شبکه اجتماعی سازمانی چیست و چرا به آن نیاز داریم؟

شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) چیست؟

شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) یک شبکه اجتماعی خصوصی است که فقط برای اعضای یک سازمان قابل دسترسی است. اساسا ESN ها شامل ابزارهای مختلفی هستند که به کارکنان یک سازمان اجازه می دهند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، محتوای خود را به اشتراک بگذارند و از آخرین اخبار شرکت مطلع باشند. همچنین به کارکنان اجازه می‌دهند که برخلاف پلتفرم های سنتی مبتنی بر اینترانت کارکنان، همدیگر را در سطح شخصی و اجتماعی بشناسند. شبکه‌های اجتماعی سازمانی مانند شبکه‌های اجتماعی عمومی مانند فیس‌بوک، توییتر یا لینکدین نیستند، اگرچه ممکن است به گونه‌ای سازماندهی شوند که ظاهر و عملکرد مشابهی داشته باشند. تفاوت اصلی بین این پلتفرم ها و شبکه های اجتماعی سازمانی این است که یک ESN فقط توسط کارکنان یک سازمان خاص قابل دسترسی است. شبکه‌های ESN با توجه به دنیای کسب و کار ساخته شده اند، یعنی بر ارتباطات یکپارچه و ایمن تمرکز دارند و ابزارهایی است که میزان مشارکت و همکاری را افزایش می‌دهند.

مزایای شبکه های اجتماعی سازمانی

برخی از مزایای استفاده از شبکه اجتماعی در محل کار عبارتند از:

1) متمرکزسازی اشتراک دانش

یک شبکه اجتماعی سازمانی می تواند به عنوان یک پایگاه دانش عمل کند. هر کارمند می تواند برای یافتن اطلاعات یا فایل های مورد نیاز خود به آن مراجعه کند. این فرایند طبیعتا مدیریت اسناد را ساده تر می‌کند و به کارکنان کمک می‌کند تا بهترینِ خود را بدون اتلاف ساعت‌ها وقت روی جستجوی اطلاعات انجام دهند. استفاده از ESN به این سبک می‌تواند فرآیند همسوسازی کارکنان تازه وارد در شرکت (onboarding) شما را بهبود بخشد، زیرا به شما امکان می‌دهد با دسترسی به تمام اطلاعات مورد نیاز در یک مکان مرجع، سریعا کارکنان تازه وارد را آماده کنید.

2) بهبود ارتباطات داخلی

آیا از ایمیل های طولانی و بی نظمی های بی پایان در صندوق ایمیل خود رنج می برید؟ یک ESN می تواند به حل این چالش کمک کند. کارکنان می توانند از آنها برای چت بلادرنگ از طریق ابزارهای IM یکپارچه استفاده کنند یا مکالمات مختصری داشته باشند که برای همه همکاران در قالب یک فید واضح و رشته ای نمایش داده می شود. از آنجایی که این فیدها در داخل سازمان در اختیار عموم هستند، حتی می‌توانند به سایر کارکنانی که روی پروژه‌ها یا مسائل مشابه کار می‌کنند کمک کنند (مخصوصاً زمانی که ESN شما دارای قابلیت جستجوی قوی باشد).

3) افزایش بهره وری کارکنان

در بسیاری از سازمان ها، کارکنان هر روزه از ابزارهای مختلف فناوری برای یافتن اطلاعات، برقراری ارتباط با همکاران و مشارکت در کار استفاده می کنند. این فرایند نیاز به تغییر مداوم بستر (context) در طول روز دارد که می تواند زمان زیادی را هدر دهد. وقتی از یک شبکه اجتماعی سازمانی استفاده می‌کنید که به خوبی با سایر ابزارهای کاری محبوب مانند Slack، Google Drive و Microsoft SharePoint ادغام می‌شود، کارکنان می‌توانند به همه چیز در یک مکان واحد دسترسی داشته باشند. این موضوع به آنها اجازه می دهد تا کارآمدتر و موثرتر کار کنند.

