عناصرلازم در ابزارهای تعامل سازمانی آنلاین برای کسب و کار

نگاهی به نحوه تجارت افراد حرفه ای مدرن امروزی در مقایسه با یک دهه پیش بیندازید. قطعا متوجه تغییری بزرگ در آن می شوید.

در گذشته، تعامل با دیگران در یک پروژه معمولاً به معنای حضور در یک اتاق با بقیه همکاران بود. با اینکه ابزارهای همکاری حضوری قطعاً مزایای خود را دارند،اما چون با مسائل لجستیکی همراه هستند، اغلب کارها را بیش از آنچه لازم است دشوار می کنند، به خصوص برای شرکت هایی که کارمندان دورکار دارند.

راه حل امروزی برای این مشکل به عنوان ابزارهای همکاری سازمانی آنلاین شناخته می شود و این ابزارها یکی از بزرگترین تغییر دهنده های بازی در سال های اخیر هستند.

3 عنصر حیاتی تعامل آنلاین

همانطور که احتمالا بدانید، تعاملات و ارتباطات آنلاین به عوامل مختلفی برای کار در اوج عملکرد متکی است. از آنجا که دیدگاه‌های زیادی در مورد آنچه در تعامل آنلاین مؤثر وجود دارد، بهتر است به مسائل از منظر سه عنصر حیاتی نگاه کنیم - افراد، فرآیندها و فناوری.

عنصر اول: افراد

اولین و مهم ترین عنصر تعامل و همکاری آنلاین که باید در نظر گرفته شود، افراد هستند. بدون افراد، کل مفهوم تعاملات آنلاین در هر سطحی از هم می پاشد. افراد درگیر در یک پروژه خاص، منبع واقعی نوآوری هستند و این تعاملات را با ایده ها و دانش خود گسترش می دهند.

چند ثابت مرتبط با این عنصر خاص وجود دارد. در میان دسته بزرگتر افراد، معمول است که موارد زیر در نظر گرفته شود:

• یک رهبر ماهر - همانطور که هر کشتی به یک کاپیتان نیاز دارد، همکاری آنلاین بدون داشتن یک رهبر ماهر کارآمد نیست. رهبری معمولاً به یک فرد یا یک تیم کوچک مدیریتی اطلاق می شود که مهارت های لازم برای هدایت یک تیم را در یک پروژه داشته باشند. اگرچه مهارت های رهبری ضروری است، اما کافی نیست. یک رهبر مؤثر حداقل تجربه ای در زمینه ابزارهای همکاری آنلاین باید داشته باشد ، به عنوان مثال شاید در یک مقطع زمانی به عنوان بخشی از یک تیم از طریق نرم افزار اینترانت اجتماعی کار کرده باشد.
• یک تیم شایسته – داشتن یک رهبر قوی مطمئناً مهم است، اما کافی نیست. یک تیم شایسته برای استفاده حداکثری از ابزارهای همکاری آنلاین ضروری است. تیمی متشکل از کارکنانی که سبک کار خود را بدون مشکل تطبیق دهند و نیز قادر به ارائه ایده ها و اطلاعات برای پیشبرد پروژه باشند. همه اعضای تیم باید مهارت های ارتباطی قوی داشته باشند و در عین حال بتوانند با دیگران خوب کار کنند. از بسیاری جهات، انتخاب تیم مناسب برای همکاری آنلاین بی شباهت به کارمندان یک کسب و کار سنتی نیست،هر چند از جهت موارد تکنولوژی به این معنی است که مدیران باید در مورد افرادی که در تیم خود وارد می کنند، حتی دقت بیشتری داشته باشند.
• یک هدف مشترک – یکی از حیاتی ترین جنبه های همکاری آنلاین با کیفیت این است که همه باید در جهت یک هدف مشترک کار کنند. این همان چیزی است که مردم را وادار می کند تا همه چیز خود را به کار گیرند و خالصانه به موضوعات بپردازند. هدف هر چه که باشد، مهم است که از قبل به وضوح مشخص شود تا همه افراد درگیر بتوانند به خود یادآوری کنند که برای چه چیزی کار می کنند. یک هدف تنها زمانی قابل دستیابی است که واضح و موجود باشد.
• اعتماد - اعتماد موضوعی است که همه چیز را در همکاری آنلاین به هم متصل می کند. موضوعات زیادی وجود دارد که باعث می شود افراد یک تیم به خصوص در انجام وظایف خاص، تا حدودی به هم اعتماد کنند..وقتی ارتباط حضوری میسر نیست، ایجاد اعتماد دشوار می شود. به همین دلیل است که تمرکز روی جنبه های سرگرم کننده وشخصی سازی در ارتباطات و همکاری آنلاین بسیار مهم است.

عنصردوم: فرآیند

فرآیند، دومین عنصر تعاملات آنلاین، که کمی کمتر از اولی ملموس است،اما درک آن اصلا دشوار نیست. از بسیاری جهات، فرآیند با در نظر گرفتن هر چیزی که با کار در یک محیط تعاملی اجتماعی همراه است، گردش کار را توصیف می کند. به طور کلی، کسانی که به یک مدل کسب‌وکار معمولی عادت کرده‌اند، مجبورند فرآیند خود را کمی تغییر دهند تا تعامل آسان شود، به‌ویژه زمانی که اکثریت آنها آنلاین انجام می‌شود.

