چرا شرکت‌ها فعلا قصد کنار گذاشتن پلتفرم های تعاملات سازمانی را ندارند؟

در حوزه تکنولوژی، غیر ممکن است که در مقطع تغییر هر سال با انبوهی از پیش‌بینی‌ها درباره‌ی اتفاقات آینده مواجه نباشیم. این پیش‌بینی‌ها هر ساله اتفاق می‌افتد.

با گسترش دورکاری در بسیاری از سازمان‌ها، منطقی است که شرکت‌ها تمرکز مضاعفی روی راه‌حل‌های مشترکی بگذارند که بتوانند بهره‌وری را در زمان خستگی ناشی از ارتباطات و چت های آنلاین افزایش دهند. در اینجا پنج دلیل وجود دارد که فناوری تعاملات سازمانی در ماه‌های آینده به رشد خود ادامه می‌دهد.

1) سرمایه گذاری مستمر در ایجاد محیط کار دیجیتال

اکنون مشخص است که مدل‌های دورکاری و ترکیبی همچنان بر اکوسیستم تجاری تأثیر خواهند گذاشت. کارمندان خواستار انعطاف بیشتری در نحوه‌ی انجام کارهای خود و همچنین مکان انجام کار خود هستند، در حالی که شرکت‌ها، هر زمانی که ممکن باشد، فرصت‌های شغلی را برای استعدادها در بدون توجه به موقیت فیزیکی استقرار باز می‌کنند. این بدان معناست که سازمان‌ها به سرمایه‌گذاری در فناوری‌ها و راه‌کارهای محیط کاری دیجیتالی، برای دورکاری‌های طولانی مدت ادامه خواهند داد.

افزایش سرمایه‌گذاری برای طرح‌های محیط کار دیجیتالی منجر به افزایش تعداد فناوری‌های نوظهور برای راه‌کارهای محیط کار دیجیتالی شده است. یکی از این فناوری‌ها، پلتفرم های تعاملات سازمانی است که کارمندان در محل کار و دورکار را قادر می‌سازد تا با هم کار کنند. در حقیقت تصور بر این است که بدون این پلتفرم‌ها کل سیستم از کار می‌افتد.

2) نیاز به امنیت و حفظ حریم خصوصی

مورتن بروگر (Morten Brogger) ، مدیرعامل پلتفرم تعاملی Wire واقع در برلین آلمان، می‌گوید: «در چشم‌انداز امروزی، پلتفرم های تعاملات سازمانی دیگر یک گزینه نیستند، بلکه یک «الزام» برای بقای شرکت‌ها هستند. برای سازمان‌هایی که کارمندان به صورت ترکیبی یا دورکاری کار می‌کنند، استفاده از ابزارهای تعاملی برای فعال کردن بهره‌وری و ارتباطات و جلوگیری از تنگناها در جریان کار بسیار مهم است».

اما یکی از جنبه‌های مهم پلتفرم های تعاملات سازمانی که باید در نظر گرفته شود، زیرساخت‌های امنیتی است، چه بسا کارمندان دورکار بیشتر مستعد تهدیدات امنیت سایبری هستند. طبق مطالعه اخیر شرکت امنیتی Tenable، ۷۴ درصد از سازمان‌ها، حملات سایبری به کسب‌وکار خود را به آسیب‌پذیری تکنولوژی‌های دورکاری مانند دسترسی به داده‌ها با دستگاه‌های شخصی، انتقال فرآیندها به ابر و به خطر انداختن نرم‌افزار شخص ثالث نسبت می‌دهند. رمزگذاری انتها-به-انتها (E2EE) یکی از زمینه‌هایی است که ابزارهای تعاملی می‌توانند از آن کمک بگیرند.

بروگر می‌گوید: «از آنجایی که شرکت‌ها در مورد بازگشایی دفاتر خود تجدید نظر می‌کنند و به دنبال راه‌حل‌های منعطف‌تری هستند، استفاده از یک پلتفرم تعامل سازمانی ضروری است. چه ترکیبی از برنامه‌های پیام‌رسان باشد و چه ترکیبی از ابزارهای ویدئو کنفرانس باشد. این پلتفرم‌ها همچنین باید از ارتباطات ناهمزمان پشتیبانی کرده و قابلیت‌های E2EE را برای جلوگیری از خطرات امنیت سایبری در حین برقراری ارتباط اطلاعات حساس بین تیم‌های توزیع شده ارائه دهند».

