شبکه اجتماعی سازمانی: تعریف، مزایا و روش استقرار
شبکه اجتماعی سازمانی یک بستر ارتباطی است که به صورت اختصاصی برای سازمان راه اندازی می شود و کارمندان با استفاده از آن کارهایشان را آسانتر، چابکتر و دقیقتر انجام می دهند، حتی اگر دورکار باشند. تمام امکانات پلتفرم های عمومی مانند واتساپ و تلگرام در نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی وجود دارد.
محیط کارهای مدرن برپایه بسترهای تعاملات سازمانی در حال رشد و تغییر هستند. امروزه کارمندان به محیط های کاری فیزیکی و یا حتی ساعت های مشخص و ثابت حضور روزانه برای کار مقید نیستند.
سازمان های بزرگ و مدرن امروزی از مدل‌های کاری ترکیبی استقبال می‌کنند - ساختاری که به واسطه آن به کارمندان این امکان را می‌دهد که در دفتر یا از راه دور کارهایشان را انجام دهند. این تغییر نگرش چالش‌های متعددی را نیز به همراه دارد. سازمان‌ها باید اطمینان حاصل کنند که نیروی کار، ابزار مناسبی مانند شبکه اجتماعی سازمانی برای برقراری ارتباط پیوسته در دسترس دارد و در عین حال حریم اطلاعات و دارایی سازمان تحت حفاظت است. تجربه های سه سال اخیر سازمان ها، نشان می دهد که استفاده از نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی بسیار کمک کننده است.
در این مقاله، توضیح خواهیم داد که شبکه اجتماعی سازمانی به عنوان یکی از بسترهای تعاملات سازمانی چیست و چرا اهمیت دارد. همچنین با بررسی ویژگی های نرم افزارهای شبکه اجتماعی سازمانی توصیه هایی برای شروع یا انتخاب نرم افزار مناسب، ارائه خواهیم کرد.
در ادامه می خوانید:
شبکه اجتماعی سازمانی چیست؟
شبکه اجتماعی سازمانی یک بستر ارتباطی است که به صورت اختصاصی برای سازمان راه اندازی می شود و کارمندان با استفاده از آن کارهایشان را آسانتر، چابکتر و دقیقتر انجام می دهند، حتی اگر دورکار باشند. علاوه بر امکانات شبکه اجتماعی عمومی، کنترل سطوح دسترسی و سلسله مراتب و رسمی بودن جزء ویژگی های آن است.
هدف از توسعه بستر تعاملات سازمانی تسهیل ارتباطات و همکاری کارمندان است. این بستر به کارمندان دورکار کمک می کند تا از مکان های مختلف به صورت تیمی روی پروژه ها کار کنند. فناوری‌های تعاملات سازمانی شامل نرم‌افزار پیام‌رسان سازمانی، شبکه اجتماعی سازمانی، نرم افزار ویدئو کنفرانس، سیستم اشتراک‌گذاری و مدیریت اسناد، مدیریت فرآیندهای کاری و غیره است. این سیستم ها محیط های کاری مدرن امروزی را فراهم می کنند که تیم های توزیع شده (اعضای تیم لزوما یک جا و کنار هم نیستند) برای انجام وظایف خود از آنها استفاده کنند و البته بسیار چابکتر و دقیق تر.
البته لازم است توجه کنیم که، عمومیت گرفتن شبکه های اجتماعی سازمانی و بسترهای تعاملات سازمانی یک محرک هم داشت.
اجبار شرایط پاندمی کرونا در دوره گذشته، دورکار شدن را معمول و قابل پذیرش کرده است چه برای سازمان ها و چه برای پرسنل آنها. در ابتدا سازمان ها به اجبار شرایط دورکاری را پذیرفتند،
ولی کمی بعد، اتفاق جالبی افتاد.
حتی با تعطیلی های برنامه ریزی نشده و خانه نشین شدن بسیاری از پرسنل در اوایل پاندمی و به روایت آمار، 94 درصد کارفرمایان می گویند که بهره وری کلی سازمان شان ثابت ماند یا حتی برای برخی از کارمندانی که دورکار شدند بهبود هم یافت. البته، فراهم نمودن شرایط دورکاری بدون چالش نیست، زیرا بدون ابزار مناسب امکان پذیر نیست و بسیاری مسائل پیش بینی نشده بوجود می آورد. بسترهای تعاملات سازمانی اینجا وارد کار شدند و بخش زیادی از مسائل را حل کردند.
