سبک ارتباطی شما، درباره شما، اطلاعات زیادی به‌عنوان یک رهبر ارائه می‌دهد. آیا زمانی که تیم خود را برای انجام پروژه‌های خلاقانه راهنمایی می‌کنید، حمایتگر و آرام هستید؟ یا برای آنچه خودتان باید تحویل دهید اشتیاق بیشتری دارید و برای کار کارآمدتر و ارائه اقلام قابل تحویل بهتر، به اعضای تیم فشار وارد می‌کنید؟ سبک‌های ارتباطی زیادی وجود دارند و عدم توانایی در برقراری ارتباط اثربخش منجر به عملکرد و روحیه پایین می‌شود.
ارتباط تیمی اهمیت بسزایی دارد اما خوشبختانه ایجاد شیوه‌های برقراری ارتباط تیمی کار آسانی است. شما به‌عنوان مدیر پروژه می‌توانید حال و هوای نحوه برقراری ارتباط اعضای تیمتان با یکدیگر را تعیین کنید. اگر در حال حاضر با ارتباطات مشکل دارید، نگران نباشید. سبک‌های ارتباطی وحی مُنزل نیستند و در این مقاله، توضیح می‌دهیم که اعضای تیمتان چگونه می‌توانند بهترین روش‌های برقراری ارتباط را اجرا کنند.
چرا ارتباط تیمی حائز اهمیت است؟
ارتباط قوی، نیروی محرک هر کاری است که شما در محل کار انجام می‌دهید. شما می‌توانید کیفیت پروژه، رابطه با ذینفعان و رضایتمندی مشتریان را به پشتوانه ارتباطات تیمی‌تان با یکدیگر پیگیری کنید.
ارتباط بهتر منجر به تصمیم‌گیری اثربخش، اعضای تیم مشتاق‌تر و پروژه‌های موفق‌تر می‌شود. از سوی دیگر، ارتباطات ضعیف در داخل تیمتان منجر به موارد زیر می‌شود:
- کار نامتوازن یا دوباره کاری
- خارج شدن از محدوده
- نتایج ناامیدکننده پروژه
- مشتریان ناراضی
- بازخورد نامناسب مشتریان
- جابجایی زیاد اعضای تیم
- محیط پر تنش
- مشارکت پایین اعضای تیم
خود شما برای بهبود ارتباطات تیمی باید سرمشق باشید. ذهن-آگاهی را تمرین کنید و برای رفتار شفاف با اعضای تیمتان دست‌به‌کار شوید. فعالانه به پرسش‌های آنها پاسخ دهید و برای آنها توضیح دهید که چرا چنین تصمیماتی اتخاذ می‌کنید. ارتباطات اثربخش کار آسانی نیست اما شما با ایجاد فرهنگ گفتگوی آزادانه می‌توانید محیط کاری سالم ایجاد کنید.
پنج نوع از ارتباطات تیمی کدام هستند؟
برای برقراری ارتباط تیمی بیش از یک‌راه وجود دارد. اگر قصد دارید تیمی با عملکرد بالا تشکیل دهید، باید هر پنج نوع ارتباطات تیمی را بشناسید. برای شناسایی حوزه‌های ارتباطی که تیمتان در آنها قابلیت پیشرفت دارد از نمودار زیر استفاده کنید.
ارتباطات کلامی
ارتباط کلامی مهم‌ترین نقطه تعامل میان اعضای تیم است. اعضای تیمتان چه رودررو صحبت کنند یا از پشت تلفن یا از طریق کنفرانس ویدیویی، این گفتگوها عامل تعیین‌کننده نحوه برداشت افراد از یکدیگر هستند. ارتباط کلامی بهترین فرصت برای اعضای تیم است تا نظرات خود را ابراز کنند.
ارتباطات غیرکلامی
ارتباط غیرکلامی شامل چیزهایی مانند زبان بدن، حالات چهره و لحن صدا است. تعداد زیادی از مردم از نحوه اثرگذاری ارتباط غیرکلامی بر روابطتان آگاه نیستند؛ اما در حقیقت، بیش از نیمی از ارتباطات غیرکلامی هستند و به همین دلیل است که توجه به نشانه‌های غیرکلامی اهمیت بسزایی دارد.
