راهکارهایی برای تقویت عملکرد تیم(قسمت دوم)

در قسمت اول مقاله 6 راهکار برای تقویت عملکرد تیم ارائه شد. راهکارهای بیشتر را در ادامه بررسی می کنیم:

7.کار تیمی موفق را تشویق و در کانون توجه قرار دهید

همه دوست دارند برای یک کار خوب شناخته شوند و تبریک گفتن به اعضای تیم برای کار گروهی موفق تاثیر مثبتی دارد. اگر دو عضو تیم با یکدیگر همکاری می کنند تا ایده ای جدید به ثمر برسانند یا رهبری یک طرح ابتکاری بسیار دشوار را بر عهده بگیرند،از آنها تقدیر کنید. از اعضای تیم بخواهید نظرات خود را در مورد تجربیات خود در نحوه انجام خوب کارها، با بقیه به اشتراک بگذارند. اینکه چگونه برای رسیدن به هدف خود با یکدیگر همکاری و مشارکت کردند؟ این کار نه تنها به آن ها حس خوبِ بودن در کانون توجه را می‌دهد، بلکه می تواند به عنوان یک طرح اولیه برای تعاملات دیگر اعضای تیم در آینده عمل کند.

بیشتر بخوانید:12 راهکار کلیدی برای بهبود تعاملات و همکاری تیمی

8. ارائه امکان هدایت تیم توسط دیگر اعضاء

ایجاد تعاملات تیمی یک مهارت آسان و ظریف است: در واقع ترکیبی از مهارت های بین فردی و ارتباطی است. هر یک از اعضای تیم می‌تواند برای بهبود این مهارت ها تلاش کند اما گاهی یک دیدگاه بیرون از تیم، می تواند بسیار مفید باشد. برخی چیزهای ناملموس وجود دارند مثل تجربه کاری، زمان صرف شده در یک شرکت، آشنایی با بازار یا عملکرد شغلی، که کارمندان جدید ممکن است مشتاق یادگیری بیشتر باشند. تشویق فرصت هدایت تیم به دیگر اعضاء در شرکت می تواند به بهبود کل تیم کمک کند.

9. اهداف را همیارانه (collaboratively) تنظیم کنید

تیم شما چگونه اهداف خود را تعیین می کند؟ هدف گذاری بخش بسیار مهمی از هر تیم است. این بخش می تواند به شما کمک کند تا اهداف مهم خود را همسو کنید و به سمت آنها حرکت کنید. اغلب اوقات، اهداف از بالا به پایین تعیین می شوند. به این معنی که، رهبر تیم اهداف و معیارهای چگونگی رسیدن به آن ها را تعیین می کند. این کار می تواند به تیم یا شرکت شما در رسیدن به یک هدف مشترک کمک کند اما به تیم شما فرصت کافی برای تعاملات و نوآوری در مورد چگونگی رسیدن به هدف نمی دهد. تعیین اهداف ترکیبی را در نظر بگیرید. به این صورت که تیم یا مدیر شرکت هدف اصلی را تعیین می کنند، اما هر کدام از افراد تیم تشویق می شوند تا نتایج کلیدی یا KPI های خود را بر روی چگونگی رسیدن به هدف تنظیم کنند. شما می توانید این معیارها را تمرین کنید و جلسات هم اندیشی داشته باشید، اما باز کردنِ در برای مشارکت اعضای تیم می تواند آن ها را به دستیابی به اهداف علاقه مند تر کند.

10. انعطاف پذیر باشید

به عنوان رهبر یک تیم تعاملاتی، باید به طور مداوم خود را با نیازها و شیوه های مختلف هم تیمی هایتان وفق دهید. انتظار نداشته باشید که افراد با پس زمینه های مختلف، از یک فرآیند یکسان پیروی کنند. سبک های منحصر به فردشان را بشناسید و از آن ها حمایت کنید. هرچه استراتژی شما برای اجرای کار تعاملاتی منعطف تر باشد، کار برای تیم شما آسان تر خواهد بود.

11. از ابزارهای مشترک استفاده کنید

بهترین و ساده ترین راه برای تعاملات تیمی این است که شما در قالب یک ابزار واحد و مشترک تعامل داشته باشید. وقتی شما یک ابزار واقعی مشترک مثل ابزارهای شبکه اجتماعی سازمانی داشته باشید، تمام کارهای تیمی شما در یک محیط انجام می شود. هر به روزرسانی جدید، فایل های به اشتراک گذاشته شده، یا سایر موضوعات، همگی به راحتی پیدا می شوند. با کاهش موانع تعامل و همکاری، به تیم خود این قدرت را می دهید که بدون زحمت بیشتر با هم کار کنند.

