رشد فرهنگ سازمانی مثبت با تیم دورکار

به لطف وجود فن‌آوری‌های مدرن، محیط کار جهانی در چند سال اخیر تغییرات گسترده ای داشته و تغییرات اکنون سریع تر از قبل در حال شتاب گرفتن هستند. دوران ادارات پارتیشن بندی شده یا حتی سازمان های متمرکز که در آن‌ها همه کارکنان در دفتر مرکزی یا شعب مختلف در سراسر جهان کار می‌کردند، به سر آمده است.

در حال حاضر داشتن تیم هایی در قالب فضاهای کاری اشتراکی یا حتی در خانه‌های خود در قالب دورکاری، محبوب تر شده است.

در واقع شرکت های بسیار موفقی وجود دارند که اصلا دفتری ندارند و تمام نیروی کار آن ها از راه دور کار می کنند.

بنابراین شما به عنوان یک مدیر یا موسس یک سازمان چه کاری می توانید انجام دهید تا محیطی با رفتارهای مثبت ایجاد کنید و سپس با یک تیم دورکار، فرهنگ سازمانی مثبت را رشد دهید؟

ارزش دورکاری را درک کنید

بسیاری از مطالعات نشان داده اند که دورکاری اثرات ارزشمندی بر بهره وری، شادی و رفاه عمومی کارکنان دارد. به عنوان مثال، این مقاله در مجله «مروری بر کسب وکارهای هاروارد» به آزمایشی در یک مرکز تماس در چین اشاره می‌کند که در آن به کارکنان فرصت داده شده بود تا به مدت ۹ ماه بصورت داوطلبانه در خانه دورکاری کنند.

نیمی از داوطلبان مجاز به دورکاری بودند و بقیه به عنوان گروه کنترل در دفتر باقی ماندند. پاسخ های نظرسنجی و داده‌های جمع آوری شده در مورد عملکرد کارکنان در پایان این مطالعه نشان داد که کارکنان دورکار در مقایسه با کارکنان دفتری نه تنها خوشحال تر هستند بلکه احتمال کمتری دارد که ترک کار کنند، و متعاقبا بهره وری بیشتری نیز دارند.

در این مقاله نویسنده شواهدی را نشان می دهد مبنی بر این که فقط کارکنان از کار در خانه سود نمی برند بلکه خود شرکت هم می تواند به همان اندازه از یک کارمند دورکار سود ببرد.

نویسندگان در این مقاله که موضوع آن تجزیه وتحلیل محل کار در سراسر جهان بود، مزایای کلیدی دورکاری را فهرست کردند که در ذیل ارائه شده اند.

• افزایش رضایت کارکنان
• کاهش غیبت های بدون برنامه
• افزایش بهره وری
• صرفه جویی در هزینه های کارفرمایان
• کاهش برگزاری جلسات بیهوده
• افزایش همکاری
• گسترش مجموعه کارکنان بااستعداد

همانطور که می بینید، مزایای بی شماری هم برای کارمند و هم برای کارفرما در استفاده از تیم‌های دورکار یا ارتباطات راه دور وجود دارد.

معایب تیم‌های دورکار

در مورد معایب داشتن تیم های دورکار مطالب زیادی نوشته شده است. دو موضوعی که بیشتر مورد بحث قرار گرفته‌اند تاثیر بر فرهنگ شرکت، و فقدان ارتباطات مستقیم است که می تواند رخ دهد. توجه به این موضوع هنگام ساخت یک مدل تیمی توزیع شده، اولین گام عالی برای اجتناب از این مسائل است.

پس برای رشد فرهنگ سازمانی مثبت با یک تیم دورکار چه اقداماتی می توانیم انجام دهیم؟

ایجاد یا اصلاح ارزش های شرکت

داشتن مجموعه‌ای از ارزش ها واقعا می تواند مسیری که فرهنگ شما طی می کند را کنترل کند. فرآیندی که ما طی کردیم و ایده هایی که در نظر گرفته بودیم را در این پست می نویسم.

ایجاد ارزش های شرکت که فرهنگ سازمانی را تقویت می کنند.

نکته کلیدی این بود که من احساس می کردم زمانی که یک مجموعه ارزش داشتیم، فرهنگ ما واقعا تغییر مثبتی کرد و فرآیند خلق ارزش ها با در نظر گرفتن کل تیم دلیل بزرگی برای موفقیت ما بود.

