سازماندهی دقیق ارتباطات سازمانی با کولتفرم
فرهنگ همکاری سازمانی موضوعی چندجانبه و از مهم‌ترین عوامل موفقیت یا شکست یک سازمان است. امنیت اطلاعات سازمانی، مدیریت و نظارت بر فعالیت‌ها و سطح‌بندی امور مواردی است که شبکه‌های اجتماعی عمومی نمی‌توانند نسبت به کیفیت عملکرد آنها تضمین دهند. در این زمینه کولتفرم به عنوان یک پلتفرم حرفه‌ای تعاملات سازمانی، جایگزین مطلوبی برای شبکه‌های اجتماعی یا پیام‌رسان‌های عمومی است.
کولتفرم به عنوان پلتفرم حرفه‌ای همکاری سازمانی از جهت‌های گوناگون با شبکه‌های اجتماعی و پیام‌رسان‌های عمومی که گاهی برای ارتباطات سازمانی هم مورد استفاده قرار می‌گیرند، تفاوت دارد. ما معتقدیم برای ایجاد یک ارتباط و تعاملات سازمانی پایدار، امن و کاربردی، هیچکدام از پلتفرم‌های عمومی نمی‌توانند جایگاه یک ابزار تخصصی را داشته باشند؛ چراکه آنها برای یک فرهنگ سازمانی خاص مناسب‌سازی نشده‌اند و استفاده از آنها تبعات گوناگونی به ویژه در حوزه تعهدات سازمانی دارند.
در مقابل ابزاری همچون کولتفرم که ماموریت اصلی آن ایجاد ارتباطات سازمانی و سازماندهی در این حوزه است می‌تواند به عنوان یک امکان مناسب برای مرکزیت ارتباطات ارتباطات و حتی تک تک کارکنان سازمان به حساب بیاید. بنابراین باید فرهنگ استفاده از آن، مانند بسیاری از کشورهای توسعه‌یافته در کشور ما هم نهادینه شود.
کولتفرم در حوزه سازماندهی و مدیریت مراحل مختلف کار در سازمان، ویژگی‌های متنوعی را در اختیار قرار می‌دهد و همزمان می‌تواند با تکیه بر ابزارهای مناسب‌سازی شده در حوزه مدیریت منابع انسانی، بالا بردن بازدهی و امنیت اطلاعات نیز کمک‌های فراوانی به سازمان‌ها داشته باشد.
بیشتر بخوانید: کولتفرم جایگزین کارآمد ابزارهای پراکنده ارتباطات سازمانی
مدیریت روابط سازمانی
به طور طبیعی وقتی افراد و کارکنان یک سازمان از طریق شبکه‌های اجتماعی عمومی با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و امور مربوط به کار را در فضای این پلتفرم‌ها انجام می‌دهند، نخستین آسیبی که ایجاد می‌شود، خارج شدن وضعیت روابط کاری از کنترل سازمان و مدیریت آن است. در حالی‌که ارتباطات سازمانی در کولتفرم تحت نظارت و مدیریت سازمان است. این اتفاق حتی در مورد افرادی که از بیرون با سازمان در ارتباط هستند صدق می‌کند و کولتفرم می‌تواند این ارتباطات را هم یکپارچه در کنترل داشته باشد.مدیریت روابط سازمانی
در واقع ایجاد شناسه‌های کاربری در کولتفرم در اختیار افراد نیست و این سازمان است که شناسه‌ها را ایجاد و در اختیار کاربران قرار می‌دهد؛ این سازمان است که می تواند کنترل کند هر کدام از کاربران در چه کانالی باشند یا نباشند، پس ایجاد حساب کاربری توسط سازمان، اولین مزیت در این حوزه است.
اعطای حقوق دسترسی
کولتفرم به سازمان این اختیار را می‌دهد که نقش و عملکرد کارکنان را در سطوح مختلف تعریف و مدیریت کند. مدیریت سازمان تشخیص می‌دهد که پست‌ها و واحدهای سازمانی چگونه تعریف شوند و ساختار سازمانی در این پلتفرم چگونه سازماندهی شود. بنابراین هر کس بنا به نقش، وظیفه و عملکردی که در سازمان دارد، در سطوح مختلف تعریف می‌شود و به اسناد و خدمات دسترسی پیدا می‌کند.