یکی از این ابزارهای به روز تعاملات سازمانی یا شبکه اجتماعی سازمانی، کولتفرم است. با استفاده از این شبکه اجتماعی سازمانی، و با مدیریت تعاملات سازمانی در آن، عملکرد تیم خود را بهبود ببخشید. درخواست جلسه مشاوره و دمو

مزایای تعاملات سازمانی

وقتی کار به درستی انجام شود، تعاملات در محیط کار می تواند تاثیر مثبتی بر تیم و سازمان شما داشته باشد. این کار می تواند کارایی، نوآوری و روابط بین تیم ها را بهبود بخشد.

افزایش نوآوری

کنار هم قرار دادن هم تیمی ها می تواند باعث جرقه زدن ایده های نوآورانه و ایجاد راه حل برای مشکلات پیچیده ای شود که ممکن است خودشان به تنهایی به آن ها نرسیده باشند. به یک جلسه ایده پردازی واقعا عالی که داشتید فکر کنید. هر تیم احتمالا سرشار از ایده های جدید است. از پیشنهادهای یکدیگر می توانند برای رسیدن به یک نتیجه ناب و ارزشمند بهره ببرند. این جادوی تعاملات تیمی است. تیم شما نمی توانست به تنهایی به راه حلی که جمع به آن رسیده دست پیدا کند. برای رسیدن به جایی که انتظار دارید، همه شما باید فعال باشید و خلاقانه به یکدیگر کمک کنید.

تیم های شادتر

تیم هایی که به خوبی تعامل و همکاری دارند، سطوح بالاتری از رضایت تیم و تعامل کارمندان را شاهد خواهند بود. تعاملات در پروژه ها به اعضای تیم شما کمک می کند نقاط قوت و استعدادهای فردی خود را برجسته کنند و کاری کنند که آن ها به عنوان بخشی از یک هدف بزرگ، احساس ارزش کنند. تیم های شادتر نیز می توانند به طور مستقیم بر کیفیت کار خود تاثیر بگذارند که در نهایت موفقیت سازمان شما را تحت تاثیر قرار می دهد.

همسویی میان تیم هایی با افراد پراکنده در مناطق مختلف

تعاملات دشوار است، با این حال زمانی که هم تیمی های شما فضای اداری مشترکی ندارند، نقش آن پررنگ تر می‌شود.ابزارهای تعاملات سازمانی یا شبکه اجتماعی سازمانی مناسب، می توانند به اعضای تیم شما کمک کنند تا کمتر احساس انزوا کنند و خود را بخشی از سازمان بدانند. از نرم افزار های شبکه اجتماعی سازمانی مانند کولتفرم استفاده کنید تا اعضای تیم بتوانند به طور منظم با یکدیگر تعامل داشته باشند و فعالانه در جلسات تصمیم گیری، ایده پردازی و توزیع کار شرکت کنند. حتی اگر اعضای تیم در یک اتاق نباشند، این تجربیات مشترک می تواند باعث ارتباط بیشتر آن ها شود.

ایجاد اشتراک رایگان

اشتراک دانش میان اعضای تیم

وقتی اعضای تیم با هم کار می کنند، به طور مداوم درگیر کار با یکدیگر هستند. از آنجا که آن ها در طرح های مشترک یا حل مساله با هم مشارکت می کنند، اعضای تیم باید ایده های خود را به اشتراک بگذارند و در مورد کار خود صحبت کنند. این روند منجر به گسترش بینش تیم می شود.

جریان‌های کاری بهینه

اگرچه خطوط مونتاژ ممکن است گاهی کمی نقص داشته باشند، اما بطور کلی کارایی بالا خود را اثبات کرده اند. زمانی که تیم شما با موفقیت تعامل دارد، می تواند فرایندهای شرکت و جریان های کاری فردی را بهبود بخشد. تعاملات می‌تواند تیم شما را پربازده تر کند و در زمانبندی، برای کارهای دیگر زمان بیشتری را آزاد کند. این موضوع می تواند روی تجربه مشتری شما نیز تاثیر بگذارد، زیرا زمانی که آن ها به افراد تیم نیاز دارند، اعضای تیم شما سریع تر عمل می کنند.

چالش های تعاملات سازمانی

ما مزایای تعاملات تیمی و چگونگی رساندن تیم به نقطه ای که تعاملات بی دردسر به نظر می رسد را پوشش داده ایم. اگرچه هیچ نکته منفی برای تعاملات درست وجود ندارد، با این حال مشکلاتی وجود دارد که در حین اجرای این استراتژی ها به آن‌ها برخورد می‌کنید. رهبران تیم که از مشکلات آگاه هستند، حمایت از هم‌تیمی‌های خود را در هنگام بروز مشکلات آسان تر خواهند یافت. برخی از چالش هایی که تیم ها با آن مواجه می شوند عبارتند از :

پذیرش کند

مشکل: تیم شما نسبت به اجرای برخی از سیاست های جدید و استفاده از برخی از ابزارهای تعاملات جدید مقاومت می‌کند.

