۴ راهکار برای بهبود تعاملات کار تیمی از راه دور

اگر نمی توانید یک اتاق کنفرانس رزرو کنید یا گفت و گوی صمیمانه و شوخی با همکارتان داشته باشید و در زمان ناهار ایده های خلاقانه خود را به اشتراک بگذارید،چگونه می توانید تعامل موثر با تیم خود داشته باشید؟ کار از راه دور می‌تواند چالش برانگیز باشد به خصوص زمانی که برخی از مردم برای اولین بار تحت شرایطی استرس ‌زا این کار را انجام می‌دهند. چه دور کاری برای شما و شرکت شما جدید باشد، چه با انجام دورکاری موثر آشنا باشید، با افزودن کمی تغییرات و تنظیمات ساده در اجرای فرآیندهای کاری خود، تفاوت قابل توجهی را می توانید درک کنید.

تعاملات از راه دور چیست؟

تعامل از راه دور توانایی انجام کار به عنوان یک فرد از یک تیم، از هر جای دنیا است. ایجاد تعامل مهم است زیرا ارتباطات بین اعضای تیم را تقویت کرده و آن‌ها را قادر می‌سازد تا به هدفی مشترک دست یابند. تعامل از راه دور با استفاده از ابزارهای تعاملات سازمانی آنلاین، به طور گسترده در زمان همه‌گیری کووید 19 آغاز شد و روز به روز قدرت می‌گیرد. با این ابزارها ما روش جدیدی برای انجام کسب ‌وکار ایجاد کرده‌ایم. در حال حاضر شما دیگر نیازی به کار کردن در یک فضای فیزیکی مشابه با اعضای تیم ندارید. با استفاده از ابزارهای آنلاین تعاملات سازمانی، می‌توانید هر جایی باشید و به عنوان یک تیم کار کنید. تعاملات راه دور نه تنها به اعضای تیم اجازه می‌دهد در هر جایی کار کنند بلکه می‌توانند بهره‌ وری را هنگام پیاده ‌سازی افزایش دهند.

4 راهکار برای بهبود تعاملات تیمی از راه دور

چند گام مهم برای بهبود تعامل از راه دور وجود دارد. با تشویق کار تیمی، بهبود جلسات، محدود کردن حواس‌پرتی ها و استفاده از نرم‌افزار های تعاملات سازمانی شما می‌توانید یک تیم کارآمد و موثر ایجاد کنید. این چهار نکته در مورد تعاملات را بخوانید تا بتوانید ارتباطات تیمی از راه دور را بهبود بخشید.

1) تشویق کار گروهی

اگر چه ارتباطات دیجیتال تقریبا شبیه زندگی دوم است، اما از دست دادن زبان بدنی یا جنبه‌های دیگر ارتباطات درون فردی می‌تواند موقعیت‌های پیچیده‌ای در کار ایجاد کند. حتی نشانه‌های غیر کلامی کوچک بسته به نحوه تفسیر آنها می‌توانند تاثیر مثبت یا منفی بر روحیه افراد داشته باشند. به همین دلیل است که با توجه به مقاله بازبینی کسب وکار هاروارد، هنگامی که فاصله فیزیکی یا اجتماعی را بررسی می‌کنیم، کاهش فاصله بین افراد ( فاصله گرفتن از ارزش‌ها و اعتماد و کار گروهی ) مهم است. به عبارت دیگر حتی اگر افراد تیم شما نتوانند از نظر فیزیکی به هم نزدیک باشد مهم است که ارزش‌ های آن‌ها هم تراز شوند. این اعتماد باید بین افراد حفظ و ساخته ‌شود تا کار تیمی قوی باقی بماند‌.

چطور این کار را انجام دهیم؟

• ایجاد دستورالعملی برای ارتباط از راه دور: به عنوان یک تیم، تصمیم بگیرید که برای انواع مشخص ارتباطات از چه ابزارهای ارتباطی استفاده کنید.از یک پلن ارتباطی استفاده کنید تا تصمیمات تیم در این مورد را به صورت مستند در آورده و آن را در جایی که در دسترس همه باشد به اشتراک بگذارید.

