شیوه ارتباطی شما حرف های زیادی در مورد شما به عنوان یک رهبر می زند. آیا زمانی که تیم خود را از طریق پروژه های خلاقانه هدایت می کنید، حمایتگر و آرام هستید؟ یا اینکه طرز بیان محکم و جدی دارید، و اعضای تیم خود را وادار می کنید با انجام کار بهینه ، دستاوردهای برنده ایجاد کنند؟ شیوه های ارتباطی مختلفی وجود دارد و عدم برقراری ارتباط موثر می تواند باعث عملکرد و روحیه پایین تیم شما شود.
ارتباطات تیمی بسیار مهم است اما خوشبختانه، توسعه شیوه های ارتباطی تیمی خوب آسان است. شما به عنوان یک مدیر پروژه می توانید نحوه ارتباط اعضای تیم با یکدیگر را تنظیم کنید. اگر در حال حاضر با شیوه های ارتباطی مشکل دارید، نگران نباشید. شیوه های ارتباطی غیر قابل تغییر نیستند و ما در این مقاله اصول چگونگی پیاده سازی بهترین شیوه های ارتباطی توسط تیم شما را بررسی می کنیم.
چرا ارتباطات تیمی مهم است؟
ارتباطات قوی عنصر محرکه هر کاری است که در محل کار انجام می دهید. شما می توانید با مشاهده و پیگیری کیفیت پروژه، روابط ذینفعان، و رضایت مشتری، به میزان ارتباط خوب اعضای تیم خود با یکدیگر پی ببرید.
ارتباط خوب منجر به تصمیم گیری موثر، مشارکت اعضای تیم و پروژه های موفق می شود. از سوی دیگر، ارتباط ضعیف در تیم شما می تواند باعث :
- کارهای نامتعادل یا تکراری
- خزش گستره(Scope creep)(افزایش مهار نشده گستره پروژه)
- نتایج ناامیدکننده پروژه
- مشتریان ناراضی
- بازخورد ضعیف مشتری
- گردش مالی بالای اعضای تیم
- محیط پراسترس
- مشارکت کم اعضای تیم
برای بهبود ارتباطات تیمی، باید الگو باشید. تمرین خود آگاهی و مراقبه داشته باشید و کاری کنید برای اعضای تیم خود شفاف باشید. به طور فعال به سوالات آن ها پاسخ دهید و در مورد علت تصمیم گیری به آن ها توضیح دهید. برقراری ارتباط موثر و کارآمد آسان نیست، اما با ایجاد فرهنگ گفتگوی آزاد، می توانید یک محیط کاری سالم خلق کنید.
5 نوع ارتباطات تیمی
بیش از یک روش برای ایجاد ارتباطات تیمی وجود دارد. اگر می خواهید یک تیم با عملکرد بالا بسازید، باید از هر پنج شکل ارتباط اطلاع داشته باشید. از این نموداراستفاده کنید تا حوزه های ارتباطی موثر در پیشرفت تیم تان را شناسایی کنید.
1)ارتباط کلامی(Verbal communication)
ارتباط کلامی مهم ترین نقطه تعامل(interaction) بین اعضای تیم است. فرقی نمی کند که تیم شما حضوری، از طریق تلفن یا از طریق ویدئو کنفرانس صحبت کند، این مکالمات می تواند عامل تعیین کننده ای در چگونگی درک یک فرد از دیگری باشد. ارتباط کلامی بهترین فرصت را برای اعضای تیم فراهم می کند تا افکار خود را بیان کنند.
2) ارتباط غیرکلامی(Nonverbal communication)
ارتباط غیرکلامی شامل مواردی مانند زبان بدن، حالات چهره و تن صدا است. بسیاری از افراد از تاثیر ارتباط غیرکلامی بر روابط خود آگاه نیستند. اما در واقع بیش از تیمی از کل ارتباطات غیرکلامی است، به همین دلیل توجه به نشانه های غیرکلامی مهم است.
