6 نکته برای شکستن سیلوهای سازمانی

مهم‌ترین ایده های سازمانی، انواع چند منظوره و چندگانه اند که بخش های مختلف را در بر می گیرد. اما اغلب کار بخش های مختلف با یکدیگر، به دلیل اثر سیلوی غیرعمدی، چالش برانگیز می شود. وقتی هر تیم ابزارها و سیستم‌های خاص خود را دارد، برای اعضای تیم از حوزه های مختلف چالش برانگیز است تا بدانند کجا و چگونه همکاری کنند.

برای ایجاد تعامل موثرتر و چابکتر،لازم است تمام بخش ها به طور مداوم به نحوه این تعامل با سایر تیم ها و بخش ها و چگونگی جلوگیری از تشکیل تک روی ها فکر کنند.

تک روی یا سیلو در کار به چه معنیست؟

سیلو در کسب و کار زمانی اتفاق می افتد که قسمتی از کسب و کار شما از سایر بخش‌های شرکت شما جدا شده باشد. سیلوها معمولاً به طور طبیعی زمانی رخ می دهند که تیم‌ها فرآیندها و گردش‌های کاری فردی خود را توسعه می‌دهند. بخش ها به طور طبیعی اطلاعات را به روش‌های مختلف ذخیره می‌کنند، و این موضوع می‌تواند برای همکاران متقابل برای کسب اطلاعات مورد نیاز در جهت تعامل با یکدیگر، تبدیل به چالش شود.

از بین بردن سیلو برای تشویق ارتباط و توانمند سازی کارکنان است تا درمیان شرکت برای برقراری ارتباط روشی یکسان به کار گیرند.

چرا تک روی و سیلو اتفاق می افتد؟

سیلو معمولاً حاصل نوع ابزارهای مصرفی شما است، نه افرادی که از آنها استفاده می کنند. بیشتر ابزارها در چیزی که ما آن را مدل داده کانتینری(container data model) می نامیم سازمان دهی شده اند، که بر نحوه چگونگی سازماندهی و ذخیره سازی اطلاعات توسط ابزار حاکم هستند. اساساً، این ابزارها از ما می خواهند که اطلاعات را در یک رابطه یک به یک سازماندهی کنیم.

مدل داده کانتینری (container data model) چیست؟

یک مدل داده کانتینری از روابط تک به تک برای سازماندهی کار پروژه استفاده می کند. اساساً، این یک مدل داده است که در آن یک واحد کار فقط می‌تواند در یک مکان ساکن باشد - برای مثال، تیم شما یک پوشه دارد و کار تیم شما فقط در آن پوشه ساکن است. ما این مدل داده را "مدل کانتینر" می نامیم زیرا هر قطعه کار در یک "کانتینر" قرار می گیرد. و در حالی که پیاده سازی مدل داده کانتینر بسیارساده است، ولی اجازه ی پروژه های پویا یا کار تیمی متقابل را نمی دهد.

در یک مدل داده کانتینری، جریان اطلاعات فقط در یک مکان ساکن است و این وظیفه تک تک اعضای تیم است که پیدا کنند آن اطلاعات در کجا قرار دارند. در حالی که مدل کانتینر یکی از رایج‌ترین روش برای سازمان‌دهی و ذخیره اطلاعات است، اما برای اشتراک‌گذاری مشترک مناسب نیست. به این دلیل که کار بر اساس تک به تک عمل نمی کند، بلکه یک رابطه یک به چند است. این بدان معنی است که یک قطعه اطلاعات در کار متقابل به چندین تیم با اهداف مختلف در پروژه های مختلف متصل می شود.

علائم سیلو

اگر متوجه ارتباطات اشتباه و رفت و آمدهای مداوم بین تیم های مشترک خود شده اید، ممکن است شاخص هایی از یک مشکل بزرگتر باشند. اگر مراقب نباشید، سیلوها می‌توانند منجر به مشکلات جدی‌تری از قبیل مشکلات زیر شوند:

• به‌روزرسانی‌ها و جلسات وضعیت غیرضروری : اگر تیم‌ها نتوانند به اطلاعاتی که نیاز دارند دسترسی پیدا کنند، برای دریافت آنها باید همیشه با دیگران ارتباط برقرار کنند. این کار منجر به جلسات بیشتر و داشتن زمان کمتر برای کارهای مهم در جهت دستیابی به اهداف تجاری برای اعضای تیم می شود.
• کار تکراری: وقتی تیم‌های همکاری متقابل به طور مؤثر با هم ارتباط برقرار نکنند، این احتمال برای هر دو تیم وجود دارد که کار یکسانی را انجام دهند. این اتلاف وقت، انرژی و منابع است که می تواند هزینه زیادی برای شرکت شما داشته باشد.
• رقابت تیمی: در حالی که بعضی از مسابقات دوستانه می‌تواند به افزایش بهره‌وری کمک کند، رقابت غیرضروری می‌تواند باعث متخاصم شدن تیم ها نسبت به یکدیگر شود. و می تواند سبب بروز تنش و درگیری و ایجاد یک محیط کاری خصمانه شود.
• پایه‌های غیرمقیاس‌پذیر: اگر چالشها به دلیل فرآیندهای تیمی فرد ظاهر شوند، احتمال دارد سیلوی بخش ها سبب به وجود آمدن این مشکل باشند. اگر به دنبال مقیاس‌بندی جریان‌های کاری هستید، تیم‌ها باید به صورت متقابل کار کنند و از یکدیگر حمایت کنند تا هر دو تیم یک چشم‌انداز واحد در مورد یک ابتکار خاص داشته باشند.

