کولتفرم جایگزین کارآمد ابزارهای پراکنده ارتباطات سازمانی

سازمان‌ها و شرکت‌ها صرف نظر از اندازه و دایره فعالیت، برای پیشبرد برنامه‌ها و اهداف خود ناچار هستند از ابزارهای مختلفی در حوزه همکاری سازمانی یا ارتباطات داخلی و خارجی استفاده کنند. به طور مرسوم هر سازمان برای تعاملات سازمانی از ابزاری نظیر ایمیل، اتوماسیون اداری، سیستم‌های ورود و خروج کارکنان، شبکه‌های اجتماعی، پیام‌رسان‌ها، CRM و... استفاده می‌کنند. استفاده از این ابزارهای پراکنده همواره مشکلاتی را هم با خود به همراه دارد؛ به جز آنکه وقت‌گیر و زمان‌بر است، اشکالات و مسائلی را هم در حوزه صیانت از دارایی دیجیتالی سازمان، امنیت داده‌های سازمانی و سطوح مختلف دسترسی به همراه دارد.

کولتفرم یک راهکاری مناسب است تا ضمن یکپارچه شدن ارتباطات و تعاملات سازمانی، کارکنان یک مجموعه بتوانند تمام امکانات ابزارهای ارتباطی و همکاری را به صورت یکجا داشته باشند. به عبارت دیگر کولتفرم ابزارهای پراکنده و قابلیت‌هایی را که این وسایل محیط ها ایجاد می‌کنند، یکجا در اختیار سازمان و کارکنان آن قرار می‌دهد.

ایمیل درون سازمانی

ایمیل سازمانی یکی از مهم‌ترین ابزارهایی است که در سازمان‌ها برای ارتباطات سازمانی به کار گرفته می‌شود.

با این حال استفاده از ایمیل سازمانی از چند جهت باعث طولانی شدن زمان ارتباط و به تبع آن وقفه در تعاملات سازمانی می‌شود. وجود پیام های اسپم و جانک در ایمیل یک موضوع ذاتی مزاحم شده است. کولتفرم آنچه از ایمیل سازمانی مورد انتظار است را در قالب پیام خصوصی و کانال‌ها در اختیار کاربران قرار می‌دهد. با استفاده از این قابلیت کولتفرم، تاریخچه تمام تعاملات، پیام‌ها و فایل‌ها ثبت و ضبط می‌شوند و در هر زمان در دسترس خواهند بود. بنابراین این روش نسبت به رد و بدل کردن ایمیل درون سازمانی بسیار سریع‌تر عمل می‌کند و قابلیت‌های ایمیل را هم در اختیار می‌گذارد.

پیام گروهی

علیرغم توضیحات فوق، واقعیت این است که نمی‌توان برخی مزایای ایمیل سازمانی را برای یک سازمان نادیده گرفت. بنابراین شاید لازم باشد ابزاری که به عنوان پلتفرم جایگزین ابزارهای تعاملات سازمانی، در یک مجموعه پیاده‌سازی می‌شود، تمام قابلیت‌های کاری ایمیل را در خود داشته باشد. کولتفرم برای این منظور امکان پیام گروهی را طراحی و در اختیار قرار داده است. این ویژگی جدید امکان حتی در پلتفرم‌های همکاری سازمانی شناخته شده مشهور جهان مانند اسلک و مایکروسافت تیمز هم قرار ندارد. اما کولتفرم برای توسعه امکانات سازمانی این قابلیت را در خود جای داده است. کاربران با این قابلیت می‌توانند متن و فایل‌های پیوست را مشابه ایمیل به صورت گروهی برای همکاران ارسال کنند و افرادی که مخاطب آن پیام هستند به راحتی آن را دریافت کنند. زمانی‌که این پیام ارسال شد، مخاطبان دریافت کننده در محیطی مشابه یک کانال خصوصی از تمام مزایای چابکی و دسترس پذیری بالای کانال های خصوصی در کنار ظاهر شبه ایمیل بهره‌مند می‌شوند، ضمن آنکه از قابلیت‌های ایمیل هم برخوردار شده‌اند.

نظرخواهی و نظرسنجی

بسیاری اوقات همکاران یک سیستم سازمانی مایل هستند تا نظر همکاران و مدیران خود را درباره یک موضوع یا مراحل انجام یک پروژه بدانند. در این مواقع سازمان‌ها اغلب از سامانه‌های نظردهی و نظرسنجی استفاده می‌کنند که یک ابزار با یک نوع قابلیت است. کولتفرم برای این موضوع راهکار بازخورد مستقیم واکنش یا «ری اکشن» را فراهم آورده است.