3) ارتباط نوشتاری(Written communication)
شما به راحتی می توانید نحوه ارتباط خود را از طریق نوشتن کنترل کنید. تیم شما باید یک هدف مشترک برای برقراری ارتباط موثر از طریق هر کانال ارتباطی نوشتاری، مثل ایمیل، ابزارهای مدیریت پروژه، پیام رسان ها، فرم های نظرسنجی یا بازبینی، داشته باشند. دانستن چگونگی ابراز خود از طریق نوشتن می تواند به نفع تیم و مخاطبان شما باشد.
4)ارتباط دیداری(Visual communication)
ارتباط دیداری در جلسات یا آموزش های تیمی زمانی اهمیت دارد که شما اطلاعات را از طریق اسلاید یا ویدئو به اشتراک می گذارید. مزیت تصاویر این است که شما قبل از ارائه پیام خود به دیگران، فرصت فکر کردن دارید. قبل از به اشتراک گذاری تصاویر، در نظر بگیرید که آیا این تصاویر یا اسلایدهای انتخابی، به درک تیم شما از مفهومی که قصد دارید به آنها برسانید، کمک خواهد کرد یا خیر.
5) شنیدن فعال (Active Listening)
شما ممکن است گوش دادن را به عنوان ارتباط در نظر نگیرید، اما ارتباط موثر نمی تواند بدون آن رخ دهد. گوش دادن فعال به این صورت است که وقتی دیگران با شما صحبت می کنند، اطلاعات را دریافت می کنید. گوش دادن فعال، به ویژه، یک محیط کاری سالم ایجاد می کند، زیرا به طرف مقابل برقرار کننده ارتباط نشان می دهد که شما درگیر هستید و به آنچه می گوید، واقعا توجه می کنید.
6 راهکار برای ایجاد مهارت های ارتباطی تیمی
راهکار های مختلفی برای بهبود ارتباطات تیمی وجود دارد که می توانید از آنها در محیط کاراستفاده کنید. چه تیم شما از راه دور کار کند و چه در اداره، این راهکارها مراحل کاری همکاری تیمی را ارتقا می دهند و روابط سالم را، صرف نظر از موقعیت یا رتبه، پرورش می دهند.
1) حل سریع اختلافات
درگیری ها در محل کار ممکن است ابتدا کم و بی اهمیت به نظر برسند. به عنوان مثال، ممکن است یک عضو تیم مهلت تحویل پروژه را تغییر دهد، که در این صورت عضو دیگر تیم زمان کمتری برای بخش خود از پروژه دارد. عضو اول تیم از دیگری عذرخواهی می کند و همه چیز خوب به نظر می رسد؛ اما اگر عضو اول تیم به این تغییر مهلت تحویل ها ادامه دهد و عضو دوم تیم توضیح ندهد که چگونه، این موضوع روی کار آن ها تاثیر می گذارد، عضو دوم تیم می تواند ناراحت و ناامید شود. اگر اعضای تیم اختلافات را به سرعت حل نکنند، تنش ایجاد شده و عملکرد کاری دچار مشکل می شود.
نکته: به اعضای تیم راهکارهای حل تعارض را آموزش دهید تا بتوانند سریع، مستقیم و با احترام به مسائل رسیدگی کنند. به این ترتیب، مشکلات کوچک به مشکلات بزرگ تبدیل نمی شوند.
2) تشویق مشارکت
هیچ کس دوست ندارد ریز بینانه مدیریت شود، اما بدون راهنمایی یا هم کاری تیمی، عدم تعامل بین اعضای تیم به وجود می آید.به عنوان یک مدیر، مهم است در عین حال که به اعضای تیم آزادی خلاقیت می دهید،آنها را تشویق به تعامل کنید.
سعی کنید از طریق جلسات ایده پردازی های خلاقانه (brainstorming) و کارگاه های هفتگی با تیم خود تبادل اطلاعات و ایده کنید. به یاد داشته باشید که نه تنها از تیم خود ایده بخواهید، بلکه نشان دهید که برای هر ایده ارزش قائل هستید. این کار به اعضای تیم اطمینان می دهد که از آن ها حمایت می کنید.
