چرا تعامل سازمانی مهم است و چگونه منابع انسانی می‌تواند آن را بهتر کند؟

نیروی کار به طور متناقضی هم پراکنده‌تر و هم مرتبط‌ تر از گذشته شده است. یک مدیر در تهران می‌تواند یک کنفرانس ویدئویی با هدف توسعه کسب و کار در ژاپن داشته باشد، در حالی که کارمند دیگری در همان دفتر تهران به یک همکار که در منزل خود در مشهد حضور دارد، پیام فوری ارسال می‌کند و پیرو آن تماس ویدئویی می گیرد و برنامه را به اشتراک پرزنت می کند.اینترنت به ما این امکان را داده است تا به روشی که نسل‌های قبلی هرگز فکرش را نمی‌کردند به هم متصل شویم.

توانایی برقراری ارتباط از هر نقطه‌ای از جهان، امکانات جدیدی را برای شرکت‌ها به ارمغان می‌آورد. کارمندان کمتری را می‌بینیم که به دفاتر رفت و آمد می‌کنند و در عوض کارها را از خانه‌هایشان انجام می‌دهند یا در فضاهای کاری مشترک کار می‌کنند. امروزه ایده گسترش یک شرکت در سطح منطقه‌ای یا ملی - حتی در سطح جهانی - بیش از گذشته به واقعیت تبدیل شده است.

در حالیکه حضور شرکت‌ها گسترش پیدا کرده است، چه از طریق فضاهای کاری بزرگتر، مکان‌های اداری متعدد، و چه از طریق جذب کارمندان دورکار یا جذب مشتریان بین المللی، اما برخی جنبه‌های منفی هم قطعا دارند. به این ترتیب که ممکن است کارمندان دیگر به اتاق کاری یا اتاق کنفرانس محدود نباشند، و عدم حضور فیزیکی کارمندان در یک اتاق یا فضای اداری، ممکن است عامل مهمی از بین برود: تعامل حضوری

اما با تعاریف جدید تعامل به نزدیکی فیزیکی محدود نمی شود و نزدیکی فیزیکی هم تعامل را تضمین نمی کند. اما، نزدیکی فیزیکی می‌تواند در مقایسه با افرادی که در مکان‌های اداری مختلف یا حتی طبقات مختلف یک ساختمان کار می‌کنند، به راحتی به تعامل بین همکاران و تیم‌ها کمک کند.

چرا تعامل سازمانی مهم است؟

تعامل در محل‌کار، افراد با تجربه‌ها، مهارت‌ها، تخصص‌ها و دیدگاه‌های مختلف را گرد هم می‌آورد تا ایده‌های بکر خود را در لحظه مطرح کنند، بر موانع غلبه کنند و از حل خلاقانه مشکلات برای بهبود کسب و کار استفاده کنند.

همه ما این ضرب المثل قدیمی را شنیده ایم: دو فکر بهتر از یک فکر است. در محل کار، قرار دادن دو، سه، حتی چهار فکر در کنار هم به معنای ایجاد دیدگاهی تازه در مورد چالش‌ها یا ایده‌ها برای ارائه تفکر نوآورانه و افزایش بهره وری است، به گونه‌ای که به افزایش کارایی برای کسب و کار کمک می‌کند.

بسیاری از مطالعات نشان داده‌اند که تعامل باعث افزایش بهره وری می‌شود. مطالعه‌ای که در شرکت فیرس (Fierce, Inc) انجام شده است، نشان می‌دهد عدم تعامل در محل کار می‌تواند منجر به شکست در کار شود. بدون تعامل معنادار، شرکت‌ها نمی توانند پتانسیل خود را به حداکثر برسانند.

مطالعات اخیر برای مدیریت کارکنان در محل کار دیجیتالی را بررسی کنید و ببینید که چگونه ساده کردن عملکردهای منابع انسانی یک مزیت رقابتی ایجاد می‌کند.

