محل کار دیجیتال( قسمت 2): ابزارهای ضروری محل کار دیجیتال

در قسمت اول این مجموعه مقالات کوتاه به تعریف محل کار دیجیتالی پرداختیم. در بخش دوم، به ابزارهای رایج در محل کار دیجیتالی می پردازیم که از روش کار سازمان ها در حوزه دیجیتال پشتیبانی می کنند.

مجموعه ابزار دیجیتال به زبان ساده همان ابزارها و فناوری های مختلفی هستند که سازمان شما از آنها استفاده می کند. ساختار ابزارهای دیجیتالی محل کار برای هر سازمانی متفاوت خواهد بود و بر اساس عوامل مختلفی انتخاب می شود. نکته حائز اهمیت این است که مطمئن شوید هر ابزار هدف خاصی دنبال می کند و تلاقی غیر ضروری با ابزارهای دیگر نداشته باشد. همسویی و هماهنگی ابزارها مهم است، اما تکرار و تلاقی، اگرچه اغلب اجتناب ناپذیر است، باعث چندپارگی، ناکارآمدی و در نهایت "خستگی" در نیروی کار می شود.

عامل موفقیت حیاتی برای ایجاد مجموعه ابزار دیجیتال موثردر یک سازمان، برنامه ریزی قوی قبلی و انتخاب دقیق راه حل های محل کار دیجیتال بر اساس تحقیقات و موارد استفاده معتبر است. با وجود " نویز"(noise) فراوان پیرامون بهترین ابزار بعدی، یک نرم‌افزار به‌ عنوان سرویس (SaaS)، پیاده‌سازی را آسان می‌کند، به این معنی که وسوسه برانگیز است که ابتدا آن را به کار گیریم، سپس در مورد مزایا و معایبش فکر کنیم. در حالی که این رویکرد ممکن است در ابتدا نتایج خوبی داشته باشد، اما در درازمدت، به احتمال زیاد باعث ایجاد مشکلات بیشتر از منفعت آن خواهد شد.

در اینجا به شش نوع ابزار سازمانی کلیدی اشاره می کنیم که برای ایجاد محل کار دیجیتالی خود به آنها نیاز دارید:

1) ابزارهای ارتباطی(Communication)

اغلب به دو دسته تقسیم می شود، و شامل ابزارهایی می شود که ارتباطات یک به یک و یا بین سازمان و نیروی کار گسترده تر را تقویت می کند. در این دسته، ابزارهایی مانند ایمیل یا پیام رسانهای فوری برای ارتباطات یک به یک یا گروهی، به عنوان مثال، Slack یا Colatform قرار دارند. همچنین در این گروه محصولات نرم افزاری مانند پورتال یا اینترانت وجود دارد که ارتباط سازمان-کارمند یا نیروی کار-نیروی کار را فراهم می کند. ابزارهای ارتباطی به کارمندان کمک می کند نه تنها با همکاران خود بلکه با جامعه تجاری بزرگتر ارتباط برقرار کنند.

2) ابزارهای تعاملی(Collaboration)

"تعامل"( collaboration) همپوشانی قابل توجهی با "ارتباط "( communication) دارد. به این معنی که به احتمال زیاد، یک راه حل، عناصری از هر دو نوع ابزار را ارائه می دهد، و وجه تمایز اصلی، تمرکز بر فرآیند کار به جای خودِ ارتباط است. همچنین درجه بالایی از همپوشانی با ابزارهای کارآمدی وجود دارد، زیرا افزایش تعامل اغلب نقشی از ابزارهای کارامدی است.

کارکرد و تمرکز این نوع ابزارهای تعاملی، افزایش فعالیت های ارتباطی و دیجیتالی کردن آن با تمرکز کلیدی بر حذف هرگونه موانع فیزیکی برای تعامل مانند مکان، بخش و غیره است. به عنوان نمونه می توانیم به برنامه جلسات آنلاین Zoom اشاره کرد. راه‌حل‌های این نوع ابزار به فضای کاری فیزیکی نیز گسترش یافته است. و در حال حاضر با تبدیل جلسات حضوری و سنتی به یک «فضای هوشمند» نوآوری بزرگی محسوب می شود. این ابزار فرآیند تعاملات را افزایش می‌دهد و تلاش می‌کند تا هرگونه معایب احتمالی ارتباطات از راه دور را از بین ببرد.

از دیگر ابزارهای آنلاین تعاملات سازمانی می توان به کولتفرم ( Colatform) اشاره کرد که به منظور افزایش فعالیتهای ارتباطی و دیجیتالی کردن محیط کار طراحی شده است، و با ارائه فناوری های به روز، امکان چت و گفتگو، جلسات و کنفرانس های آنلاین را برای سارمانها و کاربران آنان مخصوصا کارکنان راه دور، فراهم کرده است.

