دلیل و هدف از تعاملات سازمانی، تحقق یک هدف با انجام کاری است.تعامل در واقع گردآوری افراد برای انجام کاری است که هر یک از اعضای تیم اثربخشی خاص خود را در آن خواهد داشت، و هدف ایجاد چیزی است که ارزش آن از مجموع اجزای آن بیشتر باشد.امروزه تعاملات سازمانی توسط مدیران پروژه برای حل مشکلات و دستیابی به اهداف، مورد توجه قرار دارد.
در ادامه چند نمونه از مزایا و چالش‌های یک تیم که در تعاملات سازمانی با آن مواجه می‌شود و فهرستی جامع از راهکارهای بهبود تعاملات سازمانی در محل کار را تشریح می‌کنیم.
مزایای تعاملات سازمانی
مزیت بزرگ در تعاملات سازمانی وجود ساختار سازمانی با سطوح کم یا بدون سطوح مدیریت میانی بین کارکنان و مدیران است. یک ساختار مدیریتی مسطح می‌تواند برقراری ارتباطات ساده بین مدیریت و اعضای تیم را تضمین کند.
در اینجا فرآیند تصمیم‌گیری کوتاه‌تر است، بنابراین تصمیمات می‌توانند سریع‌تر اتخاذ و اجرا شوند. همچنین شاهد افزایش مشارکت اعضای تیم در ارزیابی اقدامات خود و نیز ارتباط نزدیک‌تر آنها با فرآیند تصمیم‌گیری هستیم.
تعاملات سازمانی، انجام کارهای چند جانبه را در تیم رونق می بخشد و به همکاران بخش‌های مختلف امکان می‌دهد تا از یکدیگر مطالب و مهارتهای جدیدی یاد بگیرند و اینگونه در ارتباط با یک پروژه، تخصص‌ها و مهارت‌ها و تجربیاتی متنوع‌تر وارد شوند.
تعاملات مدیریت پروژه باعث انعطاف‌پذیری بیشتر در زمان کار با یک تیم می‌شود. در اینجا هر یک از اعضای تیم چنانچه از برنامه کاری خود عقب بیفتند، می‌توانند از سایر اعضای تیم کمک بگیرند و بار کاری خود را برای مدتی بر عهده سایرین قرار دهند. ایجاد فضایی که اعضای تیم بتوانند کارها را با سرعت مورد نظر خود به پایان برسانند و همزمان ضرب‌الاجل‌ها را نیز رعایت کنند، علاوه بر پاسخگویی افراد در قبال تیم و مدیریت، می‌تواند برای روحیه اعضای تیم نیز مفید باشد.
تعاملات سازمانی از طریق افزایش اعتماد به نفس اعضای تیم، باعث تقویت روحیه کلی تیم برای تکمیل پروژه‌ها می‌شود و اعضای تیم متوجه می‌شوند که همه آنها با یکدیگر به نفع تیم کار می‌کنند و اینگونه با پروژه و اعضای دیگر تیم پیوندی عمیق‌تر برقرار می‌کنند.
سباستین بویر (Sebastien Boyer ) بعضی از مزایای تعاملات سازمانی را بر می شمرد، از جمله: ادغام استعدادها و نقاط قوت آنها. او معتقد است واگذاری کار به اعضا بر اساس استعدادها و مهارت های آنها تضمین می کند که کار با استاندارد بالایی انجام می شود.
در این صورت اعضای تیم بر اساس مهارت‌ها و علایق خود کار می کنند تا بر اساس وظایف تعیین شده، و داشتن ترکیبی از استعدادها و نقاط قوت می‌تواند به یافتن راهکارهای جدید برای مشکلات کمک کند. ترویج خود تحلیلی نیز به اعضای تیم امکان می‌دهد تا هدایت کار خود و استانداردهای مربوطه را بر عهده بگیرند. این مسئله به اعضای تیم امکان می‌دهد تا هر نوع شکاف در دانش خود را شناسایی کنند و به پیگیری میزان پیشرفت خود بپردازند و اهداف شخصی خود را نیز تعیین کنند.