نکته: جلسات هفتگی را طوری برنامه ریزی کنید که همه بتوانند آنچه را که روی آن کار می کنند به اشتراک بگذارند و در صورت لزوم سوال بپرسند.برگذاری جلسات یک راه عالی برای درگیر کردن تیم شما بدون ایجاد وقفه در زمان تمرکز ضروری ، است.
3) ارتقای ارتباطات جزء به کل (bottom-up communication)
امکان دارد اعضای تیم در پایین ساختار تیم،از صحبت کردن و به اشتراک گذاشتن ایده های خود احساس راحتی نکنند. هنگامی که ارتباطات جزء به کل را ارتقا می دهید، اعضای تیم در هر موقعیتی تشویق می شوند ایده های خلاقانه و نظرات خود را با بقیه اعضای تیم در میان بگذارند.شما می توانید با ایجاد اعتماد و روحیه در تیم خود و دادن حس مالکیت به آن ها در پروژه ها، این نوع ارتباط را ارتقا دهید.
نکته:ممکن است اعضای تیم برای احساس راحتی در حرف زدن، نیاز به ترغیب داشته باشند. بهتر است از آن ها ایده، نظر و بازخورد بخواهید تا به رفتار اشتراک گذاری نظراتشان عادت کنند.اعضای تیم را در محیط های مختلف تشویق کنید. ( از قبیل: جلسات تیمی(team meetings)، نظرسنجی، تعامل یک به یک و یا در قالب صندوق پیشنهادات)
4) تلاش برای شفافیت
یک محیط کارتعاملی، محیطی است که در آن اعضای تیم شفافیت را در اولویت قرار می دهند. اگر شما و اعضای تیم تان بتوانید با یکدیگر صادق باشید، احتمال ارتباط نادرست و هر خطری که با آن همراه است را کاهش خواهید داد.
یکی از راه های شفاف بودن به عنوان یک رهبر، صادق بودن در مورد عملکرد کسب وکار و افشای اطلاعات به هنگام وقوع آن است.همچنین باید زمانی که لازم است انتقاد سازنده ارائه دهید تا اعضای تیم شما بتوانند مهارت های خود را بهبود بخشند. از همه مهم تر، باید کار روزانه خود را با اهداف بزرگ مرتبط کنند. زمینه را برای اعضای تیم فراهم کنید و به آنها دلیل اهمیت کارشان را نشان دهید. این کار باعث افزایش انگیزه و ایجاد حس ارزشمندی در آنها می شود.
نکته: بین اشتراک گذاری بیش از حد و شفافیت تفاوت وجود دارد.به عنوان مثال، دانستن اینکه آیا شرکت اهداف درآمد سالانه را برآورده می کند یا خیر می تواند برای اعضای تیم شما مفید باشد، اما لازم نیست مسائل شخصی خود را با مدیرعامل در میان بگذارید.
5) برنامه ریزی جلسات یک-به-یک
ارتباط تیمی در محیط های گروهی و در تعاملات فردی رخ می دهد. هنگامی که اعضای تیم با هم در تعامل باشند، انرژی حاصل از هر تجربه را به گروه باز می گردانند.
جلسات منظم بین دونفر فرصتی برای رسیدگی به مسائل و بررسی سلامت اعضای تیم است. وقتی به آن ها فضایی برای صحبت آزادانه بدهید، تیم شما اعتماد به نفس بیشتری خواهد داشت.همچنین می توانید اعضای تیم خود را تشویق کنید که برای جلسه با هم برنامه ریزی کنند تا بتوانند یکدیگر را بهتر بشناسند و روابط مشارکتی ایجاد کنند.
نکته: لازم نیست به عنوان یک مدیر نقش درمانگر ایفا کنید، بلکه باید به نحوه عملکرد اعضای تیم خود اهمیت دهید.اگر یکی از اعضای تیم از نظر احساسی دچار مشکل است، ببینید آیا می توانید به آن ها فرصت دهید تا بتوانند در وضعیت سالم تری به سر کار برگردند.