مزایای شبکه اجتماعی سازمانی چیست؟
- افزایش بهره وری را ممکن می کند
- سطح مشارکت کارکنان را افزایش می دهد
- شفافیت را افزایش می دهد
- مدیریت ارتباطات را بهبود می بخشد
- نتیجه نهایی حاصل از فعالیت های سازمان را تقویت می کند
با پیچیده تر شدن الزامات محیط های کاری مدرن و دیجیتالی، بستر های تعاملات سازمانی اهمیت بیشتری پیدا کردند. در این بخش بررسی می کنیم، چگونه مهمترین ابزار ارتباطات، یعنی شبکه اجتماعی سازمانی می توانند برای سازمان شما مفید باشد.
افزایش بهره وری را ممکن می کند
می دانیم که اتلاف وقت، بزرگ ترین آسیب را به بهره وری می زند و اتلاف وقت در یافتن اطلاعات مورد نیاز برای انجام کار، جزء مهمترین ها است. آمار نشان می دهد که 54 درصد از کارمندان زمانی را که صرف جستجوی اسناد و اطلاعات مرتبط با کارشان می کنند بیشتر از پاسخ دادن به ارجاعات در کارتابل شان است.
شبکه اجتماعی سازمانی باعث 10% صرفه جویی در وقت کارکنان می شود چون اطلاعات درست و افراد درست را در زمان مناسب کنار هم قرار می دهد. تصور کنید که اعضای تیم شما با چهار ساعت اضافه در هفته چه کارهایی را می تواند انجام دهد. کاهش اتلاف وقت در نتیجه استقرار شبکه اجتماعی سازمانی، باعث افزایش بهره وری می شود.
سطح مشارکت کارکنان را افزایش می دهد
در سازمان های بزرگ، 56 درصد از کارمندان درگیر کارهای واقعی و تاثیرگذار درجهت اهداف اصلی سازمان نیستند. انجام کارهای تکراری و پیش پا افتاده (حاصل از بروکراسی اداری) یکی از عوامل موثر در تحقق این کاهش مشارکت است.
شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم با ساماندهی اطلاعات در کانال ها، فرم های الکترونیکی و جریان خودکار پیامها، زمانهای صرف شده توسط کارمندان برای کارهای تکراری مانند ورود دستی داده ها را محدود می کند. با فراهم کردن ابزارهایی برای کارمندان جهت تمرکز بر کارهای پرچالش، می توانید سطح مشارکت کلی افراد در فرآیندها و کارهای سازمانی را افزایش دهید. درخواست جلسه دمو نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم
پلتفرم های تعاملات سازمانی به شما امکان می دهد مدیریت و اشتراک گذاری اسناد را متمرکز کنید. در نتیجه کارمندان می توانند به جای اتلاف وقت برای جستجوی اطلاعات مورد نیاز، بر روی کار سازنده تری تمرکز کنند.
شبکه اجتماعی سازمانی به عنوان پایه پلتفرم‌های تعاملات سازمانی می‌توانند 12 درصد افزایش سطح مشارکت کارمندان را به همراه داشته باشند که تاثیر بسزایی در بهره وری تیمی دارد.
شفافیت را افزایش می دهد
نرم‌افزار شبکه اجتماعی سازمانی با انتشار روان اطلاعات مطابق سیاست های حفاظتی سازمانی علاوه بر افزایش شفافیت سازمانی، سطح مسئولیت‌پذیری شخصی کارکنان را هم بالاتر می برد، زیرا به ایشان اجازه می‌دهد کارهای خود را مستقیم پیگیری کنند و همزمان ببینند که مشارکت‌های افراد چگونه بر پیشرفت پروژه تأثیر می‌گذارد.
همچنین مدیران را قادر می سازد تا بدون دخالت در جزئیات در کنار تیم خود بمانند و نظارت کنند. این مسئله به ایجاد فرهنگ اعتماد بین مدیران و کارکنان کمک می کند.
