چالش های پیش روی منابع انسانی در نتیجه رشد فرهنگ دورکاری(قسمت دوم)
برای آمادگی بهتر برای مواجه با افزایش مداوم دورکاری و مدیریت کارکنان دورکار، متخصصان مدیریت منابع انسانی می توانند استراتژی های متعددی را اجرا کنند، از تشویق جامعه پذیری و ارتباطات کارکنان گرفته تا سرمایه گذاری در آموزش برای بهبود مهارت های مدیریتی.
در قسمت اول تعدادی از چالش هایی که منابع انسانی با رشد فرهنگ دورکاری با آن مواجع خواهند شد را بررسی کردیم. در این قسمت به تعدادی دیگر می پردازیم:
۶. حفظ روحیه
تغییر روش کاری به دورکاری، درست مانند هر تغییر بزرگی در زندگی کاری فرد، می تواند بر روحیه او تاثیر منفی بگذارد. روزهای سپری شده در خانه به جای ساعاتی که در محیط اداری پر جنب و جوش سپری می شود، می تواند منجر به کاهش شدید روحیه کارکنان شود. براساس نظرسنجی ماه مه ۲۰۲۱ انجمن روان پزشکی آمریکا (APA)، نزدیک به دو سوم افرادی که در خانه کار می کنند، حداقل گاهی اوقات و 17 درصد آن ها همیشه احساس انزوا یا تنهایی می کنند.
مدیریت منابع انسانی برای کاهش احساس انزوا و تنهایی و تقویت روحیه کارکنان دورکار، می تواند استراتژی های مختلفی برای حمایت از سلامت اجتماعی و سلامت روانی کارکنان، به کار گیرد از جمله:
- دسترسی به مراکز خدمات سلامت روان
- واضح و روشن نگه داشتن اهداف شرکت
- تشویق مدیران به شناخت دستاوردها و پیشرفت های کارکنان
- در نظر گرفتن یادگیری و توسعه به عنوان یک اولویت بگونه ای که کارکنان احساس کنند که در محیط دورکاری نیزهمچنان در حال رشد هستند.
- تشویق به استراحت تا کارکنان با انرژی بیشتر کار را ادامه دهند.
>بیشتر بخوانید:معرفی ابزارهای برتر تعاملات سازمانی در حوزه منابع انسانی که می تواند به تقویت دورکاری کمک کند
7. مدیریت آموزش
آموزش و معارفه کارکنان تازه وارد در یک محیط دورکاری ممکن است کمی متفاوت از یک دفتر کار فیزیکی به نظر برسد. اگر مراحل معارفه کارکنان تازه وارد به شکل دیجیتال برای کارکنان دورکار تبدیل نشود، می تواند منجر به آموزش ناقص و آسیب به رضایت و عملکرد کارکنان شود.
مدیریت منابع انسانی می تواند به طور موثر آموزش نیروی دورکار را از طریق روش های ذیل محقق کند:
- دیجیتالی کردن تمام اسناد از جمله دفترچه های راهنما، دیکشنری ها، اطلاعات سودمند و غیره
- ایجاد چک لیستی از تمام نرم افزارهای دیجیتال، برنامه ها، حساب ها و دیگر ابزارهای دیجیتال که کارکنان به آن ها نیاز دارند و اطمینان از اینکه همه آن ها در نظر گرفته می شوند.
- برگزاری جلسات معارفه راه دور که در آن کارکنان و پرسنل منابع انسانی دوربین های خود را روشن می کنند و «رو در رو» با هم تعامل دارند.
- آموزش پرسنل در مورد این که چگونه بازار بطور موثر موقعیت هایی را برای نیروی دورکاری فراهم می کند.
8. سرمایه گذاری در تکنولوژی
بسته به نوع و مقدار نرم افزار و سخت افزاری که یک شرکت از آن ها استفاده می کند، هزینه های مربوط به اشتراک و خدمات می تواند تا صدها میلیون ریال به ازای هر کارمند در سال افزایش یابد. این هزینه ها معمولا زمانی افزایش می یابند که شرکت به دورکاری روی می آورد، چرا که باید سرویس های دیجیتالی بیشتری مانند VPN و اشتراک گذاری ابری را اضافه کند.
