چرا باید از ابزارهای تعاملات سازمانی استفاده کنید

همانطور که در مقاله -مزایای نرم افزار همکاری سازمانی آن قدر زیاد است که نمی توان نادیده گرفت -اشاره کرده بودیم، ابزارهای همکاری سازمانی، که نرم افزارهای تعاملات سازمانی یا شبکه اجتماعی سازمانی نامیده می شوند، مزایای زیاد و غیر قابل چشم پوشی دارند. برای مشاهده شواهد این گفته، کافی است به مطالعه فارستر مراجعه کنید که، بازده سرمایه گذاری در این حوزه را 400 درصد در سه سال نشان می دهد.

از آنجا که بی تردید این ارقام قابل توجه هستند، می خواهیم دلایل این 400درصد بازده سرمایه گذاری را بررسی کنیم. ابزارهای تعاملات سازمانی چگونه می توانند محیط کاری سازمان را تا این حد تغییر دهند؟ از دید ما، سه دلیل زیر نشان می دهند که چرا ابزارهای همکاری سازمانی، موجب بهبود قابل توجه محیط کار و ارتقای سطح همکاری تیمی می شوند.

1) ابزارهای همکاری سازمانی موجب بهبود ارتباطات تیمی می شوند

مطالعه فارستر روی تاثیراقتصادی، در مورد محیط کار متا نشان می دهد که این پلتفرم در مقایسه با ای میل های سنتی و پیام رسانی درون سازمانی، ارتباطات را خیلی کاراتر می کنند. به کمک ابزار تعاملات سازمانی زمان به روز آوری دانش کارکنان با اطلاعات مهم، 34درصد زمان کمتری نیاز دارد.

این مطالعه می گوید: تعاملات هدفمند منابع انسانی، همکاران و مدیریت با کارکنان، چند تاثیر مثبت بر آنها دارد. توانایی یافتن و به اشتراک گذاری اطلاعات در گروه ها، بازخورهای به موقعی را به کمک ویژگی هایی مانند چت و گفتگوی زنده تصویری و مشارکت با همکاران به صورت مجازی ارائه می کند، و موجب افزایش سرعت بررسی درخواست ها و دسترسی به اطلاعات می شود.

نکته جالب توجه این است که فارستر نشان داد این بهبود ارتباطات درنهایت منجر به 10درصد افزایش درآمد از هر مشتری می شود. اما چگونه؟ با بهبود ارتباطات، زمان پاسخ دهی به درخواست های مشتریان نیز کاهش قابل توجهی پیدا می کند، که منجر به ارتقاء رضایت مشتریان می شود و در نتیجه تعلق بیشتری به سازمان خواهند داشت و سپس درآمد بالاتری را نتیجه خواهد داشت.

یکی دیگر از مزایای نرم افزار تعاملات سازمانی این است که موجب کاهش هزینه های ارتباطات مدیریتی تا 25درصد می شود. فارستر می گوید: یکی از نظرات مشترک (بین شرکتهای تحقیق شده) این بود که این پلتفرم تیم مدیریتی را قادر می کند که احساس کند با کارکنان خود ارتباط بیشتر و نزدیکتری دارد. در بسیاری از موارد، سازمانها تغییرات ساختاری دارند و تیم مدیریتی جدید نیز به دنبال معرفی و ارتباط با کارکنان است. در حالیکه قبلا، آنها باید به تک تک دفاتر مراجعه می کردند، اما به کمک یک نرم افزار همکاری سازمانی مناسب و به خصوص ویژگی تماس ویدئویی، مدیر ارشد می تواند با کارکنان مستقیم ارتباط برقرار کند و بازخورهای آن را به موقع دریافت کند و هیچ هزینه ای و زمان مازادی ایجاد نکند.

2) شبکه سازی اجتماعی سازمانی، موجب تسهیل مشارکت سازمانی می شود

شاید چندان تعجبی نداشته باشد، اما یکی از بزرگترین مزایای ابزارهای تعاملات سازمانی این است که موجب تسهیل مشارکت تیم ها می شوند. فارستر نشان داد که نرم افزار همکاری سازمانی می تواند کارایی انجام وظیفه ها را تا 20درصد افزایش دهد. میتواند زمان تصمیم گیری در تیم ها را تا 20درصد کاهش دهد. همچنین زمان بندی جلسات و تنظیم فعالیتهای بعدی، نیاز به زمان کمتری دارد.

فارستر می گوید: با اطمینان از اینکه بیشتر اطلاعات به روز و مرتبط، در گروه های مرتبط و درست به اشتراک گذاشته می شود (و این کانالها در دسترس کارکنان قرار می گیرد)، زمان مورد نیاز برای فعالیتهای بعدی نیز کاهش پیدا می کند. براساس داده های حاصل از مصاحبه ها و تحقیقات انجام شده، می توانیم تاثیر محیط کار دیجیتالی را بر بهره وری جلسات (متوسط 8درصد) و بهبود زمان تصمیم گیری (بهبود 19.5درصدی) را به خوبی مشاهده کنیم.

در مورد ارتقاء سطح مشارکت تیمی، شبکه اجتماعی سازمانی نیز عملکرد خوبی دارد و به خلاص شدن از زنجیره ایمیل های گیچ کننده و خسته کننده نیز کمک می کنند.