مدیریت ارتباطات را بهبود می بخشد
کاهش ارتباطات مستقیم و رودرو، در نتیجه پاندمی، چالش های ارتباطی متعددی ایجاد کرد. به یاد بیاورید که دیگر نمی‌توانستید برای بحث روی جزئیات خاص یک کار به سمت میز همکارتان بروید. همچنین نمی توانستید برای پیگیری یک کار، یک برگه یادداشت روی میز کسی بگذارید. حتی جلسات کوچک هماهنگی داخلی از بین رفتند.
نرم‌افزار شبکه اجتماعی سازمانی به تیم شما کمک می‌کند ارتباط را درهمان سطح قبلی حفظ کند – ویژگی که که با دورکاری برخی اعضای تیم‌ها، اهمیت دوچندان پیدا می‌کند.
حتی به جای ارسال ایمیل گروهی یا مکاتبه اداری و ساعتها انتظار، می توانید پیامی گروهی از طریق پیام رسان سازمانی کولتفرم ارسال کنید و خیلی زودتر پاسخ مخاطبین را دریافت کنید.
نتیجه نهایی حاصل از فعالیت های سازمان را تقویت می کند
وقتی محیط کاری تعاملی مدرن برپایه شبکه اجتماعی سازمانی را برای کارمندان فراهم کنید، آنها می‌توانند با بهره‌وری بیشتری کار کنند و روی کارهایی تمرکز کنند که نتیجه نهایی حاصل از فعالیت های سازمان را به صورت چشمگیری بهبود می‌بخشد.
به این موردکاوی توجه کنید:
شرکت سامان بهسازه، فرآیندی برای ارزیابی تاسیسات نصب شده در مجتمع های بهره برداری شده برای مشتریان خود داشت. تکنیسین ها فرم های (کاغذی) بازدید را پر و برای تعیین وضعیت به دفتر ارسال می کردند. اما از دست دادن فرم ها و اشتباهات وارد کردن داده های آنها این روند را کند می کرد و برخی اوقات باعث می شد قبل از بروز مشکل، شرکت متوجه آن نشود تا اقدام پیشگیرانه انجام دهد.
این شرکت با ایجاد یک محیط کاری در شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم و ایجاد فرم هایی برای جمع آوری اطلاعات و تعریف جریان پیام مرتبط، هم سرعت و هم دقت را به کار اضافه کرد. اکنون پیام های مرتبط با فعالیت های هر حوزه نیز سریع به افراد مرتبط می رسد. در نتیجه این اقدام ضمن کاهش تعدادی تعمیرات پیش بینی نشده و هزینه های شرکت، افزایش سطح رضایت مشتریان نیز حاصل شده است.
اجزای مهم پلتفرم تعاملات سازمانی چیست؟
- پیام رسان سازمانی
- تماس های صوتی و تصویری
- تقویم سازمانی و جلسات ویدئو کنفرانس
- ثبت کارکرد، گزارش کار و مدیریت کار و پروژه
- اشتراک گذاری فایل
- یکپارچگی با سیستم های کسب و کاری سازمان
بستر تعاملات سازمانی متشکل از انواع مختلفی از نرم افزارها است که در مجموع تعاملات سازمانی را تسهیل می کند و مدیریت ارتباطات ذیل چتر فرهنگ سازمانی را ارتقا می دهد.
بیایید نگاه دقیق تری به ترکیب اجزای پلتفرم تعاملات سازمانی بیندازیم.
پیام رسان سازمانی
ایجاد و حفظ خطوط ارتباطی پایدار و در دسترس بین کارمندان برای هر سازمانی کلیدی است. خصوصا زمانی که افراد در مکان‌های مختلف کار می‌کنند، یا برخی دورکار باشند حصول این ویژگی ممکن است دشوار باشد.
استفرار یک پیام رسان سازمانی این موضوع را محقق می کند. کولتفرم به عنوان یک پیام رسان سازمانی به کارمندان و اعضای دورکار تیم ها اجازه می دهد تا در لحظه با هم ارتباط برقرار و همکاری کنند.
سازمان یک محیط کاری را با «کانال‌های» مختلفی در کولتفرم ایجاد می‌کنند – کانال ها فضاهای اختصاصی هستند که به شما در سازماندهی کارها و اطلاعات کمک می‌کنند. به عنوان مثال، می توانید یک کانال برای تیم بازاریابی و کانال دیگری برای بخش فناوری اطلاعات داشته باشید. یا اینکه اعضای تیم یک پروژه می توانند کانال خصوصی برای خود داشته باشند و تمام اطلاعات مرتبط را آنجا به اشتراک بگذارند.