در سرویس تعاملات سازمانی کولتفرم نیز ویژگی رمزگذاری انتها-به-انتها (E2EE) و مرکز کنترل امنیت اختصاصی فعال است و با اطمینان از آن استفاده کنید.

3) یکپارچه سازی ارتباطات سازمانی

ایسلا سیباندا (Isla Sibanda) ، متخصص امنیت سایبری، می‌گوید که دورکاری مجموعه خاصی از چالش‌ها را ایجاد می‌کند. یکی از این چالش‌ها ایجاد خطوط ارتباطی شفاف در میان نیروی کار پراکنده به منظور مدیریت پروژه به صورت مجازی است. پلتفرم های تعاملات سازمانی به شرکت‌ها این امکان را می‌دهند که تمام ارتباطات سازمان را روی یک پلتفرم واحد داشته باشند. این تمرکز باعث بهبود کارایی و جایگزینی برنامه‌های غیر ضروری می شود.

او گفت: «شرکتی که هنگام کار با تیم‌های دورکار از ابزارهای تعاملی استفاده نمی‌کند، اشتباهی مرتکب می‌شود که احتمالاً برای آنها هزینه زیادی به همراه خواهد داشت.»

وقتی صحبت از ارتباطات در دنیای دیجیتال به میان می‌آید، شرکت‌ها شکاف بزرگی برای پر کردن دارند و ابزارهای همکاری مانند Blink، Slack یا Colatform به پر کردن آن کمک می‌کنند. سیباندا افزود: «هرچه زودتر به وابستگی خود به این برنامه‌ها و ویژگی‌های آن‌ها برای ساده‌سازی کار آنلاین پی ببریم، برای رشد کسب‌وکارمان بهتر است».

کامیار شاه (Kamyar Shah) ، مدیرعامل شرکت مدیریت اجرایی World Consulting Group مستقر در فلوریدا، می گوید پلتفرم های تعاملات سازمانی، سازمان‌ها را قادر می‌سازد وظایف را با اطمینان خاطر به کارمندان محول کنند و اطمینان حاصل کنند که توجه لازم را از افرادی دریافت می‌کنند که در بهترین موقعیت برای پیشبرد یک کار هستند. وی گفت: «در هیچ شرایطی نباید یک کارمند به عنوان یک همه-کاره در نظر گرفته شود و وظایفی را که باید توسط یک تیم انجام شود، به او واگذار کرد».

کامیار شاه چندین ابزار را فهرست کرد که سازمان‌ها می‌توانند بسته به نیاز خود از آنها استفاده کنند. به عنوان مثال، وقتی صحبت از ارتباطات تیمی به میان می آید، Zoom، Microsoft Teams، Slack، Colatform, Chanty، Skype و Hangouts می‌توانند جلسات و گفتگو را تسهیل کنند. برای مدیریت پروژه و همکاری فایل، Confluence، Google Suite، Asana، Instagantt و Basecamp موارد مورد علاقه سازمانی هستند. برای تیم هایی که روی یک برنامه فشرده کار می کنند، ابزارهای ردیابی زمان مانند Toggl، Clockify و HiveDesk کاملا کارآمد عمل می‌کنند. در مورد توسعه و طراحی، تیم‌ها از ابزارهایی مانند Bamboo و InVision استفاده می کنند.

وی گفت: «صاحبان کسب و کار باید به کارکنان خود در مورد نحوه تعامل با استفاده از این ابزارها آموزش دهند.»

4) اتصال کارکنان و مدیران پراکنده در مناطق مختلف

جیمی مک کورمیک (Jamie McCormick) ، مدیر منابع انسانی در Betterworks، یک شرکت نرم افزاری مدیریت عملکرد مستقر در Menlo Park کالیفرنیا، گفت که تغییر به یک محیط دورکاری برای اکثر شرکت‌ها یک چالش بوده است زیرا نه تنها نیازمند مدیریت تغییر و بهبود فرآیند است، بلکه ضروریات مورد نیاز برای فناوری‌های جدید را نیز خاطر نشان می کند. این فرآیند نیازمند ابزارهای تعاملی برای حفظ بهره‌وری کسب و کار است.

