راهنمای جامع بهبود تعاملات تیم های دورکار

دورکاری دیگر به بخش لاینفکی از زندگی بدل شده است. طبق گزارشی در مورد کارکنان استرالیایی در رشته های مهندسی و علمی، از هردو متخصص، یک نفر ترجیح می‌دهد که فقط در خانه کار کند یا با استفاده از یک مدل ترکیبی، زمان خود را بین کار در اداره و خانه تقسیم کند.

دورکاری مزایای زیادی دارد ازجمله عدم نیاز به رفت‌وآمد، صرفه‌جویی در مخارج و افزایش توازن میان کار - زندگی شخصی. اما گفته می‌شود که کارمندان جدید هنگام دورکاری، در هماهنگی در انجام کارهایشان با دیگران و حفظ انگیزه دچار مشکل می شوند. همچنین احتمال بیشتری در بروز احساس انزوا یا گوشه‌گیری وجود دارد. این عوامل تأثیری منفی بر بهره‌وری، احساس تعلق و تعاملات دارند. اما وجه مثبت و مزایای دورکاری را هم باید دید. اگر روال تعاملات و ارتباطات درست چیده شود از این اثرات جانبی می شود پیش گیری کرد.

مدیران برای حل این مشکل باید ایجاد فرهنگ تعاملات اثربخش در زمان دورکاری را در رأس امور قرار دهند. اگر این امر به‌درستی انجام شود، تعاملات مجازی ایده‌های جدید و راهکارهای نوآورانه‌ای ایجاد می‌کند که اهداف کسب‌وکار را برآورده ساخته یا حتی از آن فراتر می‌رود. این راهنمای جامع برای بهبود تعاملات تیمی به رهبران کسب‌وکار کمک می‌کند تا:

• طرز فکر تعاملی را برای تیم‌های دورکار ایجاد کنند.
• محیط دورکاری فراگیر ایجاد کنند.
• جلسات راه دور کارآمدتری برگزار کنند.
• فرایند و مسئولیت‌پذیری کسب‌وکار را اولویت‌بندی کنند.
• در زمان وقوع اشتباه دچار دستپاچگی نشوند.

ما می‌دانیم که تدوین یک استراتژی مشخص برای تعاملات راه دور و تعهد به انجام آن اصلاً مسئله کوچکی نیست؛ اما با پیروی از بهترین رویه‌ها و ایده‌ها برای تعاملات در محل کار می‌توان این روند را آسان‌تر ساخت.

1) با فعالیت های تیم سازی مجازی، ذهنیت تعاملات تیمی ایجاد کنید

تعاملات رودررو با تعاملات راه دور متفاوت است. زمانی که در یک اتاق حضور ندارید، به‌سادگی نشانه‌های غیرکلامی و کلامی طرف مقابل را نادیده می‌گیرید. لازم به ذکر است که نباید واژگان مورداستفاده در جلسات مجازی را نادیده بگیریم (" شما میوت (mute) هستید"، "میخواهم صفحه‌نمایشم را (share) کنم." "تو شروع کن").

برای رهایی از عادات بد، باید پویایی تیم مجازی خود را به نحوی تغییر دهید که تعاملات اثربخش را تشویق کند. در حقیقت باید به بهانه ای افراد هم سلیقه را دور هم جمع کنید ولی در بستر تعاملات آنلاین. می‌توانید با انجام اقدامات تیم سازی مجازی، کار را با تعریف مجدد نحوه تفکر تیمتان درباره تعاملات و کار تیمی آغاز کنید. گفتگوهای مجازی یا کارهای مجازی جانبی مانند کلاس‌های آشپزی، انجمن‌های کتاب‌خوانی، مسابقات ورزشی یا مسابقه عکاسی مجازی همگی نمونه‌هایی از فعالیت‌های تیم سازی مجازی هستند. تیم سازی فرصتی برای توسعه تعاملات و ارتباطلات تیمی است.