برای آشنایی بیشتر بخوانید:سازماندهی دقیق ارتباطات سازمانی با کولتفرم

3) ابزارهای کارآمد و اثربخش(Productivity)

بسیاری از راه حل ها در دسته ابزارهای کارآمد، برنامه هایی هستند که احتمالاً کاربران قبلاً با آنها آشنا باشند، مانند Google Suite یا Office 365. با این حال، مهم است که لزوما برنامه ای که می شناسید، انتخاب نکنید. نرم افزاری را که احتمالاً در بلندمدت بهترین است انتخاب کنید. انتخاب نرم افزاری برای محل کار دیجیتال، نوعی سرمایه گذاری است. بنابراین مهم است که آن را درست انجام دهید.

این دسته از ابزارها حول محور ارائه، پردازش کلمه و راه‌حل‌های کلی «برنامه اداری» است. با این حال، قابلیت های این ابزارها به طور فزاینده ای در حال گسترش است و به نظر می رسد کمی هم به بخش هایی از انواع دیگر ابزارها نیز سرک می کشد . همچنین تعداد قابل توجهی از این دسته ابزارهای کارامد و با کاربرد آسان، وارد بازار شدند که برای افزایش تجربه کار با برنامه های کاربردی در این فضا طراحی شده اند. به عنوان مثال، Trello عمدتا به عنوان یک ابزار مدیریت پروژه با گزینه اضافه کردن کارکردهای اضافی استفاده می شود.ناگفته نماند که یک سازمان احتمالاً ابزارهای کارآمد و اثربخش متعددی دارد که احتمالاً بسته به بخش، عملکرد و نقش شغلی و غیره متفاوت خواهد بود.

4) ابزارهای هوش جمعی(Collective Intelligence)

راه حل های این دسته از ابزارهای هوش جمعی، دسترسی آسان و خودکفا به مهارت ها و تخصص سازمانی را برای کارکنان فراهم می کند، که شامل دسترسی و ارتباط با کارشناسان موضوع در کسب و کار و دسترسی به اطلاعات سازمانی مانند نقش ها و ساختارهای تیمی است.

دومین زیر مجموعه این دسته ابزارها شامل ابزارهای جمع آوری ایده ها و اطلاعات از سازمان شما در قالب نظرسنجی، رای گیری، انجمن های داخلی و غیره می باشد. این ابزارهای هوش جمعی تلاش می‌کنند تا چالش «شکاف مهارت‌ها» را برطرف کنند و به عنوان جذب دانش در سطح سازمان عمل کنند. آنها همچنین ابزاری برای ایده های " همکاری جمعی"(crowdsourcing) ارائه می دهند.

5) ابزارهایی با قابلیت جابجایی (Mobility)

این دسته از ابزارها با قابلیت جابجایی، شامل راه‌حل‌هایی است که به کارکنان اجازه می‌دهد به طور موثر محل کار خود را با خود ببرند. چه به معنای بردن آن به خانه باشد، چه در محل کار یا در محل، این ابزارها کارمندان را قادر می‌سازد و از راه دور کار می‌کنند.

این شامل سخت‌افزار و نرم‌افزار می‌شود و می‌تواند هر چیزی باشد. از دسترسی به برنامه‌های کاربردی تجاری در تلفن همراه گرفته تا امکان نصب " نرم افزار تماس"( soft phone) بر روی لپ‌تاپ یا ارائه دسترسی از راه دور به درایوها، اسناد و اطلاعات خارج از فایروال، می تواند باشد.

6) ابزارهای خودکفایی در کسب و کار(Business Self-Service)

این دسته از ابزارها،یکی دیگر از دسته بندی های گسترده با مقدار قابل توجهی همپوشانی می باشند، که در درجه اول با ایجاد امکان خودکفایی کارکنان در عملکردهای تجاری رایج مرتبط است. نوع ابزارهای خودکفایی بازتابی از روند رو به رشد خودکفایی در فضای مصرف کننده است. کاربران با جست‌وجوی اطلاعات و راه‌حل‌ها آشنا هستند و می‌توانند اقدامات مورد نیاز را بدون تعامل با کسی انجام دهند.

نرم افزارهای رایج این دسته از ابزار، شامل خدمات فناوری اطلاعات و ارائه دسترسی اشخاص به اسناد منابع انسانی و خدماتی مانند فرم های تنخواه(expenses claim forms) و غیره است.

انواع راه حل ها در این دسته باز هم طیف گسترده ای دارند و شامل ابزارهایی مانند پلتفرم منابع انسانی است که اجازه مدیریت تعطیلات وبررسی فیش حقوقی را به کارکنان می هد، تا یک پورتال فناوری اطلاعات که راهنما و دسترسی به برنامه های کاربردی تایید شده را ارائه می دهد.

در قسمت سوم این مقاله با بررسی جزئیات بیشتر، ابزارهای ضروری در محل کار دیجیتال را دنبال خواهیم کرد.