این مقاله از شرکت نرم‌افزاری رسانه های اجتماعی TINT توضیح می دهد که آن ها چگونه فرهنگ سازمانی خود را به عنوان یک تیم بازنویسی کردند.

بیشتر بخوانید: از دورکاری تا کار هوشمند: قدم های بعدی برای تحول دیجیتال

فرهنگ سازمانی خود را به اشتراک بگذارید

خوب است فهرستی از کلمات یا ارزش ها تهیه کنید، همچنین بسیار مهم است که با یک تیم دورکار یا توزیع شده آنچه که امیدوارید فرهنگ سازمانی شما به آن دست یابد را مستند کنید.

سند حاصله باید الهام بخش، واضح، شیوا و به درستی نوشته شده باشد.

داشتن یک تیم توزیع شده به این معنی است که درک فرهنگ شما برای اعضای جدید تیم سخت تر خواهد بود، بویژه زمانی که کم ترین زمان ملاقات با تیم وجود داشته باشد.

بنابراین این سند اهمیت بیشتری پیدا می کند. باید فرهنگ سازمانی را به وضوح برای همه افراد سازمان خود (جدید و قدیمی) از روز اول بیان کنید. باید انتظارات خود، چگونگی اندازه گیری عملکرد، چگونگی ارزیابی کارکنان برای تناسب فرهنگی و مسائل دیگر را کاملا روشن کنید. هیچ جزئیاتی را از قلم نیندازید.

این فرهنگ سازمانی باید به طور مداوم با رشد یا تغییر مورد ارزیابی مجدد قرار گیرد. لازم نیست وقت زیادی را صرف آن کنید و بعد آن را بلا استفادها جایی دور از دسترس بقیه قرار دهید. برای رشد فرهنگ سازمانی مثبت با یک تیم دورکار باید دائما بر فرهنگ و ارزش های خود نظارت داشته باشید و مرتب آن را با کارکنان خود به اشتراک بگذارید.

در مقابل تمام اعضای تیم به کارکنان جدید خوش آمدگویی کنید

اگر همه شما در یک دفتر باز و بزرگ حضور دارید،حتما چند دقیقه ای را صرف خوشامدگویی به کارمند جدید در مقابل بقیه آعضای تیم کنید. داشتن یک تیم دورکار نمی تواند بهانه ای برای نادیده گرفتن این موضوع باشد.

اشتراک رایگان بسازید

شما باید کارمندان جدید را تشویق کنید تا با هر تعداد از اعضای تیم که امکان پذیر است جلسه جداگانه ای نیز ترتیب دهد؛ به ویژه کسانی که مستقیما با آنها در ارتباط نیست یا در بخش های مختلف مشغول هستند. حاضرین در این جلسات بیش از هر سند یا سخنرانی مدیران می توانند فرهنگ سازمانی را به کارمند جدید شما آموزش دهند. این جلسات روش خوبی برای شناخت همه افراد در سطح شخصی هستند و همچنین در به دست آوردن درک عمیق تر از اینکه چه کسی مسئول چه کاری در سازمان است. با آگاهی از اینکه تعامل اجتماعی در یک تیم توزیع شده یا دورکار محدود است، می توانید زمان بیشتری را با کارمند جدید صرف ایجاد آشنایی و ارتباط تیمی کنید.

بیشتر بخوانید: تیم مجازی: 10 راه برای ایجاد فرهنگ تعاملات سازمانی

محیط کاری با ارتباطات باز و مبتنی بر بازخورد ایجاد کنید

شفاف و باز نگه داشتن کانال های ارتباطی تیم، شفافیت را افزایش می دهد و درعین حال، ارتباطات تیمی که سازمان‌ها به شدت به آن نیاز دارند را تقویت می کند. من فقط در مورد جلسات آنلاین صحبت نمی کنم که مردم هم از آن وحشت دارند. شما می خواهید محیطی را تشویق کنید که همه در آن مشارکت داشته باشند، نه فقط برونگراهای پر سر و صدای تیم شما. هرگونه خط قرمز یا تشریفات مربوط به ارتباطات را کاهش دهید تا از سکوت کارکنان که برای تیم شما مفید نیست، جلوگیری شود. بسته به اندازه تیم شما، هر چه با کانال های تیم ارتباط بیشتری داشته باشید، معمولا در باز و شفاف بودن آن ها بهتر عمل می کنید.