توجه به این نکته نیز مهم است که ارزش واقعی تعامل ناشی از تنوع گروه است. در هر محل کار از تیم‌ها و بخش‌هایی برای تقسیم‌بندی افراد با مهارت‌های مختلف در پروژه‌های مختلف استفاده می‌شود. هنگامی که این بخش‌ها یا تیم‌ها با یکدیگر ارتباط نداشته باشند، می‌تواند منجر به آسیب دیدن بهره وری شود. شما می‌توانید دو بخش مجزا داشته باشید که روی جنبه‌های مختلف یک پروژه کار می‌کنند بدون اینکه بدانید دیگری در حال انجام چه کاری است. اگر این تیم‌ها اجازه تبادل اطلاعات متقابل را داشته باشند، می‌توانند هوشمندانه‌تر و موثرتر کار کنند.

هنگامی که کارمندان یا بخش‌ها به طور جداگانه و بدون ارتباط مناسب کار می‌کنند، به آن اثر سیلو یا تک -روی می‌گوییم. این پدیده می‌تواند به شدت به بهره وری آسیب برساند. به منظور جلوگیری از ایجاد اثر تک-روی بسیار مهم است که ارتباط کامل بین کارمندان و بخش‌ها در اولویت اصلی قرار گیرد.

گروه بندی هنگامی خوب است که ...

افراد مختلف در مهارت‌های مختلف برای به حداکثر رساندن ارزش کل و افزایش بهره وری تخصص داشته باشند.

گروه بندی هنگامی بد است که…

افراد و تیم‌ها با یکدیگر ارتباط برقرار نمی کنند. این امر می‌تواند منجر به محرومیت و رقابت ناسالم بین بخش‌ها یا اتلاف وقت شود.

چگونه این تعامل را حفظ کنیم؟

در حالی که گروه بندی برای چرخاندن چرخ‌های کسب و کار شما ضروری است، فرهنگ گروه بندی که منجر به طرد شدن ‌شود، برای بهره وری سمی است. اما چگونه وقتی تیم‌ها در بخش‌ها یا مکان‌های مختلف کار می‌کنند، تعامل را حفظ می‌کنید؟

نکاتی برای مدیران

• مدیران را ملزم به برگزاری جلسات با یکدیگر کنید تا از کارهایی که در بخش‌های دیگر انجام می‌شوند مطلع شوند. اختلاف بین رهبری یا مدیریت میانی می‌تواند منجر به حذف تیم‌ها شود. مدیریت خود را با یکدیگر در ارتباط نگه دارید تا کمک کنید که همان ارتباطات و «روح تیمی» به کارمندانشان نفوذ کند.
• در صورت امکان، به دنبال فرصت هایی باشید تا افراد از بخش‌های مختلف را برای تعامل در یک پروژه دعوت کنید. این نوع تغییر می‌تواند چشم‌انداز تازه‌ای را برای همه افراد درگیر فراهم کند و در عین حال تعامل بین همکاران را به روش‌های جدید تشویق کند.
• اهداف شرکت و اهداف بخش و همچنین برقراری ارتباط بین همه آنها را به کارکنان یادآوری کنید. ارتباط بین کارهایی که امروز یک بخش انجام می‌دهد و آنچه که شرکت قصد دارد در ده سال آینده انجام دهد، برای مشارکت کارکنان عالی است. وقتی کارمندان جایگاه تناسب خود را در دیدگاه بزرگ و آینده شرکت درک کنند، برای مشارکت بیشتر نیرو می گیرند.