بیشتر بخوانید: فعالیت‌های کولتفرم برای همکاری سازمانی امن و حفاظت از اطلاعات سازمانی
نظارت سلسله مراتبی
در کولتفرم، مدیریت ساختار سازمانی نیز به صورت سلسله مراتب طراحی شده است. یک درخت یکپارچه از واحدها و پست‌های سازمانی تعریف می‌شود که مدیر یا مسئول هر واحد بر اساس ضوابط سازمان تصمیم می‌گیرد که نقش‌ها به چه صورت تعریف شوند. در واقع کولتفرم امکان سطح‌بندی کارکنان به صورت ساختار سازمانی را در اختیار سازمان قرار می‌دهد و به این ترتیب امکان کنترل سلسله مراتبی وجود دارد.نظارت سلسله مراتبی
اگر فردی در سازمان تصمیم بگیرد برای انجام یک پروژه یا کار چند همکار دیگر را عضو کانال کند، به صورت خودکار مدیر بالادستی نیز به عنوان ناظر در کانال عضو می‌شود. البته این قابلیت زمانی صورت می‌گیرد که وضعیت کنترل سلسله مراتبی در کولتفرم فعال شده باشد. شاید برخی به این امکان انتقاد داشته باشند و بر این اعتقاد باشند که اینگونه نظارت باعث نقض حریم خصوصی می‌شود. اما اینطور نیست؛ در کولتفرم چت خصوصی بدون حضور فرد ثالث یا مدیر بالادستی صورت می‌گیرد که حریم خصوصی کارکنان نیز حفظ شود.
شخصی‌سازی نحوه پاسخ به پیام
یکی از امکاناتی که کولتفرم در کانال‌ها در اختیار سازمان می‌گذارد، دسته‌بندی و شخصی‌سازی نحوه پاسخ به پیام روی موضوعات خاص است. به این ترتیب اگر فردی بخواهد برای موضوعی نظر مشورتی بگیرد و قصد داشته باشد این نظر را از افراد بصورت خصوصی دریافت کند، می‌تواند تنظیمات ویژه این اقدام را فعال کند. این ویژگی در زمان‌هایی به کار می‌آید که فرد نخواهد نظرات گوناگون روی اصل موضوع اثر بگذارد و دایره نظرخواهی بسته باشد یا اینکه فردی از تیم تصمیم بگیرد افراد مختلف را در جریان کار قرار دهد اما نظر مشورتی را از فرد یا افراد خاص دریافت کند.
ارسال پیام‌های مهم در هر وضعیت
ممکن است در برخی موارد شخصی از کارکنان سازمان بنا بر دلایل مختلف از جمله تراکم کاری تصمیم بگیرد اعلان‌های سیستم را خاموش کند یا تماس‌ها را رد کند. در اینگونه موارد اگر کار یا اقدام اورژانسی اتفاق بیفتد به طور طبیعی شخص متوجه نخواهد شد. اما کولتفرم این امکان را فراهم کرده است که در مواقع ضروری اعلان پیام مهم حتما به فرد فرستاده شود. همچنین در آینده کوبات (ربات کولتفرم) به صورت اتوماتیک تماس خواهد گرفت تا فرد در جریان آن اقدام قرار گیرد.
دسترسی محدود موقت به جای شناسه کاربری
در کولتفرم امکان اعطای دسترسی موقت به یک جلسه یا امکان خاص می‌تواند جایگزین ایجاد شناسه کاربری قرار گیرد. این امکان زمانی اهمیت پیدا می‌کند آن ورود فرد تنها در یک زمان و موضوع خاص اهمیت داشته باشد. این امکان و دیگر امکانات در کولتفرم می‌تواند به درخواست واحدهای منابع انسانی، فناوری اطلاعات و... فعال شود تا ضمن ورود افراد به بحث یا موضوعی محدود، فرهنگ سازمانی جامعیت خود را حفظ کند.
چکیده
فرهنگ همکاری سازمانی موضوعی چندجانبه و از مهم‌ترین عوامل موفقیت یا شکست یک سازمان است. اگر یک سازمان بتواند ارتباطات سازمانی را با ابزاری کارآمد مدیریت کند به طور قطع می‌تواند نسبت به سایر رویدادها و فعالیت‌های سازمان نیز موفق‌تر عمل کند. در این زمینه کولتفرم به عنوان یک پلتفرم حرفه‌ای تعاملات سازمانی جایگزین مطلوبی برای شبکه‌های اجتماعی یا پیام‌رسان‌های عمومی است. امنیت اطلاعات سازمانی، مدیریت و نظارت بر فعالیت‌ها و سطح‌بندی امور مواردی است که شبکه‌های اجتماعی عمومی نمی‌توانند نسبت به کیفیت عملکرد آنها تضمین دهند. اما کولتفرم در این حوزه‌ها کارآمد، تخصصی و بر اساس فرهنگ سازمان عمل می‌کند و برای این موارد مناسب‌سازی شده است.
