جامع ترین راهنمای کارشناسان و مدیران منابع انسانی

قبل از اینکه درباره دلایل اینکه چرا شرکت شما به بخش منابع انسانی موثر نیاز دارد، بیایید کمی درباره معنای واقعی منابع انسانی صحبت کنیم.

منابع انسانی چیست؟

منابع انسانی یعنی فرد یا گروهی از افراد یک شرکت که همه مسائل مربوط به کارکنان را مدیریت می کنند. این مسائل شامل (اما نه محدود به) استخدام، حفظ بودجه، جذب و پذیرش، مدیریت مزایا، تضمین رضایت کارکنان، پیاده سازی یک فرهنگ سازمانی و آموزش نیروهای جدید است.

تنها بر اساس این تعریف متوجه می شوید که اداره امورات بدون کمک منابع انسانی تا چه اندازه دشوار خواهد بود. به همین دلیل است که شرکت های کوچک و متوسط واحد منابع انسانی دارند که کارکنان آن همه امورات مربوط به مدیریت، اشتغال و توسعه بین شرکت و کارکنان آن را تحت نظارت دارند. علت وجود بخش منابع انسانی، پشتیبانی از شما و کارکنان شما است تا بتوانید وظایف خود را با موفقیت انجام دهید.

وظیفه و مسئولیت کارکنان بخش منابع انسانی، هر روزه بخش قابل توجهی از فعالیت شما را در بر می گیرد. پس این بخش چه معنایی برای شما دارد؟ حال بیایید برخی از رایج ترین مسئولیت های این کارکنان را مرور کنیم تا بتوانیم درک بهتری از تاثیر HR روی شرکت ها داشته باشیم.

مسئولیت های منابع انسانی

• مدیریت روابط کارکنان
• ایجاد یک ساختار شغلی
• مدیریت رضایت شغلی کارکنان
• مدیریت مزایای شغلی کارکنان
• مدیریت پاداش
• حفظ برنامه کسب و کار سازمان
• مدیریت آموزش نیروهای جدید
• بررسی متقاضیان شغل
• ایجاد استاندارهای فرهنگی سازمان
• حفظ یک محیط کاری سالم
• کنترل کارهای اداری لازم

منابع انسانی ارتباطات میان کارکنان و همچنین میان شرکت و کارکنان را مدیریت می کند. یعنی کار آنها توسعه تعاملات مثبت و مدیریت همه کارکنان شرکت است به نحوی که آنها حس خوبی برای انجام کار داشته باشند و نسبت به شغل خود متعهد باشند و روی رشد کسب و کار سرمایه گذاری کنند.

اگر موضوع شخصی و یا مربوط به کار باشد، منابع انسانی به همه مشکلات با دقت رسیدگی می کند و بهترین منافع شرکت و کارکنان را در نظر می گیرد.

بیشتر بدانید: تأثیر بسترهای ارتباطات سازمانی بر منابع انسانی و یادگیری

ایجاد یک ساختار شغلی

بخش منابع انسانی شما به کل برنامه کارکنان رسیدگی می کند – یعنی شکاف های میان ساختار فعلی کارکنان شما را شناسایی کرده و آنها را با به دست آوردن استعدادهای جدید پر می کند. گروه منابع انسانی شرکت شما به شما اطمینان می دهد که افراد درستی برای کمک به رشد کسب و کار شما استخدام شده باشند.

مدیریت رضایت شغلی کارکنان

هنگامی که کارکنان شما شروع به کار کردند، باید مطمئن شوید که برای سرکار آمدن انگیزه کافی دارند و به ارزش شرکت شما اضافه می کنند – میزان انگیزه آنها برای کار ارتباط مستقیم با سطح رضایت شغلی آنها دارد.

اگر کارمندان شما از نقشی که ایفا می کنند، راضی باشند، حس می کنند که باعث رشد سازمان شما می شوند و اگر بخواهند می توانند تغییرات زیادی در بخش های مختلف ایجاد کنند و به احتمال زیاد تبدیل به تیم سازنده سازمان می شوند. تیم منابع انسانی به کارمندان این اطمینان را می دهد که واقعا از نقش های خود احساس رضایت داشته باشند و اگر آنها در هر زمانی نسبت به شغل خود ناراضی و ناراحت باشند، با آنها همکاری می کنند.