6) ارائه بازخورد متداوم
بخش مهمی از ارتباطات تیمی، بازخورد عملکرد است. اعضای تیم باید در مورد نحوه انجام کارشان اطمینان داده شود تا با انگیزه و متعهد باقی بمانند. در طول جلسات تک نفره، به اعضای تیم بازخورد بدهید و در مورد فضای رشد صحبت کنید. همچنین می توانید از اعضای تیم بپرسید که آیا برای شما بازخورد دارند یا خیر.
نکته: ممکن است اعضای تیم همیشه از دادن بازخورد مستقیم به شما احساس راحتی نکنند. یک نظرسنجی ناشناس را در نظر بگیرید تا بتوانید نظرات صادقانه ای از تیم خود در مورد عملکردتان به عنوان رهبر تیم دریافت کنید.
4 شیوه ارتباطات تیمی
آگاهی از نحوه ارتباط اعضای تیم شما، می تواند به شما کمک کند تا کل تیم خود را مدیریت کنید. پروفایل DiSC یک ارزیابی شخصیتی و رفتاری است که سبک ارتباطی اصلی یک فرد را به صورت غالب، تاثیرگذار، وظیفه شناس، یا پایدار دسته بندی می کند.
(توضیح مترجم: تست دیسک یا DiSC یکی از تست های شخصیت شناسی است که برای بحث در مورد تفاوت های رفتاری افراد استفاده می شود.)
شیوه های ارتباطی پیچیده هستند و اعضای تیم شما ممکن است ویژگی های بیش از یکی از این چهار شیوه را داشته باشند.اما درک شیوه اصلی هر شخص و متناسب کردن ارتباطات شما با آن می تواند راه درازی را برای ساختن یک تیم قوی طی کند.
1) سبک ارتباطی مقتدر (dominant communication styles)
افراد در تیم با سبک ارتباطی مقتدر، قوی، کارآمد و متمرکز بر نتایج هستند. شما معمولا می توانید این افراد را به دلیل رقابتی بودن و انگیزه برای موفقیت تشخیص دهید. در حالی که این افراد رهبران طبیعی تیم هستند، نقاط ضعف آن ها می تواند بی صبری و اعتماد به نفس بیش از حد باشد.
نکته: اعضای برجسته تیم را به چالش بکشید تا آن ها در کار انگیزه پیدا کنند، اما به آن ها یادآوری کنید که همیشه تمرکز را روی تیم و ماموریت شرکت نگه دارند.
2) سبک ارتباطی تاثیرگذار(influencer communication styles )
افراد با سبک ارتباطی تاثیرگذار، اجتماعی ترین افراد گروه شما هستند. این افراد می دانند چگونه دیگران را جذب کنند و محیطی پرانرژی و جذاب ایجاد کنند. تاثیرگذاران شما در روابط مشتری و کار فرما موفق خواهند شد زیرا از صحبت کردن با مردم لذت می برند.
نکته: برای جلوگیری از، از دست دادن تمرکز افراد تاثیر گذار تیم وظایفی متناسب با مهارتشان به آنها محول کنید. به آنها اجازه دهید تا در نقش خود ابراز وجود کنند و در عین حال مطمئن شوید که عاملی برای حواس پرتی دیگران نیستند.
3) سبک ارتباطی وظیفه شناس (conscientious communication styles )
افراد با سبک ارتباطی وظیفه شناس در تیم ، موفق ترین های تیم شما هستند. این افراد در تیم برای انجام کار بدون خطا سخت تلاش می کنند و نهایت سعی خود را برای رشد دانش خود به کار می برند. یک عضو تیم باوجدان ممکن است ترجیح دهد مستقل کار کند تا بتواند عملکرد خود را کنترل کند.
نکته: این اعضای تیم معمولا رهبری عینی را ترجیح می دهند بنابراین جایی برای ارتباط نادرست وجود ندارد. به اعضای باوجدان تیم اجازه دهید روی پروژه هایی که در آن ها برتری دارند کار کنند. به آن ها دستورالعمل های واضح و بازخوردهای قابل اندازه گیری بدهید.
