ابزارهای تعاملات سازمانی آنلاین برای تجارت در عصر مدرن: نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی

نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی (اینترانت سازمانی) در اشکال و اندازه های مختلف موجود است، اما سنگ بنای تقریبی همه افزایش قابلیت های ارتباطات سازمانی است. با وجود ابزارهای تعاملات سازمانی در شبکه اجتماعی آنلاین (اینترانت سازمانی)، می‌توانید مطمئن باشید که همه اعضای تیم شما، حتی اگر در مناطق مختلف دنیا باشند، می‌توانند به راحتی با هم کار کنند. اگر چه هیچ دو نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی دقیقاً شبیه هم نیستند، با این حال چند ویژگی مشترک در بین اکثر آنها استاندارد است، از جمله:

• اشتراک گذاری اسناد - توانایی اشتراک گذاری آسان اسناد برای افرادی که سعی در اجرای تعاملات سازمانی دارند، مهم است.

اکثر پلتفرم‌های نرم‌افزار شبکه اجتماعی سازمانی دارای ابزارهای قوی به اشتراک گذاری اسناد هستند که تضمین می‌کند شما و بقیه اعضای تیمتان می‌توانید فایل‌های ضروری را به راحتی به اشتراک بگذارید.

• سیستم ارتباط داخلی – تیم شما باید بتواند به شیوه ای موثر ارتباط برقرار کند تا بتواند در مسیر انجام وظیفه باقی بماند و از نادیده گرفتن جنبه های مهم پروژه جلوگیری کند. در کولتفرم به راحتی می توانید ارتباط صوتی و ویدئویی در کنار پیام های متنی داشته باشید.

نرم‌افزار شبکه اجتماعی سازمانی با طراحی خوب می‌تواند جایگزین ایمیل و سایر وسایل ارتباطی رایج شود، و از آنجایی که همه چیز در یک مکان مرکزی ذخیره می شود، یافتن مکالمات آرشیوی بسیار آسان است.

• پلتفرم تولید محتوا – دلایل زیادی وجود دارد که چرا ممکن است زمانیکه به انتشار محتوا در درون و بیرون سازمانتان فکر کنید – بازاریابی درونگرا به ذهنتان خطور می کند.

نرم‌افزارهای کامل تر مدیریت ارتباطات سازمانی معمولا با یک پلتفرم تولید محتوا همراه هستند که می توانید با چند کلیک ساده وبلاگ‌ها و ویکی‌های جذاب منتشر کنید، و مخاطبان جدیدی را به طور مؤثر جذب کنید و حضور سازمان خود را در وب افزایش دهید. برای این منظور کولتفرم به سرویس ابری سامان360 یا پورتال سازمانی سامان سوئیت متصل می شود.

• جستجوی قوی – به دنبال یک سند، گفتگو یا پست وبلاگ قدیمی هستید که ظاهراً گم شده است؟ سناریوهایی مانند این است که با یک ویژگی موتور جستجوی داخلی قوی می تواند باعث ایجاد یا تخریب تجربه شما از این ابزار شود.

با استفاده از برچسب‌ها و سایر متغیرها، نرم‌افزار شبکه اجتماعی سازمانی می توانید آنچه را که به دنبال آن هستید با شیوه ای سریع و کارآمد پیدا کنید.

• تقویم های شخصی و گروهی – گاهی اوقات سخت ترین جنبه یک روز کاری، پیگیری جلسات و رویدادهایی است که نیازمند توجه شماست.

تقویم‌های شخصی و گروهی ویژگی‌های ذاتی در بیشتر پلت‌فرم‌های ارتباطات سازمانی آنلاین هستند و می‌توانند با ایجاد امکان حضور شما و مرتبط ماندن در هر زمانی، تفاوت را در کار شما کنند.

چگونه بفهمیم کسب و کار شما برای استفاده از ابزارهای ارتباطات سازمانی آنلاین آماده است یا خیر؟

سوال بزرگ امروز این است که «آیا برای استفاده از ابزارهای تعاملات سازمانی آنلاین آماده هستید؟» پذیرش و استفاده گسترده از ابزارهای تعاملات سازمانی به عنوان بخشی از قیف فروش کاملا قابل استناد است. اما برای شرکت های بزرگتر، موضوع درگیر شدن همه بدنه سازمان است. این پلتفرم ها به صرفه جویی های بسیار چشمگیر در بهبود بهره وری و کارایی کمک می کنند. ابزارهای تعاملات سازمانی آنلاین نیز یک نیاز رو به رشد برای بسیاری از مشاغل کوچک است.