با به کار گیری همه موارد زیر مطمئن باشد که بیشترین بهره را از تعامل آنلاین می برید، و هنگام انجام آنها نیازی نیست زیاد در موردش فکر کنید:

• استراتژی – اولین چیزی که هنگام تنظیم فرآیند خود باید به آن فکر کنید، استراتژی است. استراتژی مستقیماً بر نحوه رسیدن شما به هدف تأثیر می گذارد، و به ویژه هنگام کار با دیگران بسیار مهم است. داشتن یک برنامه محکم که می توانید در صورت لزوم به آن مراجعه کنید، به شما اطمینان می دهد که نه تنها در مسیر خود باقی بمانید، بلکه در طول مسیر با مشکلات هم مواجه نمی شوید. به طور معمول، استراتژی توسط رهبر تیم تدوین می شود.
• اولویت ها – هنگامی که یک استراتژی تنظیم شد، اولویت ها باید مشخص شوند. هر فردی که بخشی از تیم است احتمالاً مجموعه ای از اولویت های منحصر به فرد خود را خواهد داشت، اگرچه انجام وظایف مشابه برای افراد مشخص شده غیر معمول نیست. اولویت‌هایی که به درستی مشخص شده اند نیز مانند داشتن یک استراتژی قوی برای پیروی، باعث می شوند از مسیری که برای خودتان تعیین کرده اید، منحرف نشوید.
• قوانین اشتراک‌گذاری داده – هیچ‌کس نمی‌خواهد برای اعضای تیم خود تعیین تکلیف کند، اما همیشه هنگام کار با افراد در یک فضای مشترک، مهم است که اجرای دستورالعمل های اشتراک‌گذاری داده‌ها را به خاطر بسپارید.در بسیاری از موارد، دستورالعمل های سفت و سخت ضرورتی ندارد،اما هنگامی که با اطلاعات حساس سر و کار دارید، تنظیم دستورالعمل های واضح در مورد اشتراک گذاری داده ها می تواند بخشی جدایی ناپذیر از اجرای ایمن یک پروژه است.

عنصرسوم: فناوری

سومین و آخرین عنصر در تعامل و ارتباطات آنلاین، فناوری است. یکی از مواردی که اغلب نادیده گرفته می شود، اهمیت فناوری در ارتباطات و تعامل مدرن است. بدون آن، تعامل با همکاران در آن سوی کره زمین تقریبا غیرممکن خواهد بود. ابزارهای همکاری آنلاین می توانند در ابتدا کمی دلهره آور باشند، اما اگر تا به حال از یکی از شبکه های اجتماعی استفاده کرده اید، احتمالاً برای استفاده آن مشکلی نخواهید داشت.

• نرم‌افزار اینترانت اجتماعی – بدون نرم‌افزار اینترانت اجتماعی، تعاملات آنلاین به اندازه امروز آسان نمی‌شد. نرم افزار اینترانت شرکت به عنوان پورتالی عمل می کند که به کارمندان اجازه می دهد تا مباحثی ایجاد کنند، اسناد را به اشتراک بگذارند، جلسات را برنامه ریزی کنند و انواع وظایف ضروری دیگر را انجام دهند.

ابزارهای همکاری آنلاین با گذشت زمان بیشتر و بیشتر رایج می شوند و یک سیر تکامل طبیعی از انجمن ها، انبارهای اطلاعاتی و سایر پلتفرم های قبل از آن هستند.

• کنفرانس تلفنی / برنامه های چت / VoIP - نرم افزار اینترانت اجتماعی می تواند نقطه جهشی برای تعاملات آنلاین باشد، اما این تنها عنصری نیست که می توان از آن استفاده کرد. کنفرانس تلفنی از طریق برنامه‌های چت، سیستم تلفن VoIP یا ابزارهای دیگر راهی عالی برای افرادی است که با هم کار می‌کنند تا در واقع بدون نیاز به حضور در یک اتاق، گفتگوی رو در رو داشته باشند.اکثر کسب و کارها تا حدودی از این پلتفرم ها استفاده می کنند و برخی بدون آن نمی توانند به کار خود ادامه دهند. ابزارهای کنفرانس از راه دور وقتی با ابزارهای همکاری آنلاین ترکیب شوند، بسیار قدرتمند می شوند.
• یکپارچه سازی با سیستم های موجود – یکپارچه سازی ابزارهای همکاری آنلاین و ابزارهای کنفرانس از راه دور با سیستم های کنونی مورد استفاده در کسب و کار شما، مهم است. گاهی احتمال دارد سیستمهای فروش، موجودی کالا و سایر سیستم‌های موجود، هنگام انتقال به یک محیط تعاملی آنلاین، گم شوند. اما لازم نیست این اتفاق بیافتد. اغلب اوقات، به انتخاب نوع مناسب نرم افزار اینترانت اجتماعی بر می گردد، زیرا در بعضی انواع آن امکان ادغام همه چیز در یک محل وجود ندارد.