چالش‌های تعاملات سازمانی
در زمان انجام کار به صورت تیمی، گاهی افراد با موانعی مواجه می‌شوند. توانایی شناسایی و رسیدگی به این موانع پیش از آنکه مبدل به چالش‌های بزرگی شوند، می‌تواند پویایی و ثبات تیم را حفظ کند. یک چالش که معمولاً از همان ابتدای شروع کار تیمی آشکار است، مربوط به فقدان هویت و عدم هدف‌گذاری تیم می‌شود. فقدان هویت می‌تواند باعث عدم تعهد و انفعال اعضای تیم شود. نتایج یک نظرسنجی در این زمینه نشان می‌دهد که 97 درصد افراد بر این باور هستند که «عدم همگرایی در یک تیم، مستقیماً بر روی نتیجه یک کار یا پروژه تأثیر می‌گذارد». اما وقتی یک هدف روشن برای یک تیم تعیین شده است و همه اعضای تیم در شروع تعامل آن را درک کرده اند، دیگر این افراد دقیقاً می دانند که باید در چه مسیری حرکت کنند.
معمولاً مشکل در تصمیم‌گیری و ضعف در پایبندی به تصمیمات اتخاذی، می‌توانند موانعی هنگام کار تیمی ایجاد کنند.
وقتی نمی‌توان تصمیمی اتخاذ کرد، چه فقدان هدایت و رهبری و چه فقدان اهداف اصلی، در هر صورت تیم شاید ناخواسته راه خود را گم کند و به اهداف مورد نظر نزدیک نشود. در اینجا باید فوراً از مدیریت ارشد راهنمایی خواست. در غیر این صورت اعضای تیم در جهت‌گیری‌ها و اهداف، پراکنده می‌شوند.
همچنین عدم ارتباط شفاف می‌تواند پروژه را با مشکلاتی مواجه سازد. بیان دستورالعمل‌های صریح، ایده‌های جدید یا تشویق به گوش دادن با صحبت‌های اعضای تیم، اگرچه در ظاهر ساده هستند، اما در واقعیت اینگونه نیست. نتایج یک مطالعه که اخیراً انجام شده است، نشان می‌دهد که 96 درصد افراد، «فقدان تعامل و ارتباط» را عامل شکست پروژه‌ها و کار تیمی در محل کار می‌دانند.
مواردی مانند ایگوها(منیت ها)، نگرش‌های منفی و عدم احترام به ایده‌ها و افکار سایرین می‌توانند تلاش برای ایجاد ارتباط با تیم رؤیایی شما را به یک کابوس مبدل سازند. معمولاً وجود یک پلتفرم تعاملات سازمانی برای ایجاد ارتباط که در آن پیام‌ها، مباحث و دیدگاه‌ها به اشتراک گذاشته می‌شوند، برای کارکنان جایی برای بهانه هایی مانند " ایمیل را دریافت نکردم" نخواهد گذاشت.
وقتی مشکلی بروز می‌کند، نحوه برخورد با تعارض می‌تواند باعث عامل تعیین‌کننده باشد. اگر شکافی در یک تیم به وجود آید، همین شکاف به سرعت می‌تواند تبدیل به یک اختلاف بزرگ و حاد شود و در این شرایط، تقسیم مسئولیت و پیشبرد کار تقریباً غیرممکن خواهد شد.
مشارکت همه اعضای تیم در فرآیند تصمیم‌گیری و تبادل نظر بین اعضای تیم، قطعاً نتایج مثبتی برای همه به دنبال خواهند داشت، که می تواند تعارضات احتمالی را حل کند.
اعضای یک تیم بعد کمپین های طولانی مدت تعاملات سازمانی، ممکن است کمی دچار فرسودگی و سستی شوند. و بعضی افراد تیم شروع به تنبلی کنند و در نتیجه ضرب‌الاجل‌های اهداف تیم شما را به تأخیر بیندازند. یک تیم که دچار فرسودگی و سستی شده است، برای بازگشت به حالت اولیه خود، نیاز به انگیزه مجدد از طریق الهام بخشی دارد.
از هیجان بخشیدن به یک پروژه کاری نترسید. به همکاران اجازه دهید تا ببینند سایر اعضای تیم روی چه چیزهایی کار می کنند و به آنها یادآوری کنید که چگونه در رسیدن به هدف کمک می کند. علاقه با آن پروژه و خود تیم بسیار مهم است.