4) دسترسی سریعتر به دانش شرکت

در دنیای امروز، برای بسیاری از ما سخت است که با همکاران خود ملاقات رو در رو داشته باشیم. حتی ممکن است سخت باشد که بدانیم باید سوال خود را از چه کسی بپرسیم. اما با توجه به نتایج مطالعه‌ای که توسط Harvard Business Review انجام شد، کارکنانی که از ابزارهای اجتماعی در محل کار استفاده می‌کنند، 31 درصد بیشتر احتمال دارد که همکارانی با تخصص مناسب را برای کمک به خود جهت رسیدن به هدف شغلی پیدا کنند و 88 درصد بیشتر احتمال دارد که بدانند چه کسی می‌تواند آنها را به فرد دارای تخصص مناسب متصل کند. این موضوع به دلیل ویژگی‌هایی است مانند دسته بندی ها و پروفایل‌‌هایی که در آن ها کارکنان می‌توانند مهارت‌ها، دانش و تخصص خاص خود را ثبت کنند. بنابراین اگر باید یک متخصص بازاریابی پیدا کنید که به زبان کره‌ای هم صحبت کند، ESN شما مکانی است که باید جستجو شود.

5) تقویت فرهنگ سازمانی

یک فرهنگ سازمانی قوی می تواند تأثیر زیادی بر تعامل، بهره وری و حفظ کارکنان داشته باشد. اگرچه یک ESN نمی‌تواند فرهنگ سازمانی را برای شما بسازد، اما می‌تواند به شما کمک کند تا بر آن تأکید کنید، به ویژه برای کارکنان جدید و کارکنان راه دور. خواندن و شرکت در گفتگو با همکاران می تواند به کارکنان جدید کمک کند تا فرهنگ سازمانی را درک کنند. و این واقعیت که هر کسی می‌تواند از ESN برای برقراری ارتباط با یکدیگر استفاده کند، فرهنگ باز بودن و بازخورد را ایجاد می‌کند که می‌تواند به کارکنان کمک کند تا احساس ارزشمندبودن داشته باشند.

معایب بالقوه یک شبکه اجتماعی سازمانی

استفاده از شبکه های اجتماعی سازمانی نیز می تواند معایبی داشته باشد. از قبیل:

1) عدم دسترسی به اسناد شرکت

بسیاری از شبکه‌های اجتماعی کاری از پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی رایج که همه ما قبلاً به آن ها عادت کرده‌ایم الگوبرداری شده‌اند، مانند فیس‌بوک، توییتر و لینکدین. اگرچه این موضوع منحنی یادگیری را برای کارکنان کوتاه می‌کند، اما به این معنی است که قابلیت زیادی از نظر بارگذاری، ذخیره و جستجوی اسناد شرکت وجود ندارد. سازمان‌ها اغلب نیاز دارند ESN خود را به راه حل دیگری برای تسهیل مدیریت اسناد متصل کنند.

2) قابلیت های جستجوی محدود

اگرچه ممکن است حجم زیادی از اطلاعات، بینش و مکالمات گذشته در پلتفرم ESN شما ذخیره شده باشد، اما اگر نتوانید آن را پیدا کنید، فایده چندانی ندارد - که اغلب اینطور است. اکثر راه‌حل‌های ESN برخی از قابلیت‌های جستجو را دارند، اما خیلی قدرتمند نیستند و ممکن است نیاز به جستجوی دستی در مکالمات قدیمی برای یافتن پاسخ مورد نظر داشته باشند.

3) اعلان های پرت کننده حواس

شبکه‌های اجتماعی سازمانی به کارکنان این امکان را می‌دهند که اعلان‌ها را از هر کجا و در هر دستگاهی دریافت کنند. این می تواند بسیار مفید باشد - اما می تواند آزار دهنده هم باشد. در واقع، مطالعه انجام شده در سال 2019 نشان داد که کارکنانی که برنامه چت کاری را بر روی تلفن همراه خود داشتند، گزارش دادند که هر روز 16 دقیقه بیشتر حواسشان به مکالمات غیر کاری منحرف می شود - این یعنی پنج ساعت زمان از دست رفته در هر ماه.

بیشتر بخوانید: چرا باید از ابزارهای تعاملات سازمانی استفاده کنید.