البته می توانید کانال هایی برای واحدهای سازمانی یا موضوعات خاص نیز ایجاد کنید. این به شما کمک می کند تا اطلاعات مرتبط را در یک مکان سازماندهی کنید.
چیزی که پیام رسان سازمانی کولتفرم را به یک شبکه اجتماعی سازمانی جذاب تبدیل می کند، امکان یکپارچه سازی آن است. به راحتی می‌توانید محیط کاری خود را با سایر نرم افزارهای سازمانی یکپارچه سازی کنید.
کولتفرم علاوه بر پلن رایگان که کانال های خصوصی و عمومی نامحدود ارائه می دهد پلن تجاری و سازمانی با امکانات بالاتری روی ابر عمومی خود ارائه می کند. ولی سازمان های بزرگتر می توانند کولتفرم را به صورت خصوصی روی سرورهای خودشان راه اندازی کنند. یک اشتراک رایگان شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم بسازید.
تماس های صوتی و تصویری
گاهی نیاز به تماس صوتی یا تصویری هست و همزمان باید بشود فایلی را پرزنت کرد یا صفحه نمایش کامپیوتر را به اشتراک گذاشت. همچنین نیاز است که همکار دیگری را بشود به این تماس اضافه کرد.
کولتفرم در این زمینه، امکانات پیشرفته ای را ارائه می دهد. علاوه براینکه تماسهای مبتنی بر WEB RTC را در اختیار شما می گذارد، می تواند با سیستم تلفن VOIP سازمان شما نیز یکپارچه شود تا به تلفن خود در همان محیط کولتفرم پاسخ دهید.
تقویم سازمانی و جلسات ویدئو کنفرانس
نرم افزار ویدئو کنفرانس، یکی از اجزای مهم پلتفرم تعاملات سازمانی است. عادت ها در سالهای اخیر تغییر کرد. اکنون بسیاری از جلسات به راحتی به صورت آنلاین برگزار می شوند و برای این منظور به یک بستر مناسب و پایدار نیاز است. کولتفرم علاوه براینکه یک بستر پایدار برای جلسات ویدئو کنفرانس در کنار خود ارائه می کند اگر سازمان شما از قبل زیرساختی برای جلسات آنلاین آماده کرده است می تواند به راحتی با آن یکپارچه شود.
در تقویم سازمانی کولتفرم می توانید جلسات مجازی و اعضای هرجلسه را برنامه ریزی کنید و حتی برای مهمانان خارج از سازمان، لینک مستقیم ورود به جلسه ویدئو کنفرانس را بفرستید. مهمانان با استفاده از این لینک می توانند وارد جلسه شوند، حتی اگر شناسه کاربری در کولتفرم نداشته باشند.
ثبت کارکرد، گزارش کار و مدیریت کار و پروژه
این که در بخشهای مختلف سازمان، همزمان روی پروژه های مختلف کار در جریان باشد چیزی معمول است. با این حال، گرچه پیشبرد این پروژه ها بدون نرم افزار مدیریت پروژه، آسان نیست اما در کنار نرم افزار مدیریت پروژه نیاز به یک بستر مناسب برای مدیریت اطلاعات، ارتباطات و اسناد هر پروژه است. همچنین نیاز است که عوامل پروژه گزارش کارها و فعالیت ها را با زمان های صرف شده به صورت دقیق و تفکیک شده ثبت نمایند.
کولتفرم یک راه حل ساده و کارآمد که می تواند با ساختار شکست کار در نرم افزار مدیریت پروژه شما نیز یکپارچه شود ارائه می دهد. عوامل تیم در پروژه هایی که در خارج از سازمان در حال اجرا است می توانند با استفاده از تایم شیت گزارش کار و زمان صرف شده را واقعی و دقیق ثبت کنند. و در عین حال برای پروژه یک کانال خصوصی با حضور اعضای تیم ایجاد کنند.
اشتراک گذاری فایل
بستر تعاملات سازمانی می بایست برای موضوع اشتراک گذاری فایل ها راه حل ارائه دهد. استفاده از نرم‌افزار اشتراک‌گذاری فایل می‌تواند به سازمان کمک کند تا اسناد خود را متمرکز مدیریت کند، همچنین دسترسی به اطلاعات را کنترل و از دارائی دیجیتالی سازمان حفاظت کند.
