دسترسی به اطلاعات اغلب به تنهایی کافی نیست، بلکه باید با آماده سازی خوب و کامل آنها و با داشتن یک نگاه کلی به طور منطقی آنها را به بخش های مختلف متصل کرد.
با این حال، تناقض اینجاست که مقادیر زیادی از اطلاعات وجود دارند، اما اغلب مشاهده مطالب مرتبط با یک موضوع مشخص چالش برانگیز و دشوار است. دلیل این امر، تعدد ابزارهای سازمانی مورد استفاده است.استفاده از ابزارهای سازمانی زیاد باعث می شود بخش اعظم اطلاعات دیگر به راحتی قابل مشاهده نباشند، پنهان شوند و یا در بدترین حالت، فراموش می شوند.
هر کسی که جلسات را آماده می‌کند و آنها را هدایت می‌کند تاثیرات این موضوع را احساس می‌کند. با توجه به کانال‌های اطلاعاتی متنوعی که وجود دارد، حجم مطالب مورد بررسی اغلب بسیار زیاد است. این سوال مطرح می‌شود که کدام یک آخرین نسخه است و آیا اطلاعات ناقص است یا اصلا موجود نیست.
ابزارهای سازمانی پراکنده و اطلاعات نامنظم
ترتیب، ساختار و آماده‌سازی مناسب فرآیندها، جلسات و تصمیمات: همه اینها عوامل کلیدیِ تعیین‌کننده بهره‌وری و موفقیت سازمانی هستند. با این حال، حجم عظیم اطلاعات دردسترس از طریق ابزارهای مختلف اغلب از این امر جلوگیری می‌کند.
به همین دلیل است که جریان موفق اطلاعات (در ارتباط مستقیم با مدیریت جلسه کارآمد) برای رسیدن به کار مولد و برای اطمینان از کیفیتِ تصمیمات اهمیت زیادی دارد. بنابراین، آنچه که بالاتر از همه در نظر گرفته می‌شود، داشتن یک نگاه و دید کلی بر روی تمام اطلاعات و اطمینان از ذخیره آن به شیوه‌ای قابل جستجو است.
یکی از بهترین راه حل های رفع مشکل پراکندگی اطلاعات استفاده از ابزارهای تعاملات سازمانی مانند شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم است. این ابزار با تجمیع و ذخیره سازی اطلاعات، دسترسی به آنان را برای تمام کارکنان بسیار آسان می کند.همچنین با امکان تعیین سطح دسترسی، اامنیت این اطلاعات نیز حفظ می شود.
ایجاد اشتراک رایگان
مشکلات رایج در سازمان ها
اطلاعات مربوطه در دسترس نیست
این یک مشکل مرسوم است که اطلاعات مربوطه را نمی‌توان یافت. یا در وهله اول وجود ندارد و یا بدتر از آن در طول فرآیندهای اداری دشوار از دست می‌رود. این موضوع بسیار مهلک است، زیرا مدیران نباید تصمیمات خود را روی اطلاعات ناقص متمرکز کنند.
اطلاعات موجود است، اما نمی‌توان آن را یافت
تحقیق انجام شده توسط Klipboard نشان داد کارمندان دفتری هفته‌ای پنج تا شش ساعت را صرف کارهای اداری میکنند و عمدتا ً به دنبال اسناد و مدارک بایگانی هستند. این زمان بیش از یک روز کاری کامل در هفته است.
اطلاعات متمرکز نیست
اغلب اطلاعات مورد نیاز در دسترس هستند و می‌توانند پیدا شوند، اما افرادی که نیاز به استفاده از آن دارند نمی‌توانند به آسانی به آن دسترسی داشته باشند. به خصوص هنگامی که ابزارهای سازمانی پراکنده زیادی مورد استفاده قرار می‌گیرند، ممکن است در سطوح دسترسی هرج و مرج وجود داشته باشد: در همین راستا، داده‌های حساس نیز می‌توانند به صورت ناخواسته منتقل شوند که یک ریسک امنیتی قابل‌توجه است.
