مدیریت کار در مقابل مدیریت پروژه: چرا به هر دو نیاز دارید؟

در نگاه اول، اصطلاحات "مدیریت کار" و "مدیریت پروژه" چندان متفاوت به نظر نمی رسند. اما در حالی که مدیریت کار و پروژه هر دو زیر چتر ابزارهای تعاملات سازمانی قرار می گیرند، یک تفاوت وجود دارد.

مانند همه ابزارهای تعاملی، مدیریت کار و مدیریت پروژه به تیم ها کمک می کند تا با هم کار کنند. تیم‌ها از این نرم‌افزارهای تعاملات سازمانی برای حفظ ارتباط، به‌ویژه در زمان افزایش کار از راه دور و پراکندگی اعضاء، از نرم‌افزار چت گرفته تا مدیریت ایمیل و کنفرانس ویدیویی، استفاده می‌کنند.

بر اساس بررسی آناتومی کار، تیم‌های بیشتری نسبت به گذشته از ابزارهای تعاملات سازمانی استفاده می‌کنند. در واقع، در طول تغییر شکل کارها به کار مجازی به دلیل شیوع کووید 19، 62٪ از تیم ها استفاده خود از ابزارهای تعاملات سازمانی را افزایش داده اند و از هر پنج کارمند یک نفر (19٪) برای اولین بار از نرم افزار تعاملات سازمانی استفاده می کند.

ابزارهای ارتباطات سازمانی به تیم شما کمک می کنند تا با هم کار کنند. اما ارتباط، تنها یکی از عناصر تعاملات سازمانی است. ابزارهای مدیریت پروژه و مدیریت کار به شما در برنامه ریزی پروژه ها، هماهنگی کار و رسیدن به اهدافتان کمک می کنند.

>بیشتر بخوانید : چرا باید از ابزارهای تعاملات سازمانی استفاده کنید

مدیریت کار چیست؟

مدیریت کار به تیم‌ها کمک می‌کند تا گردش‌های کاری خود را سازمان‌دهی کنند – خواه مربوط به یک پروژه باشد، یا یک فرآیند مداوم یا وظایف معمول. با ایجاد وضوح و دید برای اعضای تیم در تمام سطوح، مدیریت کار به تیم ها کمک می کند تا سریعتر به اهداف خود برسند. با یک ابزار مدیریت کار، می توانید افراد و کار را در سراسر سازمان خود هماهنگ کنید و مطمئن شوید که همه اطلاعات مورد نیاز خود را برای انجام مهمترین کار خود دارند.

نرم افزار مدیریت کار علاوه بر کمک به شما در مدیریت پروژه های فردی، به تیم ها کمک می کند تا فرآیندهایی را مدیریت کنند که تاریخ شروع یا پایانی ندارند. و با یک ابزار مدیریت کار، تیم شما می تواند دید کلی از نحوه اتصال همه این اقدامات داشته باشد.

با ابزار مدیریت کار، می توانید:

• چک لیست ورود کارکنان جدید خود را مدیریت کنید
• تمام حرکات کمپین های بازاریابی خود را ردیابی کنید
• تقویم های ارزیابی داشته باشید
• طرح های کوتاه مدت مداومی را برنامه ریزی کنید
• مدیریت برنامه یا مدیریت مجموعه کارهای پروژه را هماهنگ کنید.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه راهی برای بررسی هر نوع پروژه ای است. نرم افزار مدیریت پروژه با تعریف نقاط عطف کلیدی، واضح و قابل انجام در یک بازه زمانی مشخص، می تواند به شما در دستیابی به یک هدف خاص - به صورت فردی یا گروهی - کمک کند.

در ابتدا، نرم افزار مدیریت پروژه به گونه ای توسعه یافت که یک نفر - مدیر پروژه - نرم افزار را برای هماهنگی، واگذاری و تحویل پروژه ها و وظایف اجرا می کرد. امروزه استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه برای هر تیمی آسان است. از مدیران بازاریابی گرفته تا مدیران ارشد، همه می توانند با نرم افزار مدیریت پروژه مدرن سازماندهی شوند.