کولتفرم، با اتکا به ویژگی های خود می تواند امکان اشتراک گذاری فایل را با محدوده بندی از طریق کانال های خصوصی مدیریت کند. درعین حال امکان یکپارچه شدن کولتفرم با سیستم های مدیریت اسناد حرفه ای در سازمان شما وجود دارد.
یکپارچگی با سیستم های کسب و کاری سازمان
مهم است که بستر شبکه اجتماعی سازمانی بتواند از سایر سیستم های نرم افزاری سازمانی ورودی بگیرد و همچنین بتواند به آن ها اطلاعات بدهد. بخش عمده ارتباطات و پیام های تبادل شده، مرتبط با اقلام اطلاعاتی سازمانی در سایر نرم افزارها هستند. بنابراین لازم است که بستر تعاملات سازمانی بتواند با این نرم افزارها یکپارچه شود.
کولتفرم علاوه براینکه می تواند وب سرویس های سایر نرم افزارها را اجرا و خروجی های آنها را پردازش کند، وب سرویسهایی را برای استفاده و یکپارچه سازی در سایر نرم افزار در اختیار شما قرار می دهد. شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم را با مهلت 30 روزه تست و بررسی کنید.
همچنین می توانید نسخه Headless کولتفرم را به راحتی در سایر نرم افزارهای سازمان به صورت توکار Embed کنید. پیام رسان سازمانی کولتفرم در سطح کاربران، نشست های کاری، اطلاعات، کانال ها و فایلها امکان یکپارچه شدن را دارا است.
برای استقرار پلتفرم تعاملات سازمانی از کجا شروع کنیم؟
- اهداف روشن و قابل حصول برای پروژه تعیین کنید.
- چالش های تعاملی و ارتباطی را شناسایی کنید.
- نرم افزار مناسب را انتخاب کنید.
- از ارائه دهنده نرم افزار خدمات مشاوره استقرار بگیرید و به تیم خود آموزش دهید.
- نتایج حاصله را ردیابی و اندازه گیری کنید.
تا اینجا بررسی کردیم و به این نتیجه رسیدیم که یک پلتفرم تعاملات سازمانی می تواند تأثیر مثبتی بر عملکرد کلی سازمان در تمام وجوه داشته باشد. اما عملیاتی سازی آن نیازمند یک استراتژی منسجم برای حصول حداکثری ارزش نهایی است.
ما پیشنهاد می کنیم این مراحل را برای استقرار یک پلتفرم تعاملات سازمانی در سازمان خود دنبال کنید.
1- اهداف روشن و قابل حصول برای پروژه تعیین کنید
ورود و استقرار یک شبکه اجتماعی سازمانی موضوعی مرتبط با ارتقاء فرهنگ سازمان است. نکات مرتبط با مدیریت تغییر و ورود فناوری جدید به سازمان را در نظر بگیرید. نیازهای اساسی خود را از این منظر ارزیابی و اهدافی را که می خواهید حاصل شود تعیین کنید.
- از شبکه اجتماعی سازمانی چه انتظاری دارید؟
- چه چیزی برای شما و هر تیم یا واحد سازمانی (در خصوص شبکه اجتماعی سازمانی) مهم است؟
- چه اطلاعاتی در چه سطوحی باید مدیریت شوند؟
- نوع ارتباطات قابل مدیریت بین تیمی را لیست کنید.
- سطوح دسترسی قابل تعریف برای تعیین گروه های کاربری و انواع جایگاه سازمانی را تعیین کنید.
- آیا ذینفعان بیرونی مانند پیمانکاران، مشتریان، متقاضیان خدمت و ... قرار هست بتوانند به نحوی از این شبکه اجتماعی سازمانی بهره ببرند؟
- آیا قرار است شبکه اجتماعی سازمانی بتواند به سایر نرم افزارهای سازمانی متصل شود؟ چگونه اطلاعاتی و با چه قالبی باید بین نرم افزارهای مبادله شود؟
- آیا تصمیم دارید برقراری تماس های صوتی تصویری و جلسات ویدئو کنفرانس را هم در شبکه اجتماعی سازمانی برگزار کنید؟
2- چالش های تعاملی و ارتباطی را شناسایی کنید
در این تغییر فرهنگ ارتباطات فرصتی وجود دارد که چالش ها یا مشکلات ارتباطی فعلی را بتوان بهبود داد. بنابراین برای شناسایی هر گونه چالش ارتباطی یا مشکلات تعاملی که ممکن است پرسنل با آن مواجه باشند، تیم ها و واحدهای سازمانی را بررسی کنید.