ارتباطات نوشتاری
شما می‌توانید از طریق نوشتار به‌راحتی نحوه برقراری ارتباطتان را کنترل کنید. تیم شما باید دارای هدف مشترک برقراری ارتباط اثربخش از طریق همه کانال‌های ارتباطی کتبی ازجمله ایمیل، ابزار مدیریت پروژه، پیام‌رسان، نظرسنجی‌ها یا مرور نظرات را باشد. آگاهی از نحوه ابراز خود از طریق نوشتار به نفع تیم شما و به نفع مخاطبینتان است.
ارتباطات بصری
در جلسات تیمی یا جلسات آموزشی که اطلاعات را از طریق اسلاید یا ویدیو به اشتراک می‌گذارید، ارتباطات بصری اهمیت زیادی پیدا می‌کنند. مزیت تصاویر این است که شما پیش از ارائه پیام به دیگران فرصت فکر کردن دارید. پیش از به اشتراک‌گذاری تصاویر، بررسی کنید که آیا تصاویر انتخابی شما به درک آنچه تلاش می‌کنید تا تیم متوجه شوند کمک می‌کند یا خیر.
گوش دادن
ممکن است گوش دادن را به‌عنوان برقراری ارتباط در نظر نگیرید اما بدون گوش دادن، ارتباط اثربخش تحقق پیدا نمی‌کند. گوش دادن به‌منزله چگونگی دریافت اطلاعات در هنگام گفتگوی شما با دیگران است. گوش دادن فعالانه محیط کاری سالمی ایجاد می‌کند زیرا به مخاطب نشان می‌دهد که شما جذب‌شده‌اید و به آنچه او بیان می‌کند توجه می‌کنید.
شش استراتژی برای تقویت مهارت‌های ارتباط تیمی
استراتژی‌های متفاوتی وجود دارند که می‌توانید برای بهبود ارتباطات تیمی در محل کار از آنها استفاده کنید. چه تیم شما دور کار باشد یا به‌صورت حضوری در اداره کار کند، این اقدامات همکاری تیمی را افزایش خواهند داد و منجر به ایجاد روابط سالم صرف‌نظر از موقعیت یا مقام می‌شوند.
1) تعارضات را به‌سرعت حل کنید
تعارضات در محل کار به‌صورت جزئی شروع می‌شوند و بی‌اهمیت به نظر می‌رسند. برای مثال، ممکن است یکی از اعضای تیم ضرب‌الاجل تیم را تغییر دهد که بدان معناست که عضو دیگر برای انجام بخشی از پروژه خود زمان کمتری در اختیار دارد. عضو اول تیم از عضو دیگر عذرخواهی می‌کند و همه‌چیز خوب به نظر می‌رسد؛ اما اگر عضو اول به تغییر ضرب‌الاجل‌ها ادامه دهد و عضو دوم درباره نحوه اثرگذاری این مسئله بر کار خود چیزی نگفته باشد، عضو دوم عصبانی و ناامید می‌شود. زمانی که اعضای تیم سریعاً تعارضات را حل‌وفصل نکنند، تنش ایجاد می‌شود و عملکرد کاری متحمل آسیب می‌شود.
نکته: به اعضای تیمتان استراتژی‌های حل‌وفصل تعارض را بیاموزید تا بتوانند به‌سرعت، مستقیماً و محترمانه به آنها رسیدگی کنند. به‌این‌ترتیب دیگر مشکلات جزئی به مشکلات بزرگ تبدیل نمی‌شوند.
2) مشارکت را تشویق کنید
هیچ‌کس خواستار نظارت بر تک‌تک افراد نیست اما ممکن است بدون ارائه دستورالعمل و همکاری تیمی، اعضای تیم عدم مشارکت را تجربه کنند. وظیفه شما به‌عنوان مدیر، تشویق اعضای تیم و درعین‌حال دادن آزادی عمل به آنها برای خلاقیت است.
تلاش کنید از طریق برگزاری جلسات طوفان فکری و کارگاه‌های هفتگی اطلاعات و ایده‌ها را با تیمتان ردوبدل کنید. یادتان باشد که نه‌تنها از اعضای تیمتان ایده بخواهید بلکه نشان دهید که برای هر ایده ارزش قائل هستید. این امر اعضای تیم را دلگرم می‌کند که شما از آنها حمایت می‌کنید.