سرمایه گذاری روی سرویس ها، نرم افزارها و سخت افزارهای جدید باید با در نظر گرفتن بهره وری و همچنین در نظر گرفتن سودخالص شرکت انجام شود. مدیریت منابع انسانی باید به دنبال حوزه هایی باشد که در آن ها می توان هزینه ها را بدون کاهش کیفیت به حداقل رساند. آموزش موثر مرتبط با امور مالی و فن آوری، می تواند به پرسنل منابع انسانی در یافتن بخش هایی که حضور فن آوری در آن ها برای کمک به شرکت ها در جهت عملکرد موثر و مقرون به صرفه ضروری است، کمک کند.
9. بازنگری گردش کار
فرایندهای گردش کار اغلب برای نیروی دورکار در مقایسه با نیروی کار داخلی متفاوت هستند، زیرا جلسات حضوری و توانایی به اشتراک گذاری فیزیکی اسناد و ایده ها همیشه ممکن نیست. مدیریت منابع انسانی باید از این تفاوت ها آگاه باشد و گردش کار را در صورت نیاز برای تناسب بهتر با کارکنان دورکار تنظیم کند.
راه هایی که منابع انسانی می تواند به ساده سازی و بهبود فرایندهای گردش کار برای کارکنان دورکار کمک کند عبارتند از:
- ایجاد یک پروتکل یا اجرای یک برنامه مدیریت گردش کار مانند کولتفرم که در پیگیری وظایف و مهلت انجام آنها به تیم ها کمک کند.
- استفاده از نرم افزارهای اشتراک گذاری ابری مانند شبکه اجتماعی سازمانی برای دسترسی آسان به تمام اسناد به اشتراک گذاشته شده، تا کارکنان مجبور نباشند برای ارسال اسناد دائم از ایمیل استفاده کنند.
محیطی امن برای اشتراک گذاری آنی اسناد و تعاملات پیوسته
- داشتن جلسات منظم به صورت روزانه یا هر چند روز یک بار برای پیگیری چگونگی پیشرفت ماموریت ها و وظایف در طول هفته و تنظیم در صورت نیاز
- کمک به مدیران برای مدیریت بهتر تیم ها و تشویق آن ها به توسعه مهارت های خود از طریق آموزش های تکمیلی
10. ایجاد تعادل در کار و زندگی
تعادل خوب میان کارو زندگی، در رضایت کارکنان ضروری است که به نوبه خود می تواند بهره وری را افزایش دهد و درآمد شرکت را افزایش دهد. براساس بررسی هیات اجرایی سازمانی که ۸۰ درصد آینده مالی 500 شرکت را نشان می دهد، افرادی که تعادل خوبی بین کار و زندگی دارند، نسبت به کسانیکه این تعادل را حس نمی کنند، 21% سخت تر کار می کنند.
برای اطمینان از دستیابی کارکنان دورکار به تعادل سالم بین کار و زندگی، مدیریت منابع انسانی می تواند:
- رهبران و مدیران تیم را تشویق کند تا سلامت روحی و روانی کارکنان را بررسی کنند و اطلاعاتی را در اختیار آن ها قرار دهند تا منابع در دسترس آنها قرار گیرد.
- به کارکنان یادآوری کنند که یک زمان ویژه برای خود-مراقبتی (پیاده روی و خواندن فصلی از یک کتاب) صرف کنند. این کار باعث کاهش استرس و تجدید انرژی می شود.
- کارکنان را تشویق کنند که پس از پایان ساعات کاری خود در روز، بطور کامل از انجام فرایندهای شغلی فاصله بگیرند.
- برای سلامت کارکنان از طریق دادن کمک هزینه برای عضویت در باشگاه یا خرید تجهیزات تناسب اندام اولویت خاصی قائل شوند.
نتیجه گیری
با بکارگیری ابزارهای تقویت تعاملات درون سازمانی، همانند شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم، مدیران منابع انسانی می توانند مهارت های خود را در جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها برای حمایت از تصمیمات نیروی کار، تقویت روابط مثبت کارکنان و طراحی و توسعه استراتژی هایی برای افزایش اثربخشی سازمانی با وجود موانع منحصر به فردی که امروزه در محیط های کاری وجود دارند، تقویت کنند.
