9 ایده برای توسعه مشارکت و تعامل کارکنان

پویش های کاری به علت پاندمی جهانی کوید-19 به سرعت تغییر کردند. اما مشارکت و تعامل کارکنان در کار همچنان یک روند صعودی دارد. موسسه گالوپ (Gallup) در اوایل ماه مه گزارش کرد که درصد کارکنان دارای مشارکت و تعامل در کار،در ایالات متحده به 38% یا بالاترین سطح از سال 2000، که شروع جمع آوری این داده ها بود، رسیده است.

دکتر Sanja Licina، در بخش هدایت آینده سازمان ها در شرکت گلوبانت (Globant) می گوید: تعجبی ندارد که ببینیم این عدد ( درصد مشارکت کارکنان) افزایش پیدا کرده است زیرا بسیاری از شرکت ها در طول تغییر بی سابقه محل کار خود، آنچه در توان دارند را انجام می دهند تا اطمینان حاصل کنند که مشارکت و تعامل همه کارکنان در سازمان حفظ می شود. دکتر Licina گفت:" فکر می کنم سازمان های زیادی اخیراً در مورد مشارکت و تعامل کارکنان در کار نگران شده اند و می خواهند که کارکنان احساس انگیزه داشته باشند." همچنین اضافه کرد:" این موضوع این درک واضح را ایجاد کرده که همه ما امروزه در یک حقیقت متفاوت زندگی می کنیم. ما در دوره اصلاح مداوم، بعد ازعبور از دوره ای بی نظم، قرار داریم. آیا شرکت ما تکنولوژی مناسبی دارد و ما می توانیم ارتباط برقرار کنیم؟ چند ماه از آن گذشته و اکنون،در حال دیدن تکرار دائم وقایعی هستیم که نیاز افراد ما را تشخیص می دهند."

1. تعریفی از مشارکت و تعامل کارکنان در کار برای خودتان داشته باشید

وقتی کارکنان شروع به بازگشت به دفاتر شرکتها کنند، که در حال حاضر در حال انجام است، شرکت ها با چالش بزرگتری نسبت به الان مواجه خواهند شد، و آن کمک به حفظ مشارکت و تعامل آنها در محل کار است. برای مثال، ایالت ماساچوست در حال حاضر اجازه می دهد که 50% از کارکنان در محل کار حاضر شوند. و تحلیلگران محل کار، در حال شروع طراحی استراتژی­هایی در مورد طراحی محل کار برای بعد از سال 2020 هستند.

چگونه می توانید از طریق انتقال دائمی، مشارکت و تعامل کارکنان در کار را حفظ کنید؟ گام اول می تواند شناختن تعریف شرکت شما از مشارکت و تعامل کارکنان در کار باشد. دکتر Ben Wigert که دارای مدیریت ارشد کسب و کار (MBA)، مدیر تحقیق و استراتژی در مدیریت محل کار، در موسسه گالوپ است، می گوید: "کارکنان دارای مشارکت و تعامل در کار کسانی هستند که مشتاق و متعهد به کار و محل کار خود هستند". دکتر Wigert افزود که موسسه گالوپ 12 عنصر مشارکت و تعامل در کار از جمله حفظ و نگهداشت کارکنان، بهره وری، ایمنی، فروش و درآمد را شناسایی کرده است که منجر به عملکرد تیمی بالا در نتایج کسب و کارهای حیاتی می­شوند این 12 عنصر .مشارکت و تعامل شامل نیازهای اولیه کارکنان (برای مثال، انتظارات شفاف)، نیازهای فردی کارکنان (برای مثال، فرصت هایی برای کارکنان جهت انجام کارهای روزمره که در آن تبحر دارند)، نیازهای تیمی (همکاران متعهد به کیفیت کار) و نیازهای رشد (برای مثال، فرصت های یادگیری و ترقی) هستند.

خانم Jennie Knowles، متخصص منابع انسانی (PHR)، دارای گواهی نامه حرفه ای انجمن مدیریت منابع انسانی (SHRM-CP)، و رئیس منابع انسانی در شرکت Sendoso بیان کرد که کارکنانی که در کار مشارکت و تعامل دارند، احساس اشتیاق زیاد نسبت به شغل خود و تعهد نسبت به سازمان دارند. او گفت: "این مشارکت و تعامل کارکنان در کار، با ایجاد یک فرهنگ فراگیر، دوستانه و دائماً در حال تلاش برای گسترش آن آغاز می شود."

