۳ ویژگی لازم و غیر قابل انکار برای حفظ کارآمدی شیوه دورکاری

با گذشت 3 سال از تجربه دورکاری، آیا به اندازه کافی از آن رضایت داریم ؟

دورکاری همیشه وجود خواهد داشت، اما آیا ما آن را به شیوه درست انجام می‌دهیم؟

اکنون که ما وارد دوران پساپاندمی شده‌ایم، اکثر سازمان‌ها حداقل نوعی دورکاری یا شیوه‌های کاری ترکیبی را برای کمک به تقویت انعطاف‌پذیری کارمندان خود پذیرفته‌اند زیرا کارکنان طالب آن هستند. دورکاری به این شکل یا شکل‌های دیگر همیشه وجود خواهد داشت.

اما اکنون که سه سال گذشته است مشکلی وجود دارد که بسیاری از سازمان‌ها هنوز آن را نادیده می گیرند: اینکه روش قدیمی مدیریت سازمان مستقیما به روش دورکاری تبدیل نمی‌شود.

به گفته علی گرین (Ali Greene) و تامارا سندرسون ( Tamara Sanderson)، نویسندگان کتاب جدید "دورکاری: مدیریت برای آزادی، انعطاف پذیری و تمرکز» Remote Works: Managing for Freedom, Flexibility, and Focus (Berrett-Koehler Publishers; February 7, 2023) ،" برای اینکه یک مدیر موثر باشید، واقعا باید شیوه دورکاری را در نظر داشته باشید. این یعنی نه تنها باید مهارت‌های افراد را یاد بگیرید، بلکه باید ابزارها و مهارت‌های مدیریت پروژه را نیز یاد بگیرید تا بتوانید مدیری موثر باشید. شما باید بدانید که چگونه رفتارها و انتظارات عملیاتی استاندارد را برای تیم خود تنظیم کنید. و شما باید اطمینان داشته باشید به این که اگر کارمندان نسبت به کار خود اشتیاق داشته باشند، بهتر عمل کرده و سخت‌تر کار خواهند کرد. مهم نیست که آن کار کجا و چه زمانی اتفاق می‌افتد."

در مصاحبه ای، آن‌ها بهترین شیوه‌های خود را برای مدیران و سازمان‌ها براساس تجربه کاری خود در محیط‌های کاری مجازی، و همچنین بینش‌های به دست آمده از بیش از ۳۰ مصاحبه‌ای که با رهبران کسب وکار در مورد چگونگی رساندن دورکاری به استانداردهای مدرن و در عین حال ایجاد انعطاف‌پذیری برای قابلیت‌های آینده، را به اشتراک گذاشتند.

از بین بردن باورهای غلط

یکی از اولین چالش هایی که هر مدیری باید با آن مواجه شود،باورهای غلط و منفی است که ممکن است درباره دورکاری وجود داشته باشد. این موضوع همه چیز را پوشش می دهد از "به تعویق انداختن کار و بازیگوشی توسط کارکنان دورکار" تا "کارکنان دورکار بهره وری بیشتری دارند چون بیش از حد کار می کنند و من نگران فرسودگی هستم!"

گرین و ساندرسون می گویند: "وقتی با پیام های متناقض و منفی مواجه می شوید، نشانه واضحی است که نکات ریز و درشت زیادی وجود دارد که باید در مرکز توجه قرار گیرند. بهره وری، به این معنا نیست که کجا کار می کنید (راه دور یا نه)، بلکه به این معناست که چگونه به کار خود نزدیک می شوید؛ مانند تکیه به کلیشه‌های طبیعی و حذف کارهای غیرضروری، مانند جلساتی که ساختار و اهداف مشخصی ندارند یا ایجاد قالب هایی برای استفاده مجدد از فعالیت های کاری مشترک."

"دو احساس انزوا و تنهایی را می‌توان در یک دفتر کار نیز احساس کرد زیرا به حضور فیزیکی مرتبط نیست، بلکه در مورد ارتباط است."

همچنین می گویند: "باورهایی از این دست توسط کارکنانی که اطلاعات، ابزار و یا راهنمای درستی برای دورکاری ندارند، تداوم می‌یابند." وقتی مدیران دانش ایجاد موثر فرهنگ دورکاری را داشته باشند، درها را برای کشف ارتباط، تعاملات و بهره‌وری باز می‌کنند."