همچنین فقدان خلاقیت می‌تواند مانعی برای تعامل اعضای یک تیم شود. اما وقتی یک تیم شروع به کار کند و به مرور زمان عادت به یک روش برای انجام امور می‌کند، آنگاه تیم به وضعیت ثبات نزدیک‌تر می‌شود و اعضای تیم کارها را راحت‌تر انجام می‌دهند. این مسئله اگرچه مزایایی دارد، اما در مورد میزان بهره‌وری تیم شما می‌تواند یک خطر بزرگ باشد. باید توجه داشت که ارائه ایده‌های جدید عامل انگیزشی یک تیم است و در این شرایط اعضای تیم می‌توانند بهترین عملکرد خود را به نمایش بگذارند. تشویق اعضای تیم برای ارائه ایده‌های جدید و الهام بخشی از سایر بخش‌های سازمان می‌تواند تنوع‌گرایی تیم را تقویت کند.
اما وقتی خلاقیت نباشد، ایجاد ذهنیت گروه اندیشی (Groupthink) می‌تواند مخرب باشد. . مجله Forbes در مقاله خود با عنوان "10 مورد از تأثیرات گروه اندیشی و نحوه اجتناب از آنها"، گروه اندیشی را اینگونه تعریف می‌کند: "وقتی یک تیم یا سازمان آنقدر از نظر دیدگاه مشابه می‌شوند که توانایی خود برای خلاقیت در تصمیم‌گیری را از دست می‌دهند". پیامد گروه اندیشی آن است که ایده‌هایی خارج از پارامترهای تفکری متداول و توافق شده، امکان ارائه نداشته باشند و کسی جرات نکند که دیدگاه‌های اولیه را به چالش بکشد.
راهکارهایی برای بهبود تعامل تیمی در محل کار
- حصول اطمینان از اینکه محل کار به درستی هدایت می‌شود
نقش یک رهبر، حصول اطمینان از این است که تیم می‌تواند از مجموع مهارتهای خود حداکثر بهره‌وری را کسب کند. این مسئله به معنای استفاده از افراد مناسب در نقش‌های مناسب است. وجود چنین رهبرانی ضامن حصول بهترین نتیجه عملکردی تیمی خواهد بود. همچنین رهبر یک تیم باید در دسترس اعضا و عادل باشد و از اتخاذ تصمیمات دشوار و به موقع در راستای منافع پروژه و تیم نترسد.
- در بین اعضای تیم خود، اعتماد و اطمینان ایجاد کنید
نشان دهید که کار اعضای تیم برای شما ارزشمند است و به آنها اعتماد دارد. اینگونه آنها بهترین عملکرد خود را به نمایش می‌گذارند. همچنین تاکید کنید که تیم فقط زمانی می‌تواند کار کند که اعضای آن وظایف خود را به درستی انجام دهند.
- زمانی را برای آشنایی بیشتر اعضای تیم با یکدیگر اختصاص دهید
گاهی اعضای یک تیم از نقاط مختلف یک سازمان و حتی نقاط مختلف جهان گردهم آمده‌اند. برای اینکه اعضای تیم شما بدانند سایر اعضا چگونه فکر می‌کنند و چگونه با مشکلات مواجه می‌شوند، به آنان اجازه دهید تا با یکدیگر بیشتر آشنا شوند و این رویه را تسهیل کنید. این امر می‌تواند عملکرد آنها را در زمان کار بر روی اهداف تقویت کند. همچنین تشویق افراد به شرکت در یک محیط اجتماعی می‌تواند آنها را تشویق کند تا دیدگاه‌های خود را در زمان تعامل با تیم شما به اشتراک بگذارند.
- برای ایجاد کانال‌های ارتباطی بین اعضای تیم تلاش کنید
اگر ارتباطات مطلوبی بین اعضاء شکل نگیرد، تیم نمی‌تواند به شکل مؤثر عمل کند. بنابراین ایجاد ارتباط پیوسته بین اعضای تیم و مدیریت، باعث جلوگیری از ایجاد سوء تفاهمات می‌شود. وجود ارتباطات شفاف باعث می‌شود تا ایده‌ها، دیدگاه‌ها و نگرانی‌ها در درون تیم جریان پیدا کنند و به سمت مدیریت بازگردند. زمان انتظار کمتربرای دریافت پاسخ از طرف رهبر تیم به معنای زمان بیشتر برای کار بر روی هدف خواهد بود.