مدیریت مزایای شغلی کارمندان

بخش منابع انسانی شما با مقدار و نوع منفعتی که به کارمندان ارائه می دهند، سروکار دارد. ارائه مزایای کارمندی خوب برای موفقیت کسب و کار شما ضروری است چون ارائه این مزایا استعدادها را جذب و حفظ می کنند و میزان بهره وری کارکنان را افزایش می دهند. مزایای شغلی خوب مانند انواع تسهیلات، باعث ایجاد احساس رضایت و امنیت شغلی در کارکنان و بهره وری بیشتر می شود.

مدیریت پاداش

نیروی انسانی همه کارهای مربوط به حقوق و دستمزد و پاداش، حقوق کارکنان، برنامه پرداخت، فرم های مالی و سایر کاغذبازی های مربوط به مالیات را اداره می کند. اگر کارمندی ارتقاء بگیرد یا مشمول پاداش شود، نیروی انسانی همه کارهای مربوط به اعمال تغییرات در برنامه پرداخت منظم او را انجام می دهد.

نکته : شما، می‌توانید یک پلتفرم تعاملات سازمانی جامع مانند شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم را در سازمان خود مستقر کنید که هم شامل تمام ویژگی‌های ارتباطی مورد نیاز کارمندان است و هم امکانات بسیار قدرتمند در یکپارچه سازی با سایر سیستم های سازمانی را دارا است.

درخواست دمو

حفظ برنامه کاری شرکت

بخش نیروی انسانی شرکت به شما کمک می کند تا برنامه کسب و کار شرکت خود را ایجاد، گسترش و نگهداری کنید. این به مانند یک نمای کلی از ساختار سازمانی شرکت شما است. این بخش فلسفه و کد فرهنگی سازمان شما، نحوه مدیریت کارکنان شما و نحوه توزیع منابع شما را پوشش می دهد.

مدیریت آموزش کارکنان جدید

زمانی که یک کارمند استخدام می شود، نیروی انسانی اغلب آنها را قبل از انجام وظایف کاری، آموزش می دهد. چه یک روز باشد چه روز هفته، آموزش نیروی کار جدید ضروری است برای اینکه کارمند باید نسبت به نقشی که در شرکت دارد، احساس راحتی کند. همچنین راه خوبی برای تعیین زودهنگام انتظارات و آماده سازی آنها است تا آنها بتوانند در اسرع وقت تاثیرگذار باشند.

بررسی متقاضیان شغلی

در آغاز فرآیند استخدام، ممکن است وظیفه بررسی متقاضیان آن شغل بر عهده شما باشد. در بررسی های اولیه، این فرصت را دارید که از گزینه های موجود درباره شغل های قبلی، صلاحیت های اصلی و توقع آنها از دستمزد را بپرسید. به خاطر داشته باشید همانطور که شما هر متقاضی را بررسی می کنید، آنها نیز متقابلا شما را ارزیابی می کنند. لازم است که خود و شرکتتان را کاملا شفاف به آنها معرفی کنید. به ویژه، به یاد داشته باشید که 67 درصد متقاضیان کار حداقل یک بار تجربه بد در فرآیند استخدام را داشته اند و بیش از نیمی از آنها نیز به دلیل تجربه نامطلوب، پیشنهاد شغلی را رد کرده اند.

ایجاد استانداردهای فرهنگی سازمان

منابع انسانی وظیفه دارد تا به شما در ایجاد و حفظ فرهنگ شرکت به شما کمک کند – این امر شامل فلسفه، بیان اهداف و محیط کاری شما است. علاوه بر این، شامل استانداردهای اخلاقی، ارزش ها، اهداف و سطح انتظارات شرکت شما نیز می شود. منابع انسانی ممکن است برنامه نویسی، فعالیت ها، بررسی ها یا رویدادها را در دفترکار شما پیاده سازی کند تا کارمندان بتوانند درک بهتری از فرهنگ داشته باشند و آن را بهتر یاد بگیرند.