این فعالیت‌ها را می‌توان در کانال‌های کولتفرم (Colatform) پیاده سازی کرد. از امکانات کولتفرم (Colatform) می توانید به‌عنوان رابط گفتگوهای غیررسمی و روزمره مجازی میان کارمندان، برگزاری جلسات گفت‌وشنود مجازی ، انجام نظرسنجی، برگزاری جلسات سرپایی و بازی‌های اجتماعی برای تیم دورکار خود استفاده کنید.

2) با توسعه طرز فکر تعاملی و مشارکت تیمی، تیم های دورکار کارامدتر ایجاد کنید

هنگامی‌که صحبت از تعاملات در محل کار می‌شود، آزادی در بیان مهم‌ترین عاملی است که تیم را قادر می‌سازد تا آزادانه عقاید خود را مطرح کنند.

آریل هانسبرگ- Ariel Hunsberger ، سرپرست یادگیری و توسعه در اسلک بیان می‌کند «نباید پرسنل را ترساند، زمانی که نیروی کار آزادانه نظراتشان را بیان می‌کنند و چیزی می‌گویند واکنش حضار در اتاق ممکن است این باشد " که خدایا این چه ایده ی احمقانه‌ای است" یا "چطور چنین چیزی را نمی‌دانی؟". درصورتی که برای ایجاد احساس امنیت، اعضای تیم باید بتوانند با یکدیگر همراهی کنند. هرچه بیشتر سخنان و عقاید همکارانتان را در مورد نحوه کار آنها، تخصصشان و چالش‌های روزمره آنها درک کنید، احتمال بیشتری وجود دارد که تعاملات خوبی با آنها داشته باشید.

آریل بیان می‌کند «هیچ‌کس نباید تصور کند که کار من سخت‌ترین کار است و کار دیگران تنها این است که کار من را سخت‌تر کنند». اگر متوجه شدید که چنین احساسی نسبت به کار دارید، این بدان معناست که زمان آن رسیده است تا با افرادی که تصور می‌کنید زندگی شما را دشوار می‌سازند احساس همدردی بیشتری داشته باشید.

اما نباید زیاده‌روی کنید. درحالی‌که داشتن رفیق در محل کار برای حفظ کارمندان و رضایت آنها حائز اهمیت است اما همیشه دو برابر کردن گفت‌وشنودهای روزمره و گاها بی‌اهمیت راهکار نیست (مخصوصاً اگر تیمتان از کنفرانس‌های ویدیویی خسته شده است). در عوض بر جلب اعتماد، تعهد به سیستم‌های ایجادشده و ایجاد فرهنگی تمرکز کنید که در آن اعضای تیم پشتیبان یکدیگر هستند.

3) جلسات راه دور را اثربخش‌تر برگزار کنید

می دانیم که، یک برنامه کاری پر از جلسات آنلاین یا حضوری، بهره‌وری تیم را از بین می‌برد. از طرف دیگر، زمانی که صحبت از تعاملات اثربخش می‌شود، باید نکته سنجی کرد. اینکه آیا جلسه شما موفقیت‌آمیز خواهد بود یا خیر به نحوه برنامه‌ریزی و اجرای آنها توسط شما بستگی دارد. پیش از اینکه کنفرانس ویدیویی بعدی را برنامه‌ریزی کنید، تکنیک‌های زیر را امتحان کنید:

• آماده‌سازی، آماده‌سازی و آماده‌سازی: تنها به خاطر اینکه جلسه برگزار کرده باشید، جلسات را برگزار نکنید. برای خودتان روشن کنید که چه کسانی در این جلسه شرکت می‌کنند، افراد در جلسه چه نقشی دارند و هدف از برگزاری این جلسه چیست. سپس آنها را اطلاع رسانی کنید.
• اهداف هر فرد در جلسه را به‌طور شفاف تعیین کنید. در یک تحقیق درباره آنچه منجر به تعاملات خوب در محل کار می‌شود، نیروی کاری که از آنها نظرسنجی شده بود متفق‌القول بیان کردند که داشتن مسئولیت واضح یکی از مهم‌ترین مؤلفه‌های کار تیمی اثربخش و عدم توضیح شفاف آنها یکی از بزرگ‌ترین موانع تعاملات است. پس مطمئن شوید حتما قبل جلسه نقش خود را بداند.
• گوش دادن فعالانه را تشویق کنید: برای اینکه تیم شما واقعاً مسئولیت‌های فردی یکدیگر را درک کنند، باید گوش دادن فعالانه را تمرین کنند. منظور از گوش دادن فعالانه، گوش دادن برای یادگیری و جذب، بدون قصد پاسخ دادن است. این مسئله بسیاد مهمی است که همه اعضای تیم باید این مهارت را یاد بگیرند.

<

آیا قصد دارید جلسه بعدی را از راه دور برگزار کنید؟ کولتفرم (Colatform) می تواند به شما کمک کند.

4) مستند سازی و بهینه سازی فرایندهای کسب‌وکار و مسئولیت‌پذیری را در اولویت قرار دهید

فرآیندها در حقیقت، رویه ارتباطی کارمندان و مسئولیت ها را استاندارد سازی می کنند. یکی از مدیران بازاریابی در شرکت Pandora بیان می‌کند «نیروهای کاری اغلب تصور می‌کنند که می‌دانند رویه انجام کارها به چه معناست اما بدون مستندسازی فرایندها، همه‌چیز واقعاً آشفته می‌شود». بدون ایجاد شفافیت بین همکارانتان و تدوین رویه ارتباطات آنها با هم، عادات بد و راه‌حل‌های بیهوده جای همه‌چیز را خواهند گرفت. او اضافه کرد «براساس مستندات فرآیندی کارکنان می‌توانند به اسنادی مراجعه کنند که مسیر روند کاری را نشان می‌دهد و می توانند برنامه انجام کار داشته باشند و دستورالعمل‌های بسیار شفافی دریافت می‌کنند».

همچنین فرآیندهای کسب‌وکار تثبیت‌شده، باعث افزایش مسئولیت‌پذیری می‌شوند. اگر ضرب‌الاجل‌ها را از دست بدهید و نقش خود را ایفا نکنید، می‌بینید که غیر از اصل کار هم تیمی هایتان را هم تحت‌الشعاع این مسئله قرار داده اید.

می‌توانید با مرتبط ساختن فرایندها به روشهای معمول یا حتی با تعیین پاسخ‌های سفارشی به‌نحوی‌که تیمتان بتواند سریعاً بهترین روش انجام کارها را پیدا کند، اطمینان پیدا کنید که فرایندها به‌سادگی در دسترس قرار دارند. تا حد امکان، این شفافیت و نحوه برقراری ارتباط باید همه روابط همکاران را تحت پوشش قرار دهد علی‌الخصوص زمانی که مسئله پوشش نقاط ضعف هر همکار از طریق مشارکت تیمی و رویه های ارتباطی مطرح می‌شود.

او همچنین مثالی از رئیس خود مطرح کرد. در اولین جلسه ما رئیس گفت «من در کار با ایمیل افتضاح هستم، انبوهی از این ایمیلها نخوانده دارم، بنابراین اگر می خواهید یک ایمیل واقعاً مهم برای من ارسال کنید، آن را در پایان روز برای من بفرستید یا یک پیام کوتاه به من بدهید. به این شکل می‌توانم تعیین کنم که باید چه چیزی را پیگیری کنم. نمی‌خواهم مجبورتان کنم اما می‌خواهم مطمئن شوم که به خاطر می سپارید». این یک نمونه از پوشش یک ضعف فردی در ارتباطات تیمی است.