بیشتر بخوانید: شبکه اجتماعی سازمانی چیست و چرا به آن نیاز داریم؟
تصمیمات اتخاذ شده را نمی‌توان پیگیری کرد
هدف اصلی جلسات رسیدن به تصمیمات است. با این حال، این دستاورد ارزش قابل‌توجهی را از دست می‌دهد اگر تصمیمات اتخاذ شده پیگیری نشوند. مستندسازی تصمیمات هم برای نگهداری سوابق و هم برای اهداف اجرایی و تقویت پاسخگویی نیز مهم است.
توجه: استفاده از شبکه های اجتماعی سازمانی، صرفا برای برقراری ارتباط و تعامل همکاران سازمان می تواند باعث شود که قدرت باورنکردنی آنها را از دست بدهید. استفاده از ابزارهای جداگانه برای مدیریت کار، مدیریت پروژه، همکاری و ارتباطات می تواند منجر به از دست دادن بهره وری به دلیل جزیره ای بودن این بخش های تعاملی شود.
ابزارهای سازمانی زیاد مشاهده اطلاعات را دشوار میکنند
بدون متمرکزسازی و استانداردسازی، دستیابی به اطلاعات مورد نیاز و کار موثر می‌تواند دشوار یا حتی غیرممکن باشد. به طور خاص، ابزارهای سازمانی زیادی که همزمان استفاده می‌شوند، داشتن یک نمای کلی را دشوار می‌سازند. به جای امید به پیشرفت، دقیقا ً برعکس اتفاق می‌افتد: نتایج قابل‌استفاده در سطح شرکت بسیار محدود هستند، فرآیندها به طور غیر ضروری به تأخیر می افتند و اهداف محقق نمی شوند.
داده‌های حاصل از نمودار نشان می‌دهد که مشکلات در کجا قرار دارند: از آنجا که مدیران ارشد بخش قابل‌توجهی از زمان کاری خود را در جلسات صرف میکنند، جریان کارکردی اطلاعات، به ویژه در این حوزه حیاتی است. از سوی دیگر، جهان کاری به دلیل افزایش استفاده از ابزارها برای همکاری و ارتباطات پیچیده‌تر شده‌است.
در عین حال، دانش موجود که باید پالایش، مرتب و دسته‌بندی شود، با نرخ تصاعدی در حال افزایش است. این تنها دلیلی نیست که جستجوی اطلاعات چالش برانگیز و زمان‌بر است. کارکنان بطور متوسط بیش از یک روز کاری را در هفته تنها صرف این کار اداری میکنند.
شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم مجهز به ابزارهای یکپارچه سازی قدرتمند می باشد که با اتصال به سایر ابزارها و نرم افزارهای سازمانی کنونی شما، مدیریت و تعامل یکپارچه درون سازمان را برای شما آسان می کند.
گردش اطلاعات( Information Flows ) نیاز به ساختارهای شفاف دارد
این نقاط مشکل ساز نشان می دهند که گردش اطلاعات از اهمیت بالایی برخوردار است. در شرایط عینی، داشتن اطلاعات بخوبی مرتب شده و دسته‌بندی شده، استنتاج نتایج صحیح و در نهایت توانایی اتخاذ تصمیمات هدف‌محور ضروری است. بنابراین، ارتباط مستقیمی با مدیریت جلسات وجود دارد که بسیار وابسته به داشتن اطلاعات کافی و موضوعاتِ بخوبی انتخاب‌شده است.
برای تحقق این هدف، ابتدا اطلاعات مورد نیاز باید در دسترس باشند و پیدا کردن آن ها آسان باشد. اگر مجبورید هر بار یک مدت طولانی را صرف جستجو کنید و اطلاعات پراکنده را مرتب کنید، نه تنها وقت خود را از دست داده‌اید، بلکه به انرژی و صبر زیادی نیاز دارید.