بیشتر بخوانید: ۶ راهکار و نکته برای بهبود تعاملات تیمی

3 اصل لازم وغیرقابل انکار در دورکاری

گرین و سندرسون می‌گویند که سه ویژگی ساختاری کلیدی،اعم از تدبیر، اعتماد و استقلال وجود دارند که می‌توانند به پیشبرد هر سازمانی در انجام دورکاری کمک کنند. بدون این سه اصل غیرقابل انکار، تیم‌ها تحت فشار رفتارهای بدی قرار خواهند گرفت، که همه در مدل های اداری قدیمی به آن‌ها متکی بودند.

1. مدیران باید با تدبیر عمل کنند. گرین و سندرسون می گویند: " برای اینکه از راه دور خوب کار کنید، همه چیز باید براساس طراحی باشد. از مسائل بزرگ گرفته مانند نحوه استفاده از دفتر در روش کار ترکیبی یا رویکرد شما به همکاری و تعاملات درون سازمانی، تا خروجی‌های دقیق و جدول زمانی، این فاصله مجازی است که به عنوان یک ذره بین در مورد میزان هدفمند بودن تصمیم گیری ها و فرهنگ کسب وکار عمل می کند."
2. مدیران باید اعتماد‌سازی کنند. بر اساس گفته گرین و سندرسون: "فرهنگ دورکاری که فاقد حس اعتماد باشد، تضعیف‌کننده و تخریب کننده است. ابزارهایی برای نظارت بر کارمندان وجود دارد، اما با استفاده از آن‌ها، این سیگنال را ارسال می کنید که کارمندان شما نمی توانند تصمیم بگیرند که چگونه، کجا و چه زمانی بهترین کار خود را انجام دهند. اعتماد کردن به کارمندان تنها زمانی که در دفتر کار حضور دارند، بسیار سمی است. برای مثال، کارمندان ممکن است به صورت فیزیکی حضور داشته باشند اما باز هم کار خود را انجام ندهند. زمانی که در هسته اعتماد وجود داشته باشد (خواه ناخواه) عملکرد تیم تقویت خواهد شد."
3. مدیران باید به استقلال کارکنان احترام بگذارند. گرین و سندرسون معتقند: " حفظ مالکیت بر سبک کاری شخصی، کارایی را افزایش می دهد. این کار بسیار ساده است: هرچه مدیران بیشتر بتوانند کارکنان خود را رها بگذارند، فضای بیشتری برای موفقیت کارمندان ایجاد می شود. خودمختاری و استقلال یک محرک اصلی است. توانایی نزدیک شدن به کار به شیوه خود هدایت شونده، امری ضروری است. زیرا کارکنان در تمام سطوح، آزادی و انعطاف پذیری کافی برای کنترل جریان کار خود را دارند، از جمله مواردی مانند تصمیم گیری در مورد اینکه کار را کجا انجام دهند، چه ترتیبی برای انجام کارها داشته باشند و چگونه از مهارت ها و اولویت های سبک کاری خود برای انجام کار استفاده کنند."

پذیرش ارتباطات غیر همزمان

چگونگی برقراری ارتباط، یکی دیگر از مولفه های کلیدی است که سازمان ها باید در مورد شرایط دورکاری دوباره مد نظر قراردهند. به طور خاص، سازمان ها باید ارتباطات غیرهمگام یا غیر همزمان را بپذیرند، به این معنی که هر کسی نمی تواند انتظار داشته باشد به هر سوال احتمالی اش، پاسخ فوری بدهند. در غیر این صورت، خطر مواجه شدن با اضافه بار و فرسودگی شغلی را افزایش می دهید. به گفته گرین و سندرسون : " این کار چیزی بیش از انتخاب یک ابزار یا قطعه نرم‌افزاری جدید است. به عنوان مثال استفاده از یکشبکه اجتماعی سازمانی مانند کولتفرم، موثر نیست اگر کارکنان احساس کنند هر بار که اعلانی روی لپ‌تاپ خود می شنوند، مجبورند به آن پاسخ دهند."

