چهار پیشنهاد برای پیشرفت شغلی و حرفه ای در زمان دورکاری

ما معتقد هستیم، برای ارائه و نشان دادن دستاوردها و موفقیت های تان به حضور فیزیکی در محل کار نیازی ندارید. اینجا پیشنهاداتی داریم که چطور با استفاده از کولتفرم، در زمان دورکاری، تاثیرگذار بوده و درست دیده شوید. بدیهی است که وقتی دورکار می شوید، اولین قدم تنظیم روال مناسبی برای کارآمد ماندن در مسیر کاری است، به شکلی که با استفاده از تعاملات مجازی حضور و نقش شما در روالهای کسب و کاری درستی ایفا شود.

بر اساس گزارش فوربس، فراهم نبودن ابزار تعاملات سازمانی مناسب در زمان دورکاری کار سازمان‌ها را در تعیین اینکه چه کسی شایسته ارتقاء یا پاداش است دشوارتر می‌کند. خوشبختانه کولتفرم به عنوان یک ابزار مناسب تعاملات سازمانی، محیطی برای شما و اعضای تیم تان فراهم می کند تا همزمان با اینکه کارهایتان را انجام می دهید با مشارکت بقیه همکاران، ایده هایتان را به اشتراک بگذارید و حتی تصمیم‌گیری جمعی داشته باشید.

با استفاده از کانال ها در کولتفرم، تاریخچه ای از تمام کارها و تعاملات حول یک موضوع در دسترس همه مخاطبین آن است. در کولتفرم حتی برای آشنایی با همکار جدید فقط به اندازه ارسال یک پیام خصوصی فاصله دارید. در ادامه پیشنهاداتی برای ایجاد یک فرهنگ مناسب برای خوب دیده شدن درکنار اطمینان از پیشرفت شغلی در زمان دورکاری برپایه امکانات کولتفرم ارائه می دهیم.

1. دستاوردها و موفقیت های خودتان و تیم تان را به اشتراک بگذارید.

ممکن شما از آن دسته افرادی باشید که از به اشتراک گذاشتن دستاورد یا حتی تشکری که مشتری یا کارفرمایتان به خاطر اجرای درست و به موقع کار کرده است خوشتان نیاید. ما درک می کنیم، اما به گفته مربی مدیریت زمان، الیزابت گریس ساندرز، به اشتراک گذاشتن موفقیت و کارآمدی راهی مهم برای کمک به سایر همکاران و همچنین سازمان در درک نقش و ارزش آفرینی شما در پیشبرد امور می باشد. چطور می توانیم این کار را در کولتفرم به شیوه درست انجام دهیم؟

انتشار خبر در یکی از کانال های عمومی و باز نشر آن برای اعضای تیم.

پیشنهاد می کنیم خبر آن را در کانال های عمومی ثبت کنید و سپس آن را برای هم تیمی هایتان بازنشر دهید.

به عنوان مثال، شروع یک پروژه، پایان هر مرحله یا تحویل کار به کارفرما، دریافت رضایت نامه و ... مستلزم انتشار یک اعلامیه است که سایر همکاران سازمان را با ضرب آهنگ پیشرفت سازمان هماهنگ کند. همچنین روش خوبی برای اعتبار بخشی به مسئولیت ها و جایگاه های افراد در زمان شروع یک پروژه یا کار است.

اگر کانالی برای اخبار سازمانی ایجاد شده باشد با انتشار این گونه پیامها، علاوه بر اینکه امکان دیده شدن مشارکت شما در گستره سازمان فراهم می شود یک آرشیو قابل جستجو از همه پروژه ها و کارهایی که شما در آنها نقشی داشته اید را هم ایجاد می کند.

ترفند: اگر هم تیمی های تان را نام می برید (آنها را منشن می کنید) عالی است و برای تکمیل کار، حتماً این پیام را در کانال خصوصی تیم تان هم به اشتراک بگذارید تا مدیران نیز در جریان قرار بگیرند.

تنظیم یادآور برای تشویق بقیه

تنظیم یک یادآور سیستمی با استفاده از تی بات برای قدردانی از کار و نقش دیگران ، می تواند رشد دهنده فرهنگ سالمی از درک و شناخت متقابل در سازمان باشد. به علاوه اینکه همکارانتان این لطف شما را زمانی که به دلایل کاری ناراحت می‌شوید و ممکن است فریاد بزنید را هم در یاد خواهند داشت.

2. همیشه منظم، سازمان یافته و در دید باشید.

یک تیم سازمان‌یافته مرتب و شفاف با استفاده از چند کانال که بر اساس موضوع و پروژه در کولتفرم ایجاد شده اند کار خود را برای دیده شدن نقش و میزان مشارکت هر کدام از اعضای تیم در زمان دورکاری راحت می کند. در ادامه چند راه مناسب برای استاندارد سازی نحوه اشتراک موفقیتها و دستاوردها در سطح سازمان پیشنهاد می دهیم.

پیشرفت‌ها و موفقیت‌ها را به اشتراک بگذارید

قالب زیر می تواند یک نمونه خوب برای اشتراک گذاری پیشرفت ها و موفقیت ها باشد:

گزارش موفقیت:

امروز ما موفق شدیم، ... . هدف ما این بود که ... و ما در زمان مناسب آن را برآورده کردیم. دعوت می کنیم دستاورد این موفقیت را در اینجا ... ببینید.

مهمترین دستاوردها:

• دستاورد یک
• دستاورد دو
• دستاورد ...
• قدم بعدی: قرار است به عنوان قدم بعدی ... را انجام دهیم و امیدوار هستیم موفق شویم.

با تشکر از @... ، @...، و @... و همه همکارانی که در این پروژه با همت عالی کار می کنند.

ترفند: برای هر یک از گزارشات از الگو و قالب مشخص استفاده کنید. وجود یک قالب مشخص برای گزارشات و پیام ها دستاوردهای زیادی دارد که چندتا از آن ها عبارتند از:

• چیزی از قلم نمی افتد.
• تنظیم آن وقت کمتری می گیرد.
• مرور آن از خواننده وقت کمتری می گیرد.
• وجود لغات خاص در محتوای قالب ها امکان جستجو آن ها را در پیام های گذشته فراهم می کند.

هر روز صبح یک پیام شروع کار در کانال تیم تان ثبت کنید.

یکی از مهم ترین نکات الگوهای مدیریت پروژه چابک این است که تمام اعضا از کار یکدیگر مطلعند، می دانند که هر یک از اعضا دیروز چه دست آوردی داشته است (تا در صورت نیاز از آن استفاده کنند)، امروز درگیر چه کاری است (تا از تکرار و دوباره کاری جلوگیری شود) و با چه مشکلاتی روبرو است (تا در حل آن تجربیاتشان را به اشتراک بگذارند).

نیاز به رعایت این نکته در زمان دورکاری دو چندان می شود و ما نیز به شما پیشنهاد می کنیم برای شروع کار حتما اول صبح یک پیام شامل سه بخش زیر در کانال تیم تان ثبت کنید:

• دیروز روی چه موضوعات و فعالیت هایی کار کرده اید.
• امروز قرار است روی چه موضوعات و فعالیت هایی کارکنید.
• موانع احتمالی که فکر می‌کنید خواهید داشت را بیان کنید.

ترفند: اول اینکه خلاصه بنویسید. همچنین پیشنهاد می کنیم قالبی برای این پیام در یک فایل آماده کنید و تا زمانی که عادت کنید یک یادآور روزانه اول صبح در تقویم شخصی خود برای این کار تنظیم کنید.

3. فرصت های جدید یادگیری را بیابید.

درست است که انزوای ناشی از دورکار شدن باعث کاهش اثر هم افزایی یادگیری حاصل از حضور فیزیکی بین همکاران در محل سازمان می شود ولی نمی تواند فرصت های یادگیری را از شما بگیرد. کولتفرم در این زمینه می تواند به شما کمک کند.

از کانال ها به عنوان فضای مجازی مطالعه و یادگیری بهره ببرید.

یک فرصت توسعه حرفه ای و کم هزینه، آشنایی و کسب اطلاعات بیشتر در مورد نقشهای کاری روزمره در گستره سازمان تان است. با عضویت در کانال های مختلف (البته اگر سازمان تان موافقت کند در کانال های سایر واحدهای سازمانی) فرصتی استثنایی برای مرور تاریخچه کانال‌ها، یادگرفتن ابتکارات سایر همکاران در کسب موفقیت‌ها و اجرای پروژه‌ها و یا حتی ترفندهای برنده شدن در یک مذاکره چالشی، اکنون بدون مزاحمت برای بقیه در اختیار شماست. درنگ نکنید چون این رویه یادگیری شما را به فردی کارآمدتر تبدیل می کند.

نکته: اگر کانال های مورد علاقه تان خصوصی هستند و شرایط سازمان اجازه می دهد می توانید درخواست کنید فقط به عنوان دنبال کننده (follower) عضو شوید.

ترفند: اگر حین یادگیری پیشنهادی اصلاحی به ذهنتان رسید از امکان پیام خصوصی به شخص مسئول مربوطه استفاده کنید و به حوزه تعهدات بقیه احترام بگذارید.

توجه: مراقب باشید این رویه و موضوع، وظایف و تعهدات اصلی شما را تحت شعاع قرار ندهد.

شفاف و بدون تعارف، بازخوردهای دقیق بدهید.

اگر شما در موقعیتی هستید که باید از عملکرد همکار یا تیمی قدردانی کنید (یا حتی کم کاری را گوشزد کنید)، حتماً و بدون فوت وقت به صورت شفاف این کار را انجام دهید. قالب پیشنهادی ما برای این کار به شکل زیر است:

قدردانی از آقایان و خانم ها تشکر از @... ، @...، و @...

در حد دو تا سه جمله در مورد موضوع و علت و در صورت امکان لینک به نتیجه کار بیاورید.

ارزش حاصل شده: عنوانی برای ارزش حاصل شده که لایق قدردانی شده است بیاورید.

برای کارهای بقیه نقد بنویسید.

بدون جانبداری یا جبهه گیری کارهای بقیه را نقد کنید و نقدپذیر هم باشید. مشابه قبلی ها توصیه می‌کنیم قالب مشخصی را برای نوشتن نقد و Review ایجاد کنید که شامل دلایل به صورت شفاف و بدون ابهام باشد.

ترفند: بدون موضع‌گیری منفی در برابر نقدهای دیگران، این فرصت را به بقیه و خودتان بدهید. اگر مدیر هستید در مباحث حول نقدهای انجام شده، موضع‌گیری سازمانی نکنید تا فضا کماکان باز بماند.

توجه: باز کردن فضای انتقاد مثل یک تیغ دولبه است. اگر بقیه شما را برای ورود به این فضاها قبول ندارند یا درکل موضع گیری قبلی وجود دارد، با احتیاط به این فضا ورود کنید. پیشنهاد می کنیم قبل از ارسال هر نقد یا پاسخ، ابتدا آن را بنویسید. چند ساعت بعد دوباره بخوانید و بعد از اصلاح احتمالی آن را منتشر کنید.

4. شبکه و ارتباطات خود را قوی تر کنید.

شرکت و سازمان شما پر از همکاران با تجربه، قوی و خبره است. درست است که حالا که دورکار شده اید، فرصت های اتفاقی رودرو شدن و گپ و گفت های تایم نهار و استراحت های کوتاه بین کار، از شما گرفته شده است ولی به جای آن کولتفرم فرصت‌های جدیدی را برای ارتباط در اختیار شما قرار می دهد.

کانالی را برای شبیه سازی گپ و گفت های خودمانی و اتفاقی درست کنید.

این خلاقیت شماست که چگونه بر انزوای حاصل از دورکاری فائق آیید. با موضوعاتی که شما و تعدادی از همکارانتان علاقه دارید (هر چیزی مثل کوهنوردی، عکاسی، سلامتی، آشپزی، آخرین تکنولوژی ها و یا ...) کانالی عمومی ایجاد کنید. در مباحث با اشتیاق شرکت کنید. شاید بپرسید چرا باید اینگونه کانالی را در فضای تعاملات سازمانی کولتفرم بسازیم. درست است که می‌توانید آن را در شبکه‌های اجتماعی عمومی انجام دهید، ولی ما پیشنهاد می‌کنیم در کولتفرم این کار را انجام دهید. شما به این فضا نیاز دارید و اگر در کولتفرم باشد هم حس بهتر و تجربه بهتری از دور کاری به شما خواهد داد و هم با کمتر سوئیچ کردن محیط به تمرکز شما لطمه نمی زند.

نکته: خیلی وسواس نداشته باشید. در انتشار هر چیزی که فکر می‌کنید ممکن است کمک یکی از همکارانتان کند یا حتی باعث لبخندی شود تردید نکنید. البته قواعد سازمانی و حریم خصوصی افراد و اعتقادات شان را هم رعایت کنید.

نهار دورهمی به صورت مجازی

اگر محدودیت محیطی ندارید برای وقت ناهار با یکی دو همکار برای دورهمی نهار به صورت مجازی وقت مشخصی را تنظیم کنید. کولتفرم امکان تماس گروهی ویدئویی دارد. پیشنهاد می‌کنیم امتحان کنید.

همکارانتان و مخصوصاً افراد جدید را به بقیه معرفی کنید.

قبلا اگر همکار جدیدی به سازمان یا تیم وارد می شد طی روالی با بقیه آشنا و جذب فرهنگ کاری شما می شد. در زمان دورکاری سخت تر است ولی امکانپذیر. پیشنهاد می کنیم توانمندی و ویژگی‌های مثبت سایر همکارانتان حتی اگر قدیمی هستند را از زاویه خودتان بنویسید. یک جور نقد است ولی اگر به جنبه های مثبت افراد نگاه کنید مشکلی ایجاد نخواهد کرد.

مناسبت هایی مثل تولد همکاران را جشن بگیرید.

این فرصت خوبی برای تجدید ارتباطات قبلی است و حتی می تواند با قدری شوخ طبعی همراه باشد.

نکته: ممکن است به این نوشته که نگاه می کنید، چیز جدیدی نبینید، ما فقط آنها را مرتب کردیم و اهمیت آنها در زمان دورکاری را آورده ایم. واقعا کمک می کنند تا حس خوبی در زمان دورکاری داشته باشید. امیدوار هستیم دورکاری برای شما به فرصتی برای پیشرفت تبدیل شود.

در انتها اگر نظر یا پیشنهادی دارید ثبت کنید ما آنها را بررسی و همین جا منتشر می کنیم.