نکته: جلسات هفتگی را برنامه‌ریزی کنید تا هرکسی بتواند آنچه بر روی آن کار می‌کند را به اشتراک بگذارد و در صورت لزوم سؤالاتی بپرسد. برگزاری جلسه راهی عالی برای جلب مشارکت تیمتان بدون ایجاد وقفه در زمان تمرکز است.
3) ارتباطات از پایین به بالا را ترویج دهید
ممکن است اعضای تیم در پایین ساختار برای به اشتراک‌گذاری ایده‌ها احساس راحتی نکنند. زمانی که ارتباطات از پایین به بالا را گسترش می دهید، اعضای تیم در هر موقعیت و منصبی را تشویق می‌کنید تا ایده پردازی کنند و نظراتشان را مطرح کنند. می‌توانید با جلب اعتماد و انگیزش تیمتان و ایجاد حس مالکیت پروژه در آنها، این نوع از ارتباطات را برقرار کنید.
نکته: اگر می‌خواهید تا اعضای تیم احساس راحتی کنند، به تشویق نیاز دارند. از آنها بخواهید تا ایده‌ها، نظرات و بازخوردشان را مطرح کنند به‌طوری‌که به اشتراک‌گذاری ایده‌ها به عادت آنها تبدیل شود. اعضای تیم را در محیط‌های مختلف مانند جلسات تیمی، نظرسنجی‌ها، مراودات یک‌به‌یک و در قالب صندوق پیشنهادات به مشارکت تشویق کنید.
4) برای افزایش شفافیت تلاش کنید
محیط کار تعاملی جایی است که در آن اعضای تیم شفافیت را در اولویت قرار می‌دهند. اگر شما و اعضای تیمتان بتوانید با یکدیگر صادقانه رفتار کنید، آنگاه احتمال سوءتفاهم در برقراری ارتباط و هرگونه ریسک‌های ناشی از آن را کاهش خواهید داد.
به‌عنوان رهبر، یک راه برای شفاف رفتار کردن، صداقت درباره عملکرد کسب‌وکار و افشاگری اطلاعات در زمان وقوع است. همچنین باید در مواقعی که احساس می‌کنید لازم است به‌طور سازنده انتقاد کنید تا اعضای تیمتان بتوانند مهارت‌هایشان را بهبود بخشند. از آن مهم‌تر، لازم است تا کار روزانه آنها را به هدف کلی مرتبط کنید. برای اعضای تیم زمینه را توضیح دهید و به آنها نشان دهید چرا کارشان مهم است، این امر انگیزه آنها را افزایش داده و باعث می‌شود احساس کنند عضو ارزشمندی برای تیم هستند.
نکته: بین شفافیت و تسهیم بیش‌ازاندازه اطلاعات تفاوت وجود دارد. برای مثال، لازم است اعضای تیمتان بدانند که آیا شرکت توانسته است به اهداف درآمدی سالیانه دست یابد یا خیر اما لازم نیست تا مسائل شخصی میان خودتان و مدیرعامل که در این هفته رخ داده است را با اعضای تیم در میان بگذارید.
5) برنامه‌ریزی برای جلسات فرد به فرد
ارتباطات تیمی در شرایط گروهی و در تعاملات فردی رخ می‌دهد. هنگامی‌که اعضای تیم با یکدیگر تعامل دارند، انرژی حاصل از هر تجربه را به گروه می‌آورند. جلسات فردی منظم فرصتی برای رسیدگی به مسائل و بررسی وضعیت اعضای تیمتان است. زمانی که شما برای اعضای تیم فضای گفتگوی آزادانه را فراهم می‌سازید، اعتماد آنها افزایش پیدا می‌کند. همچنین می‌توانید اعضای تیم را تشویق کنید تا با دیگر اعضا جلسات یک‌به‌یک برنامه‌ریزی کنند به‌طوری‌که بتوانند یکدیگر را بشناسند و رابطه مشارکتی برقرار کنند.
نکته: لازم نیست به‌عنوان مدیر نقش درمانگر را ایفا کنید بلکه باید مراقب آنچه اعضای تیمتان انجام می‌دهند باشید. اگر یکی از اعضای تیم ازلحاظ احساسی دچار مشکل است، ببینید آیا می‌توانید به او مرخصی بدهید تا بتواند با وضعیت سالم‌تر به کار بازگردد یا خیر.