از برنامه ریزی پروژه گرفته تا ردیابی زمان و مدیریت منابع - تیم پروژه شما می تواند از نرم افزار مدیریت پروژه برای ایجاد یک طرح پروژه استفاده کند که به پیگیری همه چیز مرتبط با پروژه کمک می کند.

در اینجا به چند نمونه از آنچه می توانید با یک برنامه مدیریت پروژه به دست آورید اشاره می کنیم:

• یک رویداد کاملا مجازی را سازماندهی کنید
• اهداف و مقاصد شرکت خود را تعیین کنید
• نقشه راه محصول خود را تعریف کنید
• برنامه فروش تیم خود را بسازید و پیگیری کنید

اما مدیریت پروژه بخشی از یک سیستم بزرگتر برنامه ریزی است: مدیریت کار.

بنابراین اگر از خود می پرسید: "چه زمانی باید از مدیریت پروژه در مقابل کار استفاده کنم؟" به این موضوع فکر کنید: ابزارهای مدیریت پروژه به شما کمک می کنند تا پروژه های فردی را هماهنگ کنید، در حالی که مدیریت کار یک سیستم و فرآیند را برای همه کارهای شما، از وظایف روزانه تا اهداف شرکت، تنظیم می کند.

چرا تیم شما به یک پلت فرم مدیریت کار نیاز دارد، نه ابزار مدیریت پروژه؟

اگر قصد انجام پروژه مجزایی را دارید، ابزارهای مدیریت پروژه می توانند بسیار مفید باشند. این ابزارها به شما کمک می کنند تا کار خود را متمرکز کرده و به اهداف پروژه خود برسید. اما برای اینکه تیمی موثر در هر شرکتی باشید، فقط انجام وظایف فردی کافی نیست.

با یک پلت فرم مدیریت کار، می توانید بیش از پروژه های فردی انجام دهید و اطمینان حاصل کنید که هیچ کاری از بین نمی رود:

• از ویژگی های اتوماسیون برای ایجاد فرآیندهای تکرارپذیر استفاده کنید
• روال کارها را دنبال کنید تا اعضای تیم شما همیشه بدانند چه کسی روی چه چیزی کار می کند
• برای اتصال ابزارهای مفید (مانند نمودارهای گانت یا تابلوهای کانبان) از ادغام ها استفاده کنید.
• در زمان واقعی یا به صورت ناهمزمان، بسته به نیاز تیم خود، ارتباط برقرار کنید.
• الگوها را بین تیم ها به اشتراک بگذارید تا فرآیندها ساده شود.

همچنین، ابزارهای مدیریت کار، وظایف یک فرد را نیز به اهداف سازمان شما مرتبط می کند. بر اساس شاخص آناتومی کار، کارکنانی که در مورد تأثیر کارشان بر اهداف سازمانشان شفافیت دارند، دو برابر بیشتر از سایر کارکنان انگیزه دارند.

برای استفاده از ابزار مدیریت کار آماده اید؟

با صفحه‌های باز، نامرتب و بزرگ روی مانیتور خود خداحافظی کنید و به راه‌حل‌های مدیریت کار که در خدمت تیم شما هستند، سلام کنید. پلتفرم‌های مدیریت کار مانند کولتفرم به شما کمک می‌کنند تا در کار خود دیده شوید، بنابراین شما و تیمتان همیشه می‌دانید چه کسی در چه زمانی چه کاری را انجام می‌دهد.

ما فقط در کارهای روزمره خود به شفافیت و وضوح نیاز نداریم - انسجام و موفقیت تیم، به درک وسیع تری از نحوه تناسب تیم شما با ماموریت کلی شرکت شما نیاز دارد. به این ترتیب، چه تیم شما به طور موقت از راه دور، چه توزیع شده، یا در حال بازگشت به دفتر باشد، می توانید با استفاده از ابزارهای تعاملات سازمانی، کارهای عالی را از هر کجا انجام دهید.

ما پیشنهاد می کنیم، پلتفرم همکاری و تعاملات سازمانی کولتفرم را بررسی و تست کنید. تقریبا بخش عمده امکانات مدیریت کار را در کولتفرم به همراه امکانات اختصاصی برای کمک به همکاران دورکارتان دردسترس خواهید یافت.