2. به مدیران خود یاد دهید، برای کارکنان دورکار نیز شرایط مشارکت و تعامل ایجاد کنند

بعید است که بسیاری از دوره های گواهی نامه منابع انسانی (HR) یا برنامه های آموزشی در قبل از سال 2020 ، کنفرانس هایی در مورد افزایش مشارکت و تعامل کارکنان در کار در طول یک پاندمی سلامت جهانی برگزار کرده باشند. در حال حاضر چه چیزی در عصر کوید 19 در مورد مشارکت و تعامل در کار مهم است که احتمالاً قبل از پاندمی به آن تأکید نشده است؟ طبق سخنان دکتر Wigert، کارکنان در طول چند ماه گذشته باید فهمیده باشند که چگونه کار و زندگی خود را با روش های جدید متعادل کنند.

او گفت: " اینکه مشارکت و تعامل کارکنان در کار کاهش یا افزایش یابد تا حد زیادی بستگی به این دارد که مدیران برای مدیریت کارکنان دورکار چقدر خوب آموزش دیده باشند. همچنین بیان کرد:" ایجاد مشارکت و تعامل در کار کارکنان دورکار تا حد زیادی به برقراری ارتباط موثر، ایجاد روابط دوستانه، فراهم کردن بازخوردهای معنی دار و پیشرفت دادن کارکنان در حالی که در خانه کار می کنند، بستگی دارد."

3. مدیران را متعهد و پاسخگو نگه دارید

شرکت هایی که بالاترین سطح مشارکت را دارند، در مطالعات موسسه گالوپ، شناخت کارکنان را به عنوان ابزاری برای توسعه و ترقی کارکنان به سطوح جدید موفقیت می دانند. شناخت رهبران زبده تیم پیام محکمی در مورد ارزش­های شرکت ارسال می کند. پاسخگویی مدیران نیز همین کار را انجام می دهد.

Wigert گفت که شرکت هایی با مشارکت و تعامل قوی کارکنان در کار، عملکرد بالای تیم را بر اساس ترکیبی از معیارهایی همچون بهره وری، نرخ حفظ و نگهداشت کارکنان، خدمات مشتری و مشارکت کارکنان تعریف می­کنند. وی افزود: " مدیران آکاهند که کار آنها ایجاد تعامل و مشارکت در تیم است". " بهترین شرکت­ها هم عواقبی از الگوهای جاری عدم تعهد تیمی دارند (که مهمترین آنها تغییر رهبران تیم است)."

این سازمان ها معتقدند که نیازی نیست همه افراد مدیر باشند، و مسیرهای شغلی دارای ارزش بالا برای نقش­های فردی و مشارکتی ایجاد می کنند. هیچ کس نباید احساس کند که پیشرفت وی به این بستگی دارد که به درجه مدیریت ارتقا پیدا کند. بهترین سازمان ها می دانند که هیچ مأموریت و هدف معنی داری در نبود انتظارات واضح، گفتگوها و پاسخگویی مداوم وجود ندارد.

4. انعطاف پذیری و سرسختی در سازمان ایجاد کنید

بر اساس سخنان Wigert، یکی از جنبه های موفقیت یا شکست برای شرکت ها در طول شرایط سخت، نحوه ایجاد "تاب آوری یا انعطاف پذیری سازمانی" توسط آن شرکت است. وی افزود که این امر به خصوص در طول پاندمی کرونا ویروس مصداق دارد. Wigert گفت: "نگرانی های چندگانه افراد در مورد سلامتی، آینده مالی، و زندگی های مختل شده باعث شده است که این دوره سخت ترین شرایطی باشد که اکثر ما تا کنون آن را تجربه کرده ایم." "تحلیلگران موسسه گالوپ، جهش های بی سابقه ای در نگرانی و استرس روزانه یافته اند، و درصد کلی تعداد افراد موفق و رو به رشد به پائین ترین نرخ دوران رکود اقتصادی بزرگ کاهش پیدا کرده اند. در چنین جو اساساً از هم گسیخته و غیر مطمئنی ، سازمان ها و کارکنان نیاز به یک سر سختی و انعطاف پذیری بی نظیر دارند."