همچنین بخوانید: کولتفرم جایگزین کارآمد ابزارهای پراکنده ارتباطات سازمانی

• یافتن تعادل ارتباطی درست: گاهی برای کارآمد بودن ما به ارتباطات یا مکالمات کوتاه تکیه می‌کنیم. برای برقراری ارتباط موثر از راه دور، از پروژه ها و اطلاعات مرجع مهم استفاده کنید. مثلا از اسکرین شات برای نشان دادن جزئیات و یا از اموجی و گیف برای انتقال احساسات استفاده کنید. یا برای صحبت های فوری تماس تلفنی بگیرید.
• تنظیم استاندارد برای تماس‌های ویدئویی: اگر تیم شما از قبل فرهنگ تماس‌های ویدئویی نیاموخته باشد، اکنون زمان شروع است. تماس‌های ویدئویی در تفسیر و درک احساسات، ایجاد رابطه دوستانه، و شروع مکالمه، کمک می کند. که تمام این موارد منجر به ایجاد اعتماد بین افراد می شود.
• ایجاد فضایی برای جشن و پیوند تیم: تخصیص زمانی برای جشن ‌های تیمی و برقراری ارتباط به همان اندازه مهم است که انجام کار مهم است. به خصوص زمانی که عضوی از یک تیم راه دور یا ترکیبی هستید. وقتی فردی از تیم به موفقیت چشمگیری دست یافت، یادداشتی برای تیم بفرستید و به آن‌ها تبریک بگویید. یک جشن تولد نیم ساعته آنلاین را با یک تماس ویدئویی برگزار کنید. می توانید بازی مجازی ماهانه ترتیب دهید . وقتی افراد آرامش داشته باشند و یکدیگر را بهتر بشناسند، کار کردن با هم برایشان آسان‌تر و مفرح تر می‌شود.

2) بهبود جلسات

اکنون زمان بسیار خوبی برای برگذاری جلسات عالی است. ویدئو کنفرانس بیشتر از هر زمانی محبوب شده است، اما دسترسی آسان آن با یک کلیک، لزوما ً به معنی ساده‌تر بودن آنها نیست. از هماهنگی جلسات در مناطق مختلف زمانی در zoom گرفته تا پیام رسان های فوری مانند Slack، راه‌ های مختلفی برای برقراری ارتباط وجود دارد که گاهی اوقات طاقت‌ فرسا می شود. اگر همین حالا تقویم خود را تنظیم کنید، به نظر شما آیا جلساتی وجود دارند که بهتر باشد استفاده نشود یا حذف شود؟

در اینجا نحوه تجدید نظر در جلسات خود برای افزایش تعامل از راه دور در محل کار آورده شده‌ است:

• یک دستور جلسه تنظیم و برای همه ارسال کنید: ابتدا هدف و مقصود هر جلسه ای را شناسایی کنید. سپس دستور کاری با رؤوس مطالب از قبیل موضوعات مورد بحث جلسات، موارد عملی برای ادامه و زمان بندی تنظیم کنید. دستور کار را قبل از جلسه توزیع کنید تا شرکت کنندگان بدانند که چه موضوعی مورد بحث است راجب به آن فکر کنند و اگر به آن‌ها مربوط نشود می‌توانند از جلسه صرف‌نظر کنند. در این صورت جلسات شما موثرتر خواهد بود و در مسیر مورد نظر باقی خواهد ماند.
• یادداشت ‌برداری برای توزیع بعد از جلسه: در دستور کار مشترک، رئیس جلسه باید جزئیات موضوعات مورد بحث را یادداشت کند. پس از جلسه، یادداشت‌ها را با لینک ‌های مرجع پر کند و آن سند یا وظیفه را بین تمام افراد که در آن جلسه شرکت کرده ‌اند توزیع کند. با دادن مسئولیت یادداشت برداری به یک نفر، بقیه افراد می‌توانند به جای ثبت موضوعات برای خودشان، بر روی شرکت در موضوع جلسه تمرکز کنند. این یادداشت ها برای هر کسی که نتوانسته در جلسه شرکت کند نیز مفید است.
• جلسات را سرپایی و کوتاه برگذار کنید: اگر در یک جلسه کارهای تکراری انجام می شود به جای رزرو کردن ۳۰ تا ۶۰ دقیقه در تقویم برای آن، آن را به یک تایم ۱۵ دقیقه‌ای جلسه سرپایی(stand-up) تغییر دهید.جلسات سرپایی یا کوتاه (stand-up) چیست؟ در دنیای تکنولوژی، جلسه سرپایی، یک جلسه روزانه سریع است که در آن همه اعضای تیم در یک یا دو جمله می‌گویند چه کار کرده‌اند چه کار می‌کنند و چه مشکلاتی را در پیش رو می‌بینند. این یک روش موثر برای داشتن دید کلی و شناسایی فرصت‌های تعاملات ترکیبی با هم و بررسی آن، با یکدیگر است.