اما چگونه می توانید بگویید که آیا کسب و کار شما برای بکارگیری ابزارهای تعاملات سازمانی آنلاین آماده است؟

در اینجا 5 نشانه آشکار وجود دارد.

1) شما در حال حاضر یک فرهنگ اجتماعی تعاملی در شرکت دارید

از زمان تصمیم، تقریباً 3 سال طول می کشد تا یک کسب و کار از نظر اجتماعی بهینه شود. این بدان معناست که قبل از اینکه کسب و کار شما بتواند تأثیر شبکه های اجتماعی سازمانی را از زمان شروع به استفاده از خدمات این شبکه ها مانند اسلک یا کولتفرم، اندازه گیری کند، یک سفر 3 ساله ضروری است. اگر شما این مدت به طور فعال بازنشر مجدد پیام ها، لایک‌ها، اشتراک‌گذاری‌ها و سایر معیارهای شبکه های اجتماعی سازمانی را در سراسر کسب و کارتان زیر نظر داشته اید، احتمالاً با کلیت فرهنگ تعاملات سازمانی آشنا هستید.

برای به دست آوردن ارزش تجاری بیشتر برپایه تعاملات سازمانی، ابزارهای تعاملی آنلاین پیشنهاد می کنند که بازی را به سطح کاملاً جدیدی ببرید، و ویژگی‌های آشنا مانند روند‌ فعالیت ها، پیام‌رسانی به موقع، و فضاهای تعاملی کاری اکنون با CRM، ERP و سایر سیستم‌های کنونی در دسترس شما، با هم یکپارچه شوند.

اتصال شبکه های اجتماعی سازمانی به سیستم‌های تجاری موجود، کارایی را بهبود می‌بخشد، زیرا کارمندان را درگیر و مشتاق تر می‌کند.

2) اگر در سازمانتان نیاز به تجمیع محتوا در حال افزایش است

در مواجهه با این تصمیم که آیا برنامه های کاربردی مستقل را حفظ کنند یا همه سیستم ها را با هم ادغام کنند، اکثر کسب و کارها گزینه دوم را انتخاب می کنند. در زمان، منابع صرفه جویی می کند و سرعت تحویل را به طور چشمگیری بهبود می بخشد. البته اجرا و عملیاتی سازی آن بسیار پیچیده است.

اگر در حوزه دانش فعالیت دارید، با چالش نیاز به جمع آوری فایل ها، پوشه ها و بایگانی ها هرگز به اندازه امروز روبرو نبوده اید. هر روز، آرشیو اطلاعات ارزشمند شما افزایش می یابد و نیاز به محلی برای ذخیره آنان و امکان دسترسی به آنان در زمان لزوم بیشتر احساس می شود، تا به حرفه شما کمک کند تا رقابتی باقی بماند. برنامه‌های چت، ویکی‌ها، وبلاگ‌ها و انجمن‌های گفتگو پایگاه های دانش ارزشمندی هستند و اکثر کارمندان از آن‌ها برای ذخیره همه چیزهایی که نیاز دارند، به معنای واقعی کلمه استفاده می‌کنند.

امکان جستجو در محتوایی که توسط تیم داخلی نوشته شده است، کلید بهبود بهره وری است. ابزارهای ارتباطات سازمانی آنلاین برای ارائه این قابلیت مناسب هستند.

3) اگر نوآوری در شرکت متوقف شده است

در دوره ای که شرکت‌های نوآور امروزی، شرکت های مطرح باسابقه قبلی را به چالش می‌کشند، شما نمی‌توانید از عهده انجام این بازی برآیید. تشویق به نوآوری از درون شرکت، یکی از راه های پیشی گرفتن از رقبا است. برای تحقق نوآوری، به پلتفرمی نیاز دارید که به اشتراک گذاری ایده را تشویق کند و ابزارهای تعاملات سازمانی آنلاین کلید دستیابی به این هدف هستند.