او در ادامه می گوید، بسیاری از فرهنگ های انعطاف پذیر و سرسخت یک مزیت رقابتی در طول زمانی های بحران و اختلال دارند. فراتحلیل های اخیر موسسه گالوپ از 62.965 واحد و تیم کسب و کار نشان می دهند که رابطه بین مشارکت و تعامل کارکنان در کار و پیامدهای عملکردی (همچون سودآوری، بهره وری، درک مشتری و جابجایی شغلی) در حقیقت در طول دو رکود اقتصادی گذشته در مقایسه با سال های غیر رکود اقتصادی قوی تر بوده است. موسسه گالوپ در 20 مه، در مورد پنج عنصر مشارکت و تعامل این شرکت،که بیشترین تأثیر را بر انعطاف پذیری و سرسختی سازمانی در طول زمان های اختلال شدید می گذارند، گزارشی می دهد. که این عناصر شامل:

• انتظارات شفاف
• مواد و تجهیزات مناسب
• فرصت هایی برای کارکنان جهت انجام کارهایی که در آنها تبحر دارند
• ارتباط با مأموریت یا هدف سازمان
• همکاران متعهد به کیفیت کار

5. انجام تشویق های کوچک را نادیده نگیرید

مدیران منابع انسانی و آنهایی که با تجربه و مشارکت کارکنان مواجه هستند، باید صرف نظر از اینکه آنها در شرکت یا خانه باشند، برای همه کارکنان شرایط تعامل و مشارکت ایجاد کنند، زیرا طبق گفته خانم Knowles، شانس داشتن یک محیط کاری ترکیبی یک حقیقت جدید خواهد بود، که می تواند به معنی چند حرکت کوچک برای شروع باشد. Knowles گفت: "ارسال هدایای دیجیتال، گل، نوشیدنی ها و رفتارهای خوش مشربانه، روش های جالبی برای ارتباط با اعضای تیم خود و ایجاد مشارکت و تعامل درطول این زمان است." "بنابراین، در حالی که ممکن است نسبت به شرایط جاری کنترل محدود داشته باشیم، اما باز هم می توانیم برای اتفاقاتی که قرار است روی دهند، برنامه ریزی کنیم."

منظور این نیست که هدایای دیجیتال باعث افزایش مشارکت و تعامل کارکنان در کار می شوند، بلکه می گوید این حرکات کوچک حداقل می توانند ثابت کنند که مدیریت به سلامتی و شادی کارکنان خود در طول این دوران چالش برانگیز اهمیت می دهد. Knowles ادامه می دهد : " همیشه می توانید با فعالیت هایی شروع کنید که هر کسی صرف نظر از موقعیت می تواند آنها را تجربه کند: مثل میزبانی ساعات شاد در دنیای مجازی یا کلاس های آشپزی، ارسال جایزه یا سایر هدایا برای آنها." او افزود: "در شرکت Sendoso ما می خواهیم فعالیت­های فیزیکی و ذهنی را متعادل کنیم. اعضای تیم ما می توانند در تمرینات مجازی صبح یا جلسات پرسش و پاسخ (مانند پرسش و پاسخ دیزنی با خانواده در چهارشنبه) در بعد از ظهر را برگزار کنند. ... هر کسی می­تواند از یک دلیل برای خندیدن استفاده کند و این حرکات کوچک تأثیر زیادی دارند."

Knowles می گوید: تلاش های جدی برای ایجاد جرقه های گفتگوهای عمیق تر، مانند خواندن کتابهایی برای رشد شخصی و حرفه­ای نیز ارزشمند هستند. او در مورد مثال هایی از نحوه انجام این کار توسط شرکتش گفت: " یک ماه ممکن است در مورد یک استراتژی فروش جدید بخوانیم، ماه بعد می توانیم در مورد تنوع و گنجایش فعالیتها بخوانیم." "در این روش با هم یاد می گیریم، گفت و گو انجام می دهیم و به صورت تیمی رشد می­کنیم."

6. تغییر فرهنگ سازمانی را از مدیریت اجرایی آغاز کنید

تعهد رهبری دلیل اولیه موفقیت یا شکست تغییرات سازمانی است. به همین دلیل است که بنا به گفته Wigert، ضروری است که مدیران اجرایی رده بالا در سراسر سازمان معتقد به تعامل و مشارکت فراوان و استراتژی توسعه قوی و کارآمد باشند و به عنوان الگو پیش قدم شوند. او گفت:" همسویی استراتژیک (Strategic alignment) چیزی بیشتر از صرفاً یک صحبت تجاری است." "همسویی استراتژیک زمانی رخ می دهد که مدیران و کارکنان بین آنچه از آنها خواسته شده انجام دهند و آنچه سازمان بر مبنای آن ایجاد شده و سعی در محقق کردن آن است، یک ارتباط پیوسته ببینند."

