت عرضه می شوند، از جمله می توان به نرم‌افزارهای استخدام، سیستم‌های پیام‌رسان، برنامه‌های اشتراک‌گذاری فایل، و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و بسیاری دیگر اشاره کرد." همچنین اضافه کرد:"اگر نرم افزار مناسب را انتخاب کنید، نه تنها در دراز مدت در زمان و هزینه خود صرفه جویی می کنید، بلکه به انسجام و تقویت کار تیمی و در نهایت ایجاد یک محیط کاری مثبت تری برای کارمندان خود کمک می کنید."

Kelly اشاره کرد که بسیاری از ابزارهای تعاملات سازمانی محبوب، رایگان یا کم هزینه هستند و چندین مورد دلخواه را فهرست می کند:

• پلتفرم مدیریت پروژه Asana، که دارای داشبوردی است که به تیم ها اجازه می دهد پیشرفت چندین کار را به طور همزمان نظارت کنند.
• برنامه اشتراک فایل دراپ باکس
• Slack، که یک مکان مجازی متمرکز برای برقراری ارتباط از طریق پیام‌های فوری و اتاق‌های گفتگو و امکان کشیدن و رها کردن فایل‌ها از Dropbox و Google Drive را فراهم می‌کند.
• البته ما هم Colatform را به لیست پیشنهادات Kelly برای استفاده کنندگان ایرانی اضافه می کنیم.
• Trello، یک ابزار بصری است که به افراد کمک می کند کار را به صورت کارت و تابلو سازماندهی کنند.

پلتفرم های تعاملات سازمانی می توانند به ویژه برای تیم هایی با کارکنان دورکار مفید باشند. طبق گزارش FlexJob و Global Workplace Analytics در سال 2017، طی دهه گذشته، دورکاری منظم در ایالات متحده بیش از 115 درصد رشد داشته و در 2019 و 2020 چهار برابر شده است.

بن استون_ Ben Aston، بنیانگذار The Digital Project Manager، یک پورتال مدیریت پروژه کانادایی، گفت که با رایج‌تر شدن دورکاری، مردم بیشتر با مکان‌های کاری روبرو می‌شوند که «مرکز تعاملات سازمانی آنلاین هستند تا دفاتر سنتی».

استون گفت: " ابزارهای تعاملات سازمانی با ارائه یک محیط کاری دیجیتال ولی متمرکز - یک ساختمان اداری مجازی - که در آن تمام اسناد، فرآیندها، ضرب‌الاجل‌ها، زمان‌بندی‌ها و ارتباطات سازمان شکل می گیرند، به این محیط‌های کاری جدید جذابیت انکار ناپذیری می دهند."

پلتفرم تعاملات سازمانی نکات مثبت و منفی

مک کال رابیسون، سردبیر و مدیر وبلاگ در سایت بررسی مشتریان یوتا شرکت Best Company، از Slack و Basecamp، یک برنامه مدیریت پروژه و ارتباطات تیمی، برای برقراری ارتباط با همکاران و سازماندهی کار استفاده می‌کند. او گفت: "Basecamp به شرکت ما این امکان را داده که بر انجام وظایف نظارت کامل داشته باشد و بدون نگرانی، افراد می دانند هر کسی چه کاری و چگونه و چه موقع انجام دهد."

تایلر کوبلاسا­_ Tyler Koblasa، مدیر عامل شرکت کلود اپ_ CloudApp شعبه سانفرانسیسکو ، گفت که شرکت نرم افزاری ضبط صفحه نمایش او از چندین ابزار مشترک از جمله Slack، Atlassian's Jira برای مدیریت پروژه، Zoom برای تماس های کنفرانسی، Chorus.ai برای رونویسی یادداشت های جلسه و از محصول خود برای ایجاد و اشتراک گذاری محتوای بصری استفاده می کند.

Koblasa گفت: "Slack می تواند به عنوان یک ابزار ارتباطی قدرتمند استفاده شود که یک سازمان را با هم تیمی های خود در سراسر جهان گرد هم می آورد. با این حال، اگر به طور درست و هدفمند استفاده نشود، می تواند یک نرم افزار مخل کار و هدر دهنده زمان باشد ."

"ارزش Slack در ایجاد امکان مذاکره در مورد موضوعات و تعاملات سازمانی در زمان کوتاه است. این کار آسان تر از استفاده از ایمیل است، و هر مکالمه را می توان بر اساس موضوع سازماندهی کرد. از اشکالات آن افزایش حواس پرتی است، زیرا کارمندان گاهی اوقات هنگام کار همزمان مکالمات طولانی تری انجام می دهند بدون آنکه هیچ کار مشخصی را دنبال کنند."

Koblasa گفت که شرکت او، جدا از قوانینی که برای استفاده از Slack در نظر گرفته اند، به کارمندان توصیه می‌کند که فقط کانال‌هایی را دنبال کنند که برای نقش آنها در نظرگرفته شده، و کانال‌ها را هر سه ماه یک‌بار برای کاهش شلوغی آن یکپارچه کنند. کانال‌های جدیدی را که ایجاد می‌کنند، برای جلوگیری از حواس‌پرتی به‌طور پیش‌فرض به صورت «خصوصی» ایجاد کنند، و فقط اعضای ضروری را عضو کنند. (کانال‌های اسلک ممکن است عمومی و در دسترس همه اعضای شرکت شما باشند یا خصوصی و افراد مخصوص به آن دعوت شوند.)

ویل کریگ، مدیر عامل شرکت LeaseFetcher_مجموعه مقایسه لیزینگ خودرو_ در بریتانیا ، گفت که شرکت او قانون منع استفاده از Slack برای موضوعات غیر کاری وضع کرده تا موضوعات جدید با "چت های نامربوط" شلوغ نشوند. او گفت که این پلتفرم "به افزایش سرعت ارتباط بین تیم های مختلف در شرکت من کمک کرده است."

ارتباط بهتر

مک‌فران _ McFerran گفت در شرکت The 20، تیم‌ها می‌توانند ارتباطات Slack خود را بر اساس بخش، تیم‌ها و اعلامیه‌های شرکت جدا کنند. او گفت: "توانایی برقراری ارتباط همزمان با چندین فرد به طور همزمان یک مزیت بزرگ است."

Teana McDonald، مدیر عامل رسانه های اجتماعی و شرکت روابط عمومی 3E Connections Inc، از شهر Coral Springs در ایالت فلوریدا، گفت که شرکت او از زمان پذیرش Slack، ارتباطات ایمیل را تا 45 درصد کاهش داده که باعث افزایش بهره وری تا 35 درصد شده است. او از Google Analytics برای مقایسه نتایج ماهانه استفاده کرد.

مک‌دونالد گفت: «از آنجایی که برخی از کارمندان ما دورکار هستند، امکان انجام تعاملات سازمانی در زمان واقعی، کاهش تعداد ایمیل‌ها و دعوت مشتریان به یک گروه باعث تغییر بازی می‌شود. "سبک ارتباط ما و پاسخ و کارایی پروژه ما به شدت بهبود یافته است."