در عوض، تا می توانید موارد ذیل را همیشه ابتدا تعریف کنید:
- ۱. آیا اطلاعات مورد نیاز موجود است؟
- ۲. کجا می‌توان آن را پیدا کرد؟
- ۳. کدام اسناد و داده‌ها بروزرسانی شده‌اند؟
- ۴. چگونه می‌توان آنها را دسته‌بندی و مرتب کرد؟
- ۵. گام‌های بعدی ( ممکن ) چیست؟
استفاده از ابزارهای سازمانی پراکنده و متعدد توزیع اطلاعات را مختل می‌کند
بنابراین چالش ایجاد گردش مرکزی اطلاعات از اهمیت اساسی برخوردار است. فرآیندها برای بهینه بودن و کارآمد بودن نیازمند رویه‌ها و انطباق شفاف هستند.
با این حال، ابزارهای سازمانی زیاد و مازاد (برای همکاری، ارتباطات، مدیریت اطلاعات و داده‌ها) اغلب منجر به از دست دادن مقدار قابل‌توجهی اطلاعات می‌شوند. این امر به ویژه در مدیریت جلسات با راه‌حل‌های مختلف مشهود است: هیچ فرآیند روشنی وجود ندارد که جلسه را در تمام سه‌فاز (آماده‌سازی، اجرا و پیگیری) سازماندهی کند. در نتیجه، اطلاعات مهمی از دست رفته و در بسیاری از نقاط عدم شفافیت وجود دارد.
شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم می تواند جایگزین چندین ابزار سازمانی شود و علاوه بر حفظ یکپارچگی اطلاعات، تعاملات بین افراد را حین گردش اطلاعات افزایش دهد.
آیا استفاده از ابزارهای سازمانی پراکنده و متعدد،ریسک دارد؟
در واقعیت، استفاده از ابزارهای سازمانی متعدد در شرکت‌ها به وفور دیده می شود. استفاده از ابزارهای تعاملات سازمانی مانند شبکه اجتماعی سازمانی در پی بیماری همه‌گیر کووید19 و پیشرفت فرایند دیجیتالی‌سازی گسترش یافت، و هرگز متوقف نخواهد شد. این تاثیرات را می توان بیش از هر چیز در استفاده از ابزارهای سازمانی مدیریت جلسات و ویدئو کنفرانس مشاهده کرد. براساس تحقیقی که در سال ۲۰۲۰ انجام شد، یک چهارم از کارکنان دورکار در طی یک روز بیش از ده تماس ویدیویی دریافت کردند.
اکنون انقلاب دنیای کاری ادامه خواهد یافت و شرکت‌ها مشتاق سرمایه‌گذاری بیشتر در ابزارهای تعاملات سازمانی هستند بویژه آن هایی که عمدتا ً بر بهره‌وری و کارایی تمرکز دارند. اگرچه بهره‌وری به این معنی است که نتایج و دستاوردهای عینی تولید شوند، اما کارایی دستیابی به این نتایج را با تلاش اندک توصیف می‌کند. تحولات دیجیتال و سرمایه‌گذاری در ابزارهای سازمانی دیجیتال مانند شبکه های اجتماعی سازمانی در درجه اول باید این دو عامل را هدایت کند.
اول از همه، این ایده بسیار دقیق است: اغلبِ ابزارهای سازمانی دیجیتال دستیابی به پیشرفت های بزرگ را ممکن می‌سازند، آنها عملکرد را افزایش می‌دهند و شرایط کاری را انعطاف‌پذیرتر میکنند. با این حال، حفظ یک جریان مرکزی از اطلاعات کاملا ً ضروری است. استفاده از ابزارهای سازمانی زیاد نه تنها منجر به اضافه‌بار اطلاعات می‌شوند، بلکه گزارش دهی را دشوارتر می‌کند. تعاملات داخلی باید متمرکز باشد تا از این امر جلوگیری کرده و به طور موثر عمل کند.
