چگونه کارکنان دورکار را در یک تیم مجازی با انگیزه و فعال نگه داریم

کار از راه دور در حال تبدیل شدن به یک روش رایج در بسیاری از صنایع است. در بحبوحه همه‌گیری کووید-19، شرکت‌های بیشتری نسبت به قبل به کارمندان خود اجازه داده اند در خانه کار کنند تا به کاهش آمار همه گیری و محافظت از اقشار آسیب‌پذیر کمک کنند. اما این برای کسب و کارها چه معنایی دارد؟

در حالی که کار از راه دور دارای مزایای نسبتاً زیادی است، مانند صرفه جویی در زمان و هزینه در رفت و آمدها و تشویق به تعادل بهتر بین کار و زندگی، اما دارای معایبی نیز می باشد. از آنجایی که آنها در دفتر با تیم خود نیستند، کارکنان از راه دور اغلب کمتر احساس مشارکت و ارتباط با شرکت خود می کنند، که می تواند به بهره وری و عملکردآن­ها آسیب برساند.

ریچل جی(Rachel Jay)، نویسنده ارشد حرفه ای در FlexJobs می گوید: "درگیر نگه داشتن کارکنان دورکار بخش ضروری رهبری یک تیم، شرکت یا کارمند از راه دور است.بدون توانایی انجام مکالمات واقعی در اتاق استراحت یا در اتاق های یکدیگر، کارکنان دورکار برای ارتباط و تعامل با دیگران به تلاش متمرکزتری نیاز دارند... فقدان تعامل می تواند منجر به انزوا و تنهایی شود، و با نبود اشتیاق به چشم انداز یا اهداف شرکت، احساس ناخشنودی و ناسپاسی در آنان ایجاد شود."

زمانی که مدیران و رهبران شرکت، مشارکت کارکنان و کار گروهی را بدون توجه به موقعیت مکانی آنان اولویت بندی می کنند ، سازمان در کل پیشرفت می‌کند.

نحوه تعریف مشارکت کارکنان

درگیر کردن کارمندان از راه دور تضمین می کند که تیم شما همچنان به همان اندازه یا بیشتر از زمانی که در دفتر کار می کنند کارآمد و سازنده است. با این حال، تعریف و اندازه گیری اینکه تعامل کارکنان برای اعضای تیم شما چگونه است، می تواند دشوار باشد.

کار از راه دور برای بسیاری چالش برانگیز است، زیرا در خانه حواس‌پرتی‌هایی مانند کارهای خانه، همخانه یا هم اتاقی، رسانه‌های اجتماعی و تلویزیون وجود دارد. بهترین راه برای سنجش میزان مشارکت کارکنانتان این است که به سادگی از آنها در مورد کار و میزان اشتیاقشان بپرسید. شما همچنین می توانید پیشرفت آنها را در تکالیف زیر نظر داشته باشید و با هر گونه نگرانی در مورد عملکرد آنها مقابله کنید.

راهکارهای جلب مشارکت کارمندان دورکار

در اینجا چند راه برای حفظ فرهنگ شرکت شما وجود دارد و باعث می شود کارکنان مجازی خود احساس کنند که واقعاً بخشی از تیم هستند.

1. تقویت سلامت و تندرستی

سلامت کارکنان شما باید اولویت شما باشد. در پایان روز، اگر کارمندان شما بیمار شوند، نمی توانند در بالاترین سطح کارآیی خود عمل کنند یا اصلاً کارآیی نخواهند داشت. شاید بتوانید انگیزه ای برای تیم خود ایجاد کنید تا بیرون بروند، غذای مناسبی بپزند، ورزش کنند یا نوعی عادت سالم ایجاد کنند. حتی می توانید یک برنامه تندرستی برای تیم خود آغاز کنید (30 روز یوگا، یک ماه پیاده روی روزانه و غیره).

این نه تنها از سلامت کارکنان شما حمایت می کند، بلکه آنها را به هم نزدیکتر می کند و به آنها ثابت می کند که به رفاه کلی آنها اهمیت می دهید. به دنبال راه‌هایی باشید که عادات سالم را آسان‌تر انجام دهید، مانند اجازه دادن به یک استراحت طولانی‌تر در ظهر برای تمرین یا رها کردن آنها در اوایل یک روز خوب برای لذت بردن از آفتاب.