این قابلیت به کاربر امکان اضافه کردن ری‌اکشن را روی یک پیام می‌دهد. همچنین به صورت خودکار، سیستم تعداد ری‌اکشن‌ها را می‌شمارد و نشان می‌دهد. به این ترتیب این ابزار می‌تواند نقش نظرسنجی آماری سریع سازمانی را هم ایفا کند و سازمان‌ها را از راه‌اندازی سامانه‌های تک کارکرد در حوزه نظرسنجی سازمانی بی‌نیاز کند.

گزارش کار همکاران

سرویس تایم شیت در کولتفرم یک ابزار کامل برای ثبت و ضبط عملکرد کارکنان سازمان است. این قابلیت می‌تواند گزارش کار کارکنان را در همه زمان‌ها ثبت و برنامه‌ریزی کند. کارکنان یک سازمان می‌توانند از طریق تایم شیت بسیار سریع و آسان زمان ها و گزارش اقدامت در مورد وظایف و پروژه‌های خود را ثبت کنند و میزان پیشرفت کار خود را در سیستم قرار دهند. این قابلیت می‌تواند از طریق وب سرویس با سامانه‌های برنامه ریزی وظایف اداری هماهنگ شود و به روان سازی فرآیند وظیفه برنامه‌ریزی و کنترل پروژه‌های کاری را از طریق به صورت یکپارچه سازی کمک کند.به انجام برساند.

چت خصوصی

در زمان‌هایی که دورکاری در سازمان رایج می‌شود ممکن است تعامل کارکنان با تیم کاری و سازمان به صورت پراکنده انجام شود. در این مواقع افراد ترجیح می‌دهند از شبکه‌های اجتماعی عمومی برای رد و بدل کردن تماس، ارتباطات سازمانی و ارسال فایل استفاده کنند. ایرادی که در این روش کار وجود دارد این است که بسیاری از تعاملات سازمانی و داده‌های رد و بدل شده بین تیم‌ها دارای سطحی از محرمانگی هستند یا اینکه جزء دارایی‌های یک سازمان به حساب می‌آیند؛ بنابراین استفاده از شبکه‌های اجتماعی عمومی برای این سطح از کار، چندان مناسب به نظر نمی‌رسد. کولتفرم برای این منظور هم راهکار ارائه کرده است و کاربران می‌توانند اطلاعات و گفت‌وگوهای کاری خصوصی خود، همچنین ارسال فایل‌ها را در چت خصوصی انجام بدهند. به این ترتیب کولتفرم مانند یک چتری برای پوشش دادن همه ارتباطات سازمانی و تیمی عمل می‌کند.

تماس صوتی و تصویری

استفاده از کولتفرم به کارکنان سازمان و تیم‌ها امکان برقراری تماس صوتی و تصویری نیز می‌دهد. بنابراین تیم‌ها برای برگزاری جلسات تصویری تا 4 نفر می‌توانند بدون وابستگی به ابزارهای دیگر از این قابلیت کولتفرم استفاده کنند. تماس‌های صوتی و تصویری در کولتفرم به صورت مستقیم روی سرورهای کولتفرم مسیریابی روت نمی‌شود بنابراین سرعت بالا مناسب و کیفیت قابل قبولی دارند و از این بابت یک امکان مناسب برای ارتباطات سازمانی به حساب می‌آیند.

تقویم سازمانی

تقویم سازمانی بخش مهمی از تعاملات سازمانی را در کولتفرم سامان می‌دهد. برنامه‌ریزی شخصی و تیمی در این تقویم قابل اجراست و کارکنان سطوح مختلف سازمان می‌توانند با ثبت رویدادهای شخصی و اشتراکی (جلسات کاری) در این ابزار، کارهای خود را ساماندهی کنند. این تقویم همچنین می‌تواند برای ثبت و برنامه‌ریزی مناسبت‌ها و همچنین مرخصی‌های آتی همکاران به کار بیاید تا مدیران و هم‌تیمی‌ها از برنامه‌ریزی‌های انجام شده مطلع شوند. در مجموع تقویم سازمانی می‌تواند برنامه‌ریزی و مدیریت زمان را به بهترین شکل برای کاربران به انجام برساند.