مثال‌هایی از اهمیت راه‌حل‌های متمرکز
نوکیا:
بزرگ‌ترین شرکت تلفن همراه جهان (در آن زمان) در سال ۲۰۱۱ سقوط کرد. این امر ناشی از پیشرفت‌های آهسته تکنولوژیکی نبود، بلکه به دلیل فقدان همکاری و مشارکت داخلی بود. نوکیا نتوانست فرآیندهای عملیاتی خود را تغییر دهد.
مثال نقض:
در ابتدا، شرکت mymuesli از ابزارهای مختلف در کنار یکدیگر استفاده می‌کرد که نمی توانستند به هم متصل شوند. در نهایت وقتی شرکت تصمیم گرفت از راه‌حل ابر مرکزی یک تامین‌کننده بزرگ بهره ببرد، اوضاع بهبود یافت. حفاظت از داده‌ها نیز عامل مهمی بود.
دلایلِ متمرکزسازی
در اینجا برخی از دلایلی که باعث می شود ابزارهای غیرمتمرکز منجر به مشکلات شوند بصورت اجمالی مرور شده‌است:
- ۱. اضافه‌بار اطلاعات : مدیران و کارمندان در حجم عظیم اطلاعات موجود غرق می‌شوند. داده‌ها، حقایق و اسناد نمی‌توانند به شیوه‌ای معنادار سازماندهی شوند.
- ۲. ارتباطات داخلی شکست می‌خورند: بدون یک راه‌حل مرکزی برای همکاری یا ارتباط، اطلاعات ارزشمند از دست می‌روند.
- ۳. چشم اندازهای منفصل پدیدار می‌شوند: همه با ابزارهای بسیار خاص کار میکنند، اما هیچ‌کس واقعا ً با یکدیگر کار نمی‌کند. اطلاعات بین حوزه ها یا بخش‌های مختلف جابجا نمی‌شوند.
- ۴. مدیریت اسناد : بدون راه‌حل مرکزی، اسناد شفاف نیستند و توسط همه پیدا نمی شوند. زمان، کارایی و همچنین منابع مالی زیادی صرف جستجوی آنها می‌شود.
- ۵. امنیت و انطباق داده‌ها: یک راه‌حل مرکزی همراه با حفاظت از عملکرد خطرات کمتری نسبت به ابزارهای پراکنده متعدد با مکانیسم‌های حفاظتی نامشخص دارد.
در ادامه توضیح می‌دهیم که چگونه استفاده از ابزارهای پراکنده و جریان مغشوش اطلاعات بر جلسات تاثیر می‌گذارد. این می‌تواند به عنوان پایه‌ای برای بهینه‌سازی جلسات و مدیریت اطلاعات به شیوه‌ای هدفمند عمل کند.
جلسات بی فایده: چرا استفاده از ابزارهای مختلف در هسته آنها قرار دارد
مشکل جلسات بی‌حاصل هیچ رمز و رازی ندارد. برای مثال، کمترین تاثیر منفی آنها در هزینه جلسات ما نشان‌داده شده‌است. دلایل زیادی برای این امر وجود دارد. یکی از مهم‌ترین دلایل آن استفاده از هزاران ابزار است. هر راه‌حل می‌تواند به تنهایی بسیار مفید باشد، اما اگر همه آن ها با هم منجر به یک فرآیند جلسه منسجم نشود قطعا ارزش آن ها افول می‌کند.
با توجه به این اصل، استفاده از بسیاری از ابزارهای مختلف برای آماده‌سازی و انجام جلسات می‌تواند به یک دردسر تبدیل شود. این کار نه تنها منجر به اتلاف وقت قابل‌توجه می‌شود، بلکه منجر به کاهش امنیت و سازگاری و مهم‌تر از همه کاهش بهره‌وری می‌شود.
