ضرورت استفاده از ابزارهای همکاری آنلاین

وجود همکاری و تعامل برای موفقیت در محل کار از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.

طی نتایج یک مطالعه، افرادی که از ابتدا قرار بود به صورت مشترک تعامل داشته باشند، 64 درصد بیشتر از همکارانی که قرار بود کارشان را انفرادی انجام دهند،درگیر کار بودند. در عین حال، در سطوح تعامل بالاتر، غالبا خستگی کمتر و میزان موفقیت بالاتری گزارش شده است.

با این حال، با افزایش تعداد افراد دورکار ، هنوز برای همکاری در تیم هایی که در حوزه های جغرافیایی و زمانی مختلفی پراکنده شده اند، موانع بزرگی وجود دارد.

اینجاست که بحث همکاری آنلاین مطرح می شود. این قابلیت، به عنوان بخشی از محل کار دیجیتال و رو به رشد، می تواند کارکنان، شرکا و مشتریان در یک مکان امن برای همکاری و دستیابی به اهداف مشترک گرد هم آورد.

اما پیش از پرداختن به موضوع ضرورت استفاده از ابزارهای همکاری سازمانی آنلاین ، ابتدا به بررسی چیستی و ماهیت این ابزار می‌پردازیم.

ابزارهای همکاری سازمانی چیست؟

ابزار همکاری سازمانی نوعی نرم افزار کاربردی است که به شما امکان می دهد تا با هم کار کنید و دانش و معلومات خود را به صورت آنلاین با سایر کاربران یا همکارانتان به اشتراک بگذارید.

انواع مختلفی از فناوری های همکاری سازمانی وجود دارد که همه ی آنها با ویژگی های مختلف، به شما در دستیابی به این هدف کمک می کنند؛ و در اینجا چند نمونه از آنها ارائه شده است که عبارتند از:

• ارتباطات آنلاین
• مدیریت اسناد
• جمع آوری اسناد
• تقویم های مشترک
• مدیریت کارها
• نظرسنجی ها

برخی از این ابزارها صرفاً بر روی اشتراک گذاری اسناد با عملکرد محدود تمرکز دارند، در حالی که برخی از بهترین ابزارهای همکاری، دارای تمام ویژگی های ذکر شده در بالا هستند. اما اینکه کدام یک را انتخاب می کنید، به دلایل و نیازهای شما برای همکاری بستگی دارد.

اگر هنوز مطمئن نیستید که چرا ممکن است به آن نیاز داشته باشید، تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید. ما می خواهیم مزایای اصلی ابزارهای همکاری آنلاین را شناسایی کرده و نحوه استفاده از آنها را در سازمانتان نشان دهیم.

افزایش امنیت

اگر مدیریت داده های حساس بخشی از شغل شماست، از عواقب جدی لو رفتن داده ها آگاه هستید.

برخی ایمیل ها ممکن است به طور تصادفی برای شخص اشتباهی ارسال شوند و سازمان شما را در معرض خطر قرار دهد.

یک ابزار همکاری آنلاین به شما امکان کنترل کامل دسترسی افراد به داده‌های خودتان را می دهد. شما می توانید مجوزها را به گونه ای تنظیم کنید که تنها افراد یا تیم های خاصی اجازه ی مشاهده ی یک سند یا یک سری اسناد را داشته باشند.

فروشندگان پیشرو در این زمینه نیز تدابیر امنیتی شدیدی را برای اطمینان از عدم هک شدن نرم افزارهای خود در نظر گرفته اند.

صرفه جویی در هزینه سفر

زمانی که مجبور هستید برای یک جلسه سفر کنید هزینه ها هم به سرعت افزایش می یابد.

حمل و نقل، اقامت و غذا ممکن است پر هزینه باشد؛ به خصوص اگر برای مدت طولانی به خارج از کشور یا شهر خود می روید.

در این حالت، ابزارهای همکاری چگونه می توانند برای ما مفید واقع شوند؟

اول اینکه، می‌توانید در هر زمان و هر مکانی وارد این ابزار شوید، پس نیازی نیست برای جلسه با کسی در یک مکان باشید.

پس از ورود به سیستم، در کنار بستر ارتباطات سازمانی، ابزارهایی مانند تقویم، امکانات تماس کنفرانسی و مدیریت وظایف به شما این امکان را می‌دهند که جلسه خود را برگزار کرده و پس از آن نیز بلافاصله هرگونه اقدام بعدی را ثبت کنید.

پس از جلسه می‌توان یادآوری‌ها را برای اطمینان از تکمیل آنها پاک کرد. می بینید که این کار خیلی بهتر از نوشتن یادداشت روی تکه ای کاغذ است!

کاهش تعداد ابزارهای مورد استفاده

بدون شک از ابزارهایی که به صورت روزانه استفاده می کنید، فهرستی طولانی دارید.

می توانید از Excel برای ثبت درخواست های مرخصی و تعطیلات استفاده کنید. یک ابزار نظرسنجی مانند Survey Monkey برای مصاحبه با سهامداران اصلی، یا یک برنامه بهره وری مانند Todolist برای مدیریت وظایف تان نیز می تواند در این لیست گنجانده شود.