بیشتر بخوانید:معرفی بهترین ها; نرم افزار کنفرانس ویدئویی

3) محدود کردن یا کاهش حواس ‌پرتی

به همان اندازه که تعامل و با هم کار کردن مهم است، یافتن زمان تمرکزبرای خودتان نیز مهم است. و مطمئن شوید اعضای دیگر تیم شما نیز این کار را انجام می‌دهند. یافتن این تمرکز عمیق، کاهش حواس ‌پرتی ناشی از دستگاه های دیجیتالی و مبارزه با سیل مداوم برنامه های پیچیده و چک کردن پیامهای آنها، باید اولویت ‌های اصلی همه باشد. با کمی دوراندیشی و ایجاد چارچوب ‌های مناسب برای نحوه کار، پیدا کردن زمان تمرکز برای شما و تیم آسان‌تر خواهد بود. چند راه برای انجام این کار وجود دارد:

• به جلسات نه بگویید: بله درست میخوانید. آیا احساس می‌کنید که در تقویم و برنامه های خود غرق شده‌اید؟ نگاهی به اولویت‌ های خود بیندازید، ببینید هدف هر جلسه چیست و چه کس دیگری دعوت می‌شود و دو بار در مورد اینکه آیا باید آنجا باشید یا خیر فکر کنید. اگر پاسخ " نه " است رد کنید و یادداشت های جلسه را از آنها بخواهید اگر احتمال می دهید مفید باشند.
• زمانی برای حواس‌پرتی: استراحت های کوچک در طول روز برای کمک به تمرکز در زمان خودش مهم است. ترفند این کار است که مطمئن شوید این استراحت سریع و کوتاه به یک چرت بلند بعد از ظهر یا گشت و گذار در اینستاگرام تبدیل نمی‌شود. زمان ‌های خاصی را برای انجام فعالیت ‌های مرتبط با کار کنار بگذارید، زمان میان وعده یا خواندن اخبار قدم بزنید و خودتان را در برابر زمان اختصاص ‌داده ‌شده پاسخگو نگه دارید. استراحت برای شما خوب خواهد بود و شما با یک مغز پر انرژی تر به انجام کارتان به کار خواهید پرداخت.
• نوتیفیکیشن ها را خاموش کنید تا مزاحمت ایجاد نشود: بهتر است که عوامل حواس‌ پرتی های عینی را در زمان ‌های خاصی از روز مسدود کنید تا بتوانید تمرکز خود را حفظ کرده و کار کنید. نوتیفیکیشن های غیر ضروری را غیر فعال کنید تا بتوانید ردیافت آنها را کنترل کنید.. اگر نگران از دست رفتن پیامی هستید، زنگ یادآوری برای هر چند ساعت یکبار تنظیم کنید که بتوانید صندوق پیام یا چت خود را چک کنید و سپس به کار برگردید. در عین حال اگر با ابزارهایی کار می‌.کنید که حالت« مزاحم نشوید» دارند آن را وقتی نیاز به تمرکز دارید فعال کنید. از زمان تمرکز خود محافظت کنید و مطمئن شوید که هم‌ تیمی ‌هایتان نیز این کار را انجام می‌دهند تا بتوانید کارها را بدون حواس ‌پرتی انجام دهید.

4) استفاده از ابزارهای تعامل از راه دور

از ارتباطات بی‌درنگ گرفته تا اشتراک‌گذاری فایل، جلسات تیمی، و تماس‌های ویدیویی رو در رو، زمان صرف شده برای "کار در مورد کار" می‌تواند بهره‌وری را مختل کند. "کاردر مورد کار" یعنی انجام هر کاری بدون نیاز به مهارت یا استراتژی، مانند جستجوی اسناد یا برنامه ریزی جلسات است.ارتباطات ناهمزمان می تواند با محافظت از وضعیت جریان کار و تشویق به ارتباط شفاف، به ارتباط اعضای تیم کمک کند. اما، جابه‌جایی بین برنامه‌ها دلیل اصلی صرف زمان برای "کار در مورد کار" است. به جای استفاده از ابزارهای مختلف برای پیام‌رسانی، تقویم، تماس صوتی و تصویری، از ابزارهای تعاملات دیجیتال همه‌جانبه استفاده کنید.