2. میزبانی جلسات مجازی(virtual meetings) و پاتوق های خودمانی(casual hangouts)

بسیاری از تیم‌های راه دور از طریق تماس‌های ویدیویی، پیام‌رسان های فوری، ایمیل و پلت‌فرم‌های کنفرانس وب به طور منظم ارتباط برقرار می‌کنند. هنگامی که کل تیم در حال کار است، یک تماس صوتی یا ویدئو کنفرانس می تواند کمک زیادی به تشویق همکاری گروهی کند. همچنین می‌توانید از ابزارهای ارتباطی و تعاملات تیمی مانند (Google Hangout)، (Slack) و(Trello) یا ( Colatfom) استفاده کنید.

جی(Jay) گفت: " همچنین مهم است که برای چت های غیرمرتبط با کار، گردهمایی های مجازی را برنامه ریزی کنیم. در محل کار، همیشه چیزی استرس‌زا برای بحث وجود دارد، اما نمی‌خواهید هر مکالمه‌ای احساس تنش و وحشت داشته باشد. زمانی را برای گردش های کاری یا تماس های ویدیویی گاه به گاه اختصاص دهید تا کارکنان را درگیر و هیجان زده کنید تا بخشی از تیم باشند."

3. مطمئن شوید که ارزش و احساس کارکنان شنیده می ­شود

کارکنان شما سزاوار این هستند که حتی از راه دور احساس قدردانی کنند. از آنجایی که هر روز با آنها در دفتر نیستید تا از آنها تشکر کنید یا آنها را برای ناهار برای سالگرد کارشان بیرون ببرید، باید راه‌های کوچکی برای جشن گرفتن از کارمندان خود پیدا کنید.

آیا تولد کسی است؟ یک کارت هدیه مجازی برای آنها ارسال کنید. آیا یک کارگر در انجام یک تکلیف فراتر از آن عمل کرده است؟ یک تماس تیمی برای شناسایی تلاش‌های آن‌ها برنامه‌ریزی کنید. به دنبال کارهای ساده باشید تا به کارگران خود نشان دهید که به آنها اهمیت می دهید.

علاوه بر این، مطمئن شوید که درب (مجازی) شما همیشه باز است(قابلیت ارتباط همیشگی از طریق مجازی). ارتباط نادرست بین کارکنان از راه دور رایج است، و آخرین چیزی که می خواهید این است که کارمندان احساس کنند نمی توانند با شما صحبت کنند، سؤال بپرسند یا نگرانی های خود را ابراز کنند. شفاف سازی کنید که برای جلسات انفرادی در دسترس هستید و واقعاً گوش کنید و وقتی کارمندی به شما اعتماد کرد، اقدام کنید.

4. روابط شخصی را تقویت کنید

در حالی که می خواهید با تیم خود حرفه ای باشید، به خاطر داشته باشید که کارمندان شما هنوز انسان هستند. آنها هم مثل بقیه عزیزان، جشن ها و روزهای بدی دارند. به عنوان یک کارفرما، باید نقاط قوت، ضعف و علایق آنها را بشناسید تا بهتر با آنها ارتباط برقرار کنید.

جی(Jay) می گوید: "به کارهایی که کارگران شما انجام می دهند، اما همچنین کارهایی که واقعاً دوست دارند انجام دهند، توجه داشته باشید. وقتی می‌دانید از چه چیزی لذت می‌برند، می‌توانید با ایجاد تکالیف برای آنها یا اعطای تبلیغات مرتبط با علایقشان، آن را در کارشان پیاده کنید."

"کارمندان از راه دور اگر بدانند که شما نه تنها به عنوان کارمند بلکه به عنوان افراد به آنها اهمیت می دهید، نسبت به شرکت و نقش خود احساس تعهد و تعهد بیشتری خواهند داشت."

او افزود: "به یاد داشته باشید که تعامل صرفاً «بررسی یا چک کردن» نیست، بلکه تقویت ارتباط شخصی است.حتی با چیزی به سادگی مزایا یا پاداش ها، برقراری ارتباط با کارمندان در مورد تجربیات منحصربفردشان به صورت شخصی ، ارتباط کارمندان راه دور را متمایز می سازد."