ویژگی های کلیدی یک شبکه اجتماعی سازمانی

اگر می خواهید یک شبکه اجتماعی سازمانی را برای شرکت خود پیاده سازی کنید، گزینه های متعددی وجود دارد. دشوار باشد که بدانید کدام راه حل مشارکت، ارتباطات و اتصالات اجتماعی پیشرفته ای که به آن ها نیاز دارید را به شما ارائه می دهد. در ذیل برخی از ویژگی های کلیدی که باید در راه حل شبکه های اجتماعی سازمانی جستجو کنید فهرست شده اند:

قابل دسترس برای همه کارکنان، از هر کجا

مؤثرترین راه‌حل‌های ESN از طریق یک اپ تلفن همراه ارائه می‌شود، به این معنی که کارکنان می‌توانند حتی زمانی که از راه دور یا در مسیر هستند به آن دسترسی داشته باشند. این قابلیت به ویژه برای شرکت هایی با تعداد زیادی کارمند بدون میز، مانند رانندگان یا تکنسین ها بسیار مهم است. به عنوان مثال، Happeo از طریق یک اپ تلفن همراه ارائه می شود که به کارکنان اجازه می دهد به طور ایمن با یکدیگر از هر کجا و از طریق هر دستگاهی ارتباط برقرار کنند و تعامل داشته باشند.

فعال‌سازی ارتباطات داخلی

هدف غائی یک شبکه اجتماعی سازمانی تشویق ارتباط بین کارکنان است. این بدان معناست که باید به دنبال راه حلی باشید که دارای ویژگی های مفیدی مانند پست ها، واکنش ها، کامنت‌ها و اعلان ها باشد. همچنین استفاده از آن باید آسان و دلپذیر باشد، در غیر این صورت احتمالاً نرخ پذیرش پایینی خواهد داشت. همچنین می توانید قبل از انتخاب ESN مورد استفاده، از کارکنان خود بپرسید که دقیقا چه ویژگی هایی را می خواهند.

پشتیبانی از مشارکت اجتماعی

یک ESN باید راه‌های آسانی را برای مشارکت و معاشرت افراد با هم فراهم کند. برای مثال، ارتباط از طریق Colatform در کانال‌ها انجام می‌شود. کانال‌ها، فضاهای کاری دیجیتالی هستند که در آن ها هر کسی می‌تواند با ارسال پیام، لایک کردن پست‌ها و کامنت گذاشتن مشارکت کند. می‌توانید کانال‌هایی را برای تیم‌ها، بخش‌ها یا پروژه‌های مختلف خود راه‌اندازی کنید. یا حتی برای گروه‌های اجتماعی بزرگتر، مانند هواداران فوتبال یا کارکنانِ دارای حیوانات خانگی.

ارائه یک تجربه شخصی کارمند

هر کارمندی متفاوت است و تجربه استفاده از ESN شما باید منعکس کننده این موضوع باشد. به دنبال گزینه‌هایی باشید که به شما امکان می‌دهد فیدها و اعلان‌های مختلفی که هر کارمند می‌بیند را سفارشی‌سازی کنید، بطوری که محتوا برای هر کارمند در مناسب‌ترین شکل ممکن باشد مانند Happeo. از طریق Happeo، شما می‌توانید به راحتی صفحات اصلی سفارشی شده و زیبا برای هر کارمند ایجاد کنید که کانال‌ها، فیدها و ویجت‌های پویا را به آنها نشان می‌دهد و برایشان مفید باشد.

حاوی دایرکتوری ها و نمایه های کارمند

در سازمان‌های بزرگ، بین‌المللی، راه‌ دور یا ترکیبی ، شناسایی همه افراد و تناسب آنها با ساختار شرکت ممکن است دشوار باشد. خوشبختانه، بسیاری از ESN ها با نمایه ها و دایرکتوری های کارمند ارائه می شوند، بنابراین می توانید به سرعت یک همکار را جستجو کنید، ارتباطات را تجسم کنید و متوجه شوید که هر فرد دقیقا چه کسی است. با Happeo، حتی می‌توانید از داده‌های Google Workspace خود برای ایجاد خودکار دایرکتوری و ترسیم نمودار سازمانی استفاده کنید که همیشه همگام‌سازی شده و به‌روز باشد.

یکپارچه‌سازی با ابزارها و گردش‌کارهای موجود

هنگامی که یک ابزار یا نرم افزار جدید را پیاده سازی می کنید، باید مطمئن شوید که در کنار ابزارهای قدیمی می تواند کار کند، در غیر این صورت احتمالاً نرخ پذیرش پایینی را مشاهده خواهید کرد. بسته به پشته فناوری موجود در سازمان، باید به دنبال ابزارهای ESN باشید که با Google Workspace، Microsoft 365 یا سایر ابزارهای معمول در محل کار یکپارچه‌سازی شوند.