بهتر نیست تمام این امکانات و ابزارها در یک مکان باشد؟ با استفاده از ابزار همکاری، می‌توانید تنها با ورود به یک سیستم، به طیف گسترده‌ای از ابزارها و داده‌ها دسترسی داشته باشید و طبیعتا، نیازی نیست چندین رمز عبور به خاطر بسپارید.

همکاری در تکمیل اسناد، به صورت همزمان

یک راه معمول برای همکاری در مورد اسناد، استفاده از ایمیل است. در این روش، سندی را باز می‌کنید، تغییری ایجاد می‌کنید و آن را برای شخص بعدی ارسال می‌کنید. و کار انجام شد!

هر چند این کار می تواند کمی بی نظم شود. مثلا، با ارسال ایمیل‌های بیشتر، پیگیری اینکه چه کسی تغییرات در سند ایجاد کرده است و آخرین نسخه کدام است دشوارتر می‌شود.

همکاری در ارسال اسناد در قلب هر ابزاری است. می توانید به سادگی سند خود را آپلود کنید و تکمیل قسمتهای مختلف آن را به همکاران با تیمهای مختلف بسپارید بدین ترتیب آنها می توانند به صورت همزمان روی آن کار کنند تا محتوا را دقیقاً همانطور که می خواهید دریافت کنند.

برای شفافیت کامل، می توانید از مسیر پیگیری استفاده کنید تا ببینید چه تغییراتی و توسط چه کسی ایجاد شده است.

افزایش بهره وری

آیا به درست و کارآمد بودن این ابزارها امیدوار هستید؟ اجرای ابزار همکاری بدون انتظار افزایش بهره وری هیچ فایده ای ندارد.

خوشبختانه، این ابزارها چنین قابلیتی دارند. تحقیقات نشان داده است که این ابزارها می توانند کارایی تیم را تا 20 درصد بهبود بخشند که به نوبه خود منجر به همکاری موثرتر در محل کار می شود.

یکی از دلایل اصلی این امر این است که سهامداران می توانند به تمام اطلاعات مورد نیاز خود به راحتی و در یک مکان دسترسی داشته باشند و زمان جستجوی اسناد برایشان کاهش می یابد.

آمارها حاکی از آن است که کارمندان هر روز حدود 1.8 ساعت یعنی به طور متوسط 9.3 ساعت در هفته را صرف جستجو و جمع آوری اطلاعات می کنند.

با کاهش این زمان، همکاران شما می توانند زمان بیشتری را به کارآمد بودن و زمان کمتری را به کارهای خسته کننده و مربوط به ادمین اختصاص دهند.

توقف استفاده از ایمیل (یا حداقل کاهش استفاده از آن)

البته، ممکن است متوقف کردن کامل استفاده از ایمیل خیلی واقع بینانه نباشد.

با ارسال و دریافت روزانه 124.5 میلیارد از این ایمیل ها توسط مشاغل، می توانید در میزان محبوبیت این روش ارتباط خاص را درک کنید.

اما آیا ارسال ایمیل تمام چیزی است که فرایند کار را به خطر می اندازد؟ به نظر ما چنین نیست.

• کنترل نسخه سند

اگر افرادی چندین نسخه از یک سند را ارسال می کنند، تقریبا غیرممکن است که بدانید کدام یک نهایی است.

نرم افزار همکاری آنلاین با نمایش واضح آخرین نسخه یک سند، امکان کنترل این مشکل را می دهد. مزیت دیگرش این است که تمام نظرات مربوط به سند برای دسترسی و تجزیه و تحلیل آسان در یک مکان قرار می گیرند.

• امنیت

با انتشار خبر اعلام ایمیل به عنوان یک خطر بزرگ در سال 2018، ضروری به نظر می رسد که به دنبال شیوه های امن تری برای اشتراک گذاری داده های حساس باشید.

همانطور که قبلا ذکر شد، فروشندگان فعال و پیشرو در تولید این ابزارها، به طور منظم تدابیر امنیتی قوی را برای محافظت از داده های شما آزمایش و اعمال می کنند.

آیا می توانید مطمئن باشید که ارائه دهندگان ایمیل نیز همین کار را انجام می دهند؟

آیا مشتریان و شرکای شما قبول این ریسک را میپذیرند؟

• بهره گیری از ایده ها

چند بار پیش آمده است که یک ایده عالی برای بهبود کارایی سازمان خود به ذهنتان رسیده باشد و آن را برای رئیس خود ارسال و هرگز پاسخی دریافت نکرده باشید؟

نکته اصلی این است که ممکن است این ایده ی شما، در دریای ایمیل هایی که هر روز رئیس شما دریافت می کند گم شده باشد.

یک ابزار ارتباطات سازمانی آنلاین، به شما این امکان را می دهد تمام ایده های خود را در یک مکان ثبت کنید. و البته از آنجایی که این ابزارها به راحتی قابل جستجو هستند، شما و همکارانتان می توانید در صورت نیاز به راحتی یک ایده را پیگیری نمایید.