5) زمانی که تعاملات و ارتباطات دچار مشکل می شوند، دستپاچه نشوید

مسئولیت کل تیم، برقراری تعاملات و ارتباطات به شکل سازنده است؛ بنابراین قبل از اینکه به دلیل بروز مشکلی دچار دستپاچگی شوید، مراحل زیر را دنبال کنید تا تعاملات سازنده و روان را در محل کار ایجاد کنید:

با اعضای تیم به‌صورت یک‌به‌یک گفتگو کنید

صحبت کردن مستقیم درباره مسائل، ارزش بسزایی دارد. شما با چت و تماسهای خصوصی در کولتفرم گفتگو‌های سریع و غیررسمی (One on One) با هرکدام از اعضای تیم را شبیه‌سازی می‌کنید. مثل رفتن سر میز همکار برای پرسیدن یک سؤال، صحبت با چند نفر بعد از جلسه یا گفتگوی غیررسمی با هرکسی که اتفاقی ملاقات می کنید.

مخالفت و تعهد پذیری

تصور کنید که تیم تصمیم دارد تا یک پروژه را اولویت‌بندی کند اما یکی از اعضای تیم باور دارد که باید بر روی چیز دیگری تمرکز شود. آموزه Hunsberger یعنی «مخالفت و تعهد پذیری» یک استراتژی تصمیم‌گیری ثابت‌شده است که نیروی کار را قادر می‌سازد تا شکایات خود را مطرح کند و احساس کند که مشورت وی گرفته شده و درعین‌حال نسبت به کار در حال انجام، مسئولیت‌پذیر باشد.

Hunsberger برای تشریح آن می گوید «ممکن است نظر و خواست شخصی من از فهرست اولویت‌های مهم پروژه حذف‌شده باشد اما نقش من به‌عنوان کارمند این است که بگویم بسیار خوب من با این تصمیم مخالفم اما به اولویت کنونی تیم و کسب و کار متعهد هستم زیرا می‌دانم که نظر من شنیده‌ شده است. شاید به چیزی که مد نظر من بود نرسیم اما من مشکلی ندارم زیرا چیزهایی وجود دارد که می‌توانیم به آن دست پیدا کنیم. بدیهی است ما نمی‌توانیم به هر چه می‌خواهیم برسیم».

بر روی همسوئی و معرفی کردن خود به عنوان هم تیمی همراه تمرکز کنید

Hunsberger در ادامه می گوید «آیا واقعاً به یکدیگر گوش می‌دهید یا صرفاً کنار هم می‌نشینید؟ آیا از هم تیمی‌های خود چیزهایی درباره تجارب و سابقه آنها یاد می‌گیرید یا صرفاً درباره دستیابی به هدفتان صحبت می‌کنید؟». او همکاران را تشویق می‌کند تا برند خود را به‌عنوان یک همکار همراه تعریف کنند. اگرچه این اصطلاح بیشتر یک کلمه باب روز به نظر می‌رسد اما واقعاً به معنای اعتبار حرفه‌ای شما است و تعیین می‌کند که آیا کارمندان می‌خواهند با شما کار کنند یا خیر. هر کاری که انجام دهید، به ارزش شما به‌عنوان یک همکار خوب می‌افزاید یا ارزش شما را تقلیل می‌دهد.

6) پیش از اینکه وارد گود شوید، ظرفیت تعامل پذیری خود و تیم را بسنجید

قبل از این‌که غرق بررسی ایده‌های تعاملات در محل کار شوید، ببینید که چطور می‌توانید استراتژی‌های فوق‌الذکر را اجرا کنید. حتی اگر اعضای تیم شما دوستان صمیمی باشند، حتما تعارضاتی رخ خواهد داد؛ پیش‌بینی تعارضات احتمالی و انعطاف‌پذیری در راستای مسیر، مهم‌ترین عامل عبور از مسیر و رسیدن به قله هستند. لازم است قبل از شروع برای ظرفیت سازی کمی وقت صرف کنید.