گرین و سندرسون رعایت نکات زیر را برای انجام ارتباطات غیرهمگام یا غیرهمزمان پیشنهاد می‌دهند:

1. انتظارات صریحی برای کسی که مستقیما مسئول برقراری ارتباط است تعیین کنید.
2. تعریف کنید که یک خروجی چگونه باید باشد و چه زمانی به پاسخ نیاز است.
3. به طور فعالانه توضیح دهید که اگر ارتباط بی پاسخ بماند چه اتفاقی خواهد افتاد.
4. زمانی که ارتباطات داخلی بصورت تکرارشونده رخ می دهند از قالب ها استفاده کنید.
5. یک پایگاه دانش متمرکز و آسان بسازید تا هم تیمی ها مجبور نباشند وقت خود را برای جستجوی اطلاعات مهم تلف کنند.

ایجاد اشتراک رایگان

مراقب فرسودگی شغلی مجازی باشید

هیچ راهی برای دور زدن این واقعیت وجود ندارد که نظارت یک مدیر بر سلامت روانی کارکنان دورکار،چالش برانگیزتر از چیزی است که بتوانید به طور فیزیکی با آن سر و کار داشته باشید. اما این بدان معنا نیست که می توانید از نشانه های فرسودگی دورکاری غافل شوید. به گفته گرین و ساندرسون،" کلید تشخیص فرسودگی شغل‌های مجازی این است که یک مجموعه از رفتارها را در میان تیم و همکاران خود ایجاد کنید تا بتوانید از راه دور متوجه تغییرات شوید. برای بررسی کارکنان و ایجاد یک محیط امن روانی برای ارتباط با آن‌ها روی استفاده از معیارهای طبیعی تمرکز کنید نه تکیه بر حضور فیزیکی یا تغییر در انرژی یا حالات چهره."

گرین و سندرسون پیشنهاد می‌کنند: " به سراغ همکاران پرحرف و همیشه فعال بروید که اخیرا در جلسات یا کانال‌های کاری بسیار ساکت بوده‌اند. نشانه دیگر، نظارت بر افرادی است که به طور منظم به جلسات ویدئویی می پیوندند، اما ناگهان کمرنگ می‌شوند. حتی آشفتگی ناگهانی یکی از کارکنان ثابت که فراموش می‌کند گزارشات هفتگی خود را ارائه دهد، یک علامت هشدار محسوب می‌شود."

به گفته آنها، تنظیم زمانی برای صحبت کردن در مورد احساسات پشت کار در کنار خود کار، می‌تواند یک راه کم فشار برای شروع فرهنگ ارزیابی باشد، و رویدادهایی مانند: جلسات یک به یک ، زمان بررسی میانی پروژه و بررسی عملکرد پس از پروژه، را به عنوان فرصت‌هایی برای صحبت در مورد حجم کار، انگیزه و مطالعه فضای مجازی و فرسودگی احتمالی پیشنهاد می‌کنند.

وضعیت کار در آینده

چیزی که در مورد کارکنان نسل جوان صادق است این است که آن‌ها می خواهند کارفرمایان خود را در جایی که هستند ملاقات کنند. سیر استعفاهای بزرگی که اخیرا رخ داده چیزی را به ما یاد داده است مبنی بر این که جوانان شغل خود را تغییر خواهند داد تا زمانی که کارفرمایی پیدا کنند که آنچه نیاز دارند را به آن‌ها بدهد. این شامل انعطاف پذیری است که دورکاری فراهم می‌کند. خوب بودن دیگر به اندازه کافی خوب نیست. بنابراین، اگر سازمان شما می خواهد در حال حاضر و در آینده کارفرمای برجسته‌ای باقی بماند، بهتر است تفکر و رویکرد خود را برای دورکاری به شیوه‌ای سازنده به روز کنند که همه در آن پیروز می شوند. این موضوع کاملا غیرقابل انکار است.

شبکه اجتماعی سازمانی ، ابزاری سازنده و به روز برای تعاملات تیمی در اختیار شما قرار می دهد. اکانت رایگان بسازید و یا با پر کردن فرم درخواست مشاوره و دمو با ما در تماس باشید.