4) سبک ارتباطی منظم (steady communication styles )
افراد با سبک ارتباطی منظم در تیم، برای ثبات و پایداری در محیط های کاری خود ارزش قائل هستند. برخلاف اعضای مقتدر تیم که از چالش ها لذت می برند، یک عضو منظم تیم احتمالا نقش قابل پیش بینی تری در خدمات مشتری یا IT ترجیح می دهد.یک محیط کاری آرام به اعضای تیم با سبک ارتباطی ثابت قدم اجازه می دهد تا احساس راحتی و آرامش کنند.
نکته: یک محیط کاری پایدار برای اعضای ثابت تیم فراهم کنید. اگر تغییراتی رخ داد، آن ها را تدریجا و در وقت مناسب منتقل کنید . به طور فعال به این اعضای تیم گوش دهید تا آن ها احساس کنند که شنیده می شوند و به آن ها جهت مشخصی برای هر کار پیچیده بدهید تا هیچ سوالی بی پاسخ نماند.
ابزارهای ارتباطات تیمی یا شبکه های اجتماعی سازمانی که کار گروهی را ارتقا می دهند
کار از راه دور روز به روز در سراسر جهان رایج تر می شود، به این معنی که بسیاری از ارتباطات تیمی به صورت آنلاین صورت می گیرد.اما حتی اگر در اداره کار می کنید، احتمالا از ابزارهای ارتباطات تیمی یا شبکه های اجتماعی سازمانی برای به اشتراک گذاری اطلاعات و ساده کردن گردش کار خود استفاده می کنید.
برای همه فعالیتها امکانی در شبکه اجتماعی سازمانی پیش بینی شده است، از جمله:
- پیام رسانی و چت: از برنامه های پیام رسانی فوری و چت برای بحث در مورد پروژه ها و پرسیدن سوالات در زمان واقعی استفاده کنید.
- اشتراک گذاری فایل: برنامه های اشتراک گذاری فایل به شما اجازه می دهند اسناد را بدون نیاز به انتقال آن ها بین اعضای تیم به اشتراک بگذارید.
- ویدئو کنفرانس: کنفرانس تصویری یک راه عالی برای دیدن چهره اعضای تیم شما در صورت کار از مکان های مختلف یا مناطق زمانی مختلف است.
- ویرایش اسناد: ویرایش آنلاین اسناد به شما اجازه می دهد اسناد را به صورت خودکار به اشتراک بگذارید و ذخیره کنید. تیم شما می تواند در اسناد همکاری کند زیرا آن ها برای دیگر اعضای تیم قابل مشاهده و ویرایش خواهند بود.
- مدیریت پروژه: شما نمی توانید بدون ابزار مدیریت پروژه ارتباط قوی با تیم خود برقرار کنید. ابزارهای مدیریت سازمانی یا شبکه اجتماعی سازمانی مانند کولتفرم مدیریت وظیفه، تعیین هدف، بازخورد، اشتراک گذاری فایل و غیره را ارائه می دهند.
وقتی بتوانید کارهای خود را ذخیره کنید، به اشتراک بگذارید و بعد به آن ها مراجعه کنید، تیم شما شفافیت بیشتری در محیط کار خواهد داشت و ارتباط آسان تر خواهد شد.
بیستر بخوانید: سازماندهی دقیق ارتباطات سازمانی با کولتفرم
افزایش تعامل کارکنان با استفاده از شبکه های اجتماعی سازمانی
ارتباطات بهتر بین اعضای تیم مستلزم این است که شما به عنوان رهبر تیم برای آنها الگو باشید . اعضای تیم شما زمانی که آن ها را به ارتبطات بیشتر تشویق می کنید، صحبت می کنند و بیشتر درگیر می شوند. یک شبکه اجتماعی سازمانی مانند کولتفرم برای بهبود تعاملات طراحی شده اند و می توانند به شما در ایجاد عادات سالمی که منجر به موفقیت می شود، کمک کنند.