راه حل: از کارهای کوچک شروع کنید. ما توصیه می کنیم که یک جریان کاری یا پروژه جدید را اجرا کنید تا حس فرایندها و ابزارهای جدید خود را به دست آورید. داشتن افراد تاثرگذارِ داخلی که بتوانند دیگران را در مسیر پذیرش راهنمایی کنند، مفید است.

فضاسازی برای همه

مشکل: اعضای تیم که خجالتی یا اعتماد به نفس پائینی دارند،ممکن است در محیط کار تعاملاتی دچار مشکل شوند. اگرچه ورودی آن ها ارزشمند است،اما احتمال دارد تمایل کمتری به اشتراک گذاری یا مشارکت در ایده های خاص ذهنی خود داشته باشند، زیرا از شکست یا رد شدن توسط گروه می ترسند.

راه‌حل: مدیر تیم می توانند با ایجاد دستورالعمل‌های جلسه و مکالمه فراگیر که فضا را برای کسانی که تمایل به سکوت بیشتری دارند، بهبود می‌دهد، با این مساله مبارزه کنند. همچنین تیم شما باید بداند که شکست چیزی نیست که از آن بترسید بلکه فرصتی برای رشد است که بخشی از فشار را از روی هم تیمی هایی که اعتماد کمتری به ایده ها، توانایی ها و استعدادهای خود دارند، بر می دارد.

اطلاعات بیش از حد

مشکل: برای همکاری مؤثر تیم،افراد تیم باید بدانند که اطلاعات را کجا پیدا کنند. تعاملات بدون نقص در محیط کار، تنها زمانی موثر است که تمام اطلاعات به راحتی در دسترس و سازمان دهی شده باشند، نه اینکه در چندین پلتفرم یا بدتر از آن، حساب های شخصی متعدد پخش شوند.

راه حل: از یک ابزار شبکه اجتماعی سازمانی مانند استفاده کنید که تمام فایل ها و دیگر اطلاعات سازمان را در یک مکان نگه می دارد و به شما این امکان را می دهد که دقیقا بدانید چه کسی چه کاری را در چه زمانی انجام می دهد. یک ابزار تعاملات سازمانی مانند شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم نه تنها شما را از استفاده چندین برنامه بی نیاز می کند، بلکه پیدا کردن، نظر دادن و تعاملات در مورد اطلاعات یا وظایف را برای تیم شما آسان تر می کند.

اعلان های بیش از حد

مشکل: حالا که همه با هم در ارتباط هستند، اینباکس شما غرقِ اطلاعات جدید می شود و به سختی می‌توانید کاری انجام دهید.

راه‌حل: نرم افزار تعاملات سازمانی یا شبکه اجتماعی سازمانی را به کار گیرید که دسترسی به کنترل های اعلان مربوطه آن آسان باشد. راه‌حل‌هایی را انتخاب کنید که گزینه های " مزاحم نشوید" و یا " خاموش کردن اعلان" را داشته باشد، تا کارکنان بتواند به راحتی بر روی کار مهم تر تمرکز کنند.

تصمیم‌گیری های پیچیده

مشکل: هر چه هم تیمی های بیشتری را در یک پروژه درگیر کنید، ورودی بیشتری دریافت خواهید کرد که می تواند روند تصمیم گیری را آهسته کند.

راه‌حل: یک مدیر قوی می تواند از مهارت های ارتباطی و تاثیرگذار خود برای هدایت این فرآیندها استفاده کند و تیم خود را به سمت راه حلی هدایت کند که همه بتوانند روی آن توافق کنند.

اصطکاک بین شخصیت های قوی

مشکل: داشتن هم تیمی هایی با شخصیت های قوی می تواند برای سازمان شما عالی باشد اما وقتی همه آن ها در یک تیم هستند، می تواند منجر به اصطکاک و مقاومت شود.

راه حل: روی ایجاد تیم های متنوع با اعضایی که مکمل یکدیگر هستند و به خوبی با هم کار می کنند، تمرکز کنید. به عنوان رهبر، مطمئن شوید که همه احساس می کنند با آن ها به صورت برابر رفتار می شود و توسط هم تیمی هایشان حمایت می شوند. به طور مرتب در مورد مهارت های هم تیمی های خود تحقیق کنید و آن ها را راهنمایی کنید تا به تیم بهتری تبدیل شوند.