اسلک می گوید: وقتی کارها زیاد باشد، ارتباطات نیز بیشتر درهم تنیده خواهد شد. زنجیره های ایمیل بیشتر می شوند و پاسخ های یک کلمه ای بدون ضمایم به آنها داده می شود و حتی لیست طولانی افراد در پاسخ ها ذکر می شود (CC). به جای آن برای یک پیشنهاد فروش یا هر چیزی که نیاز به کمک همکاران زیادی دارد، ارتباطات و گفتگوها را در یک کانال جدید سازماندهی کنید. این ساده‌ترین راه برای ارتباط با همه کارکنان مرتبط است - و از همه مهمتر اینکه، نیازی به پاسخ دادن به همه ندارید و خسته هم نخواهید شد.

3) پلتفرم های تعاملات سازمانی، موجب تقویت فرهنگ سازمانی می شوند

در حوزه فرهنگ سازمانی، ابزارهای همکاری سازمانی و مشارکت تیمی برای افزایش آزادی و شفافیت نیز کاربرد دارند و موجب تسهیل مشارکت معنی دار کارکنان می شوند.

فارستر می گوید: محیط کار دیجیتالی می تواند تاثیر قابل توجهی بر ارتقاء فرهنگ سازمان داشته باشد. مصاحبه شوندگان در مورد سوالاتی از مزایای کلیدی ابزار تعاملات سازمانی، از واژه هایی مانند «شفافیت»، «آزادی»، و عباراتی مانند «یک سازمان واحد»، استفاده می کردند. هم چنین، داده های تحقیقاتی نشان می دهد که پس از استقرار سروی تعاملات سازمانی اکثرا در این زمینه موافق هستند که: کارکنان حس نزدیکی بیشتری به تیم ها و سازمان خود دارند، کارکنان تمایل بیشتری به بیان نظرات خود دارند، و مدیریت نیز بهتر می تواند موفقیت های کارکنان را شناسایی کند.

هرچند تعیین ارزش پولی برای مزایای فرهنگی تاثیر محیط کار دیجیتالی دشوار است، اما فارستر نشان داد که ابزار همکاری سازمانی، می تواند موجب افزایش 10درصدی دوره کاری کارکنان و افزایش 24درصدی کارایی دوره ورود نیروهای جدید شود.

همچنین فاستر می گوید: چند سازمان اعلام کردند که عامل ارتباط بین تعلق کارکنان و رضایت آنها، ارائه فرصت شنیدن نظرات آنها در سراسر سازمان است. یکی از شرکتهای بزرگ مورد مطالعه گفت: گروه های ارزیابی، موجب تقویت تعلق کارکنان می شوند. سازمان دیگری مدعی شد که چطور ابزار تعاملات سازمانی به شناختن قهرمانان گمنام در سازمان شان کمک کرده است.

فرهنگ قوی تر و قابل شناخت تر، می تواند موجب بهبود تجربه آشناسازی کارکنان جدید شود. برای مثال، چند سازمان اعلام کردند که استفاده از محیط کار دیجیتالی برای تعامل با افرادی که جدیدا استخدام شده اند، دسترسی به خوشامدگویی ها و ویدئوها و محتواهای مربوط به نحوه انجام کارها، و مشارکت افراد تازه استخدام شده در ویدئوهای زنده و چت ها بر فرایند آشناسازی و ورود آنها تاثیر مثبت دارد. کارکنان جدید با پروژه ها و مشتریان خیلی سریعتر آشنا می شوند و دسترسی ساده تری به فایل ها، چت ها و ارتباطات خواهند داشت. با مشارکت و درک بیشتر کارکنان جدید از ماموریت کلی سازمان، تاثیر مثبت دیگری بر فرایندهای آشناسازی کلی ایجاد می شود.

ما نیز در کولتفرم مزایای پلتفرم های مشارکت و ارتباطات سازمانی را بر فرآیند ورود، آشناسازی و مشارکت نیروهای جدید بررسی کردیم. استفاده از امکان نظرسنجی کارکنان و ارائه پاداش یا ایجاد حس خوشامدگویی به کارکنان جدید و آماده سازی آنها با کانالهای مخصوص این کار، نشان می دهد که ابزارهای مشارکت تیمی، عملکرد خوبی در ارتباط افراد و ایجاد حس تعلق آنها به سازمان دارد.

بلاگ اسلک نیز می گوید: قبلا، کارکنان جدید با یک رویه خوش‌آمدگویی (که تیم اجرایی در آن بازی ناپخته ای داشتند) به همراه مجموعه‌ای از مستندات پرینت‌ شده یا گاهی بدتر از آن، بدون هیچ فرآیند واقعی ورود به سیستم، مورد استقبال قرار می گرفتند. این رویه ناکارآمد این روزها چندان کاربردی ندارد. این فرایند نامطلوب، تاثیر خویی بر کارکنان ندارد و می تواند مخرب هم باشد. زیرا هدف آشناسازی، بهینه سازی تجربه کارکنان و در نتیجه بهینه سازی نتایج سازمانی (بهره وری، عملکرد و درنهایت سود) است.

با توجه به مزایای ابزارهای تعاملات سازمانی، هیچ شرکتی نمی تواند این فناوری های رو به رشد را نادیده بگیرد. نه تنها این ابزارها جایگزین ایمیل درون سازمانی درارتباطات داخلی می شوند، بلکه سایر رویه های ارتباطات سازمانی حتی تماس های صوتی و ویدیی و جلسات را در کنار یکپارچگی با سایر سیستم های نرم افزاری را هم در بر می گیرند.

ما پیشنهاد می کنیم، پلتفرم همکاری و تعاملات سازمانی کولتفرم را بررسی و تست کنید. تقریبا بخش عمده امکانات اسلک و مایکروسافت تیمز را در کولتفرم به همراه امکانات اختصاصی برای کمک به همکاران دورکار تان دردسترس خواهید یافت.