انتظارات خود از روش های ارتباطی را تعیین کنید

تعیین اینکه از کدام کانال های ارتباطی برای چه موضوعاتی استفاده شود واقعا به تنظیم لحن و تشویق ارتباطات کمک می‌کند. این یک حرکت هوشمندانه است و درست از همان زمانی که برای اولین بار یک کسب وکار را راه اندازی می‌کنید باید این نگرش را اتخاذ کنید. به عنوان مثال، ممکن است نیاز به ارسال مستندات قانونی و جدی از طریق ایمیل یا سرور فایل ابری خود داشته باشید، در حالی که بحث های اتفاقی یا دورهمی‌های تیمی باید از طریق اسلک یا کولتفرم انجام شوند.

می توانید با داشتن یک دستورالعمل ساده و اطمینان از اینکه به همه توجه می کنید، سردرگمی خود در مورد پست گذاشتن را کاهش دهید. اگر تیم توزیع شده شما از مجموعه خاصی از ابزارها برای برقراری ارتباط و همکاری استفاده می کند (مثلا دراپ‌باکس (Dropbox) برای اشتراک گذاری فایل، یا اسلک (slack) برای بحث متنی و یا کولتفرم برای ارتباطات متنی و تماسی)، فورا به همه اعضای تیم جدید اطلاع دهید تا مجبور نباشند برای فهمیدن اینکه کدام ابزار خاص برای چه شرایطی مورد نیاز است، به تیم ایمیل بزنند. باید از اعضای تیم بخواهید به این ابزارها وارد شوند؛ هر مانعی برای این ارتباط (مانند یکی از اعضای تیم که هرگز وارد سیستم IM شرکت نمی شود) می تواند مضر باشد و بهره وری را از بین ببرد. اکثر ابزارهای ارتباطی باید در تمام طول روز به عنوان یک برنامه دسکتاپ یا تب مرورگر باز گذاشته شوند. اعلان ها شما را به روز نگه می دارند. چیزی به سادگیِ باز نگه داشتن این تب، درب را برای برقراری ارتباطات باز نگه می دارد و یک محیط کار منسجم تر و مشارکتی تر ایجاد می‌کند.

فرم درخواست جلسه مشاوره و دمو

از «اثر کولر آبی» آگاه باشید

ویکی پدیا «اثر کولر آبی» را این گونه تعریف می‌کند «زمانی که کارکنان در محل کار دور کولر آبی دفتر جمع می شوند و صحبت می کنند این پدیده رخ می‌دهد». این واژه مترادف جمع آوری و ارتباطات افراد در یک محیط خاص (مانند دفتر کار) است. وقتی یک برنامه تلویزیونی، مانند یک سریال تلویزیونی در میان بسیاری از مردم مورد بحث قرار می گیرد (بیشتر مربوط به حدس زدن اتفاقاتی است که در قسمت بعدی رخ خواهند داد) می توان گفت که برنامه دارای «اثر کولر آبی» است. درست مانند یک دفتر کار فیزیکی، شما باید یک مکان مشابه را به صورت مجازی ایجاد و تشویق کنید. به عنوان مثال، اگر از ابزار چت متنی شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم یا سایر ابزارها استفاده می کنید ، ایجاد یک کانال را فقط برای این کار در نظر بگیرید.

شما همچنین باید قوانین پایه معقولی در مورد محتوا ایجاد کنید، مانند افکار سازمان خود در مورد زبان و طنز، به طوری که هیچ کسی ناراحت نشود و به همان اندازه باید صحبت کردن در مورد هر چیزی از کفش های مورد علاقه گرفته تا آخرین برنامه در نتفلیکس را تشویق کنید.