رباتی به نام کوبات

کولتفرم رباتی به نام کوبات دارد. این ربات می‌تواند رویدادها و عملیات بیرون سازمانی و درون سازمانی را یکپارچه‌سازی کند. همچنین وظیفه اطلاع رسانی رویدادهای سیستمی برعهده کوبات است. با این ابزار هوشمند، ارتباطات بیرون سازمانی با رعایت پروتکل‌ها و توکن‌های امنیتی به بهترین شکل انجام می‌شود. به عنوان مثال اگر یک سازمان از اتوماسیون اداری استفاده می‌کند، کوبات با استفاده از وب سرویس یکپارچه سازی نقش پیام‌رسان به محیط کولتفرم را ایفا می‌کند و به کاربر یا اعضای کانال اطلاع می‌دهد که کارتابل اتوماسیون اداری خود را چک کرده یا برای کاری که به او ارجاع شده اقدام کند. کوبات همچنین برای شخص یا تیم، رویدادها را یادآوری می‌کند. کوبات دستور پذیر است و به درخواست شما کارهایی را انجام می دهد. بنابراین بنابراین کوبات کاربر می‌تواند بدون لاگین کردن و مراجعه به در ابزارهای مختلف، با بهره مندی از توانایی کوبات از کارهای خود مشترک در سایر نرم افزارها به صورت ابزارها را یکپارچه مطلع شودکند.

اپلیکیشن موبایل

اگرچه اغلب استفاده‌های سازمانی از پلتفرم‌ها و سامانه‌های اداری در سیستم‌های دسکتاپ انجام می‌شود، اما کولتفرم اپلیکیشن موبایل هم دارد. این اپ به کاربر امکان می‌دهد در زمان‌هایی که پشت میز کار خود نیست به پیام‌ها، تماس‌ها و فعالیت‌های کولتفرم دسترسی داشته باشد.

کاربران بیرون سازمانی

بخشی از امکانات کولتفرم برای مشتریان، ذی‌نفعان و کاربران بیرون سازمان ساماندهی می‌شود. کاربران بیرونی به دو دسته تقسیم می‌شوند. دسته اول مشتریان یا ذی‌نفعان سازمان هستند که ممکن است با فرد یا افرادی در داخل سازمان در ارتباط باشند. برای این دسته از مشتریان شناسه کاربری تعریف می‌شود تا در سطحی محدود به فرد یا تیم‌های مربوط دسترسی داشته و با آنها در ارتباط باشند. آنها می‌توانند با این افراد در قالب تماس، چت یا کانال خصوصی ارتباط برقرار کنند. دسته دوم افراد داخل سازمان هستند که هنوز مراحل جذب آنها در سیستم کامل نشده و در مراحل آزمایشی قرار دارند یا نیروهای مشاور و پارت تایم هستند. به این دسته از افراد هم دسترسی محدود داده می‌شود تا در محیط‌هایی که به صورت مستقیم با آنها سر و کار دارند قرار بگیرند و با مدیران و هم‌تیمی‌ها در ارتباط باشند. این ویژگی می‌تواند امکان مناسبی برای چرخه جذب منابع انسانی باشد.

نقشه راه توسعه

در کولتفرم، با راحتی یکپارچه شدن در آینده برای هر کانال یک آدرس ایمیل اختصاصی ایجاد می شوددارد. وقتی کسی از بیرون سازمان به آدرس کانال ایمیل بدهد، پردازشگر سیستم آن را به پیام در کانال تبدیل می‌کند. این قابلیت می‌تواند برای سیستم‌های پشتیبانی و حتی CRM عملکرد مناسبی باشد و به عنوان جایگزین ایمیل پشتیبانی عمل کند.

همچنین، در آینده نزدیک کوبات، به موتور گردش کار و پیام قابل برنامه ریزی مجهز می شود که تمام ارتباطات یکپارچه زیرساختی را مدیریت کند.

توسعه آتی مهم دیگر، امکان یکپارچه شدن تقویم سازمانی کابر با تقیم گوشی موبایل است.

در حوزه تماسهای صوتی تصویری نیز، پل ارتباطی با زیرساخت VOIP در حال توسعه است تا کاربران کولتفرم به داخلی ویپ از درون کولتفرم دسترسی داشته باشند.

چکیده مطلب

سازمان‌ها و شرکت‌ها صرف نظر از اندازه و دایره فعالیت، برای پیشبرد برنامه‌ها و اهداف خود ناچار هستند از ابزارهای مختلفی در حوزه همکاری سازمانی یا ارتباطات داخلی و خارجی استفاده کنند. به طور مرسوم هر سازمان برای تعاملات سازمانی از ابزاری نظیر ایمیل، اتوماسیون اداری، سیستم‌های ورود و خروج کارکنان، شبکه‌های اجتماعی، پیام‌رسان‌ها، CRM و... استفاده می‌کنند. استفاده از این ابزارهای پراکنده همواره مشکلاتی را هم با خود به همراه دارد؛ به جز آنکه وقت‌گیر و زمان‌بر است، اشکالات و مسائلی را هم در حوزه امنیت داده‌های سازمانی و سطوح مختلف دسترسی به همراه دارد.