تأثیر بسترهای ارتباطات سازمانی بر منابع انسانی و یادگیری

زمانی که مایکروسافت در آوریل 2020، آمار 75 میلیون کاربر فعال روزانه در Teams را گزارش کرد، مهر تائیدی به این تغییرات بود.

این آمار نشان ازتکاملی دارد که در آن کاربران از برنامه‌های پیام‌رسان سنتی مانند ایمیل و پیام‌های متنی به استفاده از محل کار مجازی روی آوردند. این مکان‌های کار مجازی، برنامه‌های چت و ارتباطات سازمانی بسیار پیچیده‌ای هستند مانند مایکروسافت تیمز، اسلک، کولتفرم، زوم، نسخه واتس‌اپ بیزنس، و فیس بوک.

اکنون زمان ایجاد تغییر است

مطالعه ای که توسط واحد اطلاعات اکونومیست انجام شد نشان داد که 31 درصد از جوانان امروزی از نوعی پیام رسانی فوری برای برقراری ارتباط با همکاران و مشتریان خود استفاده می کنند. در واقع این نوع تکامل فناوری جدید نیست. یک دهه پیش، زمانی که گوشی‌های هوشمند وارد بازار شدند و نحوه صحبت افراد و استفاده از ماشین حساب ها را کاملاً تغییر دادند، شاهد تحول مشابهی بودیم. در این صورت سوال این است، ما باید از این تغییر نگرش نسبت به ابزارهای ارتباطات سازمانی چه سودی ببریم؟

معنای آن برای فناوری منابع انسانی و یادگیری این است که آنها اکنون یک رابط جدید برای عملیاتی کردن محصول خود دارند. درست مانند برنامه های تلفن همراه که یک دهه قبل معرفی شدند، اکنون زمان توسعه برنامه ها و افزونه ها در این پلتفرم های ارتباطات سازمانی است. به عنوان مثال، برای یک استخدام‌کننده، به این معناست که وارد برنامه می شود و به سادگی به تمام اسناد کاندید مربوطه که قبلاً جمع‌آوری شده‌اند، دسترسی دارد.

ابزاری قابل استفاده برای همه

داشتن برنامه‌هایی برای منابع انسانی و آموزش تکنولوژی، یادگیری مستمر کارمندان را در حین کار و در ترکیب با آن ممکن می‌سازد. می تواند ویژگی هایی داشته باشد تا کارمندان بتوانند آموخته های خود را ثبت کنند و مدیران پیشرفت را پیگیری کنند.

علاوه بر این، ادغام یکپارچه این برنامه‌ها با ابزارها و نرم‌افزارها، کار از راه دور را شفاف‌تر می‌کند، و این راه حلی است که شرکت‌های کوچک یا بزرگ بسیار از آن استقبال می‌کنند. در همین راستا، مطالعه‌ای توسط مایکروسافت در ژوئیه امسال انجام شد، که در آن الگوهای ارتباطات سازمانی را بین 350 نفر در تیم تحول محل کار مدرن اندازه‌گیری کرد. نتایج یافته ها این چنین بود:

یک "شیفت شب" جدید ظاهر شده است زیرا (کارکنان) ساعات بیشتری را در طول روز به انجام مسئولیت های شخصی مانند آموزش در خانه اختصاص می دهند. تعطیلات آخر هفته دیگر محدودیتی برای ارتباطات سازمانی و کار نیست، و افراد بیشتری «ساعات ناهار» خود را به پیام‌رسانی فوری با همکاران خود می‌گذرانند که نشان‌دهنده جریان کاری بی‌پایان است.

تحقیقات در مورد چنین عادات کاری در حال تغییر، کاملا نشان دهنده این است که کارکنان از انعطاف پذیری ابزارهای ارتباطات سازمانی قدردانی می کنند و به آن به عنوان وسیله ای برای بهره وری نگاه می کنند. و در مورد بهره‌وری، بیشتر ابزارها دارای داشبورد نتیجه برای شرکت‌ها هستند تا از ارتباطات استفاده کنند، مانند Workplace توسط فیس‌بوک که گزارش‌های تجاری رایگان و بینش‌هایی درباره رفتارهای مصرف‌کننده برای درک بهتر داده‌ها ارائه می‌دهد.

چگونه منابع انسانی و ابزارهای یادگیری تغییر خواهند کرد

وقتی کاربران شروع به استفاده از این ابزارها می کنند، مهم است که ارائه دهندگان فناوری و شرکت های توسعه محصول از ادغام با این پلتفرم ها پشتیبانی کنند. با این حال، بسیاری از فروشندگان فناوری منابع انسانی هنوز در مورد چگونگی استفاده از این ابزارهای ارتباطات سازمانی در عملکرد فعلی خود نامطمئن هستند.

به طور خاص، در مورد یادگیری و منابع انسانی، به نظر می رسد پذیرش کاربر و حضور دائم و چسبنده مشتری یکی از تکراری ترین مشکلات باشد و پلتفرم های ارتباطات سازمانی می توانند به افزایش پذیرش از طرف کاربران کمک کنند.

به عنواهن مثال:

• یک پلتفرم یادگیری می‌تواند کاربر را از طریق چت در مورد دوره‌های یادگیری جدید بر اساس اهداف و اولویت‌های یادگیرنده مطلع کند.
• کل یک مصاحبه شغلی را از طریق یک برنامه مبتنی بر ویدئو کنفرانس می توان برگزار، ضبط و رونویسی کرد و با مدیران کارگزینی به اشتراک گذاشت.
• کارمندان می‌توانند موضوعات رفاهی و مرتبط با امور منابع انسانی خود را از طریق شبکه اجتماعی سازمانی بررسی و تایید کنند.

پلتفرم‌های ارتباطات سازمانی همچنین می‌توانند حرکات ساده و در عین حال تأثیرگذار مانند دادن حقوق دسترسی و شناسایی کارمندان برای تأیید عملکرد را کاربردی کنند. همانند کولتفرم امکان رکورد کردن کار و ساعات کاری و گزارش کارهای انجام شده می تواند مستقیم در محیط شبکه اجتمعای و ارتباطات سازمانی انجام شود. امکانات بسیار زیاد است و در آینده نزدیک، افزونه‌ها یا برنامه‌های بسیار بیشتری برای پلتفرم‌های فناوری منابع انسانی سنتی فعال خواهند شد.

ارائه دهندگان فناوری پیوسته در نقشه راه محصول خود تجدید نظر می کنند تا محصولاتی بهتر را برای کار با این تکنیک های ارتباطی و ارتباطات سازمانی عرضه کنند. توسعه نقشه راه محصولات ارتباطات سازمانی شامل پشتیبانی از تعاملات سازمانی، مزایای متعددی را به همراه دارد ازجمله پذیرش بهتر کاربر، گردآوری داده‌های معنادار رفتار کاربر، و مهم‌تر از همه، تجربه یکپارچه کارکنان در یک محل کار دیجیتالی مستقل از مکان فیزیکی.