اکثر شرکت ها چندین دهه تجربه پنهان در بین کارکنان دارند. برخی از این کارکنان ممکن است سال ها یا دهه ها در شرکت کار کرده باشند. تجربه و دانش آنها در کمک به ایجاد مرحله بعدی کسب و کار برای شما بسیار ارزشمند است. چگونه از این منبع عظیم دانش بهره می برید و آنها را به اشتراک گذاری ایده ها تشویق می کنید؟

پلتفرم‌های شبکه های اجتماعی سازمانی که در آن کارمندان با هم در تعامل و درگیر کار هستند، می‌توانند به نظارت، جمع‌آوری و انجام مکالمه‌ها درون شبکه اجتماعی سازمان کمک کنند.

کارمندان باتجربه می دانند کدام تاکتیک های حفظ مشتری نتیجه می دهند، رقبا چه می کنند و کدام کارها در گذشته عملی بوده است. یا می دانند چه ایده های بالقوه ای می تواند یک شرکت را متحول کند. این دانش را نمی توان در اتاق مدیران شرکت پیدا کرد، چون رسیدن به جایی که عقاید و دیدگاه ها آزادانه بیان شوند زمان می برد و نیاز به مشارکت مداوم دارد.

4) اگر در مجموعه شما، آمار جابجایی کارکنان بالا است

اکثر کارمندان جوان بسیار بی تعهد هستند و به محض اینکه حوصله شان سر برود یا قرارداد بزرگتر و بهتری به آنان پیشنهاد شود، شرکت را ترک می کنند. علیرغم تمام مزایایی که ممکن است به آنان ارائه دهید، آمار جابجایی کارمندان، به ویژه در میان جوانان، همچنان بالاست.

آیا ابزارهای ارتباطات سازمانی آنلاین می توانند به کاهش آمار تعویض و جابجایی کارکنان شما کمک کنند؟

با توجه به اینکه جوانان زمان زیادی را در شبکه های اجتماعی سپری می کنند، به خوبی با این پلتفرم ها آشنا هستند و از تعامل و ارتباط با دیگران لذت می برند. تصور کنید که همین نوع تعامل و ارتباط را به محل کار بیاورید. با اینکه تضمینی نیست که استفاده از یک پلتفرم همکاری و شبکه اجتماعی سازمانی مانند کولتفرم (Colatform) بتواند به طور بالقوه آمار جابجایی کارکنان را کاهش دهد، اما احتمال زیادی وجود دارد که بتواند کارکنان را به اشتراک گذاری و تعامل بیشتر تشویق کند که همه اینها در نهایت باعث افزایش رضایت شغلی می شود.

بیشتر بخوانید: سازماندهی دقیق ارتباطات سازمانی با کولتفرم

تجربه نشان داده است که فقدان مشارکت در بین کارکنان نیز به افزایش نرخ ریزش کمک می کند. یک محیط تعاملی به کارکنان کمک می کند تا رضایت شغلی خود را افزایش دهند، کمک های خود را به رسمیت می شناسند، و فرصتی برای انجام کارهای چالش برانگیز پیدا کنند. یک رویکرد فعال مانند معرفی نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی با ابزارهای تعاملی آنلاین در محل کار، کاربران را به مشارکت و همکاری تشویق می کند.

5) اگر موضوع مدیریت پروژه و اجرای به موقع آن تبدیل به دردسر شده است

ایجاد تعادل بین عناصر یک پروژه می تواند چالش برانگیز باشد. زمان، پول، محدوده و افراد باید به درستی نظارت و کنترل شوند تا پروژه ها با موفقیت به پایان برسند. هنگام کار با تیم ها، اعضای تیم ممکن است همیشه شایستگی های لازم و یا دسترسی کافی به اطلاعات نداشته باشند. فقدان مسئولیت پذیری می تواند منجر به نشانه گرفتن انگشت اتهام به یکدیگر و سرزنش شود که همگی بی ثمر هستند. ارتباطات ضعیف حتی می تواند در برخی موارد منجر به شکست پروژه شود.

ابزارهای ارتباطات سازمانی موجود در کولتفرم (Colatform) می توانند سرعت تحویل پروژه و ارتباطات را تا حد زیادی افزایش دهند.

بیشتر بخوانید:7 دلیل ضرورت استفاده از ابزارهای همکاری سازمانی