نتایج کند

مشکل: عملکرد تیم بهبود نیافته و پویایی گروه هم تغییری نکرده است. یا اصلا مطمئن نیستید که تعاملات در محیط کار، روش کار سازمان شما را بهبود می بخشد یا خیر.

راه‌حل: وقتی صحبت از تقویت تعاملات تیمی می شود، ممکن است یک شبه نتایج را نبینید. اما کمک به تیم برای کسب شفافیت و دیده شدن چیز خوبی است. زمانی که شروع به کار می کنید، اهداف مشخص و قابل اندازه گیری را تعیین کنید، بنابراین می توانید به گذشته نگاه کنید و ببینید که اوضاع در طول زمان چگونه پیش می رود. همه تیم‌ها هنگام تعامل با یکدیگر چالش های یکسانی را تجربه نخواهند کرد اما هرچه شما به عنوان رهبر آن ها آماده تر باشید، غلبه بر آن ها آسان تر خواهد بود.

ابزارهای ضروری در تعاملات تیمی

نرم افزار تعاملات تیمی می تواند به تیم شما کمک کند تا راحت تر ارتباط برقرار کنند، فایل ها را به اشتراک بگذارند و کار را هماهنگ کنند. این برنامه های تعاملات را تست کنید تا به تیم خود در ارتقای تعاملات موثر کمک کنید:

ابزاری برای اشتراک گذاری فایل مانند Google Workspace، Microsoft Office یا Dropbox

یکی از بزرگ ترین موانع تعاملات تیمی، نیاز به جستجوی بی وقفه اسناد، یا انتظار برای پاسخ ایمیل قبل از دسترسی به یک فایل است. با یک ابزار متمرکز برای اشتراک گذاری فایل، تیم شما یک پایگاه دانش مشترک و مخزن فایل دارد که می‌توانند به آن دسترسی داشته باشند.

ابزاری ارتباطی مانند Slack یا Microsoft Teams

تیم شما در حال حاضر چگونه ارتباط برقرار می کند؟ ارتباط سریع برای کارهای ساده یا لحظات سرگرم کننده در ارتباط تیمی می تواند تعاملات تیمی را افزایش دهد. اعضای یک تیم خوب اگر مدام در حال صحبت کردن نباشند، باید همیشه در تماس با هم باشند. این موضوع مهم است به ویژه اگر تیم شما از راه دور کار می کنند. اگرچه جلسات یا دورهمی‌های تیمی راه خوبی برای برقراری ارتباط هستند، یک ابزار ارتباطی، دسترسی آسان به همه اعضای تیم را فراهم می کند.

یک ابزار ارتباط تصویری مانند Zoom یا Google Meet

برای تیم های دورکار، کنفرانس ویدیویی برای تعاملات تیمی بسیار مهم است افزایش زمان ملاقات های رو در رو با تیم می‌تواند به ایجاد یک محیط تعاملاتی حتی در زمانی که از راه دور کار می کنید، کمک کند. مطمئن شوید که همه اعضای تیم شما به ایجاد و اشتراک گذاری تماس های ویدئویی دسترسی دارند و می دانند چگونه از ابزار شما استفاده کنند.

یک پلتفرم مدیریت کار کارآمد مانند شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم

مدیریت کار، محور استراتژی تعاملات تیمی شما است. با یک ابزار مدیریت کار مانند شبکه اجتماعی سازمانی ، به راحتی می توانید نیازهای تیم را هماهنگ، کار را در زمان واقعی تجسم و اهداف را شفاف کنید.

شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم ابزار خوبی است که به تیم شما در انجام این کار کمک می کند. این ابزار به تیم شما کمک می کند تا کار را سازماندهی و ساده کنید، هماهنگ باقی بمانید و به اهداف خود تحقق بخشید. برای محدود کردن تغییر خسته کننده بین ابزارها، بهتر است که تمام ابزارهای تعاملات خود را یکپارچه کنید. کارمندان معمولی روزانه بین ۱۰ ابزار جابه جا می شوند اما با یکپارچه‌سازی تعاملات از طریق کولتفرم، تمام ابزارهای مورد علاقه شما در یک مکان قابل دسترسی هستند.

درخواست جلسه مشاوره و دمو

تعاملات باعث تحقق کار تیمی می شود

وقتی اعضای تیم شما تعامل و همکاری داشته باشند، می توانید کارها را عالی انجام دهید. اگرچه کار تیمی همیشه آسان نیست، اما دستاوردهای نوآوری، کارایی و پویایی تیم، ارزش سرمایه گذاری را خواهند داشت.

بنابراین از مقایسه تیم تعاملاتی ما با تیم شما: شما این نتیجه را کسب خواهید کردید.