محیط کاری سالم را حفظ کنید

بخش منابع انسانی به شما کمک می کند تا یک محیط کاری سالم و ایمن برای کارمندان فراهم و آن را حفظ کنید. وظیفه آنها شامل تنظیم استانداردهای سالم و ایمن در دفترکار، انتقال این استانداردها به همه کارمندان و حفظ آنها در حین رشد کسب و کار است. این استانداردها باید به نحوی نوشته شوند که کارمندان بتوانند در هر مقطع زمانی در شرکت به آنها مراجعه کنند.

مدیریت کارهای اداری لازم

کارهای اداری زیادی از شرکت شما توسط منابع انسانی انجام می شود. این کارها شامل کاغذبازی های اداری مربوط به قوانین مالیاتی استانی و شهری، درخواست های شغلی، اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد و زمانبندی و قرادادهای کارمندان است.

بخوانید: چرا تعامل سازمانی مهم است و چگونه منابع انسانی می‌تواند آن را بهتر کند؟

مراحل ایجاد واحد منابع انسانی

• ایجاد برنامه پرسنلی شرکت
• تعیین بودجه منابع انسانی
• تعیین سیستم پرداخت حقوق و اداری
• تعیین لیست شرح وظایف
• طراحی یک برنامه شفاف از مزایای شغلی
• ایجاد کتابچه راهنمای کارمندی
• تنطیم رویه های ایمنی
• جمع آوری و ساماندهی سوابق اداری
• نصب پوسترهای استخدامی لازم
• ایجاد فرآیندهایی برای ارزیابی عملکرد کارکنان

ما فهرستی از 10 مرحله را گردآوری کرده ایم (که ترتیب خاصی ندارند) تا به کمک آن بتوانید یک واحد منابع انسانی موفق درسازمان ایجاد نمایید. اگر از طریق این فهرست یا بدون این فهرست، شروع به کار با کارمندان منابع انسانی شرکت خود کردید، همه موارد موجود در فهرست را باید با دقت در نظر بگیرید.

1) ایجاد یک برنامه پرسنلی در سطح شرکت

یک برنامه پرسنلی در سطح شرکت ایجاد کنید تا بتوانید همه موقعیت های شغلی مورد نیاز خود را شناسایی کنید و با توجه به آن نیروهای جدید را استخدام کنید. این کار می تواند شامل جابجایی کارکنان به وظایف جدید و یا حتی حذف کامل کارمندان و یا وظایف آنها از شرکت باشد.

2) تعیین بودجه منابع انسانی

شما برای بخش منابع انسانی به بودجه نیاز دارید تا هزینه های مربوط به ایجاد این بخش و استخدام تیم منابع انسانی شما تامین گردد. این بودجه به برنامه نویسی در سطح شرکت و فعالیت هایی که منابع انسانی انجام می دهند نیز تخصیص می یابد.

3) تعیین سیستم پرداخت حقوق و اداری

باید اطمینان یابید که برای همه کارمندان و کارکنان خود، برنامه حقوق و دستمزد و پاداشت در نظر گرفته اید. کارمندان شما شاید بخواهند درباره چگونگی، زمان و میزان پرداختی خود در ازای پیشنهاد شغلی اطلاعاتی کسب کنند. شما نیز به این اطلاعات برای تعیین محدوده حقوق برای همه کارمندان خود نیاز دارید.

4) نوشتن لیست شرح وظایف

شرح وظایفی که در وب سایت شما و سایت های شغلی مثل LinkedIn و Glassdoor منتشر می شود، نحوه جذب متقاضیان شغلی است. لازم است که توضیحات شغلی را برای همه نقش های منابع انسانی که نیاز به استخدام دارید، ارائه دهید. سپس، پس از انجام مراحل استخدام، همه کارکنان جدید باید بتوانند به شما در ایجاد همه توصیفات شغلی برای رشد شرکت کمک کنند.