وقتی افراد بدانند باید چه کاری انجام دهند، بهتر می‌توانند با یکدیگر کار کنند. تخصیص نقش به اعضایی که مهارتهای کاملتری برای کار دارند، تضمین می‌کند که کار توسط بهترین افراد انجام می‌شود. همچنین داشتن یک هدف واضح به اعضای تیم امکان می‌دهد تا تمرکز خود را از دست ندهند و بدانند برای چه چیزی تلاش می‌کنند.اهداف باید تحقق پذیر تعیین شوند نه رؤیایی، و به همه افراد فرصت دهید تا در فرآیند هدف‌گذاری مشارکت داشته باشند.
یک تیم نمی‌تواند بدون برنامه‌ریزی دقیق به کار ادامه دهد بنابراین تعریف مراحل انجام کار به اعضای تیم امکان می‌دهد تا مطابق آن کار کنند. در این خصوص باید اطمینان حاصل کنید که برنامه شما حتی‌المقدور طیف وسیعی از گرایشات و مهارتهای اعضای تیم را شامل می‌شود تا همه افراد در تحقق آن بتوانند نقش ایفا کنند. همچنین باید نقاط عطف را برای پیگیری نحوه پیشرفت پروژه تعیین کنید و در فواصل زمانی مختلف ارزیابی‌هایی انجام دهید و به اعضای تیم اجازه دهید تا اهداف کوچک خود درباره نحوه دستیابی به هدف اصلی پروژه را تعیین کنند.
- شناسایی عملکردها و اقدامات مطلوب
وقتی افراد بدانند که همتایان و مدیران برای کار آنها ارزش قائل هستند، نهایت سعی خود را برای تحقق هدف به کار می گیرند. وقتی عملکردها و اقدامات مطلوب و خوب افراد را شناسایی کنید، اعضای تیم ترغیب می‌شوند تا کارهای مثبت بیشتری در خصوص پروژه انجام دهند.
اعضای تیم را تشویق کنید تا در تصمیم گیری کمک کنند. به اعضای تیم اجازه دهید در جهت کار خود، تعداد منابع مورد نیاز در کار ومرحله بعد کار مشارکت کنند. این کار تیم را تشویق می کند حس مالکیت و دلسوزی به پروژه داشته باشند.
همچنینه به اعضای تیم این امکان را می دهد که نظراتشان را به گوش همه برسانند.
- فقط در صورت لزوم ملاقات داشته باشید
برگزاری جلسات متعدد گاهی می‌تواند مانع پیشرفت کار شود بنابراین سعی کنید فقط زمانی جلسه برگزار کنید که واقعاً ضروری باشد و اگر می‌توانید با یک پیام گروهی به تیم خود این موضوع را اعلام کنید، که نیازی به برگزاری جلسه نیست! فناوری‌های مدرن به ما امکان می‌دهند تا با تیم خود ارتباط برقرار کنیم و کار را بدون حضور فیزیکی در یک اتاق پیش ببریم بنابراین برگزاری فیزیکی جلسات می‌تواند آخرین راهکار باشد.
اطمینان حاصل کنید که استانداردهای کاری خود را در فواصل زمانی مشخص به تیم خود اطلاع دهید تا انگیزه آنها حفظ شود و همچنان در مسیر درست حرکت کنند. بازخورد به عنوان یک فشارسنج برای استانداردهایی عمل می‌کند که باید محقق شوند. برای این منظور، باید به شکل منظم از عملکرد افراد بازخورد دریافت کنید.
- ترکیبی مناسب از رضایت بیرونی و درونی
نیازهای اعضای تیم باید برآورده شوند. Martine Haas و Mark Mortensen در مقاله خود با عنوان "اسرار داشتن یک کار تیمی ایده آل" در سایت Harvard Business Review می‌گویند: "افراد باید به تحقق یک هدف اهمیت دهند، چه به این دلیل که می‌خواهند پاداش‌های بیرونی مانند معروفیت، پاداش یا ترفیع درجه کسب کنند و چه به این دلیل که می‌خواهند پاداش‌های درونی مانند رضایت از خود کسب کنند". تیم شما با داشتن ترکیبی مناسب از رضایت بیرونی و درونی می‌تواند تمام توان خود را برای تحقق هدف پروژه انجام دهد.