6 روش برای رفع سیلو

شکستن سیلوهای سازمانی برای تقویت همکاری و تعامل متقابل در سازمان بسیار مؤثر است. در اینجا شش استراتژی مختلف برای کمک به رفع سیلوها و تشویق همکاری بیشتر در سازمان شما بیان شده است.

1) نوع مشخصی از ارتباط را اتخاذ کنید

وقتی هر تیم از نرم‌افزار خودش استفاده می‌کند - به‌ویژه نرم‌افزاری که در یک مدل داده کانتینری ساخته شده است – برقراری ارتباط متقابل کارکردی تقریباً غیرممکن است.

اولین گام در رفع سیلوی سازمانی، استاندارد کردن نوع مشخصی از ارتباطات در سراسر شرکتتان است. با پیاده‌سازی فناوری استاندارد یا ابزارهای تجاری یکپارچه (integrated business tools) در سراسر بخش‌ها، می‌توانید مطمئن شوید که اعضای تیم می‌دانند کجا و چگونه به طور مؤثر ارتباط برقرار کنند.

اگر قبلاً این کار را انجام نداده اید، استفاده از فناوری در سطح سازمانی را برای تقویت ارتباطات شفاف در نظر بگیرید. از مدیریت تغییر(change management) برای آموزش تیم خود در مورد بهترین شیوه ها و نحوه استفاده مؤثر از آن در شرکت خود استفاده کنید.

استفاده از یک ابزار متمرکز مانند ابزارهای شبکه اجتماعی سازمانی مثل Colatform ، که تصمیمات کلیدی و اطلاعات متنی پروژه را مستند قرار می دهد، به اعضای تیم این اجازه را می دهد تا هنگامی که روی پروژه کار می کنند به سرعت به آن رجوع کنند. خواه در حال گسترش فناوری جدید باشید، یا درحال استانداردسازی فرایند های ابزارهای موجود، مطمئن شوید که اعضای تیمتان می‌دانند کجا اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنند و چگونه با سایر اعضای تیم در صورت نیاز ارتباط برقرار کنند. با ایجاد فرآیندهایی هم برای مکالمات زنده و هم برای ارتباطات ناهمزمان، می‌توانید مدت زمان جلسات را کم‌ کنید و بهره‌وری را بیشتر کنید.

به طور مشابه، به دنبال فناوری هایی باشید که پروژه ها و وظایف فردی را به اهداف بزرگتر و فراگیر شرکت وصل می کند. با به اشتراک گذاشتن یک هدف بزرگتر، این امر از تمرکز بیش از حد تیم ها بر روی وظایف خود به جای هدف تصویر بزرگ جلوگیری می کند.

بیشتر بخوانید:در مورد شبکه های اجتماعی سازمانی بیشتر بدانید

2) سیستم مرکزی بایگانی داشته باشید

زمانی که هر تیم روش کار خود را دارد، اطلاعات در ابزارها و اسناد مختلف پراکنده می شود. پروژه‌های نامنظم می‌توانند باعث به وجود آمدن سیلوهای اطلاعاتی، ارتباطات ناصحیح و اتلاف وقت در جستجوی اطلاعات شوند.ایجاد یک سیستم مرکزی بایگانی سازمان یافته ساده ترین راه برای جلوگیری از این امر می باشد.

وقتی این سیستم متمرکز را ایجاد می‌کنید، تیم‌ها قادرند به پروژه‌های گذشته نگاه کنند و از وضعیت پیشرفت پروژه‌ها آگاه شوند، یا اینکه چگونه مشکلات حل شده‌ و تصمیم‌های خاصی گرفته شده‌ است. این کار به آنها فرصت می دهد تا از پروژه های گذشته برای الهام گرفتن و پیشگیری استفاده کنند. با ایجاد سیستم مرکزی بایگانی خودتان شروع کنید. هر نوع تصمیم گیری، بحث یا گفتگو پیرامون یک پروژه را در این مکان متمرکز ثبت و نگهداری کنید. از ابزار مدیریت کار برای صرفه جویی در وقت تیم استفاده کنید تا اعضای تیم مجبور نباشند از یکدیگر اطلاعات بخواهند یا زمانی را صرف یافتن اطلاعات کنند. این کار به اعضای تیم اجازه می دهد تا به طور مستقل اطلاعات را دنبال کنند و از پروژه های گذشته برای الهام گرفتن استفاده کنند، بدون اینکه نیازی داشته باشند با سایر اعضای تیم ارتباط داشته باشند.