6) ارائه بازخورد مداوم
بازخورد عملکرد بخش مهمی از ارتباطات تیمی است. اعضای تیم باید در مورد نحوه عملکردشان اطمینان خاطر داشته باشند تا باانگیزه و مشتاق بمانند. در طول جلسات یک‌به‌یک، به اعضای تیم بازخورد بدهید و درباره فضای رشد صحبت کنید. همچنین می‌توانید از اعضا بپرسید آیا می‌خواهند تا به شما بازخورد ارائه دهند یا خیر.
نکته: اعضای تیم همیشه راحت نیستند تا مستقیماً به شما بازخورد دهند. می‌توانید برای دریافت نظرات صادقانه اعضای تیم در مورد عملکردتان به‌عنوان رهبر تیم، نظرسنجی ناشناس انجام دهید.
مطالعه کنید: سه روش برای همکاری از راه دور با تیمتان.
چهار سبک ارتباطی تیم
آگاهی از نحوه برقراری ارتباط با اعضای تیم به شما در مدیریت کل تیم کمک می‌کند. مدل ارزیابی رفتار دیسک یک پرسشنامه شخصیتی و رفتاری است که سبک ارتباطی افراد را به‌عنوان سلطه‌گر، تأثیرگذار، وظیفه‌شناس یا ثابت‌قدم طبقه‌بندی می‌کند.
سبک‌های ارتباطی پیچیده هستند و ممکن است اعضای تیمتان ویژگی‌های بیش از یکی از چهار سبک را داشته باشند؛ اما درک سبک اصلی هر فرد و تطبیق ارتباطاتتان با آن سبک به ایجاد یک تیم قوی کمک زیادی می‌کند.
سلطه‌گر
اعضای تیم با سبک ارتباطی سلطه‌گر افرادی مشتاق، کارآمد و متمرکز بر نتایج هستند. شما می‌توانید به‌راحتی این افراد را شناسایی کنید زیرا آنها رقابتی هستند و به موفقیت می‌رسند. درحالی‌که این افراد طبیعتاً مدیر تیم هستند، اما بی‌صبری و اعتمادبه‌نفس بیش‌ازحد نقطه‌ضعف آنها است.
نکته: اعضای سلطه‌گر تیم را به چالش بکشید تا باانگیزه باقی بمانند اما به آنها یادآوری کنید تا تیم و مأموریت شرکت را همیشه در کانون توجه قرار دهند.
تأثیرگذار
اعضای تیم با سبک ارتباطی تأثیرگذار، افراد معاشرتی گروه شما هستند. این افراد می‌دانند که چگونه دیگران را جذب کنند و محیطی جذاب و پرانرژی خلق کنند. افراد تأثیرگذار تیم در برقراری ارتباط با مشتریان موفق خواهند بود زیرا از صحبت با مردم لذت می‌برند.
نکته: برای اینکه تمرکز اعضای اثرگذار تیمتان حفظ شود، وظایفی به آنها بدهید که با مجموع مهارت‌هایشان تناسب دارد، اجازه دهید تا نقش خود را ابراز کنند و درعین‌حال مطمئن شوید که باعث حواس‌پرتی دیگران نمی‌شوند.
وظیفه‌شناس
اعضای تیم با سبک ارتباطی وظیفه‌شناس مهم‌ترین عامل موفقیت شما هستند. این اعضا سخت تلاش می‌کنند تا بدون خطا کار کنند و برای افزایش دانش خود تلاش خواهند کرد. اعضای وظیفه‌شناس تیم ترجیح می‌دهند مستقل کار کنند تا بتوانند عملکرد خود را کنترل کنند.
نکته: این اعضای تیم رهبری بی‌طرف را ترجیح می‌دهند و بنابراین امکان ایجاد سوءتفاهم در ارتباطات وجود ندارد. اجازه دهید تا اعضای وظیفه‌شناس تیم بر روی پروژه‌هایی کار کنند که در آنها برتری دارند. به آنها دستورالعمل‌های شفاف و بازخورد قابل‌سنجش ارائه دهید.