مدیران باید بر روی یک هدف و برند تعرف شده توافق کنند، سپس یک طرح تجاری استراتژیک ایجاد کنند که یک برنامه مدیریت متمرکز بر توسعه را به عنوان محرک کلیدی اهداف کسب و کار اختصاص دهد. همچنین رهبران باید به صورت صادقانه و مشتاقانه در مورد نحوه همخوانی داشتن مشارکت و تعامل کارکنان در کار با هدف، برند و استراتژی سازمان صحبت کنند.

Wigert گفت: "رهبران باید با حمایت کردن از تعامل و مشارکت در ارتباطات سازمانی، جلسات، تصمیمات کلیدی و معیارهای عملکردی، حرف و عملشان یکی باشد." "رهبران باید نگرش ها، اعتقادات و رفتارهایی که استراتژی­های مشارکتی آنها را منعکس کنند، مدل سازی کنند. آنها باید مشارکت و دلبستگی به کار را در مکالمات روزانه جای دهند و از این مشارکت به عنوان ابزاری برای حل مسائل کاری حقیقی استفاده کنند."

7. ارتباط و مشارکت را در سطح شرکت نهادینه کنید

Wigert افزود: بهترین سازمان ها، رهبران ارشد منابع انسانی دارند که سیستم هایی می سازند که به مدیران یاد می دهند چگونه کارکنان را همراستا با گرایش های درونی خودشان پیشرفت دهند. این سازمان ها یک "شبکه از نخبگان" برگزیده دارند که با سایر کارکنان ارتباط برقرار می کنند، بهترین اقدامات، پرسشها و پاسخ ها را جمع آوری می کنند.

او گفت: "مجموعه ای پویا از نمونه های بهترین عملکرد، از تیم های دارای مشارکت و تعامل بالا، تصویری روشن می دهد."

8. اهداف کارکنان را مشخص کنید

طبق گفته Licina، راهکار دیگر حفظ مشارکت و تعامل کارکنان،در این است که دستورالعمل و بازخوردهای دقیق از عملکرد مورد انتظار، به آنها بدهیم. او گفت: در حقیقت یکی از نکات بسیار مهم این است که تصویر روشنی از انتظارات سازمان از افراد به آنها بدهیم. و سپس به طریقی به آنها کمک کنیم تا متوجه شوند که چگونه به آن هدف دست یابند و آنها را در موقعیتی قرار دهیم که موفق شوند. اگر یک فرد نداند که از او انتظار می رود چه نوع مشارکتی داشته باشد، منجر به اضطراب زیاد در مورد انجام کارهای درست می شود. اگر تصویر روشنی از آنچه که می خواهید به آن دست یابید داشته باشید، می توانید تجربه شخصی خود را برای رسیدن به آن هدف ایجاد کنید."

9. بکارگیری تکنولوژی را کم رنگ نکنید

با شروع پاندمی خیلی از سازمان ها و شرکت ها مجبور به عملیاتی سازی و بکارگیری تکنولوژی های تعاملات سازمانی شدند. به اجبار بسیاری از کارکنان دورکار شدند و نگه داشتن حداقل لازم برای تعاملات و ارتباطات سازمانی یک مشکل شده بود. سرویس های مدیریت تعاملات سازمانی مثل اسلک، مایکروسافت تیمز و کولتفرم کمک های بزرگی به استفاده کنندگان خود در توسعه تعاملات سازمانی حتی در زمان دورکاری کردند. سوال این است که حالا که پاندمی بخوابد باید چه کنیم، آیا هنوز نیاز داریم آنها را نگه داریم و به استفاده از آنها ادامه دهیم؟ اگر این سرویس های تعاملی مانند سرویس ابری کولتفرم را تجربه کرده باشید، حتما متوجه شده اید که فرهنگ و نوع متفاوتی از تعامل و ارتباط سازمانی را در طول دو سال گذشته نهادینه کرده اند. در کنار توسعه تعاملات سازمانی، مزایای دیگری را نیز به ارمغان آورده اند که امکان برنامه ریزی سازمانی و مدیریت بهره بروی را ساده تر می کنند. بنابراین نه تنها نباید بکارگیری این تکنولوژی های تعاملی را کمرنگ کنیم بلکه باید بدنه سازمان را در تداوم استفاده از آنها همراهی و تشویق کنیم.