کریس واکلی(Chris Wakely)، معاون اجرایی شرکت جهانی بنفای(Benify) می گوید: "کسب و کارها با ارتباطات یکسانی دست و پنجه نرم می کنند، [زیرا] قطعاً کار نمی کنند. "ارسال اطلاعات بر اساس شرایط فرد، راهی عالی برای جلب توجه افراد است.مهم‌تر از همه، شرکت‌ها باید به خاطر داشته باشند که شفافیت و صداقت کلیدی برای ایجاد تعامل قوی کارکنان در داخل یا خارج از دفتر است."

واکلی(Wakely) اضافه کرد: "روابط قوی تری با کارمندان مجازی ایجاد کنید." "ارتباطات شخصی، کوتاه، مستقیم و صادقانه بسیار مهم است."

5. خطوط ارتباطی را باز نگه دارید

کارمندان از راه دور، به‌ویژه آنهایی که در ساعات غیررسمی کار می‌کنند یا خارج از منطقه زمانی دفتر مرکزی هستند، گاهی اوقات احساس می‌کنند که تیمشان در زمان حضورشان فعال نیست و بالعکس.

در حالی که غیرممکن است انتظار داشته باشیم که همه 24 ساعته در دسترس باشند، اما دانستن اینکه آنها می توانند با همکاران خود ارتباط برقرار کنند و از طریق ارتباطات دیجیتال در تماس باشند، به کارگران مجازی کمک می کند تا احساس ارتباط بیشتری داشته باشند.

تونی ونتریس(Tony Ventrice)، مدیر ارشد محصول (Senior Product Manager) در Whil معتقد است: "جوامع آنلاین، نرم‌افزار تعاملات اجتماعی(social collaboration software) و چت کلاینت (chat clients)به کارمندان از راه دور کمک می‌کنند تا وارد گفتگوی فرهنگی شوند. مهم است که این ارتباطات کاملاً جدی نباشند زیرا بیشترین چیزی که یک تیم را گرد هم می آورد، شوخی های مشترک است."

جی(Jay) توصیه می کند: "هنگام تنظیم زمان ملاقات یا ارسال ایمیل، منطقه زمانی همه را در نظر بگیرید. به عنوان مثال، اگر می‌خواهید در زمان ظهر پیامی برای شخصی ارسال کنید که آن شخص از قبل برای عصر وقت گذاشته بود ، تصدیق کنید که تا روز کاری بعد انتظار پاسخی ندارید."

جی(Jay) افزود: "چیزهایی از این دست می تواند در ایجاد رفاقت و اعتماد در میان کارمندان، زمانی که برنامه کاری آنها درک شود کمک زیادی کند."

6. کار تیمی خود را بازی سازی کنید

گیمیفیکیشن(Gamification) یا بازی سازی یعنی کاربرد عناصر بازی در محیط‌های غیربازی، که به یک تاکتیک محبوب برای شرکت‌ها تبدیل شده است تا وفاداری و مشارکت مشتری را به روشی سرگرم‌کننده تشویق کنند. همان تاکتیک‌های تشویق به رقابت‌ها و پاداش برای فعالیت‌های روزمره می‌تواند یک استراتژی تعاملی موثر برای کارمندان باشد.

ونتریس(Ventrice) می گوید: "کارکنان باید احساس کنند که بخشی از یک تیم هستند." "اهداف و مسابقات مبتنی بر تیم به ایجاد حس همکاری و همیاری کمک می کند. تیم ها می توانند بر اساس عملکرد یا موقعیت مکانی ، برای رسیدن به یک هدف مشترک در تلاش باشند."

ونتریس(Ventrice) همچنین اشاره کرد که سیستم های مدیریت عملکرد مبتنی بر بازی می توانند به استانداردسازی معیارهای عملکرد و معیارهای ارزیابی کمک کنند. این امر به ویژه برای کارمندان از راه دور مهم است، زیرا ممکن است احساس کنند فرصت های حیاتی پیشرفت را با حضور نداشتن فیزیکی از دست می دهند.