به عنوان مثال، فرض کنید یکی از تیم های کاری با ارتقاء شفافیت در یک اصلاح فرآیند تقابل دارد. در شرایط فعلی مشخص نیست که چه کسی مسئول انجام وظایف مهم محول شده در آن فرایند است.
اگر "عدم شفافیت در فرآیند کسب و کار" را به عنوان یک چالش شناسایی کردید، استفاده از پیام رسان سازمانی کولتفرم و ساختار دهی خاص به یک یا دو کانال ارتباطی متصل به مراحل فرآیند، به صورت خودکار سطح شفافیت سازمانی در این خصوص را بالاتر می برد و آن مقاومت اولیه شکسته خواهد شد.
یا به عنوان مثال ممکن است تعداد پرسنل سازمان شما خیلی زیاد باشد و بخواهید که آنها رده بندی کنید و قوانینی برای امکان چت خصوصی مستقیم بین آنها تعیین کنید.
3- نرم افزار مناسب را انتخاب کنید
هنگامی که اهداف خود را مشخص کردید و چالش هایی را که تیم شما با آن مواجه است شناسایی کردید، گام بعدی تحقیق در مورد انتخاب نرم افزار و پلتفرم تعاملات سازمانی مناسب است. ابتدا لیستی از نرم افزارهای شبکه اجتماعی سازمانی یا پیام رسان سازمانی که متناسب با سطح و اندازه سازمان شما باشد را تهیه کنید.
بعد از تهیه لیست، پیشنهاد می کنیم در این مرحله موارد زیر را در نظر بگیرید:
لیست ویژگی های نرم افزار:
لیست نیازمندی خودتان را با ویژگی های هر نرم افزار مقایسه و به میزان پوشش آن امتیاز دهید. اگر مسلط هستید از چک لیست وزن دهی شده استفاده کنید که نتیجه دقیق تری بگیرید.
توجه: اگر لیست ویژگی های مورد انتظار را از تجمیع کردن ویژگی های نرم افزارهای مطرح که می شناسید تهیه کردید، مسیر درستی نیست و انتخاب را سخت و گاهی پرهزینه می کند. پیشنهاد می کنیم به همان مرحله اول برگردید و لیست نیازمندی را براساس اهداف خودتان تنظیم کنید.
با کمی صرف وقت می توانید یک نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی مناسب را انتخاب کنید که هم نیازهای شما را برآورده کند و هم با اهداف سازمان شما همسو باشد.
سرویس ابری یا خرید لایسنس:
در این مورد تصمیم بگیرید برخی پیام رسان های سازمانی فقط نسخه ابر عمومی دارند و برخی فقط فروش لایسنس نرم افزار را ارائه می دهند. هر کدام مزایا و معایب خودش را دارا است. شما تصمیم بگیرید و انتخاب کنید. پیام رسان سازمانی کولتفرم در سه حالت ارائه می شود. ابر عمومی، ابر خصوصی روی سرور های شما و حالت سنتی فروش لایسنس نرم افزار.
نکته: در شرایط فعلی اینترنت کشور، اگر تصمیم گرفتید از سرویس ابری استفاده کنید مطمئن شوید که سرویس ابری شبکه اجتماعی سازمانی در زمان های Iran Access شدن اینترنت بدون مشکل دردسترس است و پهنای باند مصرفی نیم بها محاسبه می شود. شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم در تمام شرایط دردسترس شما است.
یکپارچه سازی:
ببینید که هر نرم افزار چه نوع امکانات یکپارچه سازی را ارائه می دهد؟ اطمینان حاصل کنید که نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی مدنظر می تواند با زیرساخت ها و نرم افزارهای سازمانی موجود در سازمان شما یکپارچه شود.
همچنین اگر تعداد کارمندان سازمان شما زیاد است و در حال حاضر سیستم های متمرکز مدیریت کاربران و کنترل دسترسی مانند LDAP, Active, CAS دارید بررسی کنید که نرم افزار مدنظر می تواند با آنها یکپارچه و همسان سازی شود.