برای یادگیری همه وقت بگذارید

اگر هر روز در کنار یکی از همکاران خود در اداره نشسته باشید، زمان زیادی طول نمی کشد که چیزهای زیادی در مورد آن ها یاد می گیرید. بدون اینکه حتی تلاش کنید، کم کم متوجه می شوید که آن ها به عنوان یک فرد چه کسانی هستند و چه ویژگی های شخصیتی دارند. این موضوع زمانی به یک چالش تبدیل می شود که تیم شما دورکار باشد. از طریق بحث های غیررسمی در پدیده «کولر آبی» که در بالا توضیح داده شد، نکاتی را در مورد هر یک از کارکنان یا همکاران خود یاد بگیرید، یا حتی می توانید یک نظرسنجی گسترده در مورد وعده های غذایی یا فیلم های مورد علاقه کارکنان انجام دهید. شما می توانید یک بازی بسازید که همه باید در آن به شخصیت کارتونی مورد علاقه خود یا مانند آن رای دهند. فعالیت های ساده و سرگرم کننده ای مانند این واقعا به رشد فرهنگ سازمانی مثبت با یک تیم دورکار کمک می کنند.

ارتباط برقرار کنید، ارتباط برقرار کنید، ارتباط برقرار کنید!

فرهنگ تیم دورکار شما، صرفا فقط براساس ارتباطات است که شکوفا خواهد شد یا شکست خواهد خورد. اگر در مورد ارتباطات اشتباه کنید، متوجه می شوید که فرهنگ شما پایدار نخواهد ماند.

در صورت امکان، هر هفته زمان منظمی را برای یک مکالمه همه جانبه کنار بگذارید. اگر تفاوت زمانی از این امر جلوگیری می کنند، سعی کنید دو جلسه را در زمان های متفاوت ترتیب دهید. آنچه تیم روی آن کار می کند را پوشش دهید، جزئیات هر تصمیمی که ممکن است روی تیم تاثیر بگذارد را بیان کنید و تکرار کنید که بازخورد و ارتباطات باز می خواهید. داشتن این جلسات منظم به اشتراک گذاری اخبار کمک می کند و انگیزه را در میان کل تیم افزایش می دهد.

همیشه در رابطه با نرم افزارهای چت، سیاست مشخصی داشته باشید - حتی اگر پشت میز کارتان نباشید، باید بتوانند به شما پیام دهند، و دفعه بعد که در حالت کاری هستید می توانید آن را ببینید. با این حال، مراقب باشید که از مردم نخواهید ۲۴ ساعته کار کنند. این کار می تواند باعث تحقیر همکاران شما شود و آن ها را دچار فرسودگی شغلی خواهد کرد و خیلی موثر نخواهد بود.

یک ملاقات رو در رو سالانه (یا منظم تر) داشته باشید. به عنوان مثال، تیم در بافر هر سال چندین جلسه بین المللی دارد، جایی که تیم دور هم جمع می شوند. به برگزاری جلسات با استفاده از ویدئو کنفرانس هم توجه کنید. این به افراد اجازه می دهد یکدیگر را بشناسند و واکنش ها و حالات چهره یکدیگر را ببینند. زبان بدن به برقراری ارتباط موثر کمک می کند زیرا افراد زبان بدن شما را تقریبا به همان اندازه گوش دادن به آنچه می گویید، مشاهده می کنند.

تعامل کارکنان تیم دورکار خود را اندازه گیری کنید

تعیین زمان برای یک نظرسنجی فصلی رسمی، به روزرسانی ماهانه وضعیت ایمیل هر عضو تیم، یا چیزی مانند نظرسنجی نبضِ کارکنان واقعا به شما کمک می کند تا احساسات اعضای تیم خود را در هر زمانی اندازه گیری کنید. فقط روی موضوعات مرتبط با کار تمرکز نکنید؛ پرسیدن در مورد شادی و خلق و خوی، باز بودن را تشویق می کند و ممکن است به کاهش هر گونه احساس انزوا و عدم ارتباط نیز کمک کند.

ما تعدادی مشتری داریم که از نظرسنجی نبض کارکنان خود به عنوان راهی برای به دست آوردن یک معیار احساسی در هفته یا ماه استفاده کرده اند و گزارش می دهند که این روش اثرات جانبی زیادی دارد مانند باز شدن یک گفتگو با کارکنانی که نیاز به بحث در مورد مسائل دارند.

در ادامه خواندن این مقاله پیشنهاد می شود: معرفی ابزارهای برتر تعاملات سازمانی در حوزه منابع انسانی که می تواند به تقویت دورکاری کمک کند