نکاتی برای محیط کار حضوری

• سعی کنید صندلی‌ها، میزها و فضاهای اختصاصی را حذف کنید. روند رو به رشد «هات دسکینگ - hot desking » به دلایل خوبی محبوبیت پیدا کرد: تحقیقات Vodafoneبیان می‌کند که فضاهای کاری منعطف می‌تواند تنها در بریتانیا حدود ۴۳ تریلیون دلار در سال صرفه جویی کند.
• از تجربه شرکت پیکسار (pixar) استفاده کنید و تکنیک «همپوشانی مناطق - “overlap zones” » را امتحان کنید. شرکت پیکسار در دفاتر خود، عمداً عناصری از فضای کاری را در مناطقی قرار داده است که تعامل بین کارمندانی را که ممکن است معمولاً در یک روز کاری معمولی یکدیگر را نبینند تشویق می‌کند. پیکسار با واداشتن کارکنان بخش‌های مختلف به «همپوشانی» در روال‌ها و مسیرهای روزانه‌شان، تعامل را تقویت کرده و روابط بین تیم‌ها را برای بهبود تعامل تشویق کرده است.
• تشویق تعامل در محل کار و بین تیم‌ها لازم نیست پیچیده باشد. گاهی اوقات می‌تواند یک نهار دور همی ساده باعث شود که کارمندان در یک روز کاری معمولی با یکدیگر تعامل برقرار کنند.

نکاتی برای کارمندان دورکار

• بر اساس گزارش وضعیت دورکاری در سال ۲۰۱۷، ۳.۹ میلیون کارمند ایالات متحده (تقریباً ۳ درصد از کل نیروی کار در ایالات متحده) حداقل نیمی از زمان یا بیشتر را در خانه کار می‌کنند. این یک افزایش ۱۱۵ درصدی نسبت به سال ۲۰۰۵ است. حال اینکه آمار 2021 به نسبت سال 2019، 850 درصد افزایش نشان داده است. آن فضاهای ابری محرک اصلی این افزایش بوده است و شیوه کار کسب و کارها را تغییر داده است. در نظرسنجی TrackVia، ۴۷ درصد از شرکت‌های شرکت‌کننده در نظرسنجی گفتند که فضای ابری بهره‌وری آن‌ها را افزایش داده است و ۴۰ درصد نیز گفتند که ابر آنها را قادر به افزایش انعطاف‌پذیری در شرکت‌هایشان کرده است. به همین دلیل، شرکت‌های مدرن بیشتری درجاتی از انعطاف‌پذیری در محل کار را برای کارکنان خود اضافه می‌کنند و برخی از شرکت‌ها به طور کامل متشکل از کارمندان دورکار هستند.
• چگونه می‌توانید تعامل را برای کارمندان دورکار بهبود ببخشید؟ ابتدا سعی کنید سبک ارتباطی خود را بررسی کنید. برای نسلی که قبل از اینترنت وارد نیروی کار شدند، یادگیری ارسال ایمیل سریع به جای برداشتن تلفن احتمالا باعث دردسرهای فزاینده‌ای شده است. روش‌های ارتباطی شرکت شما باید با زمان تغییر کند.
• همانطور که ایمیل، تلفن‌ها را تسخیر کرد، برنامه‌های پیام‌رسان نیز بر ایمیل‌ها تسلط یافته‌اند. استانداردهای ارتباطی فعلی خود (حتی موارد ناگفته) را در محل کار بررسی کنید و ببینید که چگونه برای کارمندان دور-کار مناسب هستند. اگر پیام‌رسانی فوری برای موارد ضروری‌تر رزرو شده باشد و یک کارمند جدید از چت برای بررسی به‌روزرسانی وضعیت استفاده کند، ممکن است لازم باشد یک کارمند کهنه‌کار قوانین ناگفته مربوط به اولویت‌های مربوط به ایمیل نسبت به چت را برای کارمند جدید توضیح دهد. از سوی دیگر، اگر تیم شما برای برقراری ارتباط روزمره کاری از برنامه‌های پیام‌رسان استفاده می‌کند، لازم است برای کارمند جدید توضیحاتی درباره‌ی امکان استفاده از برنامه پیام‌رسان به جای ایمیل بدهید.
• کولتفرم یک سرویس ارتباطات سازمانی و شبکه اجتماعی سازمانی است که تمام نیازهای ارتباطی کارکنان و تیم ها را یکجا فراهم می کند. دیگر نیازی به شبکه اجتماعی عمومی، ایمیل درون سازمانی، یا حتی تلفن ندارید. همه را در داخل کولتفرم انجام دهید.
• Evernote یک برنامه یادداشت برداری و سازمانی می‌باشد که به اهمیت ایجاد ارتباط بین کارمندان تاکید دارد. در این برنامه همه افراد برای برقراری ارتباط با یکدیگر در یک صفحه حضور دارند. بیت بوهلمن- Beat Buhlmann از Evernote چنین می‌گوید:

«ایجاد قواعد ارتباطی به شیوه‌ای مشترک با کد-رفتار تیمی که شامل تیم‌ها و خواسته‌های آن‌ها به طور مستقیم در ایجاد است، بسیار اهمیت دارد. چه زمانی از چت استفاده می‌کنیم؟ چرا ایمیل می‌نویسیم؟ در چه مرحله‌ای گوشی را برمی داریم؟ این پاسخ‌ها باید یک تلاش مشترک باشد و منعکس کننده تلاش‌های تیم در مقابل تلاش یک نفر باشد.»

• علاوه بر ایجاد کد ارتباطی، ممکن است لازم باشد تماس‌های ویدیویی یا بلندگوهای بی‌سیم را به اتاق‌های کنفرانس خود اضافه کنید تا مطمئن شوید که کارکنان دورکار می‌توانند بخشی از جلسه را، حتی در صورت عدم حضور فیزیکی احساس کنند.
• هرچه کارکنان دورکار با هنجارهای ارتباطی و توانایی آنها در ارتباط با همکاران خود راحت‌تر باشند، فضای بیشتری برای تعامل به وجود می‌آید.

ابزارهای مفید برای تعاملات سازمانی

این روش‌های تعامل عموماً نیازمند استفاده از برخی ابزارهای ارتباطی کلیدی هستند. در اینجا به برخی از این موارد اشاره می‌کنیم:

برای مدیریت اسناد و اشتراک فایل، Google Drive، Dropbox یا Box را امتحان کنید.

برای تعامل بی‌درنگ در اسناد، صفحات گسترده، اسلایدها و موارد دیگر، G Suite Google را امتحان کنید.

برای پیام‌رسانی فوری جهت ارتباطات داخلی اداری، برنامه Slack را امتحان کنید. یک نظرسنجی از کاربران Slack نشان می‌دهد که تیم‌هایی که از Slack استفاده می‌کنند، استفاده از ایمیل را تا ۴۸.۶ درصد کاهش داده و ۳۲ درصد بازده بیشتری داشته‌اند.

اگر در ایران هستید، برنامه تعاملات سازمانی کولتفرم را استفاده کنید. کولتفرم ویژگی های اسلک و مایکروسافت تیمز را دارد. برای ثبت عملکرد و گزارش کار کارکنان دورکار نیز ابزار آنلاین مناسبی دارد و تماسهای ویدئویی گروهی و جلسات ویدئو کنفرانس را هم پشتیبانی می کند.

برای مدیریت پروژه، Trello را امتحان کنید، که به اعضای تیم کمک می‌کند تا در پروژه‌ها تعامل کنند و اتفاقات را در یک مکان پیگیری کنند.

برای منابع انسانی و حقوق و دستمزد، Fuse را امتحان کنید. با سیستم HCM Fuse، می‌توانید همه امور منابع انسانی و حقوق و دستمزد را در فضای ابری، در هر کجا که هستید و هر کجا که کارمندانتان هستند، مدیریت کنید. با استفاده از این ابزار نه تنها تیم‌های منابع انسانی و حقوق و دستمزد شما می‌توانند با هم کار کنند، بلکه همچنین کارمندان را قادر می‌سازد تا با نیازهای مرتبط با منابع انسانی خود هماهنگ باشند.

شرکت شما چه یک شرکت بزرگ با چندین دفتر باشد و چه یک شرکت کوچک مشتکل از چندین کارمند دورکار باشد، تشویق تعامل بین کارمندان و تیم‌ها کلید بهره وری و موفقیت سازمان شما است. به عنوان یک متخصص منابع انسانی، شما این قدرت را دارید که به شکل دادن محیطی کمک کنید که در آن تعامل و کار تیمی ارتقا می‌یابد. نتایج نه تنها به کسب و کار شما کمک می‌کند، بلکه به رضایت کارکنان شما نیز کمک می‌کند.