مقیاس پذیری:
وقتی در مورد نرم افزار پیام رسان سازمانی صحبت می کنید، مقیاس پذیر بودن اهمیت دارد چون در بازه زمانی کوتاهی از شروع استفاده به صورت نمایی بار سیستم بالا می رود و مهم است بررسی کنید نرم افزار چقدر مقیاس پذیر است؟ نرم افزاری را انتخاب کنید که بتواند نیازهای فعلی و آینده را برآورده کند. اگر نرم افزاری که انتخاب می کنید قرار است امکانات ویدئو کنفرانس هم ارائه کند این موضوع مقیاس پذیری را دقیق تر بررسی کنید.
امنیت:
وقتی صحبت از پیام رسان سازمانی می شود، امنیت بسیار مهم می شود. وقتی پیام ها یا فایل هایی با سطح محرمانگی بالاتر در سیستم ردوبدل می شود. باید مطمئن شویم نرم افزار چه امنیتی را فراهم می کند؟ بخش پیکربندی امنیتی نرم افزاری را که در نظر دارید مرور کنید تا مشخص کنید چگونه داده های شما را محافظت می کند.
پشتیبانی:
مهمترین مسئله تنظیم سطح سرویس مورد انتظار و خدمات پشتیبانی است که می خواهید درخواست کنید. احتمالاً سرویس باید به صورت دائمی دردسترس باشد و کمترین میزان قطعی تعهد شود.
دوره تست و آزمایشی:
گرچه خواندن داستان ها و نظرات بقیه می تواند به تصمیم خرید شما کمک کند، اما مطمئن شوید که از مزایای دوره آزمایشی رایگان که معمولا ارائه می شود استفاده کنید.
شما می توانید سرویس شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم را 30 روز به صورت رایگان تست و بررسی کنید.
4- از ارائه دهنده نرم افزار خدمات مشاوره استقرار بگیرید و به تیم خود آموزش دهید
درست است که در ظاهر چون پیام رسان سازمانی با شبکه اجتماعی عمومی مشابهت دارد و راه اندازی آن ساده به نظر می رسد ولی اگر برنامه استقرار منسجم و آموزش های مناسب نداشته باشید بعد از مدت کوتاهی احتمالا نرم افزار کنار زده می شود و نخواهید توانست آن را مستقر کنید. استقرار پلتفرم تعاملات سازمانی به عنوان قدمی از مسیر تحول دیجیتال سازمان نیاز به برنامه ریزی دقیق دارد.
خبر خوب این است که بسیاری از ارائه دهندگان نرم افزار علاوه بر ارائه منابع آموزشی مفید، خدمات استقرار هم ارائه می دهند. از تیم خود بخواهید این موارد آموزشی را بررسی کنند یا حتی میزبانی کارگاه های آموزشی فرآیند استقرار را در نظر بگیرند.
ورود نرم افزار جدید به سازمان همیشه یک منحنی یادگیری اولیه دارد. یک تیم پیشرو انتخاب کنید. آن ها را آموزش دهید تا در ادامه، آنها استقرار در سازمان را هدایت کنند. این تیم را تشویق کنید تا در صورت مواجه شدن بقیه با هر مشکلی، به آنها کمک کنند.
5- نتایج حاصله را ردیابی و اندازه گیری کنید
واضح است که نمی خواهید در نهایت این فرایند، با یک نرم افزار بلا استفاده مواجه شوید. بنابراین اطمینان حاصل کنید که به طور مداوم هر ابزار ارتباطی را که به پشته فناوری پلتفرم تعاملات سازمانی خود اضافه می کنید بررسی کنید. این به شما کمک می کند تعیین کنید کدام یک را باید نگه دارید و ادامه مسیر کدام را باید لغو کنید.
کارمندان احساس خود را از تجربه استفاده نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی به راحتی بیان می کنند. نتایجی را که جمع آوری می کنید با اهدافی که در ابتدا تعیین کرده اید مقایسه کنید. آیا نرم افزار عملیاتی شده باعث افزایش سطح همکاری بین تیم ها می شود؟ آیا تاثیر مثبت بر بهره وری داشته است؟ مطمئن شوید که از افراد مختلف در این موضوع بازخورد دریافت کنید و به موقع تصمیم بگیرید.
با آرزوی موفقیت در استقرار شبکه اجتماعی سازمانی در سازمان شما