اگر اعضای یک تیم معتقد باشند که از اهداف، چالش‌ها و هر مسئله‌ای درباره نحوه تکمیل کار آگاهی دارند، آنگاه احساس خواهند کرد که پروژه در راستای منافع آنها قرار دارد بنابراین هر کاری که بتوانند برای پیشبرد پروژه انجام می‌دهند. بر اساس نتایج یک نظرسنجی، 40 درصد مصاحبه‌شوندگان معتقد بودند که افراد در موقعیت‌های تصمیم‌گیری، وقتی به نظرات سایرین توجه نکنند، حتما با شکست مواجه می‌شوند. و کمتر از 50 درصد افراد حاضر در نظرسنجی، بیان کرده‌اند که سازمان آنها رویکردی صادقانه نسبت به کارکنان دارد و به نظرات آنها توجه دارد.
- آشنایی با سبک‌های اجتماعی مرتبط با تیم‌ها
بعضی از افراد ترجیح می‌دهند که درمواجه حضوری با انبوه ذینفعان به کارها رسیدگی کنند. برخی نیز ترجیح می‌دهند که به تنهایی مشغول غربالگری داده‌های ضروری برای تیم خود شوند. درک اینکه افراد چه سبکی را ترجیح می‌دهند و چه رویکردی به بهترین وجه با تمایلات و ویژگی‌های شخصیتی آنها مطابقت دارد، از جمله مسائلی است که در خصوص کار تیمی باید مد نظر قرار بگیرد. اگر همه افراد بتوانند به روش دلخواه خود کار کنند، این کار تیمی برای همه یک بازی برد-برد خواهد بود.
- به اشتراک‌گذاری اعتبار در صورت لزوم
تحسین و قدردانی از کارکنان برای انجام کارهای برجسته از سوی مدیریت یا همکاران، به آنها اجازه می‌دهد تا احساس کنند که عملکرد آنها واقعاً برای تیم مفید بوده است و اینگونه انگیزه بیشتری برای کار خواهند داشت.
در عصر کنونی، محل کار دیجیتالی به یک اصطلاح متداول تبدیل شده است و این یعنی شما در هر جایی می‌توانید با اعضای تیم خود در ارتباط باشید و تعامل کنید. می‌توانید به شکل آنلاین با سایرین کار کنید و از طریق تماس تصویری در جلسات شرکت داشته باشید و به کمک نرم افزار مدیریت پروژه، ایده‌های خود را به اشتراک بگذارید. استفاده از فناوری‌های مدرن، تیم شما را برای تعامل با افراد در سراسر جهان توانمند می‌سازد. داشتن یک پلتفرم تعاملات سازمانی آنلاین که در آن اعضای تیم می‌توانند ایده‌ها، فایل‌ها، نظرات و غیره را به اشتراک بگذارند، به تیم امکان می‌دهد تا تشخیص دهد که چه کاری تکمیل شده است و چه کاری همچنان ناتمام است. همچنین به مدیریت امکان می‌دهد تا فعالیت کارکنان را از راه دور نظارت کند.
پروژه ای را با یک تیم جدید شروع کردید؟
توصیه می کنیم نگاهی به این مقاله با عنوان " ضرورت استفاده از ابزارهای همکاری آنلاین در سال 2022" بیاندازید.
نکات کلیدی
- نحوه تعاملات سازمانی یک تیم می‌تواند باعث موفقیت یا شکست یک پروژه شود. در اینجا مزایا و چالش‌هایی وجود خواهند داشت که می‌توانند توانمندترین رهبران تیمی را نیز آزمایش کنند و واقعاً نشان دهند که چه کسانی بهترین اعضای تیم هستند.
- تقسیم مسئولیت‌ها و تعاملات با یکدیگر به تحقق هدفی بزرگ‌تر کمک می‌کند که تیم برای دستیابی به آن برنامه‌ریزی کرده است.
- اطمینان حاصل کنید که همه اعضای تیم می‌توانند برنامه را درک کنند. همچنین وقتی روحیه افراد پایین می‌آید، از ابراز تشویق و ترغیب نترسید.بگوئید به آنها که همه ما در شرایط سهیم هستیم.
- تنوع بیشتر به محیط کار بیاورید. ومطوئن شوید ارتباطات شفاف است. در زمان تعیین شده نیز اعتبارات لازم را اختصاص دهید.
- تعیین یک هدف معقول و امکانپذیر، تدوین یک برنامه مناسب، اعتمادسازی در بین اعضای تیم و استفاده از فناوری‌های مدیریت پروژه به نفع خود می‌تواند در دستیابی به هدف شما تعیین‌کننده باشند.