3) روش های ارتباطی را استاندارد کنید

روش‌های استانداردی برای تیم‌های خودتان وضع کنید. مانند نحوه اجرای بهترین جلسات، ارسال پیام و اشتراک‌گذاری اطلاعات با سایر اعضای تیم. زمانی که همه چارچوب یکسانی برای ارتباط دارند، درک همدیگر برای اعضای تیم بسیار آسان‌تر می شود. یک راه عالی برای شروع این کار، ایجاد برنامه‌های ارتباطی(communication plan) برای پروژه‌های جدید است. یک طرح ارتباطی تعیین می کند که چگونه تیم شما در طول مدت یک پروژه ارتباط برقرار می کند، از جمله نحوه و زمان به اشتراک گذاری اطلاعات با ذینفعان کلیدی را مشخص می کند. ساختن یک برنامه ارتباطی ساده است – تنها کاری که باید انجام دهید این است که در مورد روش‌های ارتباطی خود تصمیم بگیرید، تعداد دفعات برقراری ارتباط را هماهنگ کنید، ذینفعان اصلی را شناسایی کنید و برنامه ارتباطی خود را با همه اعضای تیم به اشتراک بگذارید.

استفاده از نرم افزارهای ارتباطات سازمانی یا شبکه اجتماعی سازمانی مانند کولتفرم یکی از روشهای نوین برای سهولت ارتباطات تیمی است. اشتراک اطلاعات و پیگیری پروژه ها را بااین نرم افزارها تجربه کنید.

بیشتر بخوانید: شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم

4) تعریف کنید که چگونه اعضای تیم متقابل با هم کار خواهند کرد

بعضی از پروژه ها (مانند راه اندازی محصول) ایده های متقابل یکبار مصرف هستند. این پروژه ها محدود به زمان هستند که در آن چندین بخش دخیل هستند که برای انجام کار با هم همکاری می کنند.

در حالی که کار به خودی خود چند وظیفه ای است، تیم ها اغلب سنتی تر و جداگانه هستند، زیرا کار بر اساس نوع کاری که باید قبل از یک ضرب الاجل خاص تکمیل شود، تقسیم می شود. اینجا زمانی است که تعریف چگونگی همکاری تیم‌ها با هم بسیار مهم است، به طوری که تیم‌های سنتی‌تر دوباره به ذهنیت سیلو و تک روی برنگردند.

تیم های همکاری متقابل به وجود آمده اند تا بر روی ایده های بلندمدت یا فرآیندهای مستمر کار کنند. وجود این تیم ها زمانی موثر است که ایده های مستمری داشته باشید که به تعامل متقابل مکرر نیاز داشته باشند، مانند تیم معامله یا تیم‌های مدیریت تدارکات.

تیم های متقابل می توانند با تعریف نحوه همکاری آنها با یکدیگر با ایجاد فرآیندها و گردش کار به راحتی اطلاعات جداگانه و سیلو را به هم مرتبط کنند.

5) در صورت امکان، موانع فیزیکی لفظی را از بین ببرید

اگر تیم شما در اداره کار می کند، رفع موانع فیزیکی که می تواند ارتباط موقت را مختل کند، در نظر بگیرید. این به معنای پذیرش برنامه های باز و افزودن فضای مشخص برای لحظات تعامل است، مانند فضاهای جمعی فراتر از اتاق های کنفرانس. این کمک می کند با پیش آمدن همه چیز ارتباط طبیعی تری تقویت شود و تعامل چهره به چهره اساسی تری فراهم شود. هم‌تیمی‌هایتان با یکدیگر راحت‌تر خواهند شد و هنگامی که موارد مهم کاری پیش می آید مشتاق به صحبت کردن آزادتر با یکدیگر خواهند بود.

6) زمان بیشتری را با هم بگذرانید (خارج از کار)

اعضای تیم متقابل اگر صرفاً زمان بیشتری را خارج از محل کار با همدیگر بگذرانند، می توانند بهتر با هم کار کنند. ناهار بخورید، قهوه بخورید، یا به طور منظم به پیاده روی بروید تا با همکاران خارج از تیم خود ارتباط برقرار کنید. این کمک می کند پیوند بین بخش ها تقویت شود و حس اجتماعی و رفاقت در تیم شما به وجود آید.

برای ایجاد تیم های کارآمدتر، سیلو ها و تک روی ها را از بین ببرید

تشویق همکاری متقابل بین تیم ها شما را یک قدم به ایجاد نیروی کار کارآمدتر نزدیکتر می کند. برای اعضای تیم فرصت هایی را به وجود آورید تا کمتر بر روی پشت سر گذاشتن مدیریت پروژه تمرکز کرده و بیشتر بر روی کارهای مهم مورد نیاز تمرکز کنند تا به اهداف خود دست یابند.