ثابت‌قدم
اعضای تیم با سبک ارتباطی ثابت‌قدم برای ثبات و پایداری در محیط کاری خویش ارزش قائل هستند. برخلاف اعضای سلطه‌گر تیم که از چالش لذت می‌برند، اعضای ثابت‌قدم انجام شغل قابل پیش‌بینی در ارائه خدمات به مشتریان یا بخش فناوری اطلاعات را ترجیح می‌دهند. شرایط کاری آرام به اعضای تیم با سبک ارتباطی ثابت‌قدم احساس آرامش و راحتی می‌دهد.
نکته: برای اعضای ثابت‌قدم تیم محیط کاری یکنواختی ایجاد کنید. در صورت وقوع تغییر، در صورت امکان تغییرات را به‌صورت تدریجی به آنها منتقل کنید. با جدیت به این اعضای تیم گوش کنید به‌طوری‌که احساس کنند شنیده می‌شوند و درباره وظایف پیچیده به آنها دستورالعمل‌های شفاف ارائه دهید به‌نحوی‌که هیچ پرسش بدون پاسخی باقی نماند.
ابزارهای ارتباطات تیمی که کار تیمی را ترویج می‌دهند
در سرتاسر جهان، دورکاری رایج شده است و این بدان معنا است که بیشتر ارتباطات تیمی به‌صورت آنلاین رخ می‌دهد؛ اما حتی اگر در اداره کار می‌کنید، برای به اشتراک‌گذاری اطلاعات و ساده‌سازی جریان‌های کار باید از ابزار ارتباطی استفاده کنید.
می‌توان از ابزارهای ارتباط تیمی زیر برای هر چیزی استفاده کرد:
پیام‌رسان و چت
از برنامه‌های پیام‌رسان بلادرنگ و برنامه‌های کاربردی چت برای بحث درباره پروژه‌ها و پرسش سؤالات به‌صورت بلادرنگ استفاده کنید.
کانال و گروه مباحثه
در برنامه‌های تعاملات سازمانی، کانالها و گروه های خصوصی و عمومی با امکانات خاصی وجود دارند که حول یک موضوع مثل مدیریت امور یک پروژه به خوبی از آنها می شود استفاده کرد.
به اشتراک‌گذاری فایل
برنامه‌های به اشتراک‌گذاری فایل شما را قادر می‌سازد تا بدون نیاز به انتقال اسناد بین اعضای تیم، آنها را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید.
تماس تصویری و کنفرانس ویدیویی
کنفرانس ویدیویی راهی عالی است تا اگر در مناطق زمانی یا مکانی مختلف کار می‌کنید اعضا را به‌صورت رودررو ببینید.
ویرایش سند
ابزارهای آنلاین ویرایش سند شما را قادر می‌سازند تا به‌صورت خودکار اسناد را به اشتراک گذاشته و ذخیره کنید. تیم شما می‌توانند روی اسناد کار کنند زیرا این اسناد برای سایر اعضا نیز قابل‌مشاهده و ویرایش هستند.
مدیریت پروژه
بدون وجود ابزار مدیریت پروژه نمی‌توانید ارتباط قوی با تیمتان برقرار کنید. ابزارهای مدیریت پروژه، امکان مدیریت وظایف، هدف‌گذاری، دریافت و ارائه بازخورد، به اشتراک‌گذاری فایل و غیره را فراهم می‌سازند.
هنگامی‌که بتوانید کار را ذخیره کنید، به اشتراک بگذارید و یا به آن ارجاع دهید، اعضای تیم درک بهتری از محل کار خواهند داشت و برقراری ارتباطات آسان‌تر خواهد شد.
با ارتباطات تیمی مشارکت کارمندان را افزایش دهید
برقراری ارتباط بهتر در میان اعضای تیم شما را ملزم می‌سازد تا به‌عنوان سرمشق عمل کنید. زمانی که اعضای تیمتان را به انجام این کار تشویق کنید، آنها آزادانه عقاید خود را مطرح می‌کنند و بیشتر مشارکت می‌کنند. ابزارهای ارتباطات تیمی مانند کولتفرم، برای همکاری و تعامل بین اعضای تیم طراحی‌شده‌اند و علاوه بر ایجاد محیط تعاملی در سازمان می‌توانند به پرورش عادات سالم که منجر به موفقیت کسب و کار می‌شود، به شما کمک کنند.
برای اشنایی بیشتر با مزایا و کاربرد کولتفرم اینجا کلیک کنید.