کانال‌های زیاد، فرآیند را پیچیده میکنند
استفاده از چندین کانال برای هماهنگی جلسات مساله مهمی است. برای مثال، زمان‌بندی جلسات از طریق ایمیل نه تنها یک ریسک امنیتی است، بلکه منجر به مشکلاتی در یافتن اطلاعات می‌شود. اگر آماده‌سازی از طریق ابزارهای همکاری و ارتباطات صورت گیرد، داده‌های مهم را نمی‌توان به صورت متمرکز مشاهده کرد.
جلسه در نهایت در قالب یک راه‌حل کنفرانس ویدئویی برگزار می‌شود: مشکل این است که شرکت کنندگان نمی‌توانند اطلاعات لازم برای شرکت در جلسه را بصورت معنادار و هدفمند مشاهده کنند. هر شرکت‌کننده مجبور است پنجره‌های بی شماری را باز نگه دارد و با نگرانی به دنبال مدارک مورد نیاز بگردد.
این امر منجر به مکث طولانی و تاخیر در جلسه می‌شود: به جای تمرکز روی نتایج، سوالات زیادی در مورد مسائل اصلی مطرح هستند و نیاز به شفاف‌سازی وجود دارد. قبل از اینکه شرکت کنندگان واقعا ً برای بحث آماده شوند، زمان جلسه برنامه‌ریزی‌شده تمام می شود، اهداف محقق نمی شوند و تصمیمات گرفته نمی شوند.
چرا مدیریت غیرمنسجم جلسات به مشکل منجر می شود؟
جلسات همیشه در مسیر تحقق یک سری اهداف خاص برگزار می‌شوند، آنها خودشان پایانی ندارند. بنابراین برای اینکه واقعا ً سازنده باشند، باید در مورد نتایجشان فکر کنیم. برای اینکه کارآمد باشند، باید یک فرآیند بهینه در تمام فازها (آماده‌سازی، اجرا و پیگیری) وجود داشته باشد.
واضح است که این امر با یک فرآیند غیرمنسجم که ابزارهای مختلفی را در بر می‌گیرد غیرممکن است. در نتیجه، موارد ذیل اتفاق می‌افتد:
- جستجو برای اطلاعات و اسناد منجر به هدررفت زمان می شود.
- اطمینانی در مورد دسترسی به همه اطلاعات وجود ندارد.
- آمادگی تنها (به صورت غیرمستقیم) در خود جلسه حس می شود.
- به جای اینکه بحث‌های ارزشمندی شکل گیرد، زمان زیادی صرف به‌روز کردن وضعیت فعلی دانش می‌شود.
- کیفیت نتایج و تصمیمات کاهش می‌یابد.
درخواست جلسه مشاوره و دمو
نتیجه‌گیری:گردش کارآمد اطلاعات به یک راه‌حل متمرکز نیاز دارد.
اطلاعات بذری است که شرکت‌ها می‌توانند براساس آن رشد کنند. به عبارت دیگر، جریان کارآمد اطلاعات برای پیشبرد و دستیابی به اهداف بسیار مهم است. استفاده از ابزارهای زیاد می‌تواند این فرآیند را کاملا ً متوقف کند.
بنابراین، راه پیش رو سازماندهی شفاف اطلاعات و متمرکزسازی است. این یک چالش در مدیریت جلسات محسوب می‌شود: پیچیدگی بیش از حد و اضافه‌بار اطلاعات زمان را هدر و کارایی را کاهش می‌دهد و مانع دستیابی به نتایج بهتر می‌شود.
به منظور اطمینان از انسجام و دستیابی به جلسات کارآمد، یک راه‌حل مرکزی متمرکز باید کل فرآیند را همراهی کند و تضمین کند که اسناد مورد نیاز بصورت متمرکز در دسترس هستند و شرایط کارِ کارآمد فراهم است.