مک کورمیک خاطرنشان کرد که یک شرکت دور-کار خوب، از فناوری‌های خود برای اتصال کارکنان دورکار، تقویت تعاملات و انتشار اطلاعات مهم استفاده می‌کند. وی گفت شرکت‌هایی موفق هستند که به صورت مکرر جلسه برگزار کرده و تعامل و ارتباط متقابل بین بخش‌ها را تشویق می‌کنند. آنها ارتباطات مداوم و منابع متعدد اطلاعاتی را تامین می‌کنند تا اعضای تیم را مطلع نگه دارند. ابزارهای تعاملات سازمانی نقش کلیدی در انتقال شرکت او به مدل اول از راه دور داشتند.

او گفت: «بدون انجام صحبت‌های کوتاه در طول ناهار و مکالمات در راهرو که به طور طبیعی در دفتر صورت می‌گیرند، کارمند به راحتی احساس انزوا می‌کند. ما برگزاری چندین جلسه‌ی دوره‌ای مانند جلسات ماهانه و بررسی‌های دو هفته‌ای داخلی را در اولویت قرار داده‌ایم تا به‌روزرسانی‌های ایجاد شده در هر بخش را به اشتراک بگذاریم و به کارمندان این فرصت را بدهیم که هر گونه سؤالی که ممکن است داشته باشند را بپرسند.»

برای مدیرانی که تجربه کمی دارند، محیط جدید می تواند چالش برانگیز باشد. این امر مستلزم مجموعه‌ای از مهارت‌ها، از جمله مهارت‌های ارتباطی عالی در چندین پلتفرم است. مدیران همچنین باید مطمعن باشند که کارمندان بر روی وظایفی کار می‌کنند که همسو با اهداف کلی شرکت می‌باشند. همچنین مدیران باید بدانند چگونه می‌توانند کارمند را به بهترین نحو درگیر نگه داشته و در آنها احساس تعلق ایجاد کنند. این کار بدون تعاملات روزمره در محیط کار می‌تواند دشوار باشد. ابزارهای تعاملات سازمانی می توانند این اهداف را تسهیل کنند.

5) یافتن تعادل مناسب در تعاملات

افزایش زمان استفاده از صفحه نمایش هنگام دورکاری منجر به خستگی از ابزار بکار گرفته شده می‌شود. از طرف دیگر، استفاده از ابزاری دیگر برای همکاری تنها بر استرس می افزاید. روبن گیمز، مدیر عامل شرکت علامت الکترونیکی SignWell، می‌گوید «برخی شرکت‌ها بیش از حد تعامل و ارتباط دارند و در نهایت زمان اختصاص داده شده برای انجام وظایف را از دست می دهند. به منظور جلوگیری از این مشکل، می‌توان به کارمندان وظایف ناهمزمان داد تا آنها را تکمیل کنند. به‌روزرسانی‌های وضعیت وظایف را می‌توان به رهبران تیم اطلاع داد.»

در ظاهر ممکن است پلتفرم های تعاملات سازمانی ممکن است برای تسهیل کار با کیفیت در این نوع محیط کاملاً ضروری نباشد، اما تفویض وظایف باید کاملا شفاف باشد. یک مکانیسم پاسخگویی باید ایجاد شود تا عواقب کار با کیفیت پایین را درک و تشخیص دهد. اگر سازمانی نیاز به حمایت داشته باشد، تکنولوژی همکاری می تواند برای کمک به آن وارد شود.

به نظر می رسد، حتی اگر COVID-19 فردا ناپدید شود، اکثر شرکت‌ها بدون پلتفرم تعامللت سازمانی دوام نمی‌آورند. محیط‌های کاری به مرحله‌ای رسیده‌اند که در آنها انتظار می‌رود از چنین پلتفرم های تعاملات سازمانی استفاده شود. این پلتفرم‌ها اغلب برای حفظ جریان کار عادی مورد نیاز هستند. بازگشت به دوران قبل از همه‌گیری ویروس کرونا اتفاق نخواهد افتاد. برای بسیاری از ما کسب و کارها و کارکنان ما یک جهش چند ساله در بلوغ و فرهنگ استفاده از فناوری در عرض یک سال رخ داده و شرایط را ایجاد کرده است که نمی توان به عقب برگشت.

نرم افزار تعاملات سازمانی کولتفرم که مشابه اسلک و مایکروسافت تیمز است، امکانات یک پلتفرم ارتباطات سازمانی کامل را در اختیار سازمان ها و کسب و کارهای ایرانی قرار می دهد.