در اینجا چند راه برای استفاده از ابزارهای تعاملات تیمی آورده شده است:

• اشتراک فایل ‌ها بین اعضای تیم : با استفاده از نرم ‌افزارهای تعاملات تیمی دیجیتال به اشتراک گذاری فایل‌ها ساده است.اگر از ابزار های ترکیبی مانند Google Drive، pdf ، Dropbox یا Trello استفاده می کنید، می‌توانید یک " منبع اعتماد" ایجاد کنید تا اعضای تیم از راه دور بتوانند اطلاعاتی را که نیاز دارند پیدا کنند. علاوه بر این، می‌توانید درباره فایل‌های به اشتراک‌گذاشته‌شده با هم گفتگو کنید تا جزئیات را در یک فضای کاری نگه دارید که هر کسی در هر زمان به آن دسترسی داشته باشد.
• زمان ‌بندی پروژه‌ها و وظایف : شما به راحتی می‌توانید وظایف را طوری تنظیم کنید که به افراد کمک کند اولویت‌ های خود را درک کنند. ویژگی ‌های نرم ‌افزار های تقویمی، به تیم‌ها امکان تعامل بر اساس زمانبندی می‌دهد، و فرقی نمی کند که آنها در په مکان و زمانی هستند. این ویژگی برای تیم‌های دورکاری ایده‌آل است که از تماس‌ های کنفرانسی به عنوان نقطه کلیدی ارتباط استفاده می‌کنند. با یک تقویم مشترک به راحتی می‌توان در جریان پیشرفت و تغییرات پروژه قرار گرفت.
• هماهنگی کار به طور یکپارچه : برای آگاهی و اشراف به وظایف پروژه، موعد و سررسید پروژه ها، تیم های مجازی باید بتوانند به طور یکپارچه کار را هماهنگ کنند. با یک ابزار مدیریت پروژه دیجیتال، تیم شما می‌تواند یک تقسیم بندی بصری روابط پیشِ رو را ببیند و در مورد وظایف آتی مطلع شود. این باعث ایجاد شفافیت در مورد بارهای کاری فردی می شود و از رعایت موعد مقرر اطمینان حاصل می کند.

بخوانید: راهنمای گام‌به‌گام برای تعامل بین- تیمی بهتر

چرا تعامل از راه دور مهم است؟

تعامل مهم‌ترین عنصر کارهای تیمی و بزرگ است و باعث تقویت ارتباطات برای ایجاد ایده‌ های خلاقانه و دستیابی به اهداف می‌شود. زمانی که بحث به تیم‌ های دور کاری و ترکیبی می‌رسد، ساده سازی روند ارتباطات هرگز تا این حد مورد اهمیت نبوده است.

تعامل موثر به تیم‌های از راه دور اجازه می‌دهد تا به راحتی ارتباط برقرار کنند و نهایتا ً بهره‌وری را از طریق نتایج ساده و پربازده افزایش دهند. بدون برداشتن گام ‌هایی برای بهبود تعاملات راه دور، تیم مجازی شما ممکن است در خطر کمبود دیده شدن، اهداف نامشخص و برنامه‌ریزی ضعیف باشد.

با تیم خود از راه دور تعامل کنید

اگر با یک تیم راه دور یا ترکیبی کار می‌کنید به یاد داشته باشید، تنها شما این شرایط را ندارید. هر کسی در تیم شما تلاش می‌کند تا موثر واقع شود، حتی اگر همه ما در حال تمرین فاصله اجتماعی در درجات مختلف باشیم.

چهار نکته گفته شده را دنبال کنید و یاد بگیرید که اگر تیم شما دورکار است چگونه می‌توانید به طور موثر تعامل کنید تا بتوانید به بیشتر با افراد تیم ارتباط برقرار کنید( حتی اگر به شکل متفاوتی در دفتر کار می کنید). در مورد کاری که با همکارانتان انجام می دهید با آنها مشورت کنید و از آن‌ها بپرسید آیا توصیه‌های جدیدی دارند یا خیر.

تیم دورکار خود را با کولتفرم مدیریت کنید.