ردیابی تعامل کارکنان و محتوا

تحلیلی که به شما امکان می دهد تعامل کارکنان و محتوا را ردیابی کنید روشی مفید برای ارزیابی عملکرد شبکه اجتماعی شرکت شما است. برای مثال، حتی اگر متوجه شوید که از پلتفرم به خوبی استفاده می‌شود، کاوش در جزئیات ممکن است نشان دهد که تنها تعداد انگشت شماری از کارکنان واقعاً مشارکت دارند. هنگامی که این اطلاعات را در اختیار دارید، می‌توانید روش‌هایی را برای جذب افراد بیشتر جستجو کنید و کارایی ESN خود را افزایش دهید.

بهترین راهکارهای شبکه های اجتماعی سازمانی

در ذیل چند مورد از بهترین راهکارهای شبکه اجتماعی سازمانی در بازار معرفی شده‌اند تا به شما کمک کنند انتخاب درستی برای سازمان خود داشته باشید:

کولتفرم یک شبکه اجتماعی سازمانی برای تعاملات تیمی و کاری است.

کولتفرم امکاناتی نظیر چت، کانال ها و گروه های خصوصی و عمومی، پیام های گروهی، جلسات ویدئو کنفرانس و آنلاین، تماس های صوتی و ویدئویی چند نفره، تقویم سازمانی و تایم شیت را ذیل چتر سازمان، در اختیار شما قرار می دهد. خصوصا اگر دورکاری در تیم یا سازمان شما رایج است، کولتفرم به مدیریت تعاملات سازمانی شما کمک می کند.

مهمترین ویژگی های سازمانی کولتفرم:

• نظارت و کنترل کامل بر تعاملات سازمان
• مدیریت کانال ها و گروه های ارتباطی در سازمان
• تقویم سازمانی برای برنامه ریزی جلسات حضوری یا آنلاین
• کانال، پیام ها، فایل ها، جستجو
• چت خصوصی با همکاران
• برقراری تماس صوتی و تصویری
• نسخه موبایلی

یک اینترانت با ویژگی های گروهی برای کارکنان (feature-packed employee intranet)، یک راه حل مدیریت دانش و یک شبکه اجتماعی سازمانی است که در قالب یک رابط کاربر پسند طراحی شده است تا تیم شما را در محل کار خوشحال تر کند. مشارکت تیمی در کانال‌ها اتفاق می‌افتد، جایی که کارکنان می‌توانند پست‌های خود را به اشتراک بگذارند و با شکلک‌ها و کامنت‌ها به آنها واکنش نشان دهند. همچنین People دایرکتوری کارکنان Happeo است، که در آن می‌توانید اطلاعات دقیقی درباره همکاران خود در هر کجا که مستقر هستند پیدا کنید. این قابلیت همکاری و برقراری ارتباط در سراسر مرزها را آسان‌تر از همیشه می‌کند. تجربه اینترانت هر کارمند از طریق یک صفحه خانگی شخصی‌سازی شده تقویت می شود که در آن کارکنان می‌توانند کانال‌ها، فیدها و محتوایی که برایشان مهم‌تر است را به محض ورود در صبح مشاهده کنند. علاوه بر این ویژگی‌ Advanced Analytics به شما امکان می‌دهد بفهمید افراد به چه محتوایی دسترسی دارند و رهبران و پیروان در سازمان شما چه کسانی هستند.

ویژگی های کلیدی Happeo:

• امکان پست ، کامنت‌، لایک ، اشتراک گذاری و برچسب ها
• دایرکتوری کارکنان و نمودار سازمانی
• ویژگی های تحلیل پیشرفته
• اپ موبایل قابل دسترس
• قابلیت اعلان سراسری در شرکت
• ادغام Google Workspace برای فراهم آوردن تعاملات عمیق‌تر

از نظر فنی Google Workspace یک شبکه اجتماعی سازمانی محسوب نمی شود، بلکه مجموعه‌ای از ابزارهای مشارکت و ارتباط است که سازمان‌ها می‌توانند از آن برای همکاریِ راه دور استفاده کنند. با این حال، دارای برخی ویژگی‌هاست که می تواند در این دسته قرار گیرد. به عنوان مثال Google Chat به این معنی است که می‌توانید برای یک همکار خود پیامی فوری بفرستید و به راحتی می‌توانید در دسترس بودن آن‌ها را در Google Calendar بررسی کنید و حتی با استفاده از Meet با آن ها تماس بگیرید. همچنین می‌توانید از Google Workspace برای ایجاد، ویرایش، و به‌روزرسانی دایرکتوری کارکنان و پروفایل کارکنان استفاده کنید. در نتیجه پیدا کردن فرد مورد نیاز برای همه آسان‌تر می‌شود.

ویژگی های کلیدی Google Workspace:

• چت IM
• همکاری مبتنی بر فایل
• دایرکتوری و پروفایل کارکنان
• اپ های موبایل
• اعلان ها
• تماس های تصویری و صوتی

اگرچه Google Workspace دارای برخی ویژگی‌های اجتماعی است، اما واقعاً یک شبکه اجتماعی محسوب نمی‌شود. برای به دست آوردن یک تجربه واقعاً قدرتمند از این مجموعه ابزارها، به دنبال ESN هایی بگردید که ویژگی‌های اجتماعی مورد نیاز شما را با Google Workspace قوی یکپارچگی می کنند - مانند Happeo. به لطف یکپارچگی Google Workspace Happeo، شما می‌توانید از اپ‌های گوگل مورد علاقه خود درست در رابط Happeo استفاده کنید، نحوه دسترسی به کانال‌ها و صفحات را از طریق Google Groups کنترل کنید و داده‌های گوگل خود را به یک نمودار سازمانی زیبا تبدیل کنید. استفاده از ابزارهای Google Workspace از طریق Happeo حتی می تواند پذیرش فضای کاری شما را تا 13درصد افزایش دهد.

یک شبکه اجتماعی سازمانی متعلق به مایکروسافت است که برای کاربران امکان چت و اشتراک گذاری محتوا را فراهم می‌کند. رابط کاربری شبه-فیسبوک آن ساده و کاربرپسند است و کارکنان می‌توانند به «جوامع» ویژه‌ای بپیوندند تا به تیم‌ها و بخش‌های خود متصل بمانند. از آنجایی که Yammer متعلق به مایکروسافت است، به راحتی با سایر محصولات Office 365 کار می‌کند یعنی هم‌تیمی‌ها می توانند اسناد را از داخل پلتفرم به اشتراک بگذارند و به تعامل بپردازند. همچنین یک اپ تلفن همراه وجود دارد تا بتوانید حتی زمانی که دور از میز خود هستید، بخشی از مکالمه و تعامل باقی بمانید.

ویژگی های کلیدی Yammer :

• جوامع (گروه ها)
• پست‌ها، کامنت‌ها و واکنش ها
• پیام‌رسانی خصوصی
• خبررسانی
• نسخه موبایلی

ابزار Workplace یک پلتفرم شبکه اجتماعی سازمانی است توسط متا (فیسبوک سابق) ساخته شده است و بطور ویژه برای دنیای تجارت طراحی شده است. رابط کاربری آن مشابه فیسبوک است، یعنی احتمالاً برای اکثر مردم آشنا خواهد بود و کارکنان می توانند پست ها، عکس ها، ویدیوها یا لینک ها را به اشتراک بگذارند و به آنها واکنش مشابهی نشان دهند. با ایجاد گروه‌هایی برای هر بخش یا هر تیم پروژه، می‌توانید تضمین کنید که همه افراد به اطلاعات مورد نیاز خود و روشی آسان برای چت کردن در مورد کار خود دسترسی دارند. و دایرکتوری کارکنان و پیام‌رسانی خصوصی به شما امکان می‌دهد در سراسر سازمان خود جستجو کنید و با چند کلیک پیامی را برای هر کسی ارسال کنید.

ویژگی های کلیدی Workplace:

• خبررسانی
• دایرکتوری کارکنان
• پست‌ها، کامنت‌ها و واکنش‌های شبه فیسبوک
• پخش ویدئوی زنده
• نسخه موبایلی

شبکه سازی اجتماعی سازمانی را به سطح دیگری ببرید

در دنیای کار جدید، که بسیاری از ما هنوز از روی میزهای آشپزخانه خود کار می کنیم، برای سازمان ها داشتن ابزاری برای اتصال افراد خود به یکدیگر، بسیار مهم است. اگرچه ابزارهایی مانند Google Workspace برای تضمین همکاری موثر از راه دور وجود دارند، تسهیل تعاملات اجتماعی به همان اندازه مهم است. با پیاده‌سازی پلتفرمی مانند شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم ، می‌توانید به بهترین شکل به هر دو ویژگی دست پیدا کنید. ویژگی‌های روابط اجتماعی که کارکنان به آن نیاز دارند را با ابزارهایی که برای تعاملات کارآمد و کار موثر نیاز دارید، ادغام کنید.