5) طراحی یک برنامه شفاف از مزایای شغلی

برای جذب و حفظ استعدادها، بهتر است که یک برنامه کاملا شفاف ایجاد شود. باید همه مزایایی که برای استخدام های جدید در نظر گرفته اید را طرح ریزی کنید تا آنها حس خوبی نسبت به تصمیم برای پیوستن به گروه شما داشته باشند و در وظایف خود احساس امنیت و حمایت شغلی داشته باشند.

6) ایجاد یک کتابچه راهنمای کارمندی

وجود کتابچه راهنمای کارمند (چه چاپی و چه دیجیتالی) روش خوبی برای شفاف سازی انتظارات از همان روز اول است که مربوط به رفتار، ایمنی، سلامت و فرهنگ در محل کار است. کتابچه شما باید شامل پاسخ به همه سوالاتی باشد که کارمندان با آنها از همان آغاز کارآموزی و شروع کار در شرکت شما مواجه می شوند (و سوالات دیگری که شما مناسب می دانید).

7) تنظیم رویه های ایمنی

کارمندان شما تقریبا 8 ساعت در روز در محل کار خود مشغول به کارند – پس به مکانی سالم و ایمن برای سپری کردن زمان نیاز دارند. اگر حتی یکی از کارمندان شما احساس نا امنی داشته باشد و یا در معرض آسیب های جسمی و روحی باشد، نمی توان انتظار داشت که بازدهی خوبی داشته باشند. برای پیشگیری از آن، محل کار شما باید مطابق با استانداردهای ایمنی و بهداشتی باشد که می توانید آن را در کتابچه راهنمای کارمند بگنجانید. رویه های ایمنی خود را برای انواع درگیری های شخصی و رویه های مربوط به شرایط اضطراری و سایر موقعیت های بالقوه غیرمنتظره یا خطرناک را بیان کنید تا همه بتوانند به درستی آنها را اداره کنند.

8) جمع آوری و ساماندهی سوابق اداری

اگرچه شما ممکن است یک دستیار اجرایی برای جمع آوری و سازماندهی سوابق اداری شرکت داشته باشید، اما باید در نظر بگیرید که اسناد زیادی باید جمع آوری و سازمان دهی شوند و به صورت جداگانه توسط بخش منابع انسانی شما مدیریت شوند.

9) نصب پوسترهای استخدامی لازم

قوانین استانی و شهری باید در شرکت ها به صورت پوسترهای خاصی نمایش داده شوند به نحوی که هر کسی که وارد آن مکان می شود، با آن پوسترها مواجه شود. برخی از این پوسترهای خاص به مرور زمان تغییر می کنند، بنابراین حتما با قوانین و الزامات استان و کشور خود هماهنگ باشید.

10) ایجاد فرآیندهایی برای ارزیابی عملکرد کارکنان

موفقیت و رضایت کارمندان یکی از مولفه های اصلی یک شرکت موفق است که بدون این دو مورد، به سختی می توان بهترین استعدادها را حفظ کرد. در واقع، شرکت هایی که از بازخورد منظم کارکنان برخوردارند، میزان گردش مالی آن ها 14.9% کمتر از شرکت هایی است که این کار را انجام نمی دهند. ممکن است بخواهید که فرآیندهای بازخورد به عملکردها را در سطح شرکت اجرا کنید تا اطمینان یابید که همه افراد مطابق با استاندارد خاصی که شما و منابع انسانی شرکت تنظیم و نگهداری کرده، رفتار می کنند. ارزیابی مداوم عملکرد کارکنان به شما تضمین می دهد که همه کارکنان طبق بالاترین پتانسیل خود کار می کنند. علاوه بر این باید از احساس رضایت کارمندان نسبت به شغل خود نیز مطمئن شوید، آنها باید حس کنند که می توانند باعث رشد شرکت شما شوند و از عضویت در گروه شما لذت ببرند.

یشتر بخوانید: تعامل و همکاری

تعریف ساختار و وظایف در واحد منابع انسانی

حال که ویژگی ها و الزامات کلی که باید برای گزینه های منابع انسانی خود در نظر بگیرید را برشمردیم، حال به نقش های واقعی که شما باید در این بخش اعمال کنید، می پردازیم.

با ساختار بخش منابع انسانی کار را شروع می کنیم. با توجه به اندازه شرکت، ممکن است که به همه این موقعیت ها و سطوح شغلی در بخش منابع انسانی خود نیاز پیدا نکنید. نکته مهم دیگری که باید به آن توجه شود عناوین این مشاغل و سطح مورد نیاز بخش منابع انسانی به آنها است.

پس کارکنان منابع انسانی واقعا چه نقشی دارند؟ و تفاوت هر موقعیت شغلی با دیگری چیست؟ در ادامه به این سوالات پاسخ می دهیم.

وظایف منابع انسانی در سطح مبتدی

مشاغل منابع انسانی در سطح مبتدی مناسب دانشجویان در حال تحصیل و یا تازه فارغ التحصیل شده، یا افرادی که برای اولین بار وارد این حوزه شده اند. این نقش می تواند شامل دستیاران و کارآموزان منابع انسانی، متخصصان، غیرمتخصصان یا استخدام کنندگان باشد.

دستیاران/کارآموزان منابع انسانی

دستیاران منابع انسانی و کارآموزان منابع انسانی معمولا مسئول کارهای اداری مثل مرتب سازی اسناد، تکمیل کارهای مربوط به اطلاعات نیروهای استخدامی جدید و سایر کارهایی هستند که از آنها خواسته می شود تا انجام دهند و به این ترتیب افراد دیگر بهره وری خود را حفظ کنند و روی کارهای پیچیده تری تمرکز نمایند.

کارشناس متخصص منابع انسانی

تمرکز کارشناسان منابع انسانی روی بخش یا رشته خاصی در منابع انسانی است. این تخصص ها شامل توسعه منابع انسانی، مدیریت منابع انسانی و توسعه سازمانی است. هدف آنها این است که در حوزه تخصصی خود کارشناس شوند. برای مثال، کارشناسان مزایا باید جزئیات دقیق برنامه سود یک شرکت را بدانند و بتوانند اطلاعات را برای کارکنان فعلی و استخدامی های جدید تشریح نمایند.

کارشناسان عمومی منابع انسانی

این کارشناسان اطلاعات مربوط به چند بخش مختلف از سازمان و نیازهای مربوط به آن را در اختیار دارند. افرادی که در این شغل مشغول به کار هستند، ممکن است وظایفی را به عهده داشته باشند که به نظر شما مربوط به بخش منابع انسانی است مثل پاداش، ارتباط با کارمندان و محیط کار.

کارشناس استخدام

وظیفه استخدام کننده، آوردن استعدادهای چشمگیر برای شرکت است. آنها افراد جدید را برای پرکردن شکاف موجود در برنامه کارکنان شرکت پیدا می کنند تا کسب و کار شرکت رشد کند و تا جایی که ممکن است، سازنده باقی بماند.

وظایف منابع انسانی سطح متوسط

از آنجایی که افرادی مشغول در این بخش به رتبه های بالاتری می رسند و به تجارب بیشتری نیز نیاز پیدا می کنند، احتمالا به سمت یک وظیفه متوسط در بخش منابع انسانی جابه جا می شوند. به عنوان مثال می توان به مشاغلی مثل کارشناس پیشرفته، مدیران منابع انسانی و استخدام کنندگان ارشد اشاره نمود.

کارشناس ارشد

کارشناس ارشد معمولا شخصی است که از جانب یک کارشناس منابع انسانی ترفیع گرفته است. کار آن شامل ارائه توصیفات شغلی برای نقش های فنی یا خاصی که در حوزه تخصصی آنها وجود دارد و آموزش کارشناسان سطح مبتدی در رشته انتخابی آنها باشد. کارشناسان ارشد به عنوان کارشناسان سطح بالای یک شرکت در نظر گرفته می شوند و درباره موضوعات خاصی در بخش منابع انسانی فعالیت می کنند.

مدیر منابع انسانی

یک مدیر منابع انسانی ممکن است بر گروهی از کارمندان منابع انسانی در سطح ورودی یا متوسط نظارت داشته باشد. آنها معمولا مسئول انجام کارهای پیچیده تری هستند مثل ایجاد و مدیریت سیاست ها، ارزش ها و فرهنگ کل شرکت.

مسئول ارشد استخدام

مسئول ارشد استخدام به عنوان کارمند پذیرش نیروهای جدید عمل می کنند. آنها ممکن است روی گروهی از استخدام کنندگان سطح ورودی که مسئول شناسایی گزینه های جدید و ایده آل برای موقعیت های شغلی شرکت هستند نیز نظارت داشته باشند. مسئول ارشد استخدام ممکن است برای شرکت شما کار کنند و یا ممکن است با آنها به عنوان خدمات شخص ثالث با توجه به بودجه و منابع موجود قرارداد ببندید.

وظایف منابع انسانی ارشد

اگر فردی بیش از دوران حرفه ای خود در بخش منابع انسانی بماند، ممکن است به یک موقعیت شغلی بالاتر در شرکت ترفیع یابد. این وظایف می توانند شامل مشاوره منابع انسانی، مدیر منابع انسانی، مدیر بخش استخدام یا معاون رئیس منابع انسانی (CHRO) باشند.

مشاور منابع انسانی

یک مشاور منابع انسانی معمولا مسئول نظارت بر همه فعالیت های اداری منابع انسانی است و مطمئن می شود که شما همه اوضاع شرکت مثل سیاست های کشوری و استانی را رعایت می کنید. آنها ممکن است کارشناسان موضوعی روی یک سیاست خاص مربوط به منابع انسانی باشند. افرادی که این وظایف را به عهده می گیرند ممکن است با توجه به بودجه و منابع به عنوان نیروی کمکی شخص ثالث قرارداد بسته باشند.

ریاست منابع انسانی

اگر یک مدیر منابع انسانی ترفیع یابد، آن فرد ممکن است به سمت ریاست منابع انسانی برسد. در بیشتر کسب و کارهای متوسط و کوچک، مسئول منابع انسانی معمولا همه فعالیت های سازمانی را نظارت می کند و مستقیما به مدیرعامل گزارش می دهد.

مدیر کل استخدام

مدیران کل استخدام مسئول نظارت بر گروه های استخدامی شرکت شما هستند. آنها روی برنامه کارکنان شما امضاء می کنند و اطمینان می یابند که همه شکاف های مربوط به وظایف شما پر شده و نیازهای استعدادهای لازم نیز برآورده شده باشند.

معاون منابع انسانی یا مدیر ارشد منابع انسانی (CHRO)

در یک شرکت بزرگتر، ممکن است یک معاون یا یک مدیر ارشد منابع انسانی داشته باشید. این فرد به طور مستقیم به مدیرعامل گزارش می دهد و همه عملیات منابع انسانی را نظارت می کند و اهداف کلی آن بخش را نیز تعیین می نماید.

حال نوبت شماست

برای رسیدن به موفقیت در کسب وکار باید یک گروه فوق العاده از منابع انسانی داشته باشید. بخش منابع انسانی همه روابط کارکنان، قراردادها، آموزش، توسعه شغلی، مزایا و فرهنگ شرکت شما را مدیریت می کند. و با بکارگیری ابزار ارتباطی مناسب ،به منابع انسانی خود در پیشبرد این اهداف کمک کنید.

شبکه های اجتماعی سازمانی یکی از این ابزارهای ارتباطی هستند که با انتخاب آگاهانه و مناسب می توانید به رشد فرهنگ ارتباطی سازمان خود سرعت ببخشید. شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم یکی از این ابزارها است که به راحتی در ایران در دسترس شماست. روی لینک زیر کلیک کنید تا همکاران ما بلافاصله با شما تماس بگیرند.

